如何做好會(huì)議籌備工作

1、如何做好會(huì)議籌備工作如何做好會(huì)議籌備工作會(huì)議就是一個(gè)動(dòng)態(tài)性的合成詞。從字面含義上講,“會(huì)”的基本意思有聚會(huì)、見(jiàn)面、集會(huì)等;“議”的基本意思就是討論、商議?，F(xiàn)代意義上的會(huì)議,就是指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的召集人們商議事情、安排工作的行為過(guò)程?；I備會(huì)議,瞧似簡(jiǎn)單 ,其實(shí)里面有著非常復(fù)雜的程序與一定的工作技巧,筆者根據(jù)多年工作的經(jīng)驗(yàn),就如何籌備好會(huì)議簡(jiǎn)要總結(jié)如下:會(huì)議組織工作大致可分為會(huì)前、會(huì)中與會(huì)后三個(gè)基本程序。由于會(huì)議的性質(zhì)、議題、規(guī)模等各有不同,會(huì)議組織工作的具體環(huán)節(jié)與內(nèi)容也有一定的差異。一、會(huì)議前期的籌備工作( 一) 制定會(huì)議預(yù)案。 會(huì)議召開(kāi)之前應(yīng)根據(jù)工作需要與領(lǐng)導(dǎo)意圖擬訂會(huì)議計(jì)劃 ,對(duì)其必要性、重

2、要性、可行性進(jìn)行論證 ,對(duì)其整個(gè)過(guò)程制定周密、細(xì)致的會(huì)議預(yù)案 ,以保證會(huì)議的順利進(jìn)行。會(huì)議預(yù)案中應(yīng)明確下列內(nèi)容 :一就是會(huì)議名稱。擬定會(huì)名 ,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容、主題與人數(shù)等來(lái)考慮 ,切忌名實(shí)不符。二就是會(huì)議主題,即召開(kāi)會(huì)議的原因、目的與指導(dǎo)思想。三就是會(huì)議時(shí)間 ,即會(huì)議的起止日期。 四就是參會(huì)人員。 這要依據(jù)會(huì)議的性質(zhì)與內(nèi)容來(lái)確定參會(huì)人員的范圍 ,既不過(guò)寬 ,也不過(guò)嚴(yán)。五就是會(huì)場(chǎng)安排。會(huì)場(chǎng)的選擇與布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議的人數(shù)、 內(nèi)容、會(huì)場(chǎng)容量等情況綜合考慮。六就是會(huì)議的其它活動(dòng)。如表彰發(fā)獎(jiǎng)、現(xiàn)場(chǎng)參觀、電子演示、錄像、照相 (重要會(huì)議需要提前聯(lián)系新聞媒體 )等。如何做好會(huì)議籌備工作( 二) 準(zhǔn)備會(huì)議材料

3、。 會(huì)議材料的準(zhǔn)備就是開(kāi)會(huì)之前最重要的工作環(huán)節(jié) ,也就是占用時(shí)間、精力最多的環(huán)節(jié)。一就是確定會(huì)議議程。根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容,合理安排會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中需要的程序,包括領(lǐng)導(dǎo)講話、文件傳達(dá)、表態(tài)發(fā)言等。二就是會(huì)議通知。會(huì)議召開(kāi)之前都要發(fā)出會(huì)議通知,要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、明晰、簡(jiǎn)要,防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)或漏發(fā)。會(huì)議通知要寫明為何開(kāi)會(huì)、會(huì)名、會(huì)期、時(shí)間與地點(diǎn) ,參加人員范圍。如果需要相關(guān)單位準(zhǔn)備發(fā)言材料的,要提前下發(fā)預(yù)備通知,以便準(zhǔn)備。三就是相關(guān)文秘材料。根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)意圖,撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話、工作方案、主持詞、交流材料等。文秘材料準(zhǔn)備期間,要把握好撰寫、校對(duì)、印刷、分裝等環(huán)節(jié)。(三 ) 安排布置會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)的選擇要根據(jù)各

4、種相關(guān)因素綜合考慮 ,尤其要注意以下條件 :大小就是否合適 ;座位就是否夠用 ;光線就是否充足 ;照明就是否清晰 ;溫度就是否適宜 ;音響效果就是否良好 ;錄音錄像設(shè)施就是否完備等。會(huì)場(chǎng)布置包括主席臺(tái)設(shè)置、座席排列、會(huì)標(biāo)等 ,基本原則就是樸素、大方 ,體現(xiàn)出會(huì)議的主題與氣氛。要重點(diǎn)做好座次排列 ,包括主席臺(tái)座次與其她與會(huì)者座次。主席臺(tái)座次以人員的職務(wù)或社會(huì)地位、名望高低排列 ,最高者排在主席臺(tái)第一排的正中間 ,其余按高低順序 ,以正中間座位為起點(diǎn) ,面向會(huì)場(chǎng)依左為上、右為下的原則交叉排列。其她座次也應(yīng)按照級(jí)別對(duì)應(yīng)擺放。座次安排須報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。二、會(huì)議期間的組織工作如何做好會(huì)議籌備工作會(huì)議進(jìn)行期間

5、 ,就是會(huì)議組織人員最為活躍的階段。工作人員要認(rèn)真做好會(huì)中服務(wù)工作 ,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者掌握會(huì)議信息 ,對(duì)會(huì)議實(shí)施有效指揮與控制 ,使會(huì)議朝著既定的目標(biāo)進(jìn)行。一就是簽到。為及時(shí)了解與會(huì)人員的出席情況 ,會(huì)議開(kāi)始時(shí)要做好簽到工作。二就是接待。如果有重要領(lǐng)導(dǎo)或者其她單位與會(huì)人員 ,在做好會(huì)議室準(zhǔn)備的同時(shí) ,要準(zhǔn)備好接待室 ,在會(huì)議召開(kāi)之前在接待室等候 ,對(duì)來(lái)人要彬彬有禮、熱情周到地進(jìn)行接待服務(wù)。三就是會(huì)議記錄。會(huì)議記錄就是會(huì)議情況最原始、最全面、最真實(shí)的反映,就是會(huì)議內(nèi)容與過(guò)程的重要憑證。工作人員要認(rèn)真做好會(huì)議記錄 ,為日后分析研究有關(guān)問(wèn)題、 擬定有關(guān)材料等提供依據(jù)與素材。 對(duì)于重要會(huì)議的講話、發(fā)言 ,有

6、時(shí)還要進(jìn)行錄音、錄像 ,以便會(huì)后整理、印發(fā)與存檔。 四就是會(huì)間調(diào)度。 會(huì)間調(diào)度就是指會(huì)議進(jìn)行期間對(duì)會(huì)議程序、 內(nèi)容以及會(huì)場(chǎng)服務(wù)等所作的調(diào)整與安排。 工作人員要及時(shí)掌握會(huì)議進(jìn)行的情況與與會(huì)者的意見(jiàn)、建議,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者履行會(huì)議議程與任務(wù)。如有頒獎(jiǎng)、上臺(tái)發(fā)言等,要合理安排 ,保持會(huì)場(chǎng)秩序。五就是會(huì)中服務(wù)。要根據(jù)會(huì)議的發(fā)展 ,適當(dāng)調(diào)整光線、溫度、音響等 ,做好及時(shí)補(bǔ)充茶水等簡(jiǎn)易服務(wù)。三、會(huì)議以后的總結(jié)工作一就是安排退場(chǎng)。會(huì)議結(jié)束后 ,要維護(hù)好會(huì)場(chǎng)秩序 ,安排領(lǐng)導(dǎo)先行退場(chǎng) ,其她人員依次離開(kāi)。二就是清理會(huì)議文件。會(huì)議過(guò)程中形成的大量文件材料 ,在會(huì)議結(jié)束時(shí)要及時(shí)回收、整理或立卷歸檔 ,確保文件的安全與保密。三就是編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)如何做好會(huì)議籌備工作就是反映會(huì)議進(jìn)程、動(dòng)態(tài) ,向與會(huì)者通報(bào)會(huì)議情況的文件形式。編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) ,便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解會(huì)議全貌與進(jìn)程 ,便于與會(huì)者之間交流經(jīng)驗(yàn)、 溝通信息。 四就是撰寫會(huì)議紀(jì)要。 重要會(huì)議結(jié)束后 , 要撰擬會(huì)議紀(jì)要。 會(huì)議紀(jì)要就是通過(guò)會(huì)議記錄進(jìn)行整理、 組合與概括 ,準(zhǔn)確反映會(huì)議精神的議定事項(xiàng) ,以便與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行的公文 ,具有較強(qiáng)的規(guī)定性與約束力。五就是會(huì)議工作總結(jié)。一次會(huì)議結(jié)束后 ,工作人員要對(duì)會(huì)務(wù)工作進(jìn)行及時(shí)、認(rèn)真的總結(jié) , 以肯定成績(jī) ,找出