會議管理作業(yè)指導書.doc

會議管理作業(yè)指導書文件號CXZB-WI-XZ016版本號A/1生效日期頁 碼6/6總辦分發(fā)范圍分發(fā)號A（1-9）總部各部門分發(fā)范圍分發(fā)號B（1-9）分店分發(fā)范圍分發(fā)號C（1-9）董事長 A1財務(wù)管理部 B1行政部 C1采購管理部 B2餐飲部 C2 營運管理部 B3康體部 C3客房部 C4文 件 更 改 記 錄版次號修改頁碼修改后總頁數(shù)更 改 內(nèi) 容 提 要日 期A/11-66詳見文檔2012年04月30日編寫審核 批準 日期 日期年 月 日日期 年 月 日1 目的為進一步規(guī)范公司會議管理，加強信息溝通，及時解決工作中存在的問題，部署下一階段工作，提高工作效率。2 適用范圍公司內(nèi)部工作例會和公司對外參加各種與企業(yè)經(jīng)營管理有關(guān)的會議3 職責總辦負責規(guī)范公司會議管理制度，并負責檢查與考核會議制度落實情況與工作質(zhì)量。行政總經(jīng)理負責嚴格執(zhí)行會議制度，并監(jiān)督和管理所在店會議管理工作質(zhì)量。行政部負責協(xié)助行政總經(jīng)理督導各種會議落實情況以及工作質(zhì)量。各部門負責人負責嚴格落實執(zhí)行各種會議制度。4 定義類別釋義例行會議1. 例行召開的工作會議，簡稱“例會”。例會原則上按規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容組織召開。2. 例會不需召集，所有與會人員必須按時出席，會議前會議跟進人可作口頭提醒。3. 例會有任何變動時會議跟進人須提前告知各與會人員。臨時性會議1. 臨時召開的專題會議。由會議主持人（或會議召集人）根據(jù)事情性質(zhì)以口頭或書面形式召集相關(guān)人員參加。2. 召集人發(fā)出通知時應(yīng)告知：會議名稱/ 主旨和議項/時間/地點/主持人/ 出席人員（名單）。非重大緊急臨時會議，開會時間安排一般不得與例會相沖突。3. 參加人員、內(nèi)容、時間接近的幾個會議，召集人可安排合并召開。4. 一般情況下，臨時性會議，相關(guān)主持人或組織部門應(yīng)提前4小時通知。公司外部會議公司外部的工作會議主要指與公司經(jīng)營管理有密切聯(lián)系的各行業(yè)主管部門、政府機關(guān)等召開的會議。5 內(nèi)容5.1 例會項目例會名稱召開頻次召開時間組織部門主持人參會人會議記錄晨會每日10:30-11:00行政部輪流指定全體人員/部門例會1次/10天10、10、30各部門部門負責人部門人員部門指定店務(wù)會1次/10天9、19、29日14:00-15:30行政部行政總經(jīng)理主任級及以上行政文員員工大會1次/月12日下午2:00-3:00行政部臨時指派全體人員行政文員營銷月例會1次/月3日下午14:00-16:00總辦總經(jīng)理副總經(jīng)理、行政總監(jiān)、餐飲部經(jīng)理、康體部經(jīng)理、 客服人員、董助指定人員營運月例會1次/月5日下午14:00-16:00總辦董事長行政總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門負責人、行政經(jīng)理、行政總廚、行政總監(jiān)董事長助理5.2 會議目的例會名稱目的晨會團隊風采建設(shè)，行動成功勵訓，團隊榮譽感競爭，部門工作日安排。店務(wù)會分店周例會是分店溝通經(jīng)營管理信息，解決日常經(jīng)營活動中各類問題的重要渠道。要求經(jīng)理級及以上管理人員、部門臨時負責人參與,適當時可拓寬會議面。部門例會1. 總結(jié)部門工作，重點解決疑難問題，缺失整改。2. 對部門員工在業(yè)務(wù)或工作處理上，方法得當者予以表揚，并予分享共同提升。3. 傳達分店周例會精神，結(jié)合周例會精神部署部門本周主要工作及聽取下屬的意見反饋。員工大會各部門向通報上月工作成績與缺失，整改方案，以及本月工作目標，月度榮譽員工表彰。營銷月例會1.成功的經(jīng)驗及失敗的教訓。 2.應(yīng)對措施研究。3.制定共同方案。 4.取長補短，體現(xiàn)團隊協(xié)作精神。營運月例會1. 各店上月工作開展情況匯報。 2.各店本月工作目標3.董事長公司經(jīng)營戰(zhàn)略布署。 4.公司重要決策宣布5.3 會議議程例會名稱議程注意事項晨會1. 集合整隊問好主持人開場例行檢查報告價值準則訓勉宣誓龍的呼喚團隊風采。2. 各部門工作安排。1. 每周一各部門晨會PK。2. 每周一晨會發(fā)放當周生日員工禮品。店務(wù)會1. 首先由各部門匯報上一周期計劃工作的完成情況（重點匯報未完成的工作及原因）、本周期的工作計劃和需要協(xié)調(diào)解決的問題，部門與部門之間可以協(xié)調(diào)解決的問題不上會。2. 然后由行政總經(jīng)理進行匯總，提出指導性意見，小問題當場解決，大問題在24小時內(nèi)答復。3. 總經(jīng)理通報重要事項和督查各部門主要工作。4. 行政文員整理形成會議紀要，下發(fā)各部門遵照執(zhí)行。1. 會前準備充分，匯報簡明扼要。提出問題的同時要拿出解決問題的方案、辦法，供領(lǐng)導決策。2. 需要其他部門合作、配合和協(xié)調(diào)的問題要明確具體，有異議的問題原則不爭論。部門例會1.部門主管負責人召集，要求全員參與（可以只要求領(lǐng)班級以上管理人員參加，再由領(lǐng)班將會議內(nèi)容傳達至各班組）。2.部門負責人負責收集各崗位工作進展情況、所遇問題、采取或擬采取的解決方案，安排工作計劃。員工大會1. 行政部門按會議議程作好相關(guān)準備工作。2. 餐飲部協(xié)助布置會場。3. 各部門匯報工作。4. 員工表彰。行政部負責員工大會組織與策劃；部門協(xié)助大會主持人培訓與主薦。營運月例會1. 由各部門負責人通報上月工作情況，缺失檢討，缺失整改，本月工作目標。2. 董事長進行匯總，提出指導性意見，小問題當場解決，大問題在24小時內(nèi)答復，重點針對上月取得的工作成果和存在問題，明確下一階段工作任務(wù)。3. 董事長指引公司發(fā)展策略。1. 各部門重點分析缺失原因與整改方案。2. 營業(yè)部門重點分析經(jīng)營活動中存在的問題及其原因，拿出需要協(xié)調(diào)解決的辦法。營銷月例會1. 檢查經(jīng)營決策的落實情況、銷售任務(wù)的完成結(jié)果，分析公司客源構(gòu)成、消費結(jié)構(gòu)、存在的問題及原因。2. 由各客服經(jīng)理通報市場狀況、當?shù)刂苓呁惞镜臓I業(yè)狀況、市場價格、市場銷售情況、市場競爭動態(tài)和市場口碑，以便進行橫向比較?？头坎繀R報客房銷售情況、客源變化及人均消費水平等。3. 分析近期市場動向、特點，市場發(fā)展變化趨勢，市場競爭的激烈程度，公司市場銷售策略是否和市場環(huán)境或市場競爭相適應(yīng)，存在的問題及市場銷售策略應(yīng)如何調(diào)整、如何實施。4. 通過上述分析，由總經(jīng)理匯總，提出指導性意見。其重點是針對近期取得的銷售成果和存在問題，明確下一階段銷售任務(wù)。1. 各員總結(jié)經(jīng)營情況，分析超額或未完成經(jīng)營指標的原因。2. 分析各種活動銷售情況和產(chǎn)生的效果，存在的問題及其原因，需要協(xié)調(diào)解決的辦法。3. 縱向比較，分析收入、成本、費用、消費結(jié)構(gòu)等。4. 市調(diào)分析。要做市場分析基礎(chǔ)資料統(tǒng)計，對不同的客源市場進行細分，了解經(jīng)營對手的經(jīng)營情況。5. 下一階段經(jīng)營預測分析，推出活動項目及需要協(xié)調(diào)的工作公司外部會議1. 行政部收到相關(guān)會議通知后，按照業(yè)務(wù)相關(guān)、專業(yè)對口、誰主管誰參加的原則安排參加會議人員。2. 行政部應(yīng)及時將參加會議人員的情況向董事長（總經(jīng)理）匯報，經(jīng)董事長（總經(jīng)理）批準后執(zhí)行。參加會議人員回來后，應(yīng)及時的向公司相關(guān)部門傳達會議精神，有必要的情況下還要召開專題的會議進行傳達。5.4 會議紀律與要求會議紀律1. 與會人員要按時參加會議，并在會議簽到表上簽到，不得遲到、早退。2. 如需請假，經(jīng)相關(guān)組織部門/組織人批準后方可，重要崗位人員請假須指定代理人出席。3. 必須穿工作服參加會議，會議期間不得閑談和吸煙，不得做與會議無關(guān)的事情。4. 會議期間應(yīng)保持安靜，與會人員將手機調(diào)為振動或無聲狀態(tài)。5.會議期間不得隨意走動；不得無故離席和擅自離場，如中途離開須征得主持人同意。6.會議期間不得隨意接聽電話，如遇重要緊急來電，需征得主持人同意后到會場外接聽，盡量長話短說，接聽完電話立刻返回會議中。會議要求1. 會議目的明確，都解決問題。屬于部門職責范圍或主管領(lǐng)導有權(quán)解決的問題不上會，已有成文規(guī)定或先例的事，非特殊情況不上會。2. 每次會議都應(yīng)有充分的準備，準備不充分，沒有提出解決方案的議題不上會，主管部門沒有統(tǒng)一意見而“矛盾上交”的議題也不上會。3. 提前對會議主題內(nèi)容作好自己相應(yīng)的準備工作，在會議發(fā)言時，忌用“可能”“我感覺”等模糊性用語，工作表述做到簡潔、有根有據(jù)。按要求的時間完成個人發(fā)言。不得拖延。4. 參加會議人員必須要帶上工作筆記本，作好會議記錄。5. 會議主持人必須緊緊抓住議題，即要啟發(fā)引導與會者充分發(fā)表意見，又要注意控制主題和重復的發(fā)言。6. 會議過程中，主持人綜合討論意見，對每一論題及時形成決議，并將決議于會上責成有關(guān)人員落實執(zhí)行。7. 指定專人做會議記錄。凡在會議上形成決議、決定的，會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)形成會議紀要與跟進表，落實相關(guān)責任人，檢查考核人，完成日期，交會議主持人審批后分發(fā)到有關(guān)部門或責任人進行落實、跟進，在規(guī)定的期限內(nèi)進行驗收，并將結(jié)果反饋至董事長。8. 非公司內(nèi)部人員不得邀請參加公司內(nèi)部的會議。9. 重要會議、大型會議如員工大會等需擬定會議議程，做到主席臺人手一份，并張貼公布。會議準則1.對事不對人，以善意和真誠看事情。 2.有議有決，有記錄，有跟蹤，有獎罰、有考核。3.勇于承擔錯誤，立即改善。 4.解決方案有目標，有時間，有擔當，有效果確認5.談流程、談事實、談數(shù)據(jù)、談改善。 6.不只談問題，更要談解決方案。會議安排要求1. 明確會議內(nèi)容與會議名稱。 2.確定會議議題。 3.確定會期。 4.確定出席對象。 5.確定議程。會場布置確定會場形式、坐席數(shù)量、主席臺席位，會標、標語，花卉放置，音響、照明、通風、紙筆、茶水等各項服務(wù)要求。督導檢查1. 針對公司各例會落實情況，總辦可隨時進行抽查、例席參加，以督導檢查例會落實情況。2. 會議布置事項任務(wù)須按時或提前完成或落實，每項任務(wù)都要有檢查人，例會檢查人見附公司例會一覽表，臨時性會議檢查人為主持人或由主持人指定專人。懲處違反上述規(guī)定，根據(jù)情節(jié)輕重分別處