機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類方案(WORD12頁)

1、市機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案分類方案(示范本)市局檔案分類方案為加強(qiáng)本單位檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、編目、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案信息資源的開發(fā)利用，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)國家檔案局機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定和深圳市檔案局深圳市檔案分類方案編制規(guī)則的規(guī)定，結(jié)合本單位職能，特制定本方案。第一條 本方案規(guī)定了本單位檔案分類的原則和方法、檔號(hào)標(biāo)識(shí)及歸檔范圍和保管期限。第二條 檔案分類原則是以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類。本方案適用于本單位檔案實(shí)體的分類、整理和排架管理。第三條 本方案共設(shè)置

2、9個(gè)一級(jí)類目，并以兩位阿拉伯?dāng)?shù)字作為一級(jí)類目代碼。1、黨群工作（代碼：01）2、行政管理（代碼：02）3、業(yè)務(wù)管理（代碼：03）4、基本建設(shè)（代碼：04）5、設(shè)備儀器（代碼：05）6、會(huì)計(jì)檔案（代碼：06）7、人事檔案（代碼：07）8、聲像檔案（代碼：08）9、實(shí)物檔案（代碼：09）第四條 二級(jí)類目的設(shè)置方法如下：1、黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理類的二級(jí)類目，按工作職能設(shè)置；2、基本建設(shè)類的二級(jí)類目，按基建項(xiàng)目設(shè)置；3、設(shè)備儀器類的二級(jí)類目，按設(shè)備種類或型號(hào)設(shè)置；4、會(huì)計(jì)檔案類的二級(jí)類目，按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他設(shè)置；5、人事檔案類的二級(jí)類目，按人名設(shè)置；6、聲像檔案類的二級(jí)類目，

3、按照片、底片、錄音帶/錄像帶、光盤/磁盤等載體特征設(shè)置，照片類的三級(jí)類目按領(lǐng)導(dǎo)類、榮譽(yù)類、業(yè)務(wù)活動(dòng)類、文體活動(dòng)類設(shè)置； 7、實(shí)物檔案類的二級(jí)類目，按榮譽(yù)品、紀(jì)念品、其他設(shè)置；8、專業(yè)檔案類的二級(jí)類目根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置。附件：、深圳市局檔案分類體系表； 、深圳市局檔案排列編號(hào)方法和檔號(hào)結(jié)構(gòu)說明；、深圳市局檔案分類、歸檔范圍和保管期限表。附件1：深圳市局檔案分類體系表04工青婦01行政綜合03紀(jì)檢監(jiān)察02人事管理01按基建項(xiàng)目設(shè)置04磁盤/光盤03錄音帶/錄像 帶01照片02紀(jì)念品03其他01榮譽(yù)品01黨務(wù)綜合02組織宣傳02會(huì)計(jì)帳薄02會(huì)計(jì)帳薄01會(huì)計(jì)憑證03財(cái)務(wù)報(bào)告02會(huì)計(jì)賬簿04其他01業(yè)

4、務(wù)綜合02行政管理04基本建設(shè)06會(huì)計(jì)檔案01黨群工作03業(yè)務(wù)管理05設(shè)備儀器07人事檔案08聲像檔案09實(shí)物檔案01按設(shè)備型號(hào)或種類設(shè)置01按人名設(shè)置 03文秘檔案04財(cái)務(wù)審計(jì)05后勤管理0202底片01領(lǐng)導(dǎo)類02榮譽(yù)類03業(yè)務(wù)活動(dòng)類04文體活動(dòng)類附件2：深圳局檔案排列編號(hào)方法和檔號(hào)、目錄號(hào)結(jié)構(gòu)說明一、黨群工作、行政管理和業(yè)務(wù)管理檔案1、排列編號(hào)方法：三類檔案合并整理，分年度、按保管期限（永久、30年、10年）分別排列編件號(hào)，不編目錄號(hào)。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、年度、保管期限件號(hào)組成，用“-”連接。其中，保管期限為永久、30年、10年。例如：C1 - 1999 - 30年 - 18件號(hào)（第18件）

5、保管期限（30年）年度（1999）全宗號(hào)（市政府辦公廳）二、基本建設(shè)和設(shè)備儀器檔案1、排列編號(hào)方法：按基建項(xiàng)目或設(shè)備種類（型號(hào)）分別排列編案卷號(hào)，不編目錄號(hào)。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、類別號(hào)、案卷號(hào)組成，用“-”連接。其中，類別號(hào)由一級(jí)類目號(hào)和二級(jí)類目號(hào)（基建項(xiàng)目代號(hào)或設(shè)備代號(hào)）組成，中間用“ ”隔開。例如： C1-04.01- 01 案卷號(hào)（第1卷）類別號(hào)（基建檔案類第1個(gè)工程項(xiàng)目）全宗號(hào)（市政府辦公廳）三、會(huì)計(jì)檔案 1、排列編號(hào)方法：按二級(jí)類目分年度排列編案卷號(hào)和目錄號(hào)。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成，用“-”連接。目錄號(hào)由目錄代碼、類別代號(hào)、目錄順序號(hào)組成。其中目錄代碼為D，類別代號(hào)分別為

6、：會(huì)計(jì)憑證為1、會(huì)計(jì)賬簿為2、財(cái)務(wù)報(bào)告為3、其他為4。例如： 檔號(hào)：C1 - D1.1- 1 案卷號(hào)(第1卷) 目錄號(hào)(會(huì)計(jì)憑證類第1本目錄) 全宗號(hào)（市政府辦公廳）目錄號(hào)：D 1 . 1 目錄順序號(hào)（第1本目錄 ） 類別代號(hào)（會(huì)計(jì)憑證類） 目錄代碼（會(huì)計(jì)檔案類）四、人事檔案本單位人事檔案由人事檔案室統(tǒng)一管理，其編號(hào)方法按照人事檔案管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。五、聲像檔案（一）照片1、排列編號(hào)方法：按照三級(jí)類目結(jié)合形成時(shí)間分別排列裝冊(cè)，分冊(cè)編照片號(hào)。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、冊(cè)號(hào)、照片號(hào)組成，用“-”連接。目錄號(hào)由目錄代碼、二級(jí)類目代號(hào)、三級(jí)類目代號(hào)、目錄順序號(hào)組成，其中目錄代碼為F，二級(jí)類目代號(hào)為1（

7、照片），三級(jí)類目代號(hào)為：領(lǐng)導(dǎo)類為1、榮譽(yù)類為2、業(yè)務(wù)活動(dòng)類為3、文體活動(dòng)類為4。例如:檔號(hào)： C1 - F1.1.1- 1 - 1 照片號(hào)（第1張） 冊(cè)號(hào)（第1冊(cè)） 目錄號(hào)(領(lǐng)導(dǎo)類照片第1本目錄) 全宗號(hào)（市政府辦公廳） 目錄號(hào)：F 1. 1. 1 目錄順序號(hào)（第1本目錄） 三級(jí)類目代號(hào)（領(lǐng)導(dǎo)類） 二級(jí)類目代號(hào)(照片檔案類) 目錄代碼（聲像檔案類）（二）底片1、排列編號(hào)方法：不分類，按形成時(shí)間順序大流水排列裝冊(cè)，分冊(cè)編底片號(hào)。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、冊(cè)號(hào)、底片號(hào)組成，用“-”連接。目錄號(hào)由目錄代碼、類別代號(hào)、目錄順序號(hào)組成，其中目錄代碼為F，類別代號(hào)為2（底片）。例如:檔號(hào)：C1 - F2

8、.1 - 1 - 1 底片號(hào)（第1張）冊(cè)號(hào)（第一冊(cè)）目錄號(hào)(底片類第1本目錄) 全宗號(hào)（市政府辦公廳） 目錄號(hào)：F 2 1 目錄順序號(hào)（第1本目錄）一級(jí)類目代號(hào)（底片類）目錄代碼（聲像檔案類）（二）錄音帶錄像帶1、排列編號(hào)方法：錄音帶和錄像帶合并整理，按形成時(shí)間順序大流水排列編盤號(hào)。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、盤號(hào)組成，用“-”連接。目錄號(hào)由目錄代碼、類別代號(hào)、目錄順序號(hào)組成，其中目錄代碼為F，類別代號(hào)為3（錄音帶/錄像帶）。例如：檔號(hào)：C1 - F3 .1 - 1盤號(hào)（第1盤錄音帶錄像帶）目錄號(hào)(錄音帶錄像帶類第1本目錄) 全宗號(hào)（市政府辦公廳）目錄號(hào)：F 3 . 1 目錄順序號(hào)（第1本目錄）

9、 類別代號(hào)(錄音帶錄像帶類) 目錄代碼(聲像檔案類)（三）光盤磁盤1、排列編號(hào)方法：光盤和磁盤合并整理，按形成時(shí)間順序大流水排列編張?zhí)枴?、檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、張?zhí)柦M成，用“-”連接。目錄號(hào)由目錄代碼、類別代號(hào)、目錄順序號(hào)組成，其中目錄代碼為F，類別代號(hào)為4（光盤/磁盤）。例如：檔號(hào)：C1- F4 .1 - 1張?zhí)枺ǖ?張光盤磁盤）目錄號(hào)(光盤磁盤類第1本目錄) 全宗號(hào)（市政府辦公廳） 目錄號(hào)： F 4 .1 目錄順序號(hào)（第一本目錄） 類別代號(hào)(光盤磁盤類） 目錄代碼(聲像檔案類)五、實(shí)物檔案、排列編號(hào)方法：本單位實(shí)物檔案按照二級(jí)類目結(jié)合形成時(shí)間分別排列編件號(hào)。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、件號(hào)

10、組成，用“-”連接。目錄號(hào)由目錄代碼、類別代號(hào)、目錄順序號(hào)組成，其中目錄代碼為G，類別代號(hào)為：榮譽(yù)品為1、紀(jì)念品為2、其他為3。例如：檔號(hào)：C1 - G1 .1 - 1件號(hào)（第件）目錄號(hào)(榮譽(yù)品類第1本目錄) 全宗號(hào)(市政府辦公廳)目錄號(hào)：G 1 . 1目錄順序號(hào)（第1本目錄） 類別代號(hào)(榮譽(yù)品類） 目錄代碼(實(shí)物檔案類)附件：深圳市局檔案分類、歸檔范圍和保管期限表一級(jí)類目二級(jí)類目序號(hào)歸檔范圍保管期限黨群工作（01）黨務(wù)綜合（0101）01本局黨組會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議永久02本局黨委工作計(jì)劃、總結(jié)（1）年度以上永久（2）半年、季度年.組織宣傳（0102）01.紀(jì)檢監(jiān)察（0103）01.工青婦（

11、0104）01.行政管理（02）行政綜合（0201）01本局局長辦公會(huì)議、局務(wù)會(huì)議記錄、紀(jì)要永久02本局大事記、年鑒、志書永久.人事管理（0202）01.文秘檔案(0203)01.財(cái)務(wù)審計(jì)(0204)01.后勤管理(0205)01.業(yè)務(wù)管理（03）業(yè)務(wù)綜合（0301）01本局召開全市性重要業(yè)務(wù)會(huì)議的文件材料(1)通知、名單、日程、報(bào)告、講話、決議、決定、紀(jì)要永久(2)典型材料、代表發(fā)言、簡報(bào)(3)小組會(huì)議材料、參考材料年.基本建設(shè)（04）按基建項(xiàng)目設(shè)置01可行性研究、任務(wù)書長期02.設(shè)備儀器(05）按設(shè)備型號(hào)或種類設(shè)置01設(shè)備儀器購置前期材料.02.一級(jí)類目二級(jí)類目序號(hào)歸檔范圍保管期限會(huì)計(jì)檔案

12、（06）會(huì)計(jì)憑證（0601）01原始憑證15年.會(huì)計(jì)賬簿（0602）01.財(cái)務(wù)報(bào)告（0603）01.其 他（0604）01.人事檔案（07）按人名設(shè)置（0701）01履歷材料.02.03.02.03.04.05.06.07.08.09.10.聲像檔案（08）照 片（0801）底 片（0802）01本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)的照片、底片永久02.03.04. 錄音帶錄像帶（0802）01.02.光盤磁盤（0803）01.02.實(shí)物檔案（09）榮譽(yù)品（0901）01市級(jí)以上黨委、政府頒發(fā)給本單位的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、證書永久02.紀(jì)念品（0902）01.02.其 他（0903）01.02.深圳市機(jī)關(guān)、事業(yè)

13、單位檔案分類方案(示范本)使用說明1、各單位的檔案分類方案至少應(yīng)設(shè)置9個(gè)一級(jí)類目。部分單位沒有基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)檔案類檔案，也應(yīng)設(shè)置空類。部分單位在履行具體業(yè)務(wù)職能時(shí)形成的專業(yè)檔案，可視情況在第9類之后增加相應(yīng)類別，如市勞動(dòng)局在辦理招調(diào)工中形成的審批表及有關(guān)材料可單獨(dú)設(shè)類，作為第10類“招調(diào)工檔案”；在職業(yè)技能培訓(xùn)方面形成的文件材料，可作為第11類“職業(yè)技能培訓(xùn)檔案”，以此類推。2、黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理類檔案是指各單位在工作活動(dòng)中形成的管理性文件材料，其二級(jí)類目的劃分可根據(jù)本單位的實(shí)際情況而定；錄音帶、錄像帶、光盤和磁盤數(shù)量大的單位，也可以不將錄音帶/錄像帶、光盤/磁盤合并設(shè)為兩

14、類，而分開設(shè)為4個(gè)二級(jí)類目，整理時(shí)分別按形成時(shí)間順序排列編盤號(hào)或張?zhí)?，目錄?hào)中的類別代號(hào)則作相應(yīng)變動(dòng)；其他類別檔案的二級(jí)類目應(yīng)按照“示范本”劃分。3、業(yè)務(wù)管理類檔案是指各單位在履行專業(yè)職能活動(dòng)中形成的綜合性、管理性文件材料。如：市勞動(dòng)局形成的關(guān)于招調(diào)工、職業(yè)技能培訓(xùn)等方面的政策法規(guī)、規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)研材料、會(huì)議材料，可分別設(shè)置招調(diào)工、職業(yè)技能培訓(xùn)等二級(jí)類目。業(yè)務(wù)管理類檔案與專業(yè)檔案的區(qū)別，類似于：關(guān)于人事工作方面的規(guī)章制度、計(jì)劃總結(jié)等歸入行政管理類，而關(guān)于干部職工個(gè)人的履歷材料、自傳材料、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料等歸入人事檔案；會(huì)計(jì)工作中形成的規(guī)章制度、計(jì)劃總結(jié)等歸入行政管理類，而會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等歸入會(huì)計(jì)檔案。4、各單位可根據(jù)本單位的實(shí)際情況來劃分照片類檔案的三級(jí)類目，其中“示范本”中榮譽(yù)類照片是指:為了便于利用實(shí)物檔案,將本單位獲得的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、證書等拍攝并整理而成的照片。照片數(shù)量少的單