機(jī)要文書管理及保密制度

機(jī)要文書管理及保密制度一、機(jī)要文書管理制度公司機(jī)要文書管理規(guī)定 第一條 目的 本規(guī)定是為處理涉及公司機(jī)密的文件及其機(jī)要事項(xiàng)而制定。公司職員必須根據(jù)自己的職務(wù)遵守處理機(jī)要文件及機(jī)要事項(xiàng)的紀(jì)律。 第二條 規(guī)定的修改與廢止 本規(guī)定的修改與廢止，由經(jīng)營會(huì)議提議，公司總裁決定后實(shí)施。 第三條 定義 本規(guī)定中所稱機(jī)要是指不得泄露其內(nèi)容的文件及事項(xiàng)，凡符合下列條款之一者均屬于此。 （1）關(guān)于公司的重要政策或計(jì)劃； （2）關(guān)于人事問題； （3）關(guān)于重要會(huì)議的討論事項(xiàng)； （4）關(guān)于公司產(chǎn)品的重要事項(xiàng)； （5）契約、協(xié)定或根據(jù)協(xié)商而決定的事項(xiàng)； （6）規(guī)定、命令中特別指定的事項(xiàng)。 第四條 種類 機(jī)要文件及其處理按其程序可分為以下三種： （1）秘密。不能向部長(zhǎng)、處長(zhǎng)及業(yè)務(wù)上相關(guān)人員以外者公開。 （2）公司外秘密。不能向公司以外公開。 （3）絕密。不能向部長(zhǎng)、處長(zhǎng)以及特別指名的最小范圍內(nèi)的相關(guān)工作人員以及承辦人員以外者公開。 第五條 認(rèn)定 機(jī)要文件，機(jī)要事項(xiàng)及其種類的認(rèn)定，原則上由所管部門的部長(zhǎng)負(fù)責(zé)，但公司總裁可以命其變更。 第六條 印制和傳達(dá) 機(jī)要文件或機(jī)要事項(xiàng)由該業(yè)務(wù)部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)印制和傳達(dá)。 第七條 保管及處理機(jī)要文件由其制發(fā)部門制成正本、副本兩份；一份由制發(fā)部門分門別類加以保管，另一份由總務(wù)部長(zhǎng)保管。 機(jī)要文件應(yīng)加蓋相應(yīng)的紅色標(biāo)記，其處理和保管由收件人自行處理。 第八條 送達(dá) 機(jī)要文件的制發(fā)部門應(yīng)備有發(fā)文簿，文件發(fā)送至有關(guān)部門時(shí)，必須請(qǐng)收件人簽字蓋章。 第九條 傳送 總公司及分公司之間進(jìn)行文件的來往傳送或郵寄時(shí)，應(yīng)采用親啟信函方式，必要時(shí)應(yīng)采用掛號(hào)信函方式。 第十條 傳遞 公司內(nèi)機(jī)要文件的傳遞，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。不能以文件方式傳遞的秘密事項(xiàng)必須由直接關(guān)系者親自傳達(dá)。 第十一條 復(fù)制件 機(jī)要文件須經(jīng)制發(fā)部門的部長(zhǎng)同意后方可復(fù)制。 機(jī)要文件復(fù)制時(shí)，制發(fā)部門應(yīng)將復(fù)制件數(shù)量在原件或副本上詳細(xì)記錄，并在第八條規(guī)定的發(fā)文簿上記載復(fù)制件的去向。 第十二條 向公司外分發(fā)及傳送 秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項(xiàng)，由制發(fā)部門的部長(zhǎng)負(fù)責(zé)，請(qǐng)專門代理店或協(xié)作工廠進(jìn)行分發(fā)和傳送，但必須履行第八、第九條規(guī)定的手續(xù)。 第十三條 銷毀 機(jī)要文件及其相關(guān)草案、其他無用物品的銷毀，應(yīng)確定的時(shí)間，由所管部長(zhǎng)負(fù)責(zé)銷毀。 第十四條 懲罰 凡違反本規(guī)定者，由懲罰委員會(huì)討論處理。 第十五條 代碼 公司各部門的代碼如下表所列。公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)代碼表機(jī)構(gòu)名稱代碼機(jī)構(gòu)名稱代碼總務(wù)處B采購科GS人事科BZ采購配給股GSS第一人事股BZA機(jī)械股GSB第二人事股BZB材料股GSZ衛(wèi)生保健股BZK宣傳科GP文書科BB宣傳股GPS庶務(wù)科BS廣告股GPK庶務(wù)股BSS銷售部T供應(yīng)股BSY第一銷售科TN管理部K營業(yè)所股TN會(huì)計(jì)科KS東部銷售店股TNT計(jì)算科KK西部銷售店股TD出納科KS第二銷售科TD業(yè)務(wù)科G營業(yè)所股TDE計(jì)劃科GK銷售店股TDE審查股GKS機(jī)關(guān)科TK調(diào)查股GKT第一機(jī)關(guān)股TKA第二機(jī)關(guān)股TKB金融部A出口科TY金融第一科AA第一出口股TY A金融第二科AB第二出口股TYB秘書科H營業(yè)所股TYE秘書室H H銷售店股TYH監(jiān)察科H K零件部P銷售科PH第一銷售股PH A第二銷售股PH B購買科PK購買股PK K驗(yàn)收股PKS倉庫科PS倉庫股PSS庫存調(diào)整股PSZ服務(wù)部S技術(shù)部SG索賠部SGC零件部SGS2、 保密制度公司保密制度管理規(guī)定第一章 總則 第一條 為保守公司秘密，維護(hù)公司權(quán)益，特制定本制度。 第二條 公司秘密是關(guān)系公司權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。 第三條 公司附屬組織和分支機(jī)構(gòu)以及職員都有保守公司秘密的義務(wù)。 第四條 公司保密工作，實(shí)行既確保秘密又便利工作的方針。 第五條 對(duì)保守、保護(hù)公司秘密以及改進(jìn)保密技術(shù)、措施等方面成績(jī)顯著的部門或者職員實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)。 第二章 保密范圍和密級(jí)確定 第六條 公司秘密包括本制度第二條規(guī)定的下列秘密事項(xiàng)： （一）公司重大決策中的秘密事項(xiàng)。 （二）公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策。 （三）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告、主要?dú)庾h記錄。 （四）公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 （五）公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息。 （六）公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料。 （七）其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。 一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。 第七條 公司秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。 絕密是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密是重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司權(quán)益和利益遭到嚴(yán)重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受損害。 第八條 公司秘級(jí)的確定： （一）公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級(jí)； （二）公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營情況為機(jī)密級(jí)； （三）公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息為秘密級(jí)。 第九條 屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)依據(jù)本制度第七條、第八條的規(guī)定標(biāo)明密級(jí)，并確定 保密期限。保密期限屆滿，自行解密。 第三章 保密措施 第十條 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由總經(jīng)理辦公室或主管副總經(jīng)理委托專人執(zhí)行。 采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦部分負(fù)責(zé)保密。 第十一條 對(duì)于密級(jí)的文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施： （一）非經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄； （二）收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施； （三）在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。 第十二條 屬于公司秘密的設(shè)備或者產(chǎn)品的研制、生產(chǎn)、運(yùn)輸、使用、保存、維修和銷毀，由公司指定專門部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，并采用相應(yīng)的保密措施。 第十三條 在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 第十四條 具有屬于公司秘密內(nèi)容的會(huì)議和其他活動(dòng)，主辦部門應(yīng)采取下列保密措施： （一）選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)所。 （二）根據(jù)工作需要，限定參加會(huì)議人員的范圍，對(duì)參加涉及密級(jí)事項(xiàng)會(huì)議的人員予以指定； （三）依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件； （四）確定會(huì)議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。 第十五條 不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。 第十六條 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理辦公室；總經(jīng)理辦公室接到報(bào)告，應(yīng)立即作出處理。第四章 責(zé)任與處罰 第十七條 出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，并扣發(fā)工資10元以上500元以下： （一）泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的； （二）違反本制度第十條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規(guī)定的秘密內(nèi)容的； （三）已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。 第十八條 出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失： （一）故意或過失泄露公司秘密，