后臺(tái)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案.doc

文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案傳統(tǒng)的管理和保存文件的方式是人工生成和保管文件（包括：生成、傳閱、審批、進(jìn)入受控狀態(tài)等），文件通常是保存在文件柜中的。 由于文件數(shù)量多，版本復(fù)雜，在實(shí)際使用中經(jīng)常出現(xiàn)問題，例如：文件版本不一致、文件查找困難、文件管理處理歷史記錄報(bào)表工作量過大等。本方案旨在解決單位對(duì)大量工程和技術(shù)文件的管理，達(dá)到并確保工作人員手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同時(shí)以實(shí)現(xiàn)電子公告、電子通知、電子郵件、公文收發(fā)等功能來提高單位日常辦公及管理的自動(dòng)化。 一、 文件管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)和意義目標(biāo)： 滿足企業(yè)對(duì)文件信息進(jìn)行集中管理、查詢的需要 通過文件的集中管理，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)資料共享，資料同步更新 企業(yè)重要文檔的使用權(quán)限設(shè)置，一方面節(jié)約了資本，另一方面自動(dòng)化管理，保證了資料的保密性和安全性 簡化了員工查找和使用資料的工作步驟，使員工把時(shí)間放在其他更有價(jià)值的工作上，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率，為企業(yè)爭取更多利潤 把無紙化辦公和自動(dòng)化辦公結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)了無紙化和物理化文檔管理的有機(jī)組合 把先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)運(yùn)用于文檔管理，促進(jìn)企業(yè)信息化管理的進(jìn)步文件管理系統(tǒng)建設(shè)意義：1、分類、管理企業(yè)文件文件管理系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)庫管理，對(duì)企業(yè)紛雜的文件內(nèi)容進(jìn)行分門別類的管理，按照不同的介質(zhì)（圖片、影音、word、excel、ppt、pdf等）進(jìn)行存放管理。文件管理系統(tǒng)通過權(quán)限管理，對(duì)不同的員工開放不同級(jí)別的文件庫，最大程度保證企業(yè)的文件安全。2、共享、學(xué)習(xí)企業(yè)文件文件管理系統(tǒng)通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)將文件資本進(jìn)行共享，讓更多的人分享到企業(yè)文件資本，拓寬部門和員工的知識(shí)范圍。3、應(yīng)用、增值文件資本文件管理平臺(tái)構(gòu)建面向企業(yè)業(yè)務(wù)流程的文件管理系統(tǒng)，使得工作過程中顯形知識(shí)結(jié)構(gòu)化，隱形知識(shí)顯形化。通過文件的不斷重復(fù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)文件增值。有效的規(guī)避了人員升遷流動(dòng)所造成了關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域的損失，讓業(yè)務(wù)運(yùn)行不輟。4、提升企業(yè)競爭力創(chuàng)造企業(yè)新競爭價(jià)值，增加企業(yè)利潤，降低企業(yè)成本，提高企業(yè)效率。建立企業(yè)新文化，鼓勵(lì)思想自由，培育創(chuàng)新精神。通過減少反應(yīng)時(shí)間來提高為客戶服務(wù)的水平，通過快速向市場提供產(chǎn)品和服務(wù)來增加收入。二、文件管理系統(tǒng)的建設(shè)要求首先是支持的文件內(nèi)容要全面，從文件管理的內(nèi)容角度，至少應(yīng)該包括： 對(duì)信息的發(fā)布，比如直接發(fā)布各種內(nèi)容 對(duì)文檔的管理，如各類DOC、XLS、PPT等文件 對(duì)數(shù)據(jù)信息的管理，如各類報(bào)表等等 有利于充分利用文件： 對(duì)鏈接的處理：在內(nèi)容中可以互相鏈接，它是有效利用文件的非常重要的環(huán)節(jié) 強(qiáng)有力的索引能力，特別是全文檢索 對(duì)于動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的強(qiáng)有力查詢能力，比如可以根據(jù)各種條件進(jìn)行查詢 靈活的可配置性： 對(duì)于文件目錄、分類等的靈活配置 對(duì)于用戶、權(quán)限的靈活配置 對(duì)于統(tǒng)計(jì)分析方法、報(bào)表格式的靈活配置 技術(shù)的先進(jìn)性： 強(qiáng)有力的權(quán)限控制機(jī)制 先進(jìn)的報(bào)表設(shè)計(jì)模型 可靠地處理大附件的能力 三、文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路文件管理系統(tǒng)首先要建立起企業(yè)文件庫。文件庫可以將單位所有資料分門別類的存放，便于日后方便的查閱，不同的類別設(shè)置不同的目錄，可以使 成功案例、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)方法、各種表單、文件資料等資源在這里共享，便于大家共同學(xué)習(xí)、使用，快速提高?？梢杂上嚓P(guān)的人進(jìn)行負(fù)責(zé)，由此人負(fù)責(zé)對(duì)這個(gè)目錄 賦予相關(guān)人一定的權(quán)限，允許其是否可以修改還是只讀，這樣就能保證單位的資料不被任何人進(jìn)行修改。文件管理，既可以按資料來源建不同的目錄，也可以按部門來建不同的目錄，同一部門的人只能進(jìn)自己部門的目錄來查詢資料，這樣也可以避免各部門之間材料的保密性。文件管理最重要的特點(diǎn)就是能夠通過設(shè)置權(quán)限來保護(hù)機(jī)密資料的安全性。文件管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)手段1. 統(tǒng)一管理文件集中統(tǒng)一管理企業(yè)的全部智力資產(chǎn)，建立文件之間的聯(lián)系，避免由于文件分散而導(dǎo)致的文件流失和管理混亂現(xiàn)象 2. 文件查詢獲取提供方便的文件查詢檢索工具，讓您輕松獲取您需要的文件 3. 權(quán)限控制提供多層次的文件訪問權(quán)限控制，讓您在文件的共享和文件的控制之間，得到最好的平衡4. 文件流程管理管理受控文檔的更改審批流程四、文件管理平臺(tái)架構(gòu)采用B/S結(jié)構(gòu)，無需安裝客戶端，輕松實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)共享。系統(tǒng)主要由以下模塊構(gòu)成：人員信息管理、權(quán)限管理、文件分類體系、文件采集發(fā)布、文件瀏覽下載、文件搜索引擎、文件版本管理、文件更新管理、文檔存儲(chǔ)管理。五、文件管理系統(tǒng)的功能 文件管理是對(duì)與工作有關(guān)文件的收集、組織、以及管理，通過對(duì)文件管理系統(tǒng)的建設(shè)，讓企業(yè)內(nèi)各方面的文件得到充分共享，提高工作效率。文件管理系統(tǒng)具有以下功能：1. 文件收集 離線收集：可通過人工、內(nèi)部網(wǎng)站、E-Mail等多種方式從相關(guān)部門獲取各種業(yè)務(wù)資料，對(duì)業(yè)務(wù)資料進(jìn)行采編、整理、分類、入庫； 在線收集：可通過系統(tǒng)所提供的在線文件收集模塊，由相關(guān)部門、人員在線提交。2. 文件采編 可對(duì)指定管理范圍的文件進(jìn)行管理，包括采編、審核、修改、添加、刪除等功能； 支持對(duì)文件的分類管理，提高文件搜索的效率； 支持對(duì)文件內(nèi)容的格式設(shè)置，包括：字體、字號(hào)、字色、樣式等； 支持添加各種類型的附件，如：音頻、視頻、WORD等。 提供有效期設(shè)置，當(dāng)文件過期后自動(dòng)置為無效狀態(tài)； 提供關(guān)鍵字及新消息標(biāo)識(shí)設(shè)置； 提供各類文件的展現(xiàn)方式設(shè)置，包括：HTML、語音等； 能設(shè)定各文件點(diǎn)的開放范圍。3. 文件發(fā)布 最新更新：按照時(shí)間順序，羅列最近發(fā)布的文檔 ； 文檔庫新聞：發(fā)布文檔庫的新聞 ； 與公告欄集成，采編新文件后，可直接發(fā)布公告信息，以便使用單位及時(shí)了解相關(guān)信息；4. 文件搜索 全文檢索：按檢索內(nèi)容并選擇目錄進(jìn)行全文檢索，簡單快速找到您需要的信息，根據(jù)匹配程度對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行排序； 高級(jí)檢索：提供按照采編人、時(shí)間、關(guān)鍵字等條件組合以及查詢范圍進(jìn)行高級(jí)檢索； 可方便地從多個(gè)角度定義文檔地圖，通過文檔地圖，找到您需要的信息。5. 文件使用 文檔的共享和訪問權(quán)限控制：提供多級(jí)別訪問權(quán)限控制； 提供多種方式進(jìn)行文件的展現(xiàn)，如HTML方式及語音方式； 新文件提醒：通過設(shè)置新文件欄目，可以詳盡了解到文件內(nèi)容的最新動(dòng)態(tài)； 熱點(diǎn)欄目：自動(dòng)或手動(dòng)匯集熱點(diǎn)資料的目錄或鏈接1) 自動(dòng)匯集：由系統(tǒng)根據(jù)點(diǎn)擊率統(tǒng)計(jì)生成的熱點(diǎn)信息；2) 手動(dòng)匯集：由管理員確認(rèn)管理的熱點(diǎn)資料后實(shí)現(xiàn)； 文件的有效性：即文件只有在審核生效后方可對(duì)其查閱，避免了文件的無效性及無關(guān)性；另外當(dāng)文件的失效時(shí)間到達(dá)后自動(dòng)失效； 文件的關(guān)聯(lián)性：當(dāng)某個(gè)文件被展現(xiàn)時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)展現(xiàn)與該文件相關(guān)的鏈接，以便快速定位與該文件相關(guān)的內(nèi)容； 文件瀏覽：提供業(yè)務(wù)資料的瀏覽功能，通過多維角度關(guān)聯(lián)來瀏覽資料； 文件下載：用戶可針對(duì)文件文章內(nèi)的附件對(duì)其進(jìn)行查看或下載，加強(qiáng)了用戶對(duì)文件的自我收集功能； 我的文件庫：用戶可把自己常用的資料分類收藏到“我的文件庫”，便于查找和檢索，6. 用戶權(quán)限管理系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)的所有用戶可進(jìn)行角色設(shè)置，針對(duì)管理員、角色用戶等進(jìn)行權(quán)限設(shè)定和管理。7. 系統(tǒng)備份和還原文件管理平臺(tái)創(chuàng)建備份機(jī)制，通過數(shù)據(jù)備份確保文件管理的安全，避免文件災(zāi)難。數(shù)據(jù)庫備份文件名采用日期時(shí)間進(jìn)行保存。還原時(shí)選擇備份文件即可。六、文件管理系統(tǒng)的特點(diǎn)1先進(jìn)性：采用多維的文件組織架構(gòu)，讓文件更加合理、有序、準(zhǔn)確、清晰的展現(xiàn)出來。2靈活性：提供多種信息展現(xiàn)方式，同時(shí)，提供文件的關(guān)聯(lián)查詢，可以快速進(jìn)行關(guān)聯(lián)文件的定位。3完備性：系統(tǒng)除了提供文件的收集、采編、審核以及各式的文件展現(xiàn)功能外，還提供文件交流功能，同時(shí)，還可與網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)系統(tǒng)無縫集成，完善文件管理的相關(guān)功能。4高效性：提供強(qiáng)勁的搜索引擎功能，可以快速高效的定位到所需的文件。5開放性：采用B/S結(jié)構(gòu)，無需安裝客戶端，輕松實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)共