進出口貿(mào)易知識匯總(20個doc)16.doc

進出口貿(mào)易作業(yè)標準化手冊一、進出口貿(mào)易作業(yè)標準化手冊(范例A) 準備工作營業(yè)助理復查上次該客戶當面所交代或離京后來電或來函所應辦工作是否已完成，如未完成應速辦妥。1.營業(yè)助理對客戶所寄來擬在臺仿制的原樣品，如需準備(C S)或報價、確認樣品、印刷盒、紙?zhí)住思?、標頭、陳列箱、說明書等資料，應立即準備齊全，如有問題不能解決，應立即向主管經(jīng)理請示如何處理。2.營業(yè)助理需準備客戶所欲購項目的最新報價，以滿足客戶再訂購的需要。3.營業(yè)助理應客戶所需，代訂飯店房間，并于到京前一天應再與飯店聯(lián)絡，不可有誤。 4.營業(yè)助理須通知裝押助理，最遲于客戶來京前一日備妥OOL(O )。5.如需采購部有關科長配合準備工作者，營業(yè)助理應即與其聯(lián)系協(xié)調(diào)妥善，對大客戶來京應預告其到公司日期。 客戶當日工作1如需到機場迎接，營業(yè)部助理應向總務科協(xié)調(diào)安排接機事宜，并應于飛機抵達前2小時與航空公司機場辦事處聯(lián)絡班機確定到達時間。必須提早5分鐘抵達機場或飯店將客人接來公司。2如客戶需赴工廠察看，營業(yè)助理應事先與工廠聯(lián)絡，安排行程。3如客戶需要游覽名勝古跡，營業(yè)助理應事先安排觀光行程。 客戶來公司當日1.赴機場或飯店接客戶前，營業(yè)助理應將有關資料、檔案、樣品等置于業(yè)務洽談室。 2.如客戶需要飲料、食品等，營業(yè)助理應通知樣品室有關人員準備。3.如需采購部有關科長備詢時，營業(yè)助理應事先通知待命。 客戶接洽業(yè)務1.營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品。2.經(jīng)客戶挑選的有興趣產(chǎn)品，營業(yè)助理應立即記錄詳細資料及產(chǎn)品編碼、規(guī)格、包裝明細、材數(shù)、最近工廠價格。如有必要，可與有關科長協(xié)調(diào)報價。如客戶系以CF或CIF條件采購者，應即計算所擬報單位數(shù)量的運費，如該產(chǎn)品客戶前曾購買者，則應記錄前次廠價與賣價。3.與客戶洽談中，對報價及客戶所特別要求的規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構材料、顏色、包裝、質(zhì)量、訂購數(shù)量等營業(yè)助理均應詳細列入記錄，必要時畫上該產(chǎn)品草圖。 4.如客戶當日未能決定采購，須待數(shù)日繼續(xù)洽談時，營業(yè)助理應將所挑選出來的樣品，留條囑咐樣品室有關人員暫保留于業(yè)務洽談室架子內(nèi)。以免下次洽談時重復挑選。(保留期限不得超過一星期)。5.如客戶不予洽談或已洽商完畢之樣品，營業(yè)助理應立即囑咐樣品室有關人員歸還原處。6.客戶如有任何詢問應即查核答復，如不能即時答復，也應向客戶說明原因并告以何時答復。7.與客戶洽談中，對客戶所交代之工作應于下次洽談前完成。 整理OC或報價單1.應客戶需要，將洽談中有興趣的產(chǎn)品，營業(yè)助理與采購有關科長協(xié)調(diào)整理報價單，經(jīng)主管經(jīng)理核閱后打出交給客戶。2.客戶訂購產(chǎn)品，營業(yè)助理應于客戶離公司的當日或限期內(nèi)將OC單項總價及全部總價底稿整理妥當，呈主管經(jīng)理核閱后，按OC所需份數(shù)多加二份。如系CF或CIF時，OC上之材數(shù)不予打出。3.營業(yè)助理，應立即核對OC是否與底稿相符，如有錯誤即自行修改確實無誤，然后抽出一份OC請示經(jīng)理后，開境內(nèi)訂單，連同境內(nèi)訂單裝運聯(lián)一并交裝押助理。4.所有寄境外信件，OC或其他一切文件須由營業(yè)助理核對，并在寄出之份上經(jīng)理簽名處旁簽名，日期，送交主管經(jīng)理發(fā)出，但報關文件由營業(yè)助理于結(jié)關前自行核對單價數(shù)量，必須在當日內(nèi)完成。 開境內(nèi)訂單時營業(yè)助理應時常查核自存之OC，并盡快請主管經(jīng)理會同有關采購科長發(fā)出境內(nèi)訂單，并在存檔OC及資料卡或P L上注明承制工廠、廠價、境內(nèi)訂單號碼及日期。1.訂單上嘜頭可采用下列方式：(1)刻章。(2)打字。(3)由營業(yè)助理書寫清楚。2.如境內(nèi)訂單上數(shù)量、價格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時，即發(fā)出“訂單更改通知”，并與原境內(nèi)訂單所留底聯(lián)裝訂一起。3.如系將境內(nèi)訂單改開給另一工廠，則應于境內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗貨聯(lián)、裝運聯(lián)上注明“本訂單系原訂單號重開，原訂單作廢”，并于存檔OC聯(lián)及資料卡或P L上更改境內(nèi)訂單號碼、日期、承制廠商名稱價格，但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對不可注明該訂單系重開，并立即將裝運聯(lián)直接交裝押助理。4.原境內(nèi)訂單如系改開別家工廠時，須用特別編號，舉例如下： KR1021 (此為改開訂單號碼) K1021 (此為原訂單號碼)5.需熏蒸的貨，外箱上一定要打洞，應于訂單上特別注明，告知工廠。6.如系紡織品的訂單，亦應于訂單上注明需辦q才可出口。7.印刷品清款時，務必附上樣品才可付款。8.訂單一個ITEM在US5000以上，營業(yè)部科長在時一定要讓科長簽字，才能寄出，如科長不在而急于寄出的訂單由營業(yè)部自行決定此訂單是否要由科長簽準才寄出，但如未經(jīng)科長簽字的訂單，采購科長應協(xié)助出貨，而催貨則由營業(yè)部負責。9.凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切成敗的責任由營業(yè)助理負責，但裝押助理協(xié)助催貨。 開妥境內(nèi)訂單1.境內(nèi)訂單開妥后，須校對與OC上所列之包裝、數(shù)量是否相符。2.開妥境內(nèi)訂單送主管經(jīng)理核閱簽名后：(1)留底聯(lián)存查。(2)工廠聯(lián)、簽回聯(lián)及驗貨聯(lián)交管理中心。(3)裝運聯(lián)連同OC一份交裝押助理保存出貨用。(4)簽回聯(lián)逾10天工廠未自動簽回時，由管理中心篩選，如該訂單單項金額超過US$2000元或8萬元以上，通知有關副(助)理或外務員負責簽回(如金額未超過以上金額不必硬性簽回)，如超過美金5000元者，務必由各有關科長簽回。(5)管理中心收到簽回聯(lián)時，核對單價、數(shù)量后，如簽回聯(lián)上有更改部分，應由管理中心通知各承辦助理再交行政助理處理后轉(zhuǎn)交各有關人員更改樣品價格。3.營業(yè)助理收到出貨樣品時，須詳查出貨樣品的質(zhì)量規(guī)格是否符合客戶要求，如符合則呈閱主管經(jīng)理后將出貨樣品自行保管，否則即刻請示主管經(jīng)理如何處理，驗貨聯(lián)由主管經(jīng)理核閱后收回保留。(1)東北部地區(qū)助理取回出貨樣品，仍交由管理中心銷案后，自行保管。(2)送倉庫的出貨樣品也需取回，但貴重及體積太大的，助理可自行決定是否取回。4.工廠收到訂單要求承辦助理改價，須由經(jīng)理決定不可自作主張。 索取樣品1. 客戶未訂購，但要求樣品的項目應請示主管經(jīng)理會同采購有關科長向何家工廠索取樣品，并填妥樣品索取函，以三聯(lián)交收發(fā)中心，以一聯(lián)留底。2. 客戶已訂購者，應按OC境內(nèi)訂單上規(guī)定數(shù)量向有關工廠索取樣品。3.索取樣品如急迫時，以電話與有關工廠及外務員聯(lián)絡。4.重要樣品如在限期內(nèi)仍未收到回音時，應即填寫“重要樣品逾期追問單”，交有關采購科長采取緊急措施。5.對外務人員交辦的事項，應隨時督促如期完成，如有任何困難時請示主管經(jīng)理處理。 6.收到工廠樣品后應立即詳細檢查是否完好無缺，如有規(guī)格不符或損壞應速通知工廠重寄，并囑咐注意改善及小心包裝。7.向工廠索取樣品時，要注明該工廠產(chǎn)品的編號，如無工廠編號，須附上草圖或相片。 8.向工廠索取樣品時，請勿寫客戶及地區(qū)名稱。9.外借樣品申請單上一律附上23相片留底。10.內(nèi)借(暫借)樣品應于資料中心登記。11.凡一個ITEM拍成一張的相片均以23為主。附件：索取樣品職責的劃分：(1)舊樣品一律由營業(yè)部直接向工廠或外務員索取，若無法取得，請科長提供資料，由助理繼續(xù)索取，到完成為止。(2)新樣品一律由科長負責索取，所謂新樣品包括：客戶送來的樣品(圖片)本地無生產(chǎn)者?？蛻羲蛠淼臉悠?圖片)本地已有生產(chǎn)，而本公司尚無者。舊樣品但有部分更改者。 寄樣品給客戶依收到工廠所寄來的樣品上，貼妥本公司標簽，寫上ITEM NO品名：1.如以海郵(SEA PARCEL POST)或空郵(AIR PARCEL POST)寄出者，應打收件人地址、姓名、電話、標簽及SAMPLE INVOICE五聯(lián)，在第四聯(lián)上簽名及注明日期交包裹組寄出，將第三聯(lián)隨同樣品裝入箱內(nèi)。第一聯(lián)寄客戶，第二聯(lián)交收發(fā)歸檔，第五聯(lián)自存。(1)如樣品數(shù)量過多或價值過高，而交涉仍需付樣品費者，應于SAMPLE INVOICE上注明SAMPLE CHARGE并去函向客戶索取樣品費及郵費。(2)每三個月依自存的第五聯(lián)SAMPLE INVOICE清理客戶未寄來樣品費郵費或其他費用，打DEBIT NOTE用會計科長名義向客戶索取。(3)寄境外包裹，由各助理自行包好，裝入箱內(nèi)。并將有關文件附入箱內(nèi)，交辦事員寄出。(4)如寄出SAMPLE有需辦出口配額(q)者，承辦助理應特別注意事先辦理。2.如以航空貨運方式寄出，應打SAMPLE INVOICE六聯(lián)單價打上虛價(不實之價格)第一聯(lián)于樣品寄出后隨函寄給客戶，第二聯(lián)由航空貨運公司簽名后交秘書室收發(fā)人員歸檔。第三、四、五聯(lián)于押匯科長處蓋公司負責人章及發(fā)票章，交航空貨運公司，第六聯(lián)自存。收到航空貨運公司提單應即核對航空運費，客戶地址及班機是否正確，如有錯誤，應即通知航空貨運公司更正。將航空提單其中一聯(lián)交稽核，以便每月由稽核與航空貨運公司計算傭金時核對，其余交秘書室存檔，如航空運費為本公司支付，須等客戶確實收到貨品時才可簽付運費。3.所有寄出境外的樣品，須由經(jīng)理過目，再行寄出。 客戶來電來函來樣品1.收到客戶來電來函，應立即請示經(jīng)理如何處理。2.收到客戶寄來擬在京仿制的樣品，或寄來的目錄相片，其開發(fā)報價等，應立即請示主管經(jīng)理，若有成交訂單者，請公司予以獎勵。3.主管經(jīng)理外出時，營業(yè)助理應在自己能力范圍內(nèi)所能辦理之事先行處理，等主管經(jīng)理返公司后，再呈報處理經(jīng)過，如系緊急事項，應設法與主管經(jīng)理取得聯(lián)絡，以便迅速處理。 須經(jīng)確認的樣品、印刷品1.如境內(nèi)訂單上載有樣品、印刷盒、紙?zhí)?、標紙、標頭經(jīng)境外客戶確認通過后，立即以公司印妥之表格，寄交工廠及有關外務員，留底一份交裝押簽收，并在原境內(nèi)訂單裝運聯(lián)上登記后再交回營業(yè)助理留存，如有電話通知工廠，應補寄正式通知以便安排出貨。2.客戶正式確認通過的樣品，應通知有關外務員或科長，明確規(guī)格以便驗貨。 驗貨1.如非專案訂單因訂購數(shù)量小或外務員忙碌，或因地區(qū)偏遠無法前往承制廠商驗貨或因承制廠商質(zhì)量差，外務人員不能決定可出貨時，外務人員來電或來函通知營業(yè)助理應即請示主管經(jīng)理如何處理。2.營業(yè)助理因解決重要問題須前往工廠時，應填出差申請表返回公司后憑出差報告表，向總務科請領差旅費。3.所有訂單的驗貨聯(lián)均由管理中心直接寄交外務員，以便協(xié)助催貨，如助理需到倉庫驗貨，自行找裝運聯(lián)或留底聯(lián)。 申請境外(內(nèi))傭金賠償1.營業(yè)助理填妥申請書，送呈主管經(jīng)理、總經(jīng)理簽名核準送交押匯科長，如賠償須扣工廠者于其表上注明并另填寫扣款單一份交會計，一份交稽核，一份交采購科長，一份留底，以便工廠清款時扣除，如系親交來京的客戶，須備妥收據(jù)及護照影本送交會計制單(申請書為四聯(lián)，其中一份留底)。2.支付境外傭金時必須：(1)與境外公司訂有傭金可在任何地點支付的契約影印本交會計。(2)每支付前由對方公司來信指定由某人攜帶該公司開立的收據(jù)來京支領。3.押匯科長收到境外匯款支出申請單，送交有關會計簽收一份，另一份交稽核。 對樣品處理1.出貨樣品：營業(yè)助理必須取得，并切實負責驗貨無誤后予以自行保管或予補樣。2.收到工廠新樣品，呈閱主管經(jīng)理后，應附廠商住址、電話及負責人姓名及價格資料即送采購部有關科長編資料。3.承辦助理收到新樣品，應從速送采購部，如獲訂單，可得獎金。4.有秘密樣品(專利或只能賣給專門客戶)不可隨便陳列樣品室。其訂單及樣品函的科長欄應改填經(jīng)理名。5.如需向資料中心借出樣品時，應填寫“樣品外借申請單”連同彩色照片呈總經(jīng)理核準后方可借出。6.如有不可陳列的印刷盒，由承辦助理于出貨SAMPLE上注明“不可陳列”字樣，先交管理中心銷案后，再由管理中心送交承辦助理保管。 注銷境內(nèi)訂單1.營業(yè)助理向裝押助理簽收“營業(yè)部訂單貨款支付核準單”須詳細核對單價、數(shù)量及扣款事項并作付款記錄后交管理中心核對，無誤后簽名呈閱經(jīng)理，并將原境內(nèi)訂單留底上予以注銷。2.凡有退關稅或退貨稅的工廠在未結(jié)關前清款一律保留50(包括送倉庫貨)。如工廠急需貨款，也應先開來保證票。 接到OC與境內(nèi)訂單裝押助理收到由營業(yè)助理轉(zhuǎn)來的OC與境內(nèi)訂單時，應核對OC與境內(nèi)訂單上包裝、數(shù)量是否完全相符，如發(fā)生錯誤或有疑問時，應立即與營業(yè)助理協(xié)調(diào)或請示主管經(jīng)理如何處理。 簽收LC影本1.押匯科長收到LC后，即影印一份送交營業(yè)經(jīng)理簽收，再轉(zhuǎn)交營業(yè)助理核閱并在存檔之OC上登記LC號碼，SD、VD以及金額后，交裝押助理。(V )2.LC可能發(fā)生的問題如下：(1)收到LC時須先核對總金額、數(shù)量、單價是否正確。(2)收到LC當天時，如距有效日少于30天，即須向主管經(jīng)理提出。(3)通常LC是可分批，如不可分批，須向主管經(jīng)理提出。(4)如本地無直接船可到達的港口，需看LC是否可以轉(zhuǎn)船，如不可以需請示主管經(jīng)理，必須特別注意出口港不能指定為天津。(5)核對受益人全名、地址有無錯誤。(6)核對交易條件系為FOB、CIF、CF是否相符。(7)LC內(nèi)容有無錯別字。(8)有無規(guī)定整批或限裝貨柜或特別指定船公司。(9)如同一客戶有數(shù)張LC時須看有無規(guī)定可予合并。(10)如LC直接由境外客戶寄來，而未經(jīng)銀行登記，須即請示主管經(jīng)理是否送銀行核對其簽字是否符合。(11)如遠期付款之LC應查看利息，是否由買方負擔，如否應立即請示主管經(jīng)理。(12)如有怪異字眼或條款有違常理者，應立即請示主管經(jīng)理。 裝船通知單1.依照境內(nèi)訂單的規(guī)定交貨日期1個月至1個半月前開始作業(yè)，由裝押助理按外勤人員的報告或直接與工廠聯(lián)系后填寫裝船通知單。送貨柜場者：共四聯(lián)第一聯(lián)：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后再送收發(fā)。第二、三聯(lián)： (1)寄有關外務員，在第二聯(lián)上填妥確定出貨日期、 凈重、毛重、體積、未能如期交貨原因后寄回經(jīng)理，再交裝押助理協(xié) 調(diào)安排出貨。 (2)如每一ITEM超過美金5千元者，第二聯(lián)交有關科長，第三聯(lián)仍寄 交交外務員。第四聯(lián)：裝押助理存查。貨送倉庫者：填“送倉裝船通知單”，共二聯(lián)第一聯(lián)：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后，再送收發(fā)。第二聯(lián)：裝押助理存查。如重要訂單未能如期交貨，得填寫“重要訂單逾期追問單”交有關科長協(xié)助處理。2.如境內(nèi)訂單規(guī)定收到LC后才通知生產(chǎn)者，收到LC當日即發(fā)出裝船通知單上注明“LC已收到”船期通常以SD期限前三星期為宜。(彈性應用)( )3.如境內(nèi)訂單規(guī)定須等樣品確實通過才生產(chǎn)者，當收到客戶確認或回電時，由營業(yè)助理填寫確認函交工廠，并將留底聯(lián)交有關裝押助理簽收，并在境內(nèi)訂單裝運聯(lián)上登記后，再交回營業(yè)助理，以便安排船期。4.如出口美、日地區(qū)，應將經(jīng)濟部商品檢驗局的原料來源加工處所切結(jié)書空白數(shù)份填妥，可隨同第一聯(lián)裝船通知單寄往工廠或交外務員蓋章填寫后寄回，以便向“經(jīng)濟部”商品檢驗局申請產(chǎn)地證明書。5.需確實注意出口貨品是否含有須辦沖退稅進口零件，協(xié)調(diào)報關行后與有關工廠辦理手續(xù)。 催貨1.送貨柜場之裝船通知單發(fā)出后一星期內(nèi)如無回音交貨，應立即會同營業(yè)助理向工廠或外勤業(yè)務人員催貨。2.退稅資料寄回本公司時，應先告知工廠填寫承辦人姓名，否則經(jīng)常很多助理有同一家工廠的貨，退稅資料往往誤傳，而發(fā)生工廠不能退稅的麻煩。 收到倉庫送來的進貨單1.裝押助理收到進貨單應立即核對所列之嘜頭、數(shù)量、包裝情況是否與境內(nèi)訂單符合，如需更正即刻通知倉儲科長處理。2.收到進貨單后，需通知助理前往倉庫驗貨，并制訂“營業(yè)部訂單貨款支付核準單”。 3.如未通知送貨柜場而擅自送到倉庫的，應扣運費。 簽訂SO1.依據(jù)出貨明細表及境內(nèi)訂單裝運聯(lián)所示大約材數(shù)計算體積重量。2.向擬裝運之船公司或報關行查詢是否確實簽到SO( )。3.船期如有提前或延后，應立即與工廠聯(lián)系務必配合。4.打SO時須查核是否每張均打，如有漏打，應立即補上，以免報關行在船公司重打，浪費時間。5.簽SO的時間應提早一星期或兩星期，或事先以電話與船公司聯(lián)絡訂船位。6.如裝整臺貨柜時，貨物實際重量不可超過船公司所規(guī)定的重量，如超過時應立即請示主管經(jīng)理處理。 結(jié)關前1.如由倉庫裝貨柜出貨者，應提前將出貨明細表一份交倉儲科科長，以便送貨(貨未到尚未驗貨，應在明細表上注明)。2.如由倉庫出卡車者，須在結(jié)關前二天將出貨明細表交押匯科長，以便及時通知卡車，貨未到或尚未驗貨必須在明細表上注明。3.須密切注意倉庫出貨時間、車號、嘜頭、數(shù)量及送貨地點，等確定時應立即通知報關行。4.于船期結(jié)關前一日，確定出貨明細表之正確項目、數(shù)量，如所出之貨有配件印刷工廠的，須在出貨明細表上注明。5.打P L六份，并于其中三份抬頭改成I并于其上注明每家工廠正確全名，統(tǒng)一編號、發(fā)票號碼，交營業(yè)助理核閱。并填寫出口登記本四聯(lián)，第二聯(lián)(財務)連同P L三份和I二份送交押匯科長蓋章后，連同退稅資料交報關行，一份交會計科長，其中另一份I自行留底。6.出口登記本上所列規(guī)定送件日期及預計入帳日期，應填寫結(jié)關后七天，如有延誤應寫原因。7.送貨當天早上必須聯(lián)絡工廠確定出貨時間，卡車號碼及到達時間，等確定時立即通知報關行。8.結(jié)關當天如沒有工廠確定能夠出貨的把握者，須立即修改資料，勿將該貨報關。9.貨如未依時間送達，所發(fā)生海關費用及規(guī)費應有記錄，并于簽訂單支付核準單時填上應扣數(shù)目，注意清款時扣除。10.裝押助理如當日有結(jié)關之貨，須算所有貨確實到達并報關完畢，才可下班。11.裝押助理必須待進貨柜場的貨確實已送達無誤才可制“營業(yè)部訂單貨款支付核準單”。12.工廠的出貨發(fā)票一定要開送貨當天之日期、配件如分批出貨，亦需于每一次出貨(送貨)即開當天的發(fā)票，不可延遲于送貨后的日期。13.工廠如在貨未結(jié)關前，即已送達貨柜場，而有需退貨物稅或關稅者，清款時一律暫時保留50，并于貨款支付核準單上注明此點。 結(jié)關后1.裝押助理須查詢報關行及船公司，貨是否確實出口無誤，如確實無誤，將出口明細表一份交承辦會計，另一份送管理中心，并將營業(yè)部訂單貨款支付核準單交營業(yè)助理。2.催CBC必須確實于結(jié)關次日取得，除非以錯單出口者，須隨時催報關行，最遲須于一星期內(nèi)取得，否則須向主管經(jīng)理報備。3.于CBC到達后，如要辦理經(jīng)濟部產(chǎn)地證明書，須附上I一份，工廠已蓋好章的原料來料加工切結(jié)書一份，及CBC副本一份送交報關行，以便辦理產(chǎn)地證明。4.在拿BL前須將SO留底正確無誤一份交報關行