時間管理培訓(xùn)課件(PPT 39頁).ppt

小測試,下面的每個問題，請你根據(jù)自己的實際情況，如實地給自己評分。計分方式為：“從不”為0分，“有時”記1分，“經(jīng)?！庇?分，“總是”記3分。,1、我在每個工作日之前，都能為計劃中的工作做些準備。2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作進度表來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。4、我盡量一次性處理完畢每份文件。5、我每天列出一個應(yīng)辦事項清單，按重要順序來排列，依次辦理這些事情。6、我盡量回避干擾電話、不速之客的來訪，以及突然的約會。7、我試著按照生理節(jié)奏變動規(guī)律曲線來安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對突發(fā)事件。9、當(dāng)其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要的事情時，我會說“不”。,小測試,結(jié)果,0012分：你自己沒有時間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。1317分：你試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。1822分：你的時間管理狀況良好。2327分：你是值得學(xué)習(xí)的時間管理典范。,什么是時間管理為什么要進行時間管理如何進行時間管理總結(jié),什么是時間管理,定義,時間管理（TimeManagement）就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實現(xiàn)目標(biāo)。時間管理是什么盡可能有效的控制和利用時間的行動計劃。時間管理不是什么時間管理不是為了幫助你獲取更多的時間。,什么是時間管理,時間管理最核心的內(nèi)容,個人目標(biāo)就是自己想要什么。幾個常見的失敗例子。少壯不努力，老大徒傷悲。失去家庭幸福的成功人士。精英剩女。辦公室里廣受好評卻永無出頭之日的人。精干的領(lǐng)導(dǎo)和失敗的部門。,什么是時間管理,時間管理的兩個管理方向,更符合目標(biāo)的時間投資（把時間花在更有價值的地方）進修和工作；階段性工作指向；家庭和工作的平衡。更高效的單位時間效率（把時間利用的更有價值）那些夜貓子們；幻燈片母版；桌面、桌面還是桌面；交換工作。,什么是時間管理,時間管理和項目管理的異同,時間管理關(guān)注的是個人目標(biāo)，項目管理關(guān)注的是項目目標(biāo)；時間管理的資源項是自己的時間，項目管理的資源項則要豐富復(fù)雜的多；除此之外，時間管理和項目管理有很多類似的東西。,什么是時間管理為什么要進行時間管理如何進行時間管理總結(jié),為什么要進行時間管理,例子：女朋友要來了,一堆衣服沒有洗（操作耗時50分鐘）飯沒有燒（操作1分鐘，耗時55分鐘）房間沒有收拾（操作耗時50分鐘）涼拌菜原料沒有洗（操作耗時10分鐘）蝦沒有煮（操作2分鐘，耗時10分鐘）涼拌菜沒有做（需要先洗菜，耗時5分鐘）女朋友的照片沒有放在寫字臺上（尋找耗時不確定，操作1分鐘）紅顏知己的信件在桌上（隱藏需要1分鐘）,為什么要進行時間管理,時間管理的價值,第一個方向：成就良好的時間管理，使得你投入相同的時間，可以獲得更大的成就。第二個方向：偷懶良好的時間管理，使得你獲得既定的成就，可以花費更少的時間。,一個實際例子,上班族如何在回家后快速出菜？這里有一個實際示范?；丶液罅⒓从盟堫^放熱水加米快檔煮飯，啟動電飯煲后，切一根皇上皇臘腸盛在小碗里放在米上。炒鍋小火熱鍋，同時煙熏臘肉切薄片放入炒鍋熬油。這時啟平底鍋，小火熱鍋同時杏鮑菇切片。平底鍋熱后加油加杏鮑菇翻炒兩下，加生抽蓋鍋蓋。差不過這時候煙熏臘肉出油不少了，隨即蒜苗切條放入炒鍋大火快炒，等蒜苗發(fā)亮過油了，開小火。取出烤盤，鋪上鋁箔紙，放上蘑菇撒上椒鹽，250度雙面15分鐘。接著，炒鍋重新開大火，撒鹽，翻鍋?？諜n期間，平底鍋里的杏鮑菇裝盤出菜。出菜后平底鍋加油小火加熱，放入臭豆腐慢煎。待煙熏臘肉炒蒜苗完成出鍋上桌，飯就好了。先取出飯上面的臘腸，隨后平底鍋的臭豆腐翻面，再盛飯。飯盛完，烤箱內(nèi)的蘑菇完成上桌，隨即清洗炒鍋砧板。洗完炊具臭豆腐也就煎好了。從頭到底30分鐘，美極杏鮑菇、煙熏臘肉炒蒜苗、廣式蒸臘腸、紹興臭豆腐、椒鹽烤蘑菇加米飯共五菜一主食。且基本都是最后5分鐘出菜，保持熱度口感。這是今天我的操作實錄。多火頭，并行時間管理、冗余時間利用和關(guān)鍵路徑控制是重點。有道是，“誰說做飯不需要項目管理！”,什么是時間管理為什么要進行時間管理如何進行時間管理總結(jié),如何進行時間管理,整塊與零散時間,整塊時間的價值-因此一定要有！連續(xù)的思考演進和前后照應(yīng)；困難點突破要求的延續(xù)性思考；全腦動員的先決性條件。整塊時間的稀缺-因此一定要珍惜！上班的時候別指望會有整塊時間；回家后的整塊時間一樣是稀缺的。零散時間的利用睡覺、定行事歷、定checklist，發(fā)微博、聊天、雜事,如何進行時間管理,GTD-GetThingsDone,GTD是todolist的升級版流程：初始化、隨時加入、執(zhí)行、評審回顧。注意：分類和時間段觀念的引入。GTD的工具：即時貼、TODO軟件、郵件標(biāo)簽。別把隨手可做的事情列入checklist。用零散時間維護checklist。盡量別讓事情堆積起來。學(xué)會GTD中獲取樂趣而不是被其壓垮。你真的需要一部智能手機！,如何進行時間管理,計劃的制定和實施,為什么要制定計劃使得目標(biāo)明確，避免沉溺到工作中迷失方向。計劃能力的幾個體現(xiàn)點計劃與目標(biāo)切合性；計劃的可執(zhí)行性；制定長期計劃的能力；計劃的執(zhí)行力和適應(yīng)變化的能力；計劃的調(diào)整和取舍。,如何進行時間管理,計劃的制定和實施-金氏的改進版帕累托原則,帕累托原則二八法則重要性、緊急性計分評級和矩陣。帕累托原則的局限性。,如何進行時間管理,計劃的制定和實施-金氏的改進版帕累托原則,為什么要改進解決基層員工無法授權(quán)的問題；解決對帕累托原則對資源消耗的忽視問題；解決帕累托原則對任務(wù)依存性的忽視問題；解決制定計劃本身對與資源的過度消耗問題；解決外部及不可控因素造成的資源浪費問題；解決計劃適應(yīng)性和緊湊的矛盾。,如何進行時間管理,計劃的制定和實施-金氏的改進版帕累托原則,如何改進基層員工無法授權(quán)：變授權(quán)為交換或求援；對資源消耗的忽視：引入耗時性概念；對任務(wù)依存性的忽視：明確任務(wù)之間的依存關(guān)系并理出主線并計算出綜合評分；制定計劃本身對與資源的過度消耗：引入GTDN概念；外部及不可控因素造成的資源浪費問題：預(yù)估該風(fēng)險并調(diào)整計劃和后置工作；適應(yīng)性和緊湊的矛盾：打松計劃，插入長期工作。,如何進行時間管理,計劃的制定和實施-范例,如何進行時間管理,計劃的制定和實施,計劃的制定1、最初定下周期性工作和回顧點以及deadline。2、根據(jù)帕累托原則安排重點工作時間。3、根據(jù)經(jīng)驗，打松計劃，留下余量。4、將時間要求不高的或者不重要緊急的任務(wù)插入計劃。計劃的實施按照計劃表實施，并定時回顧；抓前不抓后；可能變化引起時間投入浪費的推后；根據(jù)deadline倒推計算；危機時刻的應(yīng)對。,如何進行時間管理,利用行事歷管理你的計劃實施,如何進行時間管理,授權(quán)和拒絕,授權(quán)把不重要、緊急但是耗時的事情交給下屬完成；把事情交給更擅長的人完成；定時或者在關(guān)鍵點檢閱進度；衡量是否有能力接受最壞的結(jié)果；新人培養(yǎng)和效率損耗的平衡。拒絕拒絕需要有充分的理由；考慮對方的感受；不要連續(xù)拒絕對方三次；雪中送炭和錦上添花。,如何進行時間管理,工具、習(xí)慣和人性,工具本地文件管理：everything郵件管理：outlook標(biāo)簽桌面管理：fences即時貼：crawlernotes行事歷：gmail日歷GTD：tasklist習(xí)慣和人性利用工具需要養(yǎng)成習(xí)慣、時間管理需要養(yǎng)成習(xí)慣，當(dāng)養(yǎng)成習(xí)慣后一切就會順流、高效。利用習(xí)慣的力量去抵抗人性的懶散！,如何進行時間管理,時間管理現(xiàn)狀審查工具表,如何進行時間管理,時間管理規(guī)劃制定,現(xiàn)狀的問題潛在用戶不足。學(xué)習(xí)不系統(tǒng)，不連貫，效果差。拜訪客戶路程耽誤時間長。文檔制作因經(jīng)驗不足耗時長。銷管系統(tǒng)耽誤工作效率。發(fā)客戶信函占用時間。問題的解決延長資料搜集和客戶挖掘時間。（任務(wù)金字塔平衡）整合學(xué)習(xí)時間。（根據(jù)任務(wù)需求配置整塊和零散時間）改變拜訪行程，路程上進行學(xué)習(xí)。（時間的復(fù)用和規(guī)劃）尋求老銷售幫助。（尋求資源幫助）電話同步操作銷管系統(tǒng)。（利用工具改變工作效率和時間復(fù)用）利用打印機打印信函封面。（利用工具改變工作效率）,如何進行時間管理,時間管理規(guī)劃后的時間表,如何進行時間管理,時間管理規(guī)劃制定-改進后的效果,數(shù)據(jù)搜集資料時間延長56%。挖掘客戶時間延長57%。跟蹤客戶時間延長18%。銷管使用時間縮短77%。拜訪客戶時間縮短22%。制作文案時間縮短61%。培訓(xùn)學(xué)習(xí)節(jié)約150分鐘，實際學(xué)習(xí)時間不變。信函發(fā)送時間縮短50%。結(jié)果業(yè)績提高50%！,什么是時間管理為什么要進行時間管理如何進行時間管理總結(jié),總結(jié),金律一:要和你的價值觀相吻合,你一定要確立個人的價值觀，假如價值觀不明確，你就很難知道什么對你最重要，當(dāng)你價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點不在于管理時間，而在于如何分配時間。你永遠沒有時間做每件事，但你永遠有時間做對你來說最重要的事。,總結(jié),金律二:設(shè)立明確的目標(biāo),成功等于目標(biāo)，時間管理的目的是讓你在最短時間內(nèi)實現(xiàn)更多你想要實現(xiàn)的目標(biāo);你必須把今年度4到10個目標(biāo)寫出來，找出一個核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細的計劃，你的關(guān)鍵就是依照計劃進行。,總結(jié),金律三:改變你的想法,美國心理學(xué)之父威廉詹姆士對時間行為學(xué)的研究發(fā)現(xiàn)這樣兩種對待時間的態(tài)度:“這件工作必須完成它實在討厭，所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必須完成，所以我得馬上動手，好讓自己能早些擺脫它”。當(dāng)你有了動機，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個習(xí)慣，只需強迫自己現(xiàn)在就去做你所拖延的某件率。然后，從明早開始，每天都從你的timelist中選出最不想做的事情先做。“,總結(jié),金律四:遵循20比80定律,生活中肯定會有一些突發(fā)困擾和迫不及待要解決的問題，如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情，那表示你的時間管理并不理想。成功者花最多時間在做最重要，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。,總結(jié),金律五:安排“不被干擾”時間,每天至少要有半小時到一小時的“不被干擾”時間。假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，把自己關(guān)在自己的空間里面思考或者工作，這一個小時可以抵過你一天單位時間的工作量，甚至有時候這一小時比你3天工作的效率還要好。,總結(jié),金律六:嚴格規(guī)定完成期限,巴金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的巴金森法則(ParkinsonsLaw)中，.寫下這段話:“你有多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那么多時間?！比绻阌幸徽斓臅r間可以做某項工作，你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內(nèi)做完它。,總結(jié),金律七:做好時間日志,你花了多少時間在做哪些事情，把它詳細地記錄下來，早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時間，搭車花了多少時間，出去拜訪客戶花了多少時間把每天花的時間一一記錄下來，你會清晰地發(fā)現(xiàn)浪費了哪些時間。這和記賬是一個道理。當(dāng)你找到浪費時間的根源，你才有辦法改變。,總結(jié),金律八:理解時間大于金錢,用你的金錢去換取別人的成功經(jīng)驗，一定要抓住一切機會向頂尖人士學(xué)習(xí)。仔細選擇你接觸的對象，因為這會節(jié)省你很多時間。假設(shè)與一個成功者在一起，他花了40年時間成功，你跟10個這樣的人交往，你不是就濃縮了400年的經(jīng)驗?,總結(jié),金律九:學(xué)會列清單,把自己要做的每一件事情都寫下來，這樣做首先