崗位說(shuō)明書(shū)的應(yīng)用、優(yōu)化與完善

1、 崗位說(shuō)明書(shū)的應(yīng)用、優(yōu)化與完善崗位說(shuō)明書(shū)是企業(yè)開(kāi)展崗位分析的重要成果之一，它是崗位任職者選擇工作、自我評(píng)價(jià) 的指南，也是企業(yè)人力資源開(kāi)展各項(xiàng)職能管理工作的參考依據(jù)。在培養(yǎng)任職者使用崗位說(shuō)明 書(shū)意識(shí)的同時(shí)，如何用好崗位說(shuō)明書(shū)成為企業(yè)和人力資源部門(mén)需要認(rèn)真思考的問(wèn)題。一、崗位說(shuō)明書(shū)的應(yīng)用崗位說(shuō)明書(shū)在人力資源管理中的應(yīng)用主要在以下幾個(gè)方面。（1） 人力資源規(guī)劃。崗位說(shuō)明書(shū)是企業(yè)定員工作的基礎(chǔ)，以此確定的企業(yè)人員編制數(shù) 量以及崗位說(shuō)明書(shū)中所明確的崗位職責(zé)和崗位任職條件等內(nèi)容為人力資源規(guī)劃工作提供了 依據(jù)。有了崗位說(shuō)明書(shū)，人力資源規(guī)劃工作不再是單純的、線性的預(yù)測(cè)人力資源的供給與需 求，而是在考慮企業(yè)不同

2、發(fā)展階段的前提下，在考慮企業(yè)內(nèi)部人力資源優(yōu)化與配置的條件下， 尋求對(duì)人力資源數(shù)量、質(zhì)量和結(jié)構(gòu)的動(dòng)態(tài)規(guī)劃與把握。（2） 人力資源招聘與配置。崗位說(shuō)明書(shū)確定了崗位職能和崗位任職條件，是撰寫(xiě)、發(fā) 布招聘信息、確定面試技術(shù)，選擇面試測(cè)評(píng)工具的依據(jù)。描述清晰的招聘信息一方面可以吸 引更多符合條件的應(yīng)征者，另一方面也可以讓不合格的求職者望而卻步，減少無(wú)效簡(jiǎn)歷的投 遞，提高招聘工作的效率。崗位說(shuō)明書(shū)也是企業(yè)與員工簽訂勞動(dòng)合同時(shí)的附件以及新員工入 職培訓(xùn)的重要文檔。此外，企業(yè)現(xiàn)有人力資源在內(nèi)部崗位上的調(diào)整與流動(dòng)也需要崗位說(shuō)明書(shū) 作為參照。（3） 目標(biāo)管理與績(jī)效考核。目標(biāo)管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中經(jīng)常采用的一種管理方

3、法。崗 位說(shuō)明書(shū)中有關(guān)崗位職責(zé)的描述有助于清晰的設(shè)定管理目標(biāo)，是管理目標(biāo)下達(dá)給員工的憑 據(jù)。崗位的直屬上級(jí)可以隨時(shí)查閱崗位說(shuō)明書(shū)，以便有效的對(duì)員工開(kāi)展目標(biāo)管理工作。崗位 說(shuō)明書(shū)在崗位職責(zé)描述時(shí)按照重要性排序，列明了每項(xiàng)職責(zé)的主要內(nèi)容，明確了所負(fù)責(zé)任是 全責(zé)還是部分負(fù)責(zé)，或者僅僅是輔助支持。因此，崗位說(shuō)明書(shū)不但規(guī)定了績(jī)效考核的內(nèi)容，也是制定績(jī)效管理標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)之一。崗位直屬主管通過(guò)對(duì)崗位職責(zé)和崗位任職條件的綜合分 析，可以確定績(jī)效考核要素，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，有助于建立全面衡量工作業(yè)績(jī) 的考核指標(biāo)體系。崗位任職者可以對(duì)照崗位說(shuō)明書(shū)規(guī)定的業(yè)績(jī)標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)展自我檢查與總結(jié)，崗位主管可以憑借崗位說(shuō)明

4、書(shū)和考核結(jié)果與崗位任職者溝通交流，確定績(jī)效改進(jìn)方式與方 法，最終達(dá)到提高生產(chǎn)效率和管理水平的目的。（4） 薪酬政策。企業(yè)薪酬政策的制定需要以崗位評(píng)價(jià)的結(jié)果為基礎(chǔ)，崗位說(shuō)明書(shū)則是 企業(yè)開(kāi)展崗位評(píng)價(jià)工作的前提，崗位評(píng)價(jià)的內(nèi)容通常包括職責(zé)范圍大小、工作復(fù)雜難易程度、 勞動(dòng)強(qiáng)度、勞動(dòng)條件等要素。缺少了崗位說(shuō)明書(shū)，崗位評(píng)價(jià)工作難以開(kāi)展。因此，從本質(zhì)上 講，崗位說(shuō)明書(shū)為企業(yè)制定薪酬體系、薪酬政策提供了重要的依據(jù)。（5） 教育與培訓(xùn)。企業(yè)開(kāi)展培訓(xùn)工作的目的之一是為了提升崗位任職者的專業(yè)知識(shí)和 崗位操作技能，崗位說(shuō)明書(shū)在任職條件部分明確了崗位需要掌握的知識(shí)和技能，實(shí)際上是明 確了培訓(xùn)的基本內(nèi)容，這使得培訓(xùn)工作

5、從需求分析、培訓(xùn)課件制作，培訓(xùn)教師選擇到培訓(xùn)實(shí) 施以及培訓(xùn)效果評(píng)估都做到了有的放矢。崗位任職者在培訓(xùn)中學(xué)到的知識(shí)和技能是崗位說(shuō)明 書(shū)中規(guī)定的應(yīng)知應(yīng)會(huì)內(nèi)容，對(duì)這些知識(shí)和技能的熟練掌握可以促進(jìn)其績(jī)效水平超越平均，甚 至達(dá)到優(yōu)秀，績(jī)效成績(jī)的高低直接決定了崗位任職者的收入多少，反過(guò)來(lái)也影響其參加培訓(xùn) 的積極性，提升其參加培訓(xùn)的效果，企業(yè)和崗位任職者取得了雙贏的結(jié)果。（6） 職業(yè)生涯。崗位說(shuō)明書(shū)中明確了崗位間的關(guān)系，崗位關(guān)系不僅反映了縱向管理關(guān) 系和橫向聯(lián)系關(guān)系，更重要的是反映出本崗位的晉升與輪換關(guān)系。晉升與輪換關(guān)系為工作內(nèi) 容豐富化設(shè)計(jì)以及員工在企業(yè)內(nèi)部的職業(yè)發(fā)展通道設(shè)計(jì)提供了可能行和可行性，員工也會(huì)

6、結(jié)合自己的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，按照目標(biāo)崗位的任職條件要求自覺(jué)擴(kuò)大工作接觸面，主動(dòng)學(xué)習(xí)新知 識(shí)、新技能，在這種情況下，員工所屬部門(mén)和主管如果能夠適時(shí)的幫助員工制定個(gè)人發(fā)展計(jì) 劃，積極引導(dǎo)和督促員工成長(zhǎng)，不僅能使員工產(chǎn)生歸屬感，激發(fā)其工作的積極性和創(chuàng)造性，也能促進(jìn)企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提高，有利于核心和骨干員工的保留。二、崗位說(shuō)明書(shū)優(yōu)化與完善管理者依據(jù)崗位說(shuō)明書(shū)監(jiān)督、指導(dǎo)并考核下屬的工作，崗位任職者依據(jù)崗位說(shuō)明書(shū)將工 作做到企業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，崗位說(shuō)明書(shū)是企業(yè)各級(jí)管理者和崗位任職者管人理事的基礎(chǔ)。建立 崗位說(shuō)明書(shū)動(dòng)態(tài)優(yōu)化機(jī)制，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的變化和要求對(duì)崗位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行持續(xù)的優(yōu)化與完 善，是企業(yè)推動(dòng)知識(shí)管理，流程

7、管理、有效溝通、團(tuán)隊(duì)協(xié)作以及建立學(xué)習(xí)型組織的根基。對(duì) 崗位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行動(dòng)態(tài)的優(yōu)化與完善是企業(yè)人力資源部門(mén)的常規(guī)性工作。1.崗位說(shuō)明書(shū)優(yōu)化與完善時(shí)機(jī)企業(yè)人力資源部門(mén)需要定期對(duì)崗位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行必要的更新和修訂，在遇到以下情況時(shí)應(yīng) 及時(shí)開(kāi)展崗位說(shuō)明書(shū)的優(yōu)化與完善工作，必要時(shí)甚至需要對(duì)崗位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行重新編制。（1） 企業(yè)重大戰(zhàn)略調(diào)整。企業(yè)為了適應(yīng)市場(chǎng)變化，往往在戰(zhàn)略層面進(jìn)行重大調(diào)整。這 些重大調(diào)整包括企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，產(chǎn)品淘汰或升級(jí)，甚至是業(yè)務(wù)領(lǐng)域的退 出與進(jìn)入以及企業(yè)的兼并與重組等。企業(yè)重大戰(zhàn)略調(diào)整必然涉及到崗位、工作和任職者，必 然涉及到新的管理方式和新的技術(shù)設(shè)備，必然導(dǎo)致崗位性質(zhì)、工作

8、內(nèi)容和崗位任職條件的重 大變化，此時(shí)，企業(yè)必須對(duì)崗位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行重新的編制。 （2） 企業(yè)新管理理念和管理方式導(dǎo)入。有些企業(yè)雖然沒(méi)有式的變革，但隨著企業(yè) 的發(fā)展，新的管理理念和管理方式被引入，例如 ISO 質(zhì)量管理體系，ERP 企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，精益生產(chǎn)管理體系等。這些新的管理理念和方式勢(shì)必改變企業(yè)管理流程和業(yè)務(wù)流程，勢(shì) 必對(duì)員工的任職條件等提出新的要求，在這種情況下，企業(yè)必須對(duì)崗位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行優(yōu)化和完 善，有些還需要對(duì)現(xiàn)有崗位進(jìn)行合并或拆分形成新的崗位，新崗位也需要重新編制崗位說(shuō)明 書(shū)。（3） 企業(yè)技術(shù)引進(jìn)與技術(shù)創(chuàng)新。為了提高生產(chǎn)效率，滿足市場(chǎng)需求，有些企業(yè)引進(jìn)或 自主研發(fā)了先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)

9、設(shè)備，在這種情況下，企業(yè)也需要重新開(kāi)展定崗、定編和 定員工作，對(duì)現(xiàn)有的崗位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行優(yōu)化和完善。2.崗位說(shuō)明書(shū)優(yōu)化與完善的方法（1） 更新維護(hù)。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)平穩(wěn)，發(fā)展變化不大時(shí)，崗位的穩(wěn)定性相對(duì)較高，人力 資源部可以對(duì)現(xiàn)有的崗位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行更新維護(hù)，重點(diǎn)審視管理流程和工作流程的變化，重點(diǎn) 評(píng)估崗位任職條件是否需要根據(jù)市場(chǎng)人力資源供給的變化進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整。更新和維護(hù)崗位說(shuō)明書(shū)的工作量一般較小，人力資源部門(mén)可以獨(dú)立完成。（2） 部分修訂。當(dāng)企業(yè)對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)進(jìn)行拆分整合或引入新的業(yè)務(wù)時(shí)，例如新建、合并、 拆解事業(yè)部等情況，企業(yè)需要對(duì)所涉及到的崗位開(kāi)展崗位說(shuō)明書(shū)修訂工作。崗位說(shuō)明書(shū)修訂 的重點(diǎn)是崗位職能描述和崗位任職條件部分，主要是避免崗位職責(zé)的交叉與重疊。由于修訂 的內(nèi)容是崗位說(shuō)明書(shū)的重點(diǎn)內(nèi)容，工作量相對(duì)較大，這部分工作需要根據(jù)所涉及崗位的數(shù)量， 由人力資源部門(mén)和所涉及的業(yè)務(wù)部門(mén)