工程技術部資料管理規(guī)定

XXXX公司規(guī)章制度級別： 簽發(fā): 工程技術部資料管理規(guī)定目 錄一. 目的二. 適用范圍三. 資料管理流程四. 資料編號及歸檔五. 資料作廢流程六. 其他注意事項出 自工程技術部編 號生效日期版 次1.目的為了加強部門資料管理及與相關部門資料對接，完善部門制度建設，減少因資料管理流程不清晰帶來的工作效率降低及耽誤工作進度等問題。2.適用范圍適用于途居露營地投資管理股份有限公司工程技術部資料管理工作相關事宜。3.資料管理流程工程技術部所涉及到的資料種類繁多，為方便梳理，根據(jù)發(fā)文流程不同可以分為兩大類：一、需相關部門會簽意見文件；二不需相關部門會簽意見文件。3.1需相關部門會簽文件：3.1.1.內部信息傳遞單，指公司內部各部門之間，通過內部聯(lián)系單形式傳遞交流各部門之間需溝通解決問題的過程。資料傳遞流程詳見附圖1。3.1.1.1內容要簡明扼要；聯(lián)系事宜中明確具體解決時間；3.1.1.2涉及部門會簽欄以上內容全部打印（除部門領導批準手簽外）。3.1.2工程聯(lián)系單，一般用于聯(lián)系工程技術手段處理，工程質量問題處理，設計變更等的函件，一般多見于施工單位出具聯(lián)系單給建設單位，或建設單位出具聯(lián)系單給設計單位，收件單位均要依據(jù)具體情況予以答復。資料傳遞流程詳見附圖2。3.1.3技術核定單，是記錄施工圖設計責任之外，對完成施工承包義務，采取合理的施工措施等技術事宜，提出的具體方案、方法、工藝、措施等，經(jīng)發(fā)包方和有關單位共同核定的憑證之一。資料傳遞流程詳見附圖3。3.2無需相關部門會簽文件：3.2.1設計變更單，設計變更是指項目自初步設計批準之日起至通過竣工驗收正式交付使用之日止，對已批準的初步設計文件、技術設計文件或施工圖設計文件所進行的修改、完善、優(yōu)化等活動。設計變更應以圖紙或設計變更通知單的形式發(fā)出。3.2.1.1設計變更應立足于確保結構安全、改善使用功能、合理控制造價和方便施工、安全施工，保證施工質量和工期。3.2.1.2設計變更應本著節(jié)約原則，實事求是，嚴禁弄虛作假，嚴禁迎合承包人利益而變更。3.2.1.3因圖紙自身原因或設計不合理造成現(xiàn)場無法施工應由施工單位提出設計核定單，或由工程技術部填寫工程聯(lián)系單，經(jīng)工程技術部部長簽字后通知設計單位，由設計單位依此出設計變更（或變更通知）。3.2.1.4設計變更單一般由設計單位發(fā)文，經(jīng)由工程技術部項目負責人與專業(yè)負責人及部門領導簽字確認后，由工程技術部資料員蓋章發(fā)往采購管理部與各營地項目部。3.2.2項目規(guī)劃設計方案（即規(guī)劃文本），由設計單位按項目節(jié)點完成并提交，經(jīng)規(guī)劃局審批蓋章的一般至少有1份，需交行政中心存檔，如其他部門需要借用，需向行政中心申請，辦理資料借閱申請手續(xù)。3.2.3開工通知單，項目已具備開工條件，而施工單位并未施工，或設計工作尚未啟動，因而發(fā)出的帶有告知性質的開工通知。每個項目合同簽訂后，由工程技術部項目負責人提交開工通知單進行相關部門及領導會簽。會簽流程完畢后方可開始實施合同。3.2.4設計任務書是指建設單位對工程項目設計提出的要求，是工程設計的主要依據(jù)。是作為工程項目進行方案設計具體要求提交給建筑設計單位的技術文件，是進行方案設計的重要依據(jù)，也是評判設計方案的重要依據(jù)。設計任務書的主要內容應包含以下幾點：工程概況及服務內容；設計要求；設計文件和圖紙要求。3.2.5圖紙會審紀要。圖紙會審是指工程各參建單位（建設單位、設計單位、監(jiān)理單位、施工單位等相關單位）在收到施工圖審查機構審查合格的施工圖設計文件后，在設計交底前進行全面細致的熟悉和審查施工圖紙的活動。各單位相關人員應熟悉工程設計文件，并應參加建設單位主持的圖紙會審會議，并整理成會審問題清單，由設計單位針對問題清單一一進行答疑。圖紙會審內容須整理會議紀要，與會各方會簽。3.2.6施工圖審查相關文件。3.2.6.1各營地項目中的建筑單體設計施工圖完成出圖后，必須交由建設主管部門認定的施工圖審查機構按照國家現(xiàn)行行業(yè)標準，規(guī)范，強條對圖紙進行審查并出具審圖意見，整改完成通過后由審查機構下發(fā)施工圖設計文件審查合格書。3.2.6.2施工圖審查完成后，所有相關文件（施工圖設計文件審查合格書，施工圖審查意見書，施工圖審查意見答復），由工程技術部資料員發(fā)放所有相關部門。3.2.7合同會簽審批表，發(fā)票是項目完成后的付款資料，由項目負責人發(fā)起，工程技術部部長簽字后轉發(fā)采購管理部，進行下一步付款流程。3.2.8合同。一般由采購部發(fā)起，工程技術部為實施部門，收到后及時編號歸檔至專門的合同文件檔案中，以備后期付款時使用。3.2.9函告，政府紅頭文件，各營地日常工作會議紀要等外部單方面通知性質的資料，資料員確認專業(yè)負責人、項目負責人、工程技術部部長都已知曉后直接歸檔即可。4. 資料編號及歸檔 4.1資料編號規(guī)則根據(jù)行政中心檔案管理規(guī)定，公司所有類型文件由起草人簽批后到公司檔案員處統(tǒng)一編號（無編號文件下發(fā)視為無效文件），編號由公司代碼、項目名稱代碼、文件類別代碼、年度、順序號組成，彼此之間用“”連接，一個類別一個年度一個流水號。樣式如下：QRDC OOO LX OOOOOOO順序號 年度代碼 文件類別代碼 項目名稱代碼 公司代碼各類別文件代碼如下：文件名稱代碼工作聯(lián)系單LX內部傳遞單NC技術核定單HD設計變更BG會議紀要JY其他QT4.2資料歸檔根據(jù)本部門工作內容，在項目開發(fā)、設計、施工等過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都屬于歸檔范圍。4.2.1歸檔要求4.2.1.1歸檔的文件必須為原件，簽字、蓋章要齊全（因特殊情況需要歸檔復印件的應當注明原因及原件來源或存放處）；4.2.1.2歸檔的文件不缺張少頁，每份文件附件要齊全，保持文件的成套性。對于非紙質載體文件,載體應與其文件說明一并歸檔；4.2.1.3歸檔文件要求字跡清晰工整、無三筆（鉛筆、圓珠筆、非黑色墨水筆 ）現(xiàn)象。對字跡模糊、易褪變的、破損的、局部殘缺的文件或傳真件以及形成三筆現(xiàn)象的文件應予復制，復制件附于原件后一并歸檔，復制要在保持原貌的前提下進行；4.2.1.4歸檔的文件宜為A4幅面。大于A4幅面的文件、圖紙，用手風琴式折疊方法折成 A4大小，標題欄露在右下角。小于A4幅面的文件應粘貼在A4紙上；4.2.1.5每份文件內紙張版式應統(tǒng)一順序、同一方向排放，不可顛倒擺放。若單份即有橫向和縱向內容時，橫向文件應將標題欄放置左側，同時每份文件左側為裝訂區(qū)域，應預留部分位置；4.2.1.6歸檔電子文件必須為最終版，內容與形式上與紙質文件一定要保持一致，保持原格式不變，清單目錄齊全完整。4.2.2歸檔時間部門檔案在次年3月底，由檔案管理員將上年度形成的檔案收集整理后，填寫歸檔文件盒內目錄和檔案移交接收登記單移交歸檔到行政中心,并提供電子版。5.資料作廢流程5.1對于未發(fā)放的資料，收到作廢通知后3個工作日內用黑色記號筆標記“作廢”，碎紙?zhí)幚怼?.2對于已發(fā)放的資料，公司本部各部門于收到作廢通知后3個工作日內全數(shù)收回，參照4.1.1執(zhí)行，對于外地公司及部門，2個工作日內通知到資料員處，請對方及時作廢處理。注：設定3個工作日的緩沖期，是為了防止作廢之后又通知重新啟用6.其他注意事項6.1控制資料發(fā)放時間原則上接收到發(fā)放資料要求時，應當在2個工作日內完成資料發(fā)放工作，如遇特殊情況未能完成，需在收發(fā)文跟蹤記錄表上注明情況。6.2發(fā)往外地項目資料為提高效率，節(jié)約成本，原則上發(fā)往外地項目資料以電子版為主，如必須郵寄，為防止資料丟失，需在郵寄出之后立刻在資料跟蹤表上注明郵寄時間與單號，并及時與對方資料員確認是否收到。6.3設立每周自查因資料工作日漸繁雜，為防止出現(xiàn)丟失、漏發(fā)等情況，資料員每周五應檢查并及時完善上周的收發(fā)文跟蹤記錄表。6.4接收資料要求6.4.1原則上資料發(fā)放按資料管理流程制度執(zhí)行，且應當面交給資料員。如有特殊情況，需向資料員說明，禁止出現(xiàn)將資料丟在資料員桌上，且不注明發(fā)放要求的情況。6.4.2如有資料作廢，請及時告知資料員，及時進行處理（收回或直接通知作廢）。6.4.3如需重新發(fā)起一個新的工作 聯(lián)系單作為對上一個聯(lián)系單的回復，請及時告知資料員，防止資料跟蹤情況出現(xiàn)問題。6.5其它6.5