于暢項目采購管理流程探討

項目采購管理流程探討 以YG公司為例的項目采購流程的優(yōu)化設(shè)計 姓名： 于暢 學號： 日期： 2015年4月23日 目錄一、采購管理相關(guān)理論21、采購22、采購管理的主要內(nèi)容3二、項目采購管理流程相關(guān)理論31、采購流程的定義32、采購流程的主要控制內(nèi)容3三、YG公司采購流程現(xiàn)狀31、采購組織機構(gòu)32、YG公司采購流程4(1) 大宗原材料采購流程4(2) 合同采購流程5(3) 小額采購流程6四、YG公司現(xiàn)行采購流程存在的問題分析61、物資采購業(yè)務工作中的不相容崗位分離不徹底62、物資采購流程較為粗放,存在較大的廉政風險63、需求計劃管理難度大,計劃性較差,管理水平亟待提高64、供應商管理較為薄弱65、部分果購流程信息傳遞的環(huán)節(jié)過多76、流程中缺乏對梁購風險的控制7五、YG公司物資采購流程優(yōu)化方案71、基于不相容崗位分離的流程優(yōu)化7(1)優(yōu)化方案72、基于分級管理的采購流程優(yōu)化8（1）分級管理8（2）采購流程優(yōu)化9六、結(jié)論9參考文獻9一、采購管理相關(guān)理論1、采購采購可以看做企業(yè)為了產(chǎn)品生產(chǎn)而去主動獲得原材料和服務的一個過程。典型的采購過程包括,采購需求,供應商選擇,供應商詢比價,供應商談判,下達采購訂單,接收供應,貨物的驗收,貨款的支付。2、采購管理的主要內(nèi)容通常來看,企業(yè)中的釆購管理包含以下一些內(nèi)容。一是對整體采購業(yè)務的管理,如需求計劃、采購計劃、供應商選擇、供應商詢比價、供應商談判、釆購合同、采購催交、釆購驗收、采購付款、物資發(fā)放、物資庫存、供應商評價等釆購活動中的業(yè)務工作的管理。二是對采購業(yè)務活動的支撐性活動的管理,如釆購業(yè)務人員管理、釆購信.息系統(tǒng)管理、采購資金管理、采購制度建設(shè)等方面的管理。三是對采購相關(guān)活動的管理,如對供應商準入管理、供應商退出管理、貨源基地建設(shè)、供應商戰(zhàn)略伙伴建立、內(nèi)部客戶關(guān)系管理等方面。二、項目采購管理流程相關(guān)理論1、采購流程的定義采購流程可以看做是從采購需求開始一直到采購物資入庫并完成發(fā)放的一系列活動。采購流程按照釆購流程中各種不同的業(yè)務可以劃分為不同的業(yè)務流程,如需求計劃流程、采購計劃流程、供應商選擇流程、比質(zhì)比價流程、合同評審流程、催交流程、驗收入庫流程、釆購付款流程等等。2、采購流程的主要控制內(nèi)容嚴格的流程管理。這主要包括流程的設(shè)置的科學合理性、流程運行的制度保證、流程中各業(yè)務崗位的職能與職責等。科學的釆購策略。這主要是要按照企業(yè)的實際建立符合企業(yè)實際的采購策略,這些策略確保了企業(yè)采購流程運行的效果。供應商管理。這主要是指從建立科學有效的供應商管理策略入手開展供應商的動態(tài)考評管理,旨在持續(xù)提升供應商的產(chǎn)品質(zhì)量與服務,建立戰(zhàn)略的供應商合作管理。三、YG公司采購流程現(xiàn)狀1、采購組織機構(gòu)YG公司物資采購工作設(shè)分管副總經(jīng)理一名,具體采購業(yè)務由營銷中心負責,營銷中心設(shè)主管主任一名,分管物資采購工作副主任一名,下設(shè)兩個負責物資釆購的科室,分別為計劃科和采購科。給兩個科室設(shè)置了相應的職能。計劃科崗位設(shè)置為:科長、副科長、計劃員。采購科崗位設(shè)置為:科長、采購員。各崗位均設(shè)置了相應的崗位職責、工作要求和工作流程。圖3-1 YG公司 采購部門組織機構(gòu)圖自2008年經(jīng)融危機以來,YG公司受兩頭市場的擠壓,企業(yè)利潤快速下滑,一面是原材料市場價格的不斷攀升,一面的產(chǎn)品市場價格的持續(xù)下滑。面對復雜的市場環(huán)境,YG公司從持續(xù)提升物資采購管理入手,強化采購成本控制,力爭為企業(yè)從“第三利潤源”創(chuàng)造效益。2009年,YG公司對物資釆購實施集中管理,收回了各二級單位的采購權(quán),由營銷中心負責采購的集中管理,營銷中心設(shè)置了專職釆購員負責物資釆購的計劃、詢價、采購工作。2011年,根據(jù)企業(yè)的發(fā)展實際,實施了采購流程再造,及將采購業(yè)務劃分為采購計劃業(yè)務和采購業(yè)務兩大業(yè)務模塊。其中釆購計劃業(yè)務負責編制采購計劃,同時負責對合同采購負責實施,即詢比價、招標、合同簽訂、票據(jù)驗收掛賬、付款等。采購業(yè)務負責執(zhí)行小額物資采購計劃,即對小額物資進行詢比價、票據(jù)驗收掛賬等。采購的電子信息系統(tǒng)暫未開展,所有的業(yè)務均通過采購管理辦法規(guī)定的流程由業(yè)務人員完成。2、YG公司采購流程從采購的額度來分,可以分為大宗原材料釆購、合同采購、小額采購三個采購流程。分別簡述如下:(1) 大宗原材料采購流程大宗原材料由計劃科根據(jù)月度生產(chǎn)作業(yè)計劃,結(jié)合庫存數(shù)量、期間消耗等因素,綜合平衡編制物資采購計劃。釆購計劃釆取層級審批方式,科長審核,主管主任審批。審批后由計劃科計劃員向北化集團報送月度采購計劃,與北化集團簽訂物資采購合同,北化集團根據(jù)采購計劃的釆購量、采購進度要求組織貨源進行均衡供貨。原材料到廠后計劃員組織公司質(zhì)量管理部門進行驗收,驗收合格后進行發(fā)票驗收并在財務部門掛賬,月末根據(jù)采購資金情況編制采購付款計劃,審批后由財務部門進行付款。如圖，3-2圖3-2大宗原材料采購流程圖(2) 合同采購流程圖3-3合同采購流程圖合同采購的原材料由計劃科根據(jù)月度生產(chǎn)作業(yè)計劃,結(jié)合庫存數(shù)量、期間消耗等因素,綜合平衡編制物資采購計劃。采購計劃采取層級審批方式,科長審核,主管主任審批。審批后由計劃科計劃員根據(jù)釆購額度的大小組織詢比價或招標采購、簽訂采購合同并進行催交。原材料到廠后計劃員組織公司質(zhì)量管理部門進行驗收,驗收合格后進行發(fā)票驗收并在財務部門掛賬,月末根據(jù)采購資金情況編制采購付款計劃,審批后由財務部門進行付款。合同釆購流程圖，如圖3-3。(3) 小額采購流程小額物資采購和加急釆購由計劃科根據(jù)月度生產(chǎn)作業(yè)計劃,結(jié)合庫存數(shù)量、期間消耗等因素,綜合平衡編制物資采購計劃或加急采購計劃。釆購計劃采取層級審批方式,科長審核,主管主任審批。審批后移交采購科,由釆購員組織詢比價采購、簽訂采購協(xié)議并進行催交。原材料到廠后采購員組織公司質(zhì)量管理部門進行驗收,驗收合格后進行發(fā)票驗收并在財務部門掛賬,月末根據(jù)釆購資金情況編制采購付款計劃,審批后由財務部門進行付款。流程圖與圖3-3一致,僅是釆購計劃審批后轉(zhuǎn)交采購科實施。四、YG公司現(xiàn)行采購流程存在的問題分析1、物資采購業(yè)務工作中的不相容崗位分離不徹底銀光公司營銷中心物資采購由計劃業(yè)務和采購業(yè)務組成,但計劃員在負責編制釆購計劃的同時,還負責合同物資采購的實施。采購員雖然不負責編制釆購計劃,但負責小額物資及加急物資的采購實施。因此采購業(yè)務工作的不相容崗位的分離不徹底。2、物資采購流程較為粗放,存在較大的廉政風險采購業(yè)務由計劃員、采購員實施,除了科長與主管主任的審核、審批外,關(guān)鍵業(yè)務環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理薄弱,使公司計劃風險、合同風險、驗收風險、價格風險、質(zhì)量風險、資金風險等方面的防控能力不足,不利于公司釆購成本的降低,存在較大的廉政風險。3、需求計劃管理難度大,計劃性較差,管理水平亟待提高原材料計劃管理是采購工作的源頭,計劃管理的源頭是需求計劃管理。在實際的計劃管理過程中暴露出公司物資需求單位的物資需求計劃管理薄弱,計劃性較差,具體表現(xiàn)在:一是需求計劃缺乏準確性,所報計劃存在數(shù)量、規(guī)格型號、技術(shù)標準有誤。二是缺乏科學的、中長期的預測,使得加急需求計劃頻率大幅增加。4、供應商管理較為薄弱雖然公司已經(jīng)建立起了主要原材料的合格供方管理體系,但在整體物資供應商管理方面還有待提高。存在的主要問題有:一是合格供方缺乏必要準入與退出程序,入圍合格供方體系缺乏必要的評價標準。二是對供應商未實行定量化的動態(tài)考核,沒有形成合格供方優(yōu)勝劣汰的競爭機制。三是未建立起與公司物資采購實際相適應的合格供方隊伍,合格供方數(shù)量過多,導致管理成本過高,同時出現(xiàn)了合格供方之間惡性競爭的潛在風險。四是合格供方未實行分級管理,導致耗費了大量的人力、物力,但卻沒能達到管理的目標。五是未能從供應鏈角度建立起供需雙贏的供應商激勵機制,公司目前僅能夠通過信息的不對等及地位的不對等來通過與供應商博棄獲取自身的利益。供應商自身發(fā)展緩慢,進一步影響采購成本。5、部分果購流程信息傳遞的環(huán)節(jié)過多從價值鏈的角度來看,部分釆購流程的信息傳遞環(huán)節(jié)過多,部門之間的分工過于細致,導致信息在流程中的傳遞時間過長,價值增值少,浪費多。6、流程中缺乏對梁購風險的控制缺乏科學的釆購風險分析,使公司物資采購管理工作中,流程與成本降低的控制重點不突出,實施科學的釆購策略受限,增加了公司經(jīng)營管理的風險水平。五、YG公司物資采購流程優(yōu)化方案1、基于不相容崗位分離的流程優(yōu)化(1)優(yōu)化方案不相容崗位分離是物資采購流程設(shè)計中重要的原則。目前銀光公司的“計劃一采購”采購流程是一種較為粗放的采購流程,不能做到不相容崗位的徹底分離,不相容崗位是指那些如果由同一個人擔任,既能出現(xiàn)錯誤與弄虛作假,又能將錯誤與弄虛作假掩蓋的職務或崗位。為此應在重新審視原材料采購現(xiàn)狀與未來的基礎(chǔ)上,首先從不相容崗位的設(shè)置方面優(yōu)化采購流程。根據(jù)公司目前物資釆購的管理現(xiàn)狀,結(jié)合公司精益釆購發(fā)展要求。將“計劃一采購”模式優(yōu)化為“計劃一詢價一采購”模式。即在原有的業(yè)務設(shè)置上,除了物資釆購計劃業(yè)務崗位與采購業(yè)務崗位外,設(shè)置物資采購詢價業(yè)務崗位,負責物資釆購過程中的供應商詢價工作和組織物資釆購評審會及物資采購評審會簽工作。做到物資計劃管理與釆購價格管理相分離。物資驗收管理及票據(jù)掛賬,付款管理與物資計劃管理和采購價格管理相分離。設(shè)置供應商管理業(yè)務崗位,負責合格供方管理的相關(guān)業(yè)務。做到合格供方管理與物資釆購業(yè)務相分離。確保合格供方管理過程及物資采購過程的公平、公正性。同時完善內(nèi)部監(jiān)督體系,設(shè)置信價業(yè)務崗位,負責監(jiān)督物資采購過程、價格審查、合同存檔、評審資料歸檔管理等。業(yè)務流程優(yōu)化的前后對比如下:1 采購業(yè)務流程由原有的“計劃一采購”模式,優(yōu)化為“計劃一詢價一采購”模式。業(yè)務流程優(yōu)化可促進采購業(yè)務工作的模塊化、科學化,可有效的提升采購管理的精細化程度。同時有效的將材料采購工作中的計劃、詢價、采購三個關(guān)鍵業(yè)務環(huán)節(jié)進行了三分離,優(yōu)化后的業(yè)務模塊實現(xiàn)了計劃、詢價、采購、供應商管理、信價、驗收、質(zhì)量、合同、付款管理的九分離,提升了采購業(yè)務的公開、公平、公正性,加強了釆購業(yè)務的監(jiān)督與管理,體現(xiàn)了精細化管理的思路,同時促進了相互監(jiān)督體系的完善。2、基于分級管理的采購流程優(yōu)化（1）分級管理基于分級管理的分類。YG公司物資一直采用的傳統(tǒng)的劃分方法，將物資分為主要原材料和輔助物資。這種基于生產(chǎn)特性和采購額的物資分類雖然能夠滿足公司生產(chǎn)的需要。但由于劃分方法較為簡單,無法對重點物資進行重點控制,科學的釆購策略不能引入,往往是浪費了大量的管理精力卻不能取得好的管理效果。為此,對所有物資進行科學分類顯得尤為重要。重新分級，可以分為以下四類： 高風險、高成本物資,即為戰(zhàn)略性物資。 為低風險、高成本物資,即為杠桿型物資。 為低風險、低成本,即為一般物資。 為高風險、低成本物資,即為瓶頸物資。（2）采購流程優(yōu)化通過對物資進行以上的分類,可以將不同類別的采購流程優(yōu)化如下戰(zhàn)略合作伙伴采購流程:對于戰(zhàn)略物資實施。首先根據(jù)年度作業(yè)計劃結(jié)合市場調(diào)查與預測編制年度采購預算、采購計劃與采購方案；其次根據(jù)釆購方案與簽訂戰(zhàn)略框架采購合同,每月根據(jù)實際作業(yè)計劃確定當月釆購量及資金支出計劃并將釆購進度細分至每周；再次建立釆購合同執(zhí)行臺賬跟蹤物流,編制付款進度計劃,控制資金流；最后完成物資票據(jù)驗收并根據(jù)付款進度計劃進行貨款支付?？蚣芎贤少徚鞒?對于杠桿類物資實施，通常采用招投標戰(zhàn)略。但由于公司的杠桿類物資具有成本優(yōu)勢的貨源基地均與戰(zhàn)略類物資有裙帶關(guān)系,為此采用框架合同采購戰(zhàn)略,參照戰(zhàn)略合作伙伴物資的采購流程運作,但策略可有所不同。綜合釆購流程:對于一般類物資實施。首先根據(jù)月度生產(chǎn)計劃編制釆購計劃及釆購方案;其次根據(jù)采購額確定定價方式,確定釆購價格;再次簽訂采購合同,跟蹤采購合同執(zhí)行;最后完成票據(jù)驗收及付款。保供采購流程:對于瓶頸物資實施。由于公司所處行業(yè)的特殊性,使用的很多小化工物資及少量特種輔助物資均屬于保供風險大的特殊物資,但此類物資通常釆購成本占總成本的份額很小。應首先在年初根據(jù)生產(chǎn)計劃確定采購計劃及釆購時機,其采購流程可參照綜合物資采購流程運作,但應注意,對于此類物資,采購策略可采取具體情況、具體對待的靈活策略,對供應商采取幫助改善質(zhì)量、穩(wěn)定合作關(guān)系的策略。公司內(nèi)部設(shè)置較高的安全庫存,并采用少批次、較大采購批量的策略來保障物資供應的連續(xù)性,最大限度地規(guī)避保供風險,確保公司連續(xù)、穩(wěn)定生產(chǎn)。六、結(jié)論采購管理是企業(yè)經(jīng)營管理工作的重要組成部分。從市場經(jīng)濟快速發(fā)展的今天,釆購管理將給企業(yè)經(jīng)營的優(yōu)與劣帶來至關(guān)重要的影響,采購管理工作正在快速的由業(yè)務勞動型工作向管理效益型工作轉(zhuǎn)變。企業(yè)持續(xù)開展采購管理流程的再造與優(yōu)化是非常必要的。本文在業(yè)務流程再造及優(yōu)化理論的指引下,結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)管理中科學的采購管理方法,對YG公司現(xiàn)行的物資釆購管理流程中存在的問題進行梳理,通過業(yè)務流程優(yōu)化理論,對相關(guān)制約