貨幣資金內部控制制度的內容及方法

貨幣資金內部控制制度的內容及方法【摘要】貨幣資金是單位流動性最強、控制風險最高的資產，是單位生存與發(fā)展的基礎。完善而有效的貨幣資金內部控制制度，對加強單位經營管理、保護單位財產安全、保證單位會計信息真實、完整等具有積極的促進作用。 貨幣資金是單位流動資產的重要組成部分，是進行生產經營活動不可缺少的條件，其業(yè)務收支十分頻繁，流動性極大，此外貨幣資金既是資本運動的起點，又是資本運動的終點。貨幣資金具有高度的流動性和控制風險，單位在組織會計核算的過程中，加強貨幣資金的控制與核算，對于保障單位資產安全完整，提高資金周轉速度和使用效益具有重要意義。 一、貨幣資金的定義及特點 貨幣資金是指單位在生產經營和組織經濟業(yè)務中，處于貨幣形態(tài)的資產， 具體表現(xiàn)為庫存現(xiàn)金銀行結算戶存款、外埠存款、銀行匯票存款、銀行本票存款、信用卡存款和信用證保證金存款等。 貨幣資金特點為：流動性強；具有同其他經營業(yè)務的廣泛聯(lián)系性；國家宏觀管理要求嚴格。 單位根據(jù)貨幣資金業(yè)務的特點，結合單位自身的經營管理實際，設計一套切實可行的貨幣資金控制制度和核算方法，對貨幣資金實施嚴密的管理，可防止不必要的損失，從而更有利于單位貨幣資金的管理和控制。 二、貨幣資金內部控制制度的內容 （一）職責分工和職權分離制度貨幣資金收支應由出納人員和會計人員分工負責、分別辦理，職責分明、職權分離。應設置專職出納員，負責貨幣資金的收支和保管、收支原始憑證的保管和簽發(fā)、日記賬的登記。會計不得兼任出納；出納不得兼任稽核、會計檔案保管，不得兼管收入、費用、債券債務賬目的登記工作。并且所有現(xiàn)金和銀行存款的收付，都必須通過經辦會計在審核原始憑證無誤后填制記賬憑證，然后由出納員檢查所附原始憑證是否完整后辦理收付款，并在原始憑證上加蓋“收訖”或“付訖”戳記。 （二）授權和批準制度所有貨幣資金的經濟活動必須按權限進行調查批準。單位各級工作人員，必須經過授權和批準，才能對有關的經濟業(yè)務進行處理，未經授權和批準，不允許接觸這些業(yè)務，這一控制方式使某些事件在發(fā)生時就得到控制。要規(guī)定各級管理人員的職責范圍和業(yè)務處理權限，同時也要明確各級管理人員所承擔的責任，使他們對自己的業(yè)務處理行為負責。審批人應當在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限；辦理貨幣資金支付的經辦財務人員應當忠于職守、廉潔奉公、遵紀守法、客觀公正，按照審批人的批準意見辦理貨幣資金業(yè)務；對于審批人超越授權范圍審批的貨幣資金業(yè)務，經辦財務人員有權拒絕辦理。 （三）內部記錄和核對制度所有貨幣資金的經濟業(yè)務必須按會計制度規(guī)定進行記錄，并且各種收付款業(yè)務應集中到會計部門辦理，任何部門和個人不得擅自出具收款或付款憑證。經濟業(yè)務進行記錄時，必須采取一系列措施和方法，按照規(guī)定的程序辦理貨幣資金支付業(yè)務，把好支付申請、支付審批、支付符合三道關，以保證會計記錄的真實、及時和正確。 出納員要自覺進行經常性的對賬工作，包括每日貨幣資金的賬面數(shù)字和實際數(shù)字，應定期核對相符；每月末都要向銀行索要各存款戶的對賬單，并編制銀行存款余額調節(jié)表，調節(jié)未達賬項。如調節(jié)不符，應查明原因，及時處理。內審人員應負責收支憑證和賬目的定期審計和現(xiàn)金的突擊盤點及銀行賬的定期核對。 （四）安全制度對貨幣資金須有健全的保護措施，有專人負責保管，有專人進行內部監(jiān)督。貨幣資金收付和保管只能由出納員負責，其他任何人員（包括單位負責人）非經單位領導集體特別授權，不得接觸貨幣資金。出納員應對購入票證及時登記、統(tǒng)一編號、妥善保管。開具時必須按編號順序連續(xù)使用，對已經使用和作廢的支票要在登記簿上作詳細記錄，作廢票證應加蓋“作廢”章，全份保存，并詳細登記，由領用人員簽名作證。銀行預留印鑒分別由兩人掌管，財務專用章由出納員保管，公司總經理私章由財務部指定專人保管。建立復核制度，定期審查有關憑證的填制、記賬及算賬工作。 （五）嚴密的收支憑證和傳遞手續(xù)貨幣資金的收支事項，均應有一定的收支憑證和傳遞手續(xù)，使各項業(yè)務按正常渠道運行。每筆收款都要開票；每筆支出都應有單位負責人審批、會計主管審核、會計人員復核；盡可能使用轉賬結算，現(xiàn)金結算的款項應及時送存銀行。出納員收妥每筆款項后應在收款憑證上加蓋“收訖”章；支付每一筆款項都應以健全的憑證和完備的審批手續(xù)為依據(jù)，付款后，須在付款憑證上加蓋“付訖”章。 （六）嚴格執(zhí)行規(guī)章制度嚴格執(zhí)行國務院頒布的現(xiàn)金管理暫行條例，按國家規(guī)定的用途使用現(xiàn)金，在允許的現(xiàn)金開支范圍內進行現(xiàn)金支付；取得的貨幣資金收入應按規(guī)定及時存入銀行，遵守關于庫存現(xiàn)金限額的規(guī)定，并不得坐支現(xiàn)金，不得私設“小金庫”，不得賬外設賬，嚴禁收款不入賬；嚴格執(zhí)行銀行結算制度，不得開發(fā)空頭支票和空白支票，不得出借銀行存款賬戶。建立對貨幣資金業(yè)務的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機構或人員的職責權限，定期和不定期地進行檢查。 三、貨幣資金內部控制制度的方法 （一）不相容職務相互分離控制就是將某些職務分別由兩個或一個以上的部門擔任，合理設計各工作崗位，明確各崗位的職責權限，形成相互制衡，這樣既可避免或減少發(fā)生差錯和舞弊行為，又能防止掩蓋錯誤。單位應建立嚴格的組織分工和貨幣資金業(yè)務的崗位責任制，即應確定哪些崗位和職務是不相容的，明確規(guī)定各個機構和崗位的職責權限，使不相容崗位和職務之間能夠相互監(jiān)督、相互制約，形成有效的制衡機制。也就是說不能由一個人辦理貨幣資金業(yè)務的全過程，應該相互分離、相互制約，不能一人多崗，身兼數(shù)職。各業(yè)務的授權者、審核者、記錄者、執(zhí)行者應當分離；財產、物資、現(xiàn)金、有價證券等資產的批準者、保管者、記錄者、報告者應當分離。 （二）依靠規(guī)范的操作程序和嚴格的控制手續(xù)控制任何貨幣資金的收付都應按其業(yè)務規(guī)律建立管理手續(xù)制度。內部財務控制就是要使這一審批手續(xù)規(guī)范化、制度化，以減少某些不必要的開支，并揭示出與貨幣資金業(yè)務有關的其它業(yè)務在內部控制方面的薄弱環(huán)節(jié)。貨幣資金的收付必須填制或取得合理合法的原始憑證，并經審批、復核后方可作為編制記賬憑證、登記賬簿的依據(jù)。 （三）對現(xiàn)金收支業(yè)務審批權限控制單位應當對貨幣資金業(yè)務建立嚴格的授權批準制度，明確規(guī)定涉及會計及相關工作的授權批準方式、范圍、權限、程序、責任等相關控制措施，規(guī)定經辦人辦理貨幣資金業(yè)務的職責范圍和工作要求。單位內部的各級管理者必須在授權范圍內行使職權和承擔責任，經辦人員也必須在授權范圍內辦理業(yè)務。授權批準有一般授權和特定授權兩種形式。授權批準要求單位審批人應當嚴格按照授權批準權限的規(guī)定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。經辦人應當在職責范圍內按照審批人的批準意見辦理業(yè)務，對于審批人超越授權范圍審批的事項，經辦人有權拒絕辦理并及時向審批人的上級授權部門報告。 （四）對貨幣資金的安全性控制對貨幣資金的安全性控制可通過庫存現(xiàn)金限額控制。庫存現(xiàn)金額不得超過規(guī)定的限額，超過限額的貨幣資金應送存銀行，可降低貨幣資金被盜風險，還能高度集中貨幣資金，統(tǒng)籌使用；會計主管人員應對庫存現(xiàn)金進行定期或不定期檢查及盤點，以確保單位資產安全。如：銀行存款余額調節(jié)表的編制就是實施賬實定期盤點控制；現(xiàn)金支出盡可能通過銀行轉賬，簽發(fā)支票應有授權和批準手續(xù)；對于重要資金支付業(yè)務，應經領導集體決策和審批；采取妥善措施確保除實物保管員外，其他人員不得接觸實物，選擇合格的保險箱、安全的場所等保障措施，確保庫存現(xiàn)金實物安全。 （五）通過運用各種籌資、投資手段對貨幣資金效益進行控制貨幣資金效益性控制方法是通過對現(xiàn)金投資或現(xiàn)金使用的預算，制定貨幣資金收支中、長期計劃，使單位獲得最大的收益。如結合貨幣資金的預算編制，在對貨幣資金的收支和一定時期貨幣資金存量進行合理預測的情況下，可通過實施一些推延貨幣資金支付的采購政策和加速貨幣回籠的銷售政策；還可以通過收回投資，如轉讓債券、股票或進行票據(jù)貼現(xiàn)等解決貨幣支出的缺口；同樣，可以通過加快采購貨幣資金支付的采購政策，降低采購成本、推行一定的賒銷政策、提高售價或擴大銷量或參與各種投資，以降低貨幣資金的儲存量。為有利于單位貨幣資金收支不斷、保持平衡，要從事前對貨幣資金的來源和使用加以控制，使單位在預算期內保持一個合理的貨幣資金余額。為實現(xiàn)以上目的，在進行籌資、投資決策時，對各種方案要進行綜合分析，并對備選方案進行可行性研究。 （六）對銀行賬戶、票據(jù)控制對于銀行賬戶管理應按中華人民共和國票據(jù)法、票據(jù)管理實施辦法、支付結算辦法等制度來執(zhí)行。嚴格按規(guī)定開立銀行賬戶、辦理存款和結算，不得出借賬戶；應定期檢查、清理銀行賬戶的開立和使用情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并處理。指定專人定期核對銀行存款余額；對背書轉讓票據(jù)應有原始記錄或復印件；不準簽發(fā)空頭或遠期支票。加強票據(jù)管理，明確各種票據(jù)購買、保管、領用、背書轉讓、注銷等環(huán)節(jié)的職責權限并專設登記簿進行記錄，防止空白票據(jù)的遺失和被盜用，并且備查簿需作會計檔案管理。制度約束比個人的自覺性更可靠、更有效。 （七）建立內部稽核制度的控制實行內部稽核制度，以加強對貨幣資金的管理和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正貨幣資金在處理過程中出現(xiàn)的問題。每筆貨幣資金的收付都必須經會計人員認真審核，審查其手續(xù)是否完備、數(shù)字是否準確、內容是否合理合法；對一切現(xiàn)金、銀行存款應及時入賬，加強稽核工作。在核算和管理貨幣資金的過程中，認真審查貨幣資金的收付憑證，以及貨幣資金授權批準制度的執(zhí)行情況，重點檢查重大貨幣資金支出的授權批準手續(xù)是否健全、是否存在越權審批的行為、是否存在貨幣資金業(yè)務不相容崗位混崗的現(xiàn)象；同時檢查支付款項印章的保管以及有價證券和票據(jù)的保管情況。 （八）內部報告制度的控制這種控制方法要求各單位要建立和完善內部報告制度，全面反映單位的經濟活動情況，及時提供業(yè)務活動中的重要信息，增強內部管理的實效性和針對性。在貨幣資金控制環(huán)節(jié)適時運用內部報告控制方法十分重要，應切實發(fā)揮好內部報告控制方法的作用。其一，貨幣資金經辦人對于審批人超越授權范圍審批的貨幣資金業(yè)務，有權拒絕辦理并及時向審批人的上級授權部門報告；其二，單位通過定期或不定期地進行現(xiàn)金盤點，能發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金賬面余額與實際庫存不相符的情況；其三，通過報告