辦公室主任崗位培訓(xùn)

1、.,業(yè)務(wù)、技能培訓(xùn)檔案管理,辦公室主任,.,辦公室主任的工作定位,辦公室主任是一種名稱，通常是指為本機關(guān)、本單位領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的綜合辦事機構(gòu)和秘書工作機構(gòu)的負(fù)責(zé)人和行政首長。 辦公室主任要敢于當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)，首先要服從領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)。 日常工作中，不能把領(lǐng)導(dǎo)神化，他們也是人，領(lǐng)導(dǎo)分工，具體情況不一定完全掌握，一些思路，一些認(rèn)識，一些決策仍有許多需要別人補充完善，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)沒有思路的時候，辦公室主任要拿思路；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)有思路的時候，辦公室主任補充完善思路。在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，一定要站的高看的遠(yuǎn)，從大局著手，隨時給領(lǐng)導(dǎo)拾遺補缺。,.,辦公室主任的特點,政治性：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)貫徹公司的路線方針，政治態(tài)度堅決。 輔助性：當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參

2、謀助手； 服務(wù)性：為各位領(lǐng)導(dǎo)和員工工作服務(wù)； 綜合性：涉及各個方面工作； 機密性：有的工作必須保密； 雙重性：既是秘書中的一員，又是秘書隊伍的管理者。 復(fù)雜性：辦公室主任室實權(quán)派，掌管錢物，負(fù)責(zé)衣食住行，日日與領(lǐng)導(dǎo)員工為伴，難免受人嫉妒，遭人誤會，但是要你能公平處事，以誠待人，清正廉潔，未雨綢繆，就一定能做一個稱職的辦公室主任。 孔子曰：仁者不憂，智者不惑，勇者不懼。古人云：為政之要，在于得人，得人者得天下，要與領(lǐng)導(dǎo)保持同等距離，要與同事親如兄弟。,.,辦公室主任的工作是-辦實事,第一：不以事小而不為（從小事做起） 第二：不以事急而盲為（應(yīng)沉著果斷） 第三：不以事雜而亂為（要有條不紊） 第四：

3、不以事難而亂為（不怕攬矛盾）,何為辦實事,.,1.善于抓大事，但小事不抓，日積月累，就會釀成大事。 2.知大知小。胸有全局，分清主次大小難易，避免一團麻。 3.小中見大。小事孕育著大事。值班、考勤、會議通知、餐飲吃喝等這些“小事”，稍有不慎就會捅大漏子。 4.舉輕若重，看似小事的經(jīng)常性工作，要建章立制，用巧工去抓，抓一項帶動幾項，管原則不管具體（要充分相信你部下的能力能把事情辦好），督查結(jié)果不查細(xì)節(jié)；用韌功夫去 抓，明確專人，叮死不放，直到辦完辦妥為止；用細(xì)節(jié)功夫去抓，按部就班，嚴(yán)細(xì)縝密，不出紕漏。,第一：不以事小而不為（從小事做起）,.,第二：不以事急而盲為（應(yīng)沉著果斷）,1.處理急事和突發(fā)

4、性事件是辦公室主任的家常便飯，是第一知情者，處置的第一道工序。一是要沉著應(yīng)付，切忌自亂陣腳。二是要胸有主見，切忌唯唯若若。 2.在處理過程中既要必須胸有主見，也不能亂表態(tài)，亂許愿，以免徹底解決問題埋下隱患。,.,第三：不以事雜而亂為（要有條不紊）,1.不亂為，要知重知輕，避免重要工作沒有抓住，次要工作用過了勁，使過頭； 2.不亂為，就要知上知下，吃透了上情，辦事才有方向，才有主心骨。 3.不亂為，就要知書達理。知書，就是要多學(xué)習(xí)，提高理論水平高，通曉方方面面的知識，辦事得心應(yīng)手。知禮，是指工作方法多，講藝術(shù)。不僅辦了事，還能使大家心悅誠服，各方面都滿意。 4.不亂為，就要知規(guī)知矩，沒有規(guī)矩不成

5、方圓。,.,第四：不以事難而怕為（不怕攬矛盾）,1.兩種選擇：一是上推下卸，繞著走； 二是不怕攬矛盾。不怕受委屈，不怕得罪人， 不怕找麻煩。后者才是選擇。 2.一是講責(zé)任：不管多難，義無反顧，挺身而出。 二是講品質(zhì)：身先士卒，代領(lǐng)導(dǎo)沖鋒陷陣，替領(lǐng)導(dǎo)分憂 解愁。 三是講藝術(shù)：處事得體，處理問題不是一個面孔，一個 腔調(diào)，一種方式，既講原則，又講靈活，因人因事施法。 四是講精神：敢于碰硬。柔中有剛，特別是在原則問題面前，要敢于碰硬。一味和為貴，別人不把你當(dāng)回事，協(xié)調(diào)蒼白無力，處理優(yōu)柔寡斷，就會什么問題也解決不了，什么事辦不成。,.,辦公司文件的管理方案：,一、檔案工作原則 1.企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重

6、要組成部分，企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的基礎(chǔ)工作。企業(yè)檔案工作應(yīng)以統(tǒng)一管理為原則，堅持資源整合和資源開發(fā)。 2.企業(yè)應(yīng)在各項工作和活動中建立健全文件材料歸檔和檔案管理工作，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)，滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。 3.企業(yè)檔案管理的方法與技術(shù)應(yīng)適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理發(fā)展的需要，并以檔案管理信息化為發(fā)展方向。,.,辦公司文件的管理方案：,.,新員工的入職流程,1.填寫甘肅銀馨春天餐飲服務(wù)業(yè)有限責(zé)任公司員工入職登記表 *號處為必填寫部分 個人信息必須真實有效 2.身份證復(fù)印件一張 3.一張近期1寸免冠照片 4.員工對公司的一些規(guī)章制度

7、進行了解,.,甘肅銀馨春天餐飲服務(wù)業(yè)有限責(zé)任公司員工入職登記表,.,辦公司文件的管理方案：,.,已經(jīng)辦理入職手續(xù)的新員工，由辦公室向接收部門開具以上通知單。,.,已經(jīng)辦理入職手續(xù)的新員工，由辦公室向宿管員開具以上通知單。,.,因下列原因，公司可以辭退員工：1、受聘人因業(yè)務(wù)、技術(shù)水平差，經(jīng)考核不能勝任崗位要求的； 2、違反公司制度，情節(jié)嚴(yán)重或批評教育后仍不改的；3、因公司崗位設(shè)置變化，不再需要本崗位而本人又不能或不愿從事其他崗位工作的；,員工因自身原因，可以向公司提出辭職，向所在部門負(fù)責(zé)人提交書面離職申請。員工將經(jīng)部門經(jīng)理、店長批復(fù)的離職申請交到辦公室主任處，辦理離職手續(xù)。,凡有下列情況者公司予

8、以除名：1、嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度的；2、因違反國家或公司規(guī)章制度給社會或公司造成經(jīng)濟損失的，還將追究法律責(zé)任；3、離職申請尚未批準(zhǔn)之前，卻故意違反公司制度；,Diagram,辭職,辭退,除名,對除名員工將在全公司公告，且永不錄用。,.,員工離職，應(yīng)提前填寫以上辭職書，交由各部門區(qū)域負(fù)責(zé)人批復(fù)；合同工和長期計時工應(yīng)提前30天，臨時計時工應(yīng)提前一周。,.,員工離職流程表,.,.,1）公司通知文件：按下發(fā)時間先后排列歸納，做到一年一清理。 2）員工人事檔案：除電子表格外（離職員工的信息及時刪除更新），入職原始檔案按員工入職時間先后順序排列歸檔，離職員工的檔案至少保存半年。 3）內(nèi)部培訓(xùn)資料：電腦資料

9、拷到移動硬盤分類備份，重復(fù)資料刪除；紙質(zhì)資料包括菜譜，管理手冊，標(biāo)準(zhǔn)流程，消防安全資料，食品衛(wèi)生安全資料，老照片等。 4）食藥局文件：包括食藥局下發(fā)的各類通知，檢查回執(zhí)單，廢棄油脂回收記錄本，餐用具消毒記錄本，員工健康證等。 5）消防部門文件：消防檢查通知，消防培訓(xùn)記錄，消防檢查回執(zhí)單。 6）設(shè)施設(shè)備維保資料：產(chǎn)品的保修卡，說明書，發(fā)票復(fù)印件，聯(lián)系人電話。 7）標(biāo)簽：每類文件的封面按類別貼標(biāo)簽。 8）辦公用品：設(shè)立購，領(lǐng)，存流水賬本，領(lǐng)用人要簽字確認(rèn)，,二，對檔案進行整理，理出目錄。,.,三、對后勤的管理,1）對員工宿舍的管理：,宿舍整改標(biāo)準(zhǔn) 1，床鋪：統(tǒng)一用公司臥具，干凈整齊，標(biāo)簽定位。 2

10、，地面：無垃圾雜物。 3，行李：每個房間留一空上鋪，行李箱及紙箱整齊碼放。 4，床底：只允許放一雙拖鞋，一雙工作鞋。 5，衣柜：按人分配，標(biāo)簽區(qū)分，不上鎖。 6，盆子：統(tǒng)一放置在洗漱間盆架上。 7，暖瓶燒水壺：宿管員保管，保證開水的燒和分送。 8，洗澡票：每人一月兩張，由辦公室主任每月5日集中發(fā)放到位。 9，節(jié)約：愛護宿舍公物，做到人走燈息，人離水關(guān)。,.,宿舍標(biāo)準(zhǔn)圖片：,.,2）對保安部、工程部的管理,1、對下班提包人員進行檢查; 2、對進入店面的陌生人進行查問； 3、巡店（水、電、氣、報警器開關(guān)情況）； 4、對工程部的日常維修材料進行盤點； 5、對工程部的維修進行督促和落實；,.,3）對考

11、勤的考核、休息安排,1，每天打卡4次（上下班時間），發(fā)送位置2次（早晚各1次），中途外出辦公事打不了卡的只需發(fā)送辦事點位置到群里，同時讓辦公室主任在原始考勤上作備注，自己編寫未打卡理由視同無效 2，未打卡1次扣款20元，遲到早退扣款同上。,.,3，已經(jīng)打卡簽到，但崗位上不見人或電話打不通，出勤無效，視為曠工。 4，休息時須在位置群告知并要給辦公室主任打召呼。 5，利用上班時間干私事，紀(jì)律散漫。,.,4）辦公室資料、證照的保管,證照全套照片、電梯年檢資料、天然氣申報資料、檢查記錄、食藥監(jiān)管局辦理體檢流程、消防設(shè)備備案,.,1.借閱的時候進行登記 借件人與借出人簽字登記并寫明日期 2.歸還的時候也

12、要進行登記同時也要對歸還日期與人員進行登記 3.對新增文件也要進行登記并分類存放檔案的分類管理,.,1.消防的四個能力：A.檢查消除火災(zāi)隱患能力B.撲救初期火災(zāi)能力C.組織疏散逃生能力 D.宣傳教育能力 2.消防器材的種類：A.滅火器 B.消防栓 C.滅火毯 D.消防沙 E.噴淋 3.滅火器的使用方法：A.拿起上下?lián)u晃 B.拔掉鉛封 C.一手拿柄、一手拿管最前端 E.對準(zhǔn)火勢的根部進行噴撒滅火距離2-3米，站在火勢的上風(fēng)口。 （注：ABC滅火器使我們常用的滅火器） 4.滅火毯的使用 A.將滅火毯的全部拉開 B.兩手握住同一端兩角呈垂直狀態(tài) C.由內(nèi)向外慢慢鋪上，直到油鍋的火滅掉為止 5.消防栓

13、的正確使用方法 1.打開消防栓門并按動紅色按鈕 2.一人拿水袋跑向著火地點 3.另一人接好水袋與消防栓的接頭,.,健康證的辦理：,1，對象：凡從事食品生產(chǎn)、經(jīng)營人員和公共場所從業(yè)人員，均須持健康證上崗。 2，辦證程序：從業(yè)人員在上崗前或上崗期間，每年必須進行一次健康體檢，體檢時需要帶一寸照片2張，體檢合格并接受衛(wèi)生知識培訓(xùn)合格后，方可領(lǐng)取健康證；體檢不合格者，需憑復(fù)檢通知單和本人身份證進行復(fù)檢。 3，辦證地點：各地區(qū)疾病預(yù)防控制中心 健康證輸流程圖 ： 1）領(lǐng)體檢表 2）到收費處交表 3）內(nèi)科、外科檢查 4）照相 5）抽血 6）X光透視 7）領(lǐng)取回執(zhí)單 8）衛(wèi)生知識培訓(xùn) 工礦企業(yè)從業(yè)人員體檢合格者于第2個工作日下午，飲食行業(yè)和公共場所從業(yè)人員體檢合格者于第5個工作日后到健康檢查科辦證室領(lǐng)取健康證。 辦證時需提供體檢辦證回執(zhí)單及衛(wèi)生知識培訓(xùn)合格證明。 注：體檢后