《佳兆業(yè)集團媒體管理制度》

文件編號： 頒布日期： 公示日期：負責單位： 集團營銷策劃管理部起草人：陸怡修改人： 審核人: 羅軍 批準單位： 集團營銷策劃管理部佳兆業(yè)集團媒體管理制度1目的為保障集團在對外媒體的信息傳播中的一致性，樹立良好的企業(yè)媒體形象，維護有效的企業(yè)媒體關(guān)系，特制定本制度。2適用范圍本制度適用于集團總部和各下屬公司對外部媒體的關(guān)系管理（集團內(nèi)部網(wǎng)站、刊物等內(nèi)部媒體不含在內(nèi)），本制度中提到的媒體和媒體人員均不包含媒體廣告代理單位和媒體廣告代理人員。3職責31集團營銷策劃管理部職責： 311 負責拓展并維護全國性主流媒體（包括財經(jīng)媒體、門戶網(wǎng)站、地產(chǎn)行業(yè)媒體等）、香港媒體的關(guān)系，整合并協(xié)助各下屬公司進行媒體資源管理。312負責集團層面的媒體傳播和媒體接待工作，指導和協(xié)助各下屬公司進行媒體傳播和媒體接待。313負責集團層面危機事件的媒體危機處理，指導和協(xié)助各下屬公司進行媒體危機處理。314 監(jiān)測與集團信息相關(guān)的新聞報道，分析、評估集團信息的媒體傳播狀況，提供階段性傳播建議。315對集團層面信息的媒體發(fā)言人及發(fā)言范疇進行規(guī)范和監(jiān)督。316 定期整理有關(guān)集團的媒體新聞檔案存檔。32下屬公司品牌職能部門職責：321負責拓展并維護下屬公司所在地區(qū)的區(qū)域性媒體關(guān)系。322負責組織策劃與下屬公司相關(guān)的媒體傳播活動，配合進行集團品牌信息的傳播。323負責下屬公司層面危機事件的媒體危機處理。324監(jiān)測與下屬公司相關(guān)的新聞報道，及時把握媒體動向。定期整理下屬公司的媒體新聞檔案存檔。33集團及各下屬公司其他職能部門職責：331配合集團營銷策劃管理部和各下屬公司品牌職能部門進行相關(guān)專業(yè)支持、接待人員協(xié)調(diào)、接待用車安排、接待物料準備等相關(guān)事宜。4、主要內(nèi)容41媒體信息發(fā)布411集團及各下屬公司所有媒體信息的發(fā)布均需要進行信息內(nèi)容審批。公司對外發(fā)布的新聞信息，一般采取提供經(jīng)進行信息內(nèi)容審批的新聞素材給媒體，并由媒體自行采寫的方式。412集團股價敏感信息的發(fā)布，由集團投資者關(guān)系部提供已報集團董事局審批同意的信息公告或信息內(nèi)容，由集團營銷策劃管理部配合投資者關(guān)系部所要求的披露時間進行信息發(fā)布。413 股價敏感信息的界定股價敏感信息一般包括：任何性質(zhì)的財務(wù)數(shù)據(jù)預測，如集團預算、盈利預測、毛利率、年度經(jīng)營目標數(shù)值、股息前景等；會影響公司前景和其股票投資價值的非公開材料，如簽訂重要合約、注資、合資、策略性聯(lián)盟計劃等；企業(yè)的融資信息，包括但不限于發(fā)行債券、票據(jù)、配股、回購股份或大股東增持計劃；集團內(nèi)部重要人士變動；以及企業(yè)未公開的關(guān)聯(lián)交易、地價的支付情況、資產(chǎn)的評估值、管理報表中可用于推論盈利預測的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等（如整體項目房屋的銷售均價、平均租金水平、具體的項目利潤率等，但相應的已公開數(shù)據(jù)如項目給其客戶的公開報價，行業(yè)平均水平等除外）。定性的問題（如競爭優(yōu)勢、競爭情況、項目方案等）、項目推廣性的材料（如樓書和招商材料里的信息）以及購房者、租戶通常提出的較微觀的定量問題一般較少涉及股價敏感消息。如無法判定擬發(fā)布信息是否屬于股價敏感信息，請及時聯(lián)系集團投資者關(guān)系部進行確認。414集團層面非股價敏感信息的發(fā)布，由集團營銷策劃管理部負責上報，報集團總裁審批同意后，可對外發(fā)布。下屬公司及下屬項目層面的非股價敏感信息發(fā)布，由下屬公司品牌職能部門負責上報下屬公司品牌職能分管高管審批同意后，對外發(fā)布。42媒體新聞發(fā)布會421集團及各下屬公司新聞發(fā)布會的召開均需要進行活動方案審批。422股價敏感信息的新聞發(fā)布會是指集團業(yè)績發(fā)布等股價敏感的投資者關(guān)系類的新聞發(fā)布活動，這類活動由集團投資者關(guān)系部負責向集團董事局進行活動方案的上報審批和活動組織。集團營銷策劃管理部負責新聞發(fā)布活動中的媒體邀請、媒體溝通和媒體傳播。423非股價敏感信息的新聞發(fā)布會是指集團各種經(jīng)營管理類信息的發(fā)布活動，這類活動由各進行活動主導的職能部門負責向集團總裁進行活動方案的上報審批和活動組織。集團營銷策劃管理部負責新聞發(fā)布活動中的媒體邀請、媒體溝通和媒體傳播。424下屬公司及下屬項目層面的非股價敏感消息的發(fā)布活動，由下屬公司品牌職能部門負責上報下屬公司第一負責人審批同意后組織實施。下屬公司品牌職能部門，負責新聞發(fā)布活動中的媒體邀請、媒體溝通和媒體傳播。43媒體采訪接待431所有媒體單位的采訪均需要提前預約并進行采訪審批，審批內(nèi)容包括采訪對象、采訪主題、采訪提綱及采訪地點安排等。針對集團董事局成員和集團總部高管的采訪預約，由集團營銷策 劃管理部負責上報，報集團董事局審批同意后，可接受訪問。針對下屬公司高管的采訪預約，由下屬公司品牌職能部門負責上報下屬公司第一負責人審批同意后接受訪問。集團董事局成員、集團總部高管及下屬公司高管以外人員，在未被授權(quán)的情況下不得接受任何采訪。媒體采訪如為專訪或深度報道，應最大可能地要求媒體所撰寫的稿件進行回傳復核、審批，具體事宜見“41媒體信息發(fā)布”。432如集團及下屬公司品牌職能部門以外的部門接到電話訪問，均應禮貌拒絕，并及時將媒體轉(zhuǎn)介到集團營銷策劃管理部或各下屬公司品牌職能部門接待。集團營銷策劃管理部或各下屬公司品牌職能部門需了解清楚媒體名稱、采訪對象、采訪主題等要點，留下對方聯(lián)系方式，再與采訪話題涉及部門進行情況了解，并對采訪內(nèi)容信息進行相應審批后進行回復（參見41媒體信息發(fā)布）。如遇香港財經(jīng)媒體的采訪查詢，或香港媒體關(guān)于集團危機事件的采訪查詢，集團營銷策劃管理部需與集團投資者關(guān)系部統(tǒng)一意見，共同處理此類采訪。433如果有媒體直接到集團或下屬公司的相關(guān)場所進行參觀拍攝，在場的公司人員均有責任請對方出示證件，禮貌了解采訪目的，并及時通知集團營銷策劃管理部或下屬公司品牌職能部門人員進行接待。如涉及危機事件，處理方法參考佳兆業(yè)集團控股危機事件處理工作指引。434集團營銷策劃管理部和各下屬公司品牌職能部門均應指定一位品牌職能人員固定負責各單位的采訪配合工作。44新聞發(fā)言人441新聞發(fā)言人的設(shè)立公司新聞發(fā)言人的職責為代表集團和下屬公司對外發(fā)布公司信息、回應新聞事件、引導輿論方向。集團總部新聞發(fā)言人由公司秘書擔任；各下屬公司新聞發(fā)言人由各下屬公司第一負責人指派下屬公司高管固定擔任，并向集團董事局報備。在工作繁忙或不便情況下，集團及下屬公司新聞發(fā)言人可授權(quán)集團或下屬公司相關(guān)高管代為履行新聞發(fā)言人職責，人員變更需提前向集團董事局報備。新聞發(fā)言人（含獲授權(quán)人員）以外的任何單位和人員，均不得對外發(fā)布公司信息，不得回應新聞事件、不得擅自引導輿論方向。442新聞發(fā)言人的職責集團總部新聞發(fā)言人履行職責的內(nèi)容范圍：集團股權(quán)變動、董事會調(diào)整、集團政府關(guān)系、集團戰(zhàn)略類的新聞信息；集團公司發(fā)展情況、各類數(shù)據(jù)資料及涉及企業(yè)的新聞事件。下屬公司新聞發(fā)言人履行職責的內(nèi)容范圍：下屬公司發(fā)展情況、所轄項目開發(fā)建設(shè)、優(yōu)勢及賣點等具體情況。公司新聞發(fā)言人的具體職責和媒體處理辦法可參照附表一。45媒體危機處理451媒體危機對接部門職責當企業(yè)出現(xiàn)危機事件時，集團營銷策劃管理部和下屬公司品牌職能部門需配合企業(yè)危機事件應急小組，在24小時內(nèi)形成媒體應對方案和應對說辭，作為此次事件媒體傳播管理的指導性文件，并組織實施傳播管理工作。集團層面的危機事件由集團營銷策劃管理部負責完成媒體應對方案，報集團危機事件應急小組負責人審批同意后，進行相關(guān)媒體的媒體溝通及信息發(fā)布。下屬公司層面的危機事件，由各下屬公司品牌職能部門負責完成媒體應對方案，報下屬公司危機事件應急小組負責人審批同意后可進行媒體溝通及信息發(fā)布，但需同時報集團營銷策劃管理部備案。下屬專業(yè)公司（非下屬地產(chǎn)公司）發(fā)生的媒體危機，需同時向同區(qū)域地產(chǎn)公司報備媒體應急方案，以便地產(chǎn)公司品牌職能部門及時了解事件進展，給予相應支持。452 媒體危機的分級處理一級危機：指針對公司重大突發(fā)事件造成負面報道或公司品牌引發(fā)媒體負面報道，涉及全國范圍媒體報道的危機事件。集團營銷策劃管理部須和集團投資者關(guān)系部共同評估危機事件對集團品牌的影響程度，并將危機事件的媒體應對方案上報集團總裁，再由集團營銷管理部統(tǒng)一安排集團相關(guān)部門和下屬公司進行處理。如事件發(fā)生在下屬公司，下屬公司品牌職能部門必須在事件發(fā)生4小時內(nèi)書面上報集團營銷策劃管理部事件情況，并在24小時內(nèi)報審媒體應對方案和應對說辭。同時，下屬公司還需每天向集團營銷策劃管理部書面報備危機事件的階段進展。二級危機：指針對區(qū)域公司產(chǎn)品及服務(wù)引發(fā)的負面報道，涉及區(qū)域范圍媒體報道的危機事件。下屬公司品牌職能部門須及時妥善處理，并每天向集團營銷策劃管理部書面報備危機事件的階段進展。455 在危機處理過程中，集團營銷策劃管理部、集團投資者關(guān)系部、下屬公司品牌職能部門必須明確危機事件的媒體溝通人員，根據(jù)已確定的媒體應對方案和應對說辭，協(xié)調(diào)媒體資源，組織危機事件應急小組發(fā)言人接受媒體采訪，掌握事件信息發(fā)布的主動權(quán)。在危機處理過程中，所有的對外溝通必須通過危機事件應急小組指定的發(fā)言人和媒體人員，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得隨意對外發(fā)布信息。46媒體維護集團營銷策劃管理部及下屬公司品牌職能部門需要與行業(yè)及各地媒體保持良好互動關(guān)系，至少每半年安排一次媒體關(guān)系維護活動（組織新聞沙龍、座談會、節(jié)日問候、登門拜訪等形式），項目開盤等活動邀請媒體不在此范圍內(nèi)。媒體維護活動結(jié)束三個工作日內(nèi)，須以郵件形式將媒體維護活動的實施情況報送至集團營銷策劃管理部品牌組工作對接人，內(nèi)容包括維護日期、媒體名稱、媒體參與人員及其職務(wù)、我司參與人員、活動內(nèi)容等。47媒體資料存檔471外部媒體發(fā)布的與公司密切相關(guān)的報道，由集團營銷策劃管理部、下屬公司品牌職能部門的媒體職能人員共同監(jiān)測、收集和存檔；472各下屬公司應于每月的前七個工作日內(nèi)，將上個月刊發(fā)的重要報道所在網(wǎng)頁及報紙掃描件、廣播或電視報道電子文件刻錄成光盤交由集團營銷策劃管理部存檔備份，同時上傳至集團品牌信息平臺進行共享，不需郵寄報紙原件。如媒體的相關(guān)活動跨越兩個月，則在該活動要求反饋時間后三個工作日完成上述存檔及共享工作。5.附則5.1集團營銷策劃管理部負責本制度的制定、修改和解釋。5.2本制度自發(fā)布之日起生效。6、附件 附表一：佳兆業(yè)集團新聞發(fā)言人發(fā)言范疇表新聞發(fā)言人發(fā)言范疇集團總部新聞發(fā)言人l 集團股權(quán)變動及董事會調(diào)整(只限于已在港交所公布之資料)l 集團使命與發(fā)展愿景l(fā) 集團發(fā)展戰(zhàn)略、年度經(jīng)營目標及數(shù)值l 政府關(guān)系與社會職責l 宏觀政策與行業(yè)發(fā)展趨勢判斷l(xiāng) 企業(yè)文化與價值觀l 企業(yè)經(jīng)營理念