密級文件管理規(guī)定

1、.版 本 變 更 履 歷:版次日 期變 更 內(nèi) 容 摘 要1.02010.12.06新制訂會簽部門指定分發(fā)部門制訂部門制 訂受控狀態(tài) 受控不受控發(fā)行審 核標(biāo)準(zhǔn)化審核核 準(zhǔn)1.目的：為規(guī)范密級文件管理工作，對密級文件進(jìn)行有效控制，防止文件泄密行為的發(fā)生，特制定本規(guī)定。2.范圍：本規(guī)定適用于公司所有密級文件的管理。3.權(quán)責(zé)：3.1 公司文控中心負(fù)責(zé)密級文件的歸口管理。3.1.1 負(fù)責(zé)文件密級的確定、變更核準(zhǔn)和密級文件的標(biāo)識；3.1.2 負(fù)責(zé)外來密級文件的核準(zhǔn)、保管、分發(fā)方式和范圍；3.1.3 負(fù)責(zé)對各部門密級文件使用、保管的監(jiān)督檢查。3.2 公司各部門負(fù)責(zé)本部門涉及到的密級文件的管理，指定專人負(fù)責(zé)

2、密級文件的調(diào)檔借閱、使用登記及歸檔等工作。4.定義：4.1秘密：公司主體基本資質(zhì)、產(chǎn)品資質(zhì)；公司人事檔案、人事合同和協(xié)議、職員工資性收入；尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息屬于秘密范圍。4.2機(jī)密：公司的規(guī)劃；財(cái)務(wù)資料、統(tǒng)計(jì)資料；重要會議記錄；公司對外交往中簽訂的合同、協(xié)議；公司經(jīng)營情況屬于機(jī)密范圍。4.3絕密：公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料（例如：公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等）；客戶的資料及供應(yīng)商資料；一切裝備的技術(shù)資料；所設(shè)計(jì)的圖文資料；專有技術(shù)；公司認(rèn)為是絕密的其他重要資料屬于絕密范圍。4.4非保密事項(xiàng)：一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料

3、等內(nèi)部文件；外來文件不屬于保密范圍。5.內(nèi)容：5.1 密級文件的分類、范圍、密級確定和標(biāo)識5.1.1 密級文件的分類文件保密等級按泄露后可能使公司權(quán)益遭受損害的嚴(yán)重程度分為三種密級：a) A級絕密文件：泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的公司最重要文件。b) B級機(jī)密文件：泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的公司重要文件。c) C級秘密文件：泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受損害的公司一般文件。5.1.2 密級文件的范圍a) 關(guān)鍵設(shè)計(jì)圖紙：具有專利性與獨(dú)創(chuàng)性的設(shè)計(jì)圖紙。b) 技術(shù)性資料：獨(dú)特技術(shù)性的改造方案、與外方技術(shù)合作或外方技術(shù)指導(dǎo)資料、產(chǎn)品配方、產(chǎn)品開發(fā)、改良或試驗(yàn)資料、重要資產(chǎn)管理資

4、料、國外現(xiàn)場實(shí)習(xí)報(bào)告及其他技術(shù)上屬于保密的資料。c) 業(yè)務(wù)性資料：財(cái)務(wù)資料、目標(biāo)及資金計(jì)劃資料、人事資料、審計(jì)資料、銷售成本資料、市場情報(bào)、合同及協(xié)議、國外業(yè)務(wù)考察報(bào)告及其他業(yè)務(wù)上屬于保密的資料。d) 文件資料：標(biāo)明為絕密、機(jī)密、秘密的文件資料。e) 其他列入密級文件管理的資料。5.1.3 密級的確定5.1.3.1企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中，直接影響企業(yè)權(quán)益的重要決策文件資料為A級絕密文件； 5.1.3.2企業(yè)的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會議記錄、企業(yè)經(jīng)營情況為B級機(jī)密文件；5.1.3.3企業(yè)主體基本資質(zhì)、產(chǎn)品資質(zhì)、企業(yè)人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息為C級秘密文件

5、。5.1.3.4一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件、外來文件不屬于保密范圍。5.1.3.5按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，由責(zé)任部門按照秘密信息密級劃分表和實(shí)際工作需要，確定文件資料的密級。如果對密級的確定有異議，由總經(jīng)理最終確定文件的密級程度。5.1.4密級文件的標(biāo)識a) 密級文件的標(biāo)識應(yīng)在封面文件受控狀態(tài)標(biāo)識旁予以醒目、清晰、持久的密級標(biāo)識。密級：A級絕密；B級機(jī)密；C級秘密。b) 密級文件由總經(jīng)辦的文控中心或各部門的文件管理員進(jìn)行標(biāo)識。5.2 密級文件的歸檔整理和保存5.2.1歸檔要求:5.2.1.1歸檔的密級文件材料須是原件或正本。5.2.1.2歸檔時(shí)，須把同一內(nèi)容、不

6、同載體形式的密級材料一起歸檔，如紙質(zhì)文件、電子原件、軟件光盤等。5.2.1.3歸檔的密級文件材料須按本規(guī)范要求分類整理，將文件材料的密級、保管期限和份數(shù)標(biāo)注完畢。5.2.1.4外文資料的題名需譯成中文，必要時(shí)，其卷內(nèi)章條目錄也須譯成中文，并與原文一起歸檔。5.2.2 歸檔時(shí)間5.2.2.1屬于各部門保管的密級文件材料，各部門文件管理員須在相關(guān)事項(xiàng)辦結(jié)后的3個工作日內(nèi)歸檔完畢。5.2.2.2屬于文控中心保管的密級文件，各部門文件管理員或者經(jīng)辦人員須在相關(guān)事項(xiàng)辦理結(jié)束的3個工作日內(nèi)，或者收到密級文件的當(dāng)日內(nèi)，將密級文件材料整理齊全提交文控中心。文控專員應(yīng)當(dāng)在收到密級文件之日起的3個工作日內(nèi)，做好密

7、級文件的整理和歸檔工作。5.2.2.3文控中心和各部門對密級文件的保管范圍，具體詳見檔案管理規(guī)定。5.2.3歸檔方式5.2.3.1紙質(zhì)密級文件歸檔時(shí)，密件經(jīng)辦人可視密件等級，確定是否需將密件封套后歸檔。密級文件歸檔時(shí)必須在封面上注明歸檔單位、歸檔人、文件名稱、附件數(shù)、件數(shù)、頁數(shù)、成文日期、保存年限、機(jī)密等級、保密期限、解密條件等相關(guān)檢索性信息。5.2.3.2密級文件歸檔時(shí)應(yīng)制作一式兩份的檔案移交目錄，交接雙方根據(jù)移交目錄對歸檔文件進(jìn)行清點(diǎn)核對，并在移交目錄上簽字確認(rèn)。簽字后的檔案移交目錄由檔案室和移交部門各留一份。5.2.4密級文件的保存5.2.4.1密級檔案應(yīng)單獨(dú)建立檔卷，須與公共檔案分開存

8、放，絕密、機(jī)密檔案實(shí)行專區(qū)、專柜、專人管理。5.2.4.2密級檔案須以件為單位裝盒入柜保管，盒內(nèi)檔案以文件編號的先后順序進(jìn)行排列，不同密級的檔案不得裝入同一盒內(nèi)。5.2.4.3企業(yè)須根據(jù)密級檔案資料的數(shù)量、未來發(fā)展規(guī)模，設(shè)置安全、堅(jiān)固、適用的檔案專用檔案柜，配備專業(yè)檔案保管設(shè)備，妥善保管好檔案。5.3密級文件的解密文控中心或部門文件管理人員每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無需繼續(xù)保管或已消失秘密性質(zhì)的文件，填寫“密級變更申請表”，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后處理。5.4 密級文件的使用5.4.1 各部門需調(diào)閱密級文件時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理調(diào)檔借閱、使用登記及歸還等工作。借閱人應(yīng)填寫【文件借閱登記表】

9、，注明調(diào)卷期限及用途，經(jīng)調(diào)閱部門負(fù)責(zé)人簽字證明，根據(jù)不同密級經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才能調(diào)卷。5.4.1.1 A級-絕密文件資料：一般禁止出借，除非經(jīng)總經(jīng)理或董事會秘書簽字同意，方可出借。5.4.1.2 B級-機(jī)密文件資料：只能在文控中心閱覽，一般不準(zhǔn)外借，除非經(jīng)總經(jīng)理或董事會秘書簽字同意，方可出借。5.4.1.3 C級-秘密文件資料：經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)，借用時(shí)間不得超過1周；如需出借，應(yīng)當(dāng)由出借部門的最高主管和保管部門主管簽字同意。5.4.1.4密級文件資料的借用，本部門由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由文件存放部門主管批準(zhǔn)；屬于公司的密級文件借用由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委

10、托董事會秘書或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。5.4.2密級檔案只許在文控中心的檔案室查閱，不得帶離檔案室。非經(jīng)總經(jīng)理或董事會秘書批準(zhǔn)，任何人不得對密級文件進(jìn)行復(fù)制和摘抄。5.4.3 在對外交往與合作中需要提供企業(yè)秘密事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。6.相關(guān)文件： 6.1檔案管理規(guī)定7.相關(guān)表單： 7.1文件借閱登記表8.附件： 8.1附件一 密級文件范圍、權(quán)限一覽表 8.2附件二 密級文件印章模板附件一：密級文件范圍、權(quán)限一覽表密級程度密級代碼密級確定借閱權(quán)限批準(zhǔn)權(quán)限秘密A級1、公司主體基本資質(zhì)、產(chǎn)品資質(zhì)；2、公司人事檔案、人事合同和協(xié)議、職員工資性收入；3、尚未進(jìn)入市場或尚未公

11、開的各類信息。經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)，借用時(shí)間不得超過1周。在對外交往與合作中需要提供企業(yè)秘密事項(xiàng)的，經(jīng)借閱部門主管、保管部門主管同意并簽字后，可借閱、使用。特殊情況下，出借公司主體基本資質(zhì)、產(chǎn)品資質(zhì)寄出投標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)由出借部門的最高主管簽字。機(jī)密B級1、公司的規(guī)劃；2、財(cái)務(wù)資料、統(tǒng)計(jì)資料；3、重要會議記錄；4、公司對外交往中簽訂的合同、協(xié)議；5、公司經(jīng)營情況。只能在文控中心閱覽，一般不準(zhǔn)外借。應(yīng)當(dāng)經(jīng)總經(jīng)理或董事會秘書批準(zhǔn)簽字。絕密C級1、公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料（例如：公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等）；2、客戶的資料及供應(yīng)商資料；3、一切裝備的技術(shù)資料；4、所設(shè)計(jì)的圖文資料；5、專有技術(shù)；6、公司認(rèn)為是絕密的其他重要資料。一般禁止出借應(yīng)當(dāng)經(jīng)總經(jīng)理或董事會秘書批準(zhǔn)