切為了高效——時(shí)間管理與工作計(jì)劃

1、一 切 為 了 高 效！,時(shí)間管理與工作計(jì)劃,Page 2,這可怕的抱怨,正使我們變成 癡男怨女！,時(shí)間不夠用啊，不夠用！ 我到底在忙什么？,為什么我總被打斷？！ 計(jì)劃趕不上變化！做來(lái)干嘛！,執(zhí)行力在哪里??？！ 說(shuō)了這么多遍，怎么還會(huì)錯(cuò)！,Page 3,1.你通常工作很長(zhǎng)時(shí)間嗎？ 2.你通常把工作帶回家嗎？ 3.你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？ 4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？ 5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？ 6.你的案頭有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件？ 7.你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？ 8.你在辦公室用餐嗎？,你只需回答“Yes”O(jiān)r

2、“No”。,把脈,Page 4,9.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？ 10.你時(shí)常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？ 11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？ 12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？ 13.當(dāng)你長(zhǎng)休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？ 14.你常無(wú)暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？ 15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標(biāo)一致的事？ 16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來(lái)？,Page 5,結(jié)果,Page 6,重要性,緊急性,緊急重要,十字交叉大法以價(jià)值和重要性為導(dǎo)向管理時(shí)間,不緊急但重要,緊急不重要,不緊急不重要,對(duì)于緊急重要的突發(fā)事件

3、，要本人親自、立刻處理；,對(duì)于不緊急但重要的，則要本人進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃，花最多的時(shí)間去處理,對(duì)于緊急不重要的工作，要減少所花時(shí)間，酌情委托下屬去處理,對(duì)于不緊急不重要的工作可以不去處理，或花最少的時(shí)間處理,20%時(shí)間,60%時(shí)間,15%時(shí)間,5%時(shí)間,Page 7,誰(shuí)偷走了我們的 時(shí)間？！,Page 8,電話打擾或者社交閑談,害怕冒犯別人 希望保持消息靈通 自我膨脹 享受社交的樂趣,阻絕干擾，過濾訪客與電話 設(shè)置一些暗示社交時(shí)間結(jié)束的技巧 集合你的時(shí)間，去處理電話、文件等,Page 9,不速之客,延后處理 把訪客轉(zhuǎn)交給別人 另外安排時(shí)間 學(xué)會(huì)過濾 不要讓別人找到你,Page 10,溝通不良,不明白

4、事情的重要性 沒有時(shí)間 沒有傾聽 溝通的目的不明確 時(shí)機(jī)不當(dāng) 溝通的機(jī)會(huì)不夠,學(xué)會(huì)傾聽 使用恰當(dāng)?shù)淖盅?運(yùn)用非語(yǔ)言式的溝通,Page 11,會(huì)議耽誤,提前準(zhǔn)備，首先安排議程,無(wú)準(zhǔn)備、無(wú)目的、無(wú)議程,會(huì)議過多或會(huì)議時(shí)間過長(zhǎng),會(huì)議的時(shí)間和次數(shù)要恰當(dāng),討論脫離議程的內(nèi)容,不能準(zhǔn)時(shí)開會(huì)/散會(huì),會(huì)而不議，議而不決、決而不行,務(wù)必準(zhǔn)時(shí)開會(huì)和散會(huì),不講廢話,會(huì)而有議、議而要決、決而必行,Page 12,事必躬親1,作為管理人員： 學(xué)會(huì)讓下屬/同事獨(dú)當(dāng)一面； 不斷地教他要接納錯(cuò)誤，從錯(cuò)誤中學(xué)習(xí)； 學(xué)會(huì)授權(quán)，學(xué)會(huì)信任同事及下屬，利用進(jìn)度報(bào)告加以控制。,Page 13,事必躬親2,應(yīng)注意： 學(xué)會(huì)表達(dá)完整，不讓人覺

5、得模糊，要求部屬遵從指令，確定任務(wù)內(nèi)容； 如果人手不足，部屬工作過量，當(dāng)一個(gè)主管的你應(yīng)該學(xué)習(xí)先完成一部分，再完成另一部分，先把這個(gè)階段的事情完成，再把下一個(gè)階段完成，而不要一次性的賦予他們更多的任務(wù)或事情。,Page 14,1、訂購(gòu)一張明天到北京的軟臥火車票； 2、打掃辦公室的清潔； 3、9:30出發(fā)到火車站接一位從總部來(lái)的檢查專員； 4、通知相關(guān)店長(zhǎng)下午14:00和總部檢查專員座談； 5、安排中午店長(zhǎng)及總部來(lái)的檢查專員吃飯事宜； 6、前臺(tái)告之有客人正在前臺(tái)投訴，要求見店長(zhǎng)； 7、客房主管匯報(bào)說(shuō)客房有兩個(gè)同事因矛盾正在打架； 8、此時(shí)，前臺(tái)告知出現(xiàn)客戶投訴（房間內(nèi)有人摔傷）； 9、前臺(tái)告知下午

6、14:00將會(huì)停水停電。,店長(zhǎng)上午8:00把你叫到辦公室，讓你今日務(wù)必處理好下列事情：,Page 15,處方,1、做好事前控制 2、做好過程監(jiān)控 3、做好結(jié)果反饋,一切為了 高效,計(jì) 劃,Page 16,Why,What,Who,When,Where,How to,1、做好事前控制5W3H（“一站式”工作思維）,5W3H,任務(wù)如何做？ 可以借助類似的成功先例嗎？ 哪種方式最有可能達(dá)成目標(biāo)？ 可能會(huì)遇到的問題是什么？解決方法呢？,制定任務(wù)目標(biāo)的原因？ 明確目標(biāo)的原因及目的 論證可行性（一定是可以做到的） 變“要我做”為“我要做”,任務(wù)的目標(biāo)是什么？ 明確目標(biāo)內(nèi)容及要求 完成任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)清晰,任務(wù)的

7、參與人員？ 我知道誰(shuí)負(fù)責(zé)，對(duì)方也清楚 我知道誰(shuí)協(xié)助，對(duì)方也清楚,任務(wù)執(zhí)行的地點(diǎn) 地點(diǎn)明確 引申：范疇？著力點(diǎn)？,任務(wù)的時(shí)間要求？ 時(shí)間要求明確 時(shí)間和誰(shuí)有關(guān)？,How much,任務(wù)需要多少投入？ 如果忽視成本投入，不注意成本預(yù)測(cè)，那么，這種計(jì)劃就不是一種成功的計(jì)劃,How long,任務(wù)需要多久完成？ 任務(wù)完成時(shí)間段的把控,Page 17,1.1 一個(gè)完整的接受任務(wù)的過程,Page 18,2、做好過程監(jiān)控,P(plan， 計(jì)劃) : 從問題定義到行動(dòng)計(jì)劃,D(do， 實(shí)施) : 實(shí)施行動(dòng)計(jì)劃,C(check， 檢查) : 評(píng)估結(jié)果,A(action，處理) : 標(biāo)準(zhǔn)化和進(jìn)一步推廣,PDCA美

8、國(guó)質(zhì)量管理專家戴明博士首先提出，所以又稱為“戴明環(huán)”。PDCA精神是發(fā)現(xiàn)、改善各種管理困難，并不停頓地周而復(fù)始地運(yùn)轉(zhuǎn)。,Page 19,2.1 PDCA的特點(diǎn),Page 20,3、做好結(jié)果反饋,1. 分析現(xiàn)狀，找出存在的問題 2. 分析產(chǎn)生問題的各種原因或影響因素 3. 找出主要因素 4. 制定措施，提出行動(dòng)計(jì)劃（5w3h） 4.1 尋找可能的解決方法 4.2 測(cè)試并選擇 4.3 提出行動(dòng)計(jì)劃和相應(yīng)的資源,5. 實(shí)施行動(dòng)計(jì)劃,6. 評(píng)估結(jié)果（分析數(shù)據(jù)）,7. 標(biāo)準(zhǔn)化和進(jìn)一步推廣 8. 把未解決或新出現(xiàn)的問題轉(zhuǎn)入下個(gè)PDCA循環(huán),plan,2.2 PDCA步步通,do,check,action,

9、8個(gè)步驟,Page 21,3、做好結(jié)果反饋,是否在規(guī)定的時(shí)段，對(duì)失誤、疏忽、敷衍、損害誠(chéng)實(shí)地總結(jié)？,是否已經(jīng)養(yǎng)成“匯報(bào)問題的同時(shí)，一并尋求最佳的解決方法“的習(xí)慣？,是否做到了獎(jiǎng)懲分明？把任務(wù)交給了對(duì)的人？,成功的經(jīng)驗(yàn)是否得到了推廣？,Page 22,3.1 分店 部門 2010年 月工作計(jì)劃、總結(jié)表（模板）,Page 23,一些方法和訣竅,Work more efficiently,更加高效工作,Page 24,1、團(tuán)結(jié)就是力量,每次討論結(jié)束之后 組織、歸類和評(píng)估,Together,We create more,所有的小組成員都應(yīng)該參與 明確討論的目的 發(fā)表想法、觀點(diǎn)，但不駁斥別人的想法和觀點(diǎn) 發(fā)表觀點(diǎn)時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)單明確,Page 25,2、角色進(jìn)入想入非非,如果我們能在腦海里清晰生動(dòng)地浮現(xiàn)出自己達(dá)到目標(biāo)的情景，我們就能更快、更好地實(shí)現(xiàn)計(jì)劃。而問題的關(guān)鍵在于我們想象和專注的程度如何。比如,要組織分店員工會(huì)議了！作為主持者，我應(yīng)該,議程要詳細(xì) （不然，開會(huì)干嗎？）,時(shí)間、地點(diǎn)、人物 （一個(gè)都不能少）,設(shè)施設(shè)備要提前準(zhǔn)備 （投影、文檔、電腦）,還有會(huì)議總結(jié),Page 26,3、承諾一諾千金,As good as gold,寫下你的承諾，告訴同事！ 強(qiáng)化斷言