Access數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)實(shí)例PPT課件

1 第4章Access2010數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)實(shí)例 2 本章學(xué)習(xí)重點(diǎn) Access數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)規(guī)劃 設(shè)計(jì)的基本知識(shí)Access數(shù)據(jù)表的設(shè)計(jì)和管理根據(jù)Access數(shù)據(jù)表進(jìn)行查詢的設(shè)計(jì)和管理Access窗體的設(shè)計(jì)和管理Access報(bào)表的設(shè)計(jì)和管理Access宏的設(shè)計(jì) 3 4 1工資管理系統(tǒng)功能說(shuō)明 工資管理系統(tǒng)的基本功能有數(shù)據(jù)錄入功能 包括基本工資 工資扣款 病事假 獎(jiǎng)金4項(xiàng)數(shù)據(jù)的錄入基本工資信息包括職工代號(hào) 日期 基本工資 浮動(dòng)工資 特教貼 崗貼 保津貼 誤餐費(fèi) 教護(hù)等項(xiàng) 工資扣款信息包括職工代號(hào) 日期 公積金 房租 水費(fèi) 電費(fèi) 醫(yī)療 會(huì)費(fèi) 子保 煤氣 網(wǎng)視 稅收 違紀(jì)扣款 病事假記錄職工的請(qǐng)假情況 包括職工代號(hào) 時(shí)間 性質(zhì) 天數(shù) 獎(jiǎng)金記錄職工的本月工作量 作為計(jì)算獎(jiǎng)金的依據(jù) 包括職工代號(hào) 日期 事項(xiàng) 工作量 4 數(shù)據(jù)查詢與打印功能 包括匯總查詢與打印工資條查詢與打印 5 4 2數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì) 數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)工資管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中共包括5個(gè)表 即 職工表 基本工資 工資扣款 請(qǐng)假情況 和 獎(jiǎng)金 它們之間的關(guān)聯(lián)字段為 職工代號(hào) 6 職工表 7 基本工資表 8 工資扣款表 9 請(qǐng)假情況表和獎(jiǎng)金表 10 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)表 在 文件 選項(xiàng)卡中 依次選擇 新建 可用模板 空數(shù)據(jù)庫(kù) 11 在窗口右下角的 文件名 文本框中輸入數(shù)據(jù)庫(kù)的文件名 GZ accdb 單擊文件名右邊的 打開文件夾 按鈕 彈出 文件新建數(shù)據(jù)庫(kù) 窗口 如圖 在該窗口的 保存位置 下拉列表框中選擇 工資管理信息系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫(kù)文件的保存位置單擊 確定 按鈕 12 基本工資 表創(chuàng)建過(guò)程 打開 GZ 數(shù)據(jù)庫(kù) 單擊 創(chuàng)建 選項(xiàng)卡的 表格 組中的 表設(shè)計(jì) 按鈕 Access會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)名為 表1 的空表 并打開它的設(shè)計(jì)視圖 13 在該設(shè)計(jì)視圖中 創(chuàng)建 基本工資 表所需的字段 將 職工代號(hào) 字段設(shè)置為該表的主鍵 14 單擊窗口最頂端的 保存 按鈕 彈出 另存為 窗口 在該窗口的 表名稱 文本框中輸入 基本工資 單擊 確定 按鈕 完成表名的修改和表結(jié)構(gòu)的保存 15 打開 基本工資 表的數(shù)據(jù)表視圖 在其中輸入具體的數(shù)據(jù)記錄 16 職工表 的設(shè)計(jì) 17 工資扣款 表的設(shè)計(jì) 18 請(qǐng)假情況 表的設(shè)計(jì) 19 獎(jiǎng)金 表的設(shè)計(jì) 20 4 2 2建立各表間的關(guān)系 在 GZ 數(shù)據(jù)庫(kù)中 單擊 數(shù)據(jù)庫(kù)工具 選項(xiàng)卡的 關(guān)系 組中的 關(guān)系 按鈕 進(jìn)入 關(guān)系 視圖 在彈出的 顯示表 窗口中選擇需要建立關(guān)系的所有表 單擊 添加 按鈕 將這些表添加到 關(guān)系 視圖中 21 關(guān)閉 顯示表 窗口 在 關(guān)系 視圖中通過(guò)鼠標(biāo)拖動(dòng)關(guān)聯(lián)字段 職工代號(hào) 創(chuàng)建各表間的關(guān)系 22 單擊 關(guān)系工具 設(shè)計(jì) 選項(xiàng)卡的 關(guān)系 組中的 關(guān)閉 按鈕 關(guān)閉 關(guān)系 視圖 保存數(shù)據(jù)庫(kù) 23 4 3查詢?cè)O(shè)計(jì) 病事假匯總查詢 設(shè)計(jì) 病事假匯總查詢 按職工代號(hào)統(tǒng)計(jì)每個(gè)職工請(qǐng)假的總天數(shù) 24 在 GZ 數(shù)據(jù)庫(kù)中 單擊 創(chuàng)建 選項(xiàng)卡的 查詢 組中的 查詢?cè)O(shè)計(jì) 按鈕 在彈出的 顯示表 窗口中選擇該查詢的數(shù)據(jù)源 請(qǐng)假情況 表 單擊 添加 按鈕 把該表添加到查詢?cè)O(shè)計(jì)視圖中 25 關(guān)閉 顯示表 窗口 單擊 查詢工具 設(shè)計(jì) 選項(xiàng)卡的 顯示 隱藏 組中的 匯總 按鈕 并如下圖所示設(shè)計(jì)該匯總查詢 26 單擊 保存 按鈕 在彈出的 另存為 對(duì)話框中輸入查詢名稱為 病事假匯總查詢 單擊 確定 按鈕 完成該查詢的創(chuàng)建 查詢運(yùn)行結(jié)果如下 27 獎(jiǎng)金匯總查詢 設(shè)計(jì) 獎(jiǎng)金匯總查詢 是要按職工代號(hào)統(tǒng)計(jì)每個(gè)職工的總的工作量和總的獎(jiǎng)金數(shù) 這里 總獎(jiǎng)金數(shù)按總工作量 50來(lái)計(jì)算 在 GZ 數(shù)據(jù)庫(kù)中 單擊 創(chuàng)建 選項(xiàng)卡的 查詢 組中的 查詢?cè)O(shè)計(jì) 按鈕 在彈出的 顯示表 窗口中選擇該查詢的數(shù)據(jù)源 獎(jiǎng)金 表 單擊 添加 按鈕 把該表添加到查詢?cè)O(shè)計(jì)視圖中 28 關(guān)閉 顯示表 窗口 單擊 查詢工具 設(shè)計(jì) 選項(xiàng)卡的 顯示 隱藏 組中的 匯總 按鈕 并如圖所示設(shè)計(jì)該匯總查詢 29 單擊 保存 按鈕 在彈出的 另存為 對(duì)話框中輸入查詢名稱為 獎(jiǎng)金匯總查詢 單擊 確定 按鈕 完成該查詢的創(chuàng)建 查詢運(yùn)行結(jié)果如下 30 4 3 2 工資條查詢 的設(shè)計(jì) 工資條查詢 是以 職工表 基本工資 表 工資扣款 表 病事假匯總查詢 和 獎(jiǎng)金匯總查詢 為基礎(chǔ)的 顯示職工代號(hào) 姓名 所有實(shí)際發(fā)放的工資和津貼情況 應(yīng)該發(fā)放的總工資數(shù) 所有扣款情況和實(shí)際發(fā)放的總工資數(shù) 在 GZ 數(shù)據(jù)庫(kù)中 單擊 創(chuàng)建 選項(xiàng)卡的 查詢 組中的 查詢?cè)O(shè)計(jì) 按鈕 在彈出的 顯示表 窗口中選擇該查詢的數(shù)據(jù)源 即 職工表 基本工資 表 工資扣款 表 病事假匯總查詢 及 獎(jiǎng)金匯總查詢 單擊 添加 按鈕 將其添加到查詢?cè)O(shè)計(jì)視圖中 31 關(guān)閉 顯示表 窗口 如下圖所示設(shè)計(jì)該查詢 32 職工實(shí)際獲得的基本工資 浮動(dòng)工資 特教貼 崗貼等都按照實(shí)際工作天數(shù)的比例來(lái)計(jì)算 用實(shí)際工作的天數(shù)除以30 因此工資的發(fā)放率是1 病事假匯總查詢 天數(shù) 30 基本工資是 基本工資 基本工資 1 病事假匯總查詢 天數(shù) 30 職工應(yīng)發(fā)工資按 基本工資 浮動(dòng)工資 特教貼 崗貼 保津貼 誤餐費(fèi) 教護(hù) 獎(jiǎng)金數(shù) 計(jì)算 其中獎(jiǎng)金數(shù)來(lái)自于獎(jiǎng)金匯總查詢 職工實(shí)發(fā)工資按 應(yīng)發(fā)工資 公積金 房租 水費(fèi) 電費(fèi) 醫(yī)療 會(huì)費(fèi) 子保 煤氣 網(wǎng)視 稅收 違紀(jì)扣款 計(jì)算 33 可以使用表達(dá)式生成器設(shè)計(jì)計(jì)算字段 34 其他字段的表達(dá)式 浮動(dòng)工資 基本工資 浮動(dòng)工資 1 病事假匯總查詢 天數(shù) 30 特教貼 基本工資 特教貼 1 病事假匯總查詢 天數(shù) 30 崗貼 基本工資 崗貼 30 病事假匯總查詢 天數(shù) 30保津貼 基本工資 保津貼 1 病事假匯總查詢 天數(shù) 30 誤餐費(fèi) 基本工資 誤餐費(fèi) 1 病事假匯總查詢 天數(shù) 30 教護(hù) 基本工資 教護(hù) 1 病事假匯總查詢 天數(shù) 30 應(yīng)發(fā)工資 基本工資 浮動(dòng)工資 特教貼 崗貼 保津貼 誤餐費(fèi) 教護(hù) 獎(jiǎng)金數(shù) 實(shí)發(fā)工資 應(yīng)發(fā)工資 公積金 房租 水費(fèi) 電費(fèi) 醫(yī)療 會(huì)費(fèi) 子保 煤氣 網(wǎng)視 稅收 違紀(jì)扣款 35 單擊 保存 按鈕 在彈出的 另存為 對(duì)話框中輸入查詢名稱為 工資條查詢 單擊 確定 按鈕 完成該查詢的創(chuàng)建 36 4 3 3 按單位匯總查詢 的設(shè)計(jì) 按單位匯總查詢 是根據(jù) 單位 字段對(duì) 工資條查詢 進(jìn)行匯總而成 以滿足用戶單位的統(tǒng)計(jì)和會(huì)計(jì)工作上的需要 在 GZ 數(shù)據(jù)庫(kù)中 單擊 創(chuàng)建 選項(xiàng)卡的 查詢 組中的 查詢?cè)O(shè)計(jì) 按鈕 在彈出的 顯示表 窗口中選擇該查詢的數(shù)據(jù)源 即 職工表 和 工資條查詢 單擊 添加 按鈕 把它們添加到查詢?cè)O(shè)計(jì)視圖中 37 關(guān)閉 顯示表 窗口 單擊 查詢工具 設(shè)計(jì) 選項(xiàng)卡的 顯示 隱藏 組中的 匯總 按鈕 并如下圖所示設(shè)計(jì)該匯總查詢 這里 以 單位 和 日期 字段分組 其余字段都選擇 合計(jì) 38 39 單擊 保存 按鈕 在彈出的 另存為 對(duì)話框中輸入查詢名稱為 按單位匯總查詢 單擊 確定 按鈕 完成該查詢的創(chuàng)建 40 4 4窗體設(shè)計(jì) 本系統(tǒng)中設(shè)計(jì)了兩類窗體 即數(shù)據(jù)錄入類窗體和查詢類窗體 數(shù)據(jù)錄入類窗體使用戶能在窗體中增加 刪除 修改表中的數(shù)據(jù) 查詢類窗體使用戶能方便地瀏覽查詢結(jié)果 41 4 4 1數(shù)據(jù)錄入窗體的設(shè)計(jì) 1 基本數(shù)據(jù) 窗體 基本數(shù)據(jù) 窗體用來(lái)向 基本工資 表錄入數(shù)據(jù) 創(chuàng)建該窗體的步驟如下 42 在 GZ 數(shù)據(jù)庫(kù)中 單擊 創(chuàng)建 選項(xiàng)卡的 窗體 組中的 窗體向?qū)?按鈕 彈出 窗體向?qū)?對(duì)話框 如下圖所示 43 在 表 查詢 下拉列表框中選擇該窗體的數(shù)據(jù)源 基本工資 表 將 可用字段 列表中的所有字段添加到右邊的 選定字段 列表中 單擊 下一步 按鈕 選擇窗體布局為 表格 單擊 下一步 按鈕 指定窗體標(biāo)題為 基本數(shù)據(jù) 44 單擊 完成 按鈕 Access根據(jù)上述設(shè)置自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)名為 基本數(shù)據(jù) 的表格式窗體 如圖所示 45 自動(dòng)創(chuàng)建的窗體中可能存在某些字段寬度不合理的問(wèn)題 比如上圖中 職工代號(hào) 和 日期 字段文本框?qū)挾冗^(guò)小導(dǎo)致實(shí)際內(nèi)容無(wú)法正常顯示 因此有必要進(jìn)行調(diào)整 調(diào)整方法如下 切換至窗體的設(shè)計(jì)視圖或布局視圖 可以單擊 開始 選項(xiàng)卡的 視圖 組中的 視圖 按鈕 在彈出的子菜單中選擇 設(shè)計(jì)視圖 或 布局視圖 如后圖所示 46 47 在設(shè)計(jì)視圖或布局視圖中 將各字段調(diào)整到合適寬度后保存窗體 48 切換到窗體視圖 顯示 基本數(shù)據(jù) 窗體的運(yùn)行結(jié)果如下圖所示 49 工資扣款 窗體 50 病事假 窗體 51 獎(jiǎng)金 窗體 52 4 4 2查詢窗體的設(shè)計(jì) 查詢窗體是指用于展示查詢結(jié)果的窗體 在本章的例子中 查詢類窗體有2個(gè) 即 按單位匯總 窗體和 工資條 窗體 1 按單位匯總 窗體 按單位匯總 窗體的數(shù)據(jù)源是 按單位匯總查詢 創(chuàng)建該窗體的方法與4 4 1節(jié)介紹的創(chuàng)建 基本數(shù)據(jù) 窗體的方法相同 53 2 工資條 窗體設(shè)計(jì) 在 GZ 數(shù)據(jù)庫(kù)中 單擊 創(chuàng)建 選項(xiàng)卡的 窗體 組中的 窗體向?qū)?按鈕 彈出 窗體向?qū)?對(duì)話框 在該對(duì)話框的 表 查詢 下拉列表框中選擇該窗體的數(shù)據(jù)源 工資條查詢 將 可用字段 列表中的所有字段添加到右邊的 選定字段 列表中 單擊 下一步 按鈕 選擇窗體布局為 表格 單擊 下一步 按鈕 指定窗體標(biāo)題為 工資條 單擊 完成 按鈕 Access根據(jù)上述設(shè)置自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)名為 工資條 的表格式窗體 54 切換到窗體的設(shè)計(jì)視圖 如下圖1所示 由于工資條用于通知每個(gè)職工當(dāng)月的工資情況 每一條數(shù)據(jù)上方都應(yīng)有字段說(shuō)明 因此需要在窗體的設(shè)計(jì)視圖中 將所有字段的標(biāo)題標(biāo)簽從 窗體頁(yè)眉 節(jié)移動(dòng)到 主體 節(jié)中 如下圖2所示 55 保存該窗體 56 4 5報(bào)表設(shè)計(jì) 工資管理信息系統(tǒng) 提供對(duì)兩種報(bào)表的打印輸出功能 即 工資報(bào)表 和 按單位匯總報(bào)表 57 4 5 1 工資報(bào)表 的設(shè)計(jì) 工資報(bào)表 的數(shù)據(jù)來(lái)源于 工資條查詢 在 GZ 數(shù)據(jù)庫(kù)中 單擊 創(chuàng)建 選項(xiàng)卡的 報(bào)表 組中的 報(bào)表向?qū)?按鈕 彈出 報(bào)表向?qū)?對(duì)話框 58 在該對(duì)話框中 選擇報(bào)表的數(shù)據(jù)源為 工資條查詢 并選定所有字段 單擊 下一步 按鈕 不添加分組級(jí)別 單擊 下一步 按鈕 無(wú)需選擇排序字段 單擊 下一步 按鈕 指定報(bào)表布局方式 這里設(shè)置 布局 為 塊 方向 為 橫向 如下圖1所示 單擊 下一步 按鈕 指定報(bào)表標(biāo)題為 工資報(bào)表 單擊 完成 按鈕 Access根據(jù)上述設(shè)置自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)報(bào)表 如下圖2所示 59 由上圖可見 自動(dòng)創(chuàng)建的報(bào)表中很多字段的寬度不盡合理 而且這個(gè)報(bào)表也不像實(shí)際工資條的樣式 因此需要進(jìn)行調(diào)整 調(diào)整方法如下 切換至報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖 可以單擊 開始 選項(xiàng)卡的 視圖 組中的 視圖 按鈕 在彈出的子菜單中選擇 設(shè)計(jì)視圖 60 在設(shè)計(jì)視圖中 將各字段調(diào)整到合適寬度 并將所有字段的標(biāo)題標(biāo)簽從 頁(yè)面頁(yè)眉 節(jié)移動(dòng)到 主體 節(jié)中 61 保存該報(bào)表 62 4 5 2 按單位匯總報(bào)表 的設(shè)計(jì) 按單位匯總報(bào)表 的數(shù)據(jù)源是 按單位匯總查詢 63 4 6用宏完善系統(tǒng)功能 4 6 1設(shè)計(jì) 面板 窗體和相應(yīng)的宏1 系統(tǒng)菜單設(shè)計(jì) 工資管理信息系統(tǒng) 主界面 即 面板 窗體 中菜單 菜單項(xiàng)及其相應(yīng)的宏如表所示 64 65 2 菜單1 宏的設(shè)計(jì) 面板 窗體中的 數(shù)據(jù)錄入 菜單是由 菜單1 宏來(lái)實(shí)現(xiàn)的 在 GZ 數(shù)據(jù)庫(kù)中 單擊 創(chuàng)建 選項(xiàng)卡的 宏與代碼 組中的 宏 按鈕 進(jìn)入宏生成器 如圖所示 66 在宏生成器中創(chuàng)建一個(gè)子宏 將其命名為 基本數(shù)據(jù) 為該子宏塊添加一個(gè) OpenForm 宏操作 并將該宏操作的 窗體名稱 參數(shù)設(shè)置為 基本數(shù)據(jù) 窗體 其他參數(shù)保留缺省設(shè)置 如圖所示 67 類似地 在下面繼續(xù)依次創(chuàng)建 工資扣款 子宏 病事假 子宏和 獎(jiǎng)金 子宏 在每個(gè)子宏中都添加一個(gè) OpenForm 宏操作 只是由于打開的窗體不同 窗體名稱 參數(shù)要分別設(shè)置為 工資扣款 病事假 和 獎(jiǎng)金 窗體 如下圖所示 68 單擊 保存 按鈕 在彈出的 另存為 對(duì)話框中輸入宏名稱為 菜單1 單擊 確定 按鈕 69 3 菜單2 菜單3 和 退出 宏的設(shè)計(jì) 面板 窗體中的 查詢 打印 和 退出 菜單分別是由 菜單2 菜單3 和 退出 這3個(gè)宏來(lái)實(shí)現(xiàn)的 菜單2 宏的設(shè)計(jì)與 菜單1 基本一樣 只是子宏的名稱不同 以及選擇打開的窗體不同 具體設(shè)置參見表4 6 70 菜單3 宏的設(shè)計(jì)與 菜單1 很類似 只是子宏的名稱不同 并且子宏塊中選擇添加的操作應(yīng)是 OpenReport 且相應(yīng)的 報(bào)表名稱 參數(shù)要設(shè)置為需要打開的報(bào)表名稱 如圖所示 71 退出 宏的設(shè)計(jì)如下圖所示 72 4 主菜單 宏的設(shè)計(jì) 由于Access中子宏不允許嵌套 因此需要再創(chuàng)建一個(gè) 主菜單 宏 用來(lái)將前面創(chuàng)建的 菜單1 菜單2 菜單3 和 退出 這4個(gè)宏組織在一起 創(chuàng)建 主菜單 宏的步驟如下 在 GZ 數(shù)據(jù)庫(kù)中 單擊 創(chuàng)建 選項(xiàng)卡的 宏與代碼 組中的 宏 按鈕 進(jìn)入宏生成器 在 添加新操作 文本框中選擇 AddMenu 宏操作 該操作可以為窗體或報(bào)表添加菜單 將 AddMenu 宏操作的參數(shù) 菜單名稱 設(shè)置為 數(shù)據(jù)錄入 菜單宏名稱 設(shè)置為 菜單1 狀態(tài)欄文字 設(shè)置為 錄入數(shù)據(jù) 73 類似地 在后面繼續(xù)添加3個(gè) AddMenu 宏操作 各個(gè) AddMenu 宏操作的具體參數(shù)設(shè)置參見右圖所示 74 單擊 保存 按鈕 在彈出的 另存為 對(duì)話框中輸入宏名稱為 主菜單 單擊 確定 按鈕 75 5 面板 窗體的設(shè)計(jì) 面板 窗體是系統(tǒng)的控制中心 這種控制主要是通過(guò)主菜單調(diào)用相應(yīng)窗體或報(bào)表來(lái)實(shí)現(xiàn)的 創(chuàng)建 面板 窗體的關(guān)鍵就是要在窗體中關(guān)聯(lián) 主菜單 宏 76 在 GZ 數(shù)據(jù)庫(kù)中 單擊 創(chuàng)建 選項(xiàng)卡的 窗體 組中的 窗體設(shè)計(jì) 按鈕 打開一個(gè)新窗體的設(shè)計(jì)視圖 如圖所示 77 拖動(dòng)顯示窗體至適當(dāng)大小 在 窗體設(shè)計(jì)工具 設(shè)計(jì) 選項(xiàng)卡的 控件 組中選擇 標(biāo)簽 控件 并在窗體中合適位置單擊鼠標(biāo)插入標(biāo)簽 并輸入 學(xué)校工資管理信息系統(tǒng) 如下圖所示 選定該標(biāo)簽對(duì)象 通過(guò) 窗體設(shè)計(jì)工具 格式 選項(xiàng)卡的 字體 組中的工具設(shè)置標(biāo)簽文字的字體 字號(hào)等格式 78 選中窗體 在窗體的 屬性表 窗口的 其他 標(biāo)簽頁(yè)中 找到 菜單欄 屬性 并在該屬性對(duì)應(yīng)的文本框內(nèi)輸入宏名 主菜單 這樣就把 主菜單 宏作為菜單添加到窗體中了 如右圖所示 79 單擊 保存 按鈕 在彈出的 另存為 對(duì)話框中設(shè)置 窗體名稱 為 面板 單擊 確定 按鈕 80 4 6 2設(shè)計(jì) 登錄 窗體 登錄 窗體是 工資管理信息系統(tǒng) 啟動(dòng)后顯示的第一個(gè)窗體 該窗體要求用戶輸入正確的密碼才能進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù) 登錄 窗體中放置有一個(gè) 文本框 控件和一個(gè) 按鈕 控件 文本框 用來(lái)接收用戶的輸入 按鈕 的單擊事件與一個(gè)驗(yàn)證密碼正確性的宏相關(guān)聯(lián) 當(dāng)該按鈕被單擊時(shí) 將觸發(fā)宏的執(zhí)行 對(duì)文本框接收的字符串進(jìn)行驗(yàn)證 如果與正確的密碼相符 則啟動(dòng)系統(tǒng) 面