公文格式規(guī)范課件

1、公文寫作與處理,省環(huán)境保護(hù)廳辦公室 李 強(qiáng) 二O一一年十月,公文格式規(guī)范,主要內(nèi)容,公文的格式規(guī)范 公文的擬制規(guī)范 公文的處理規(guī)范,公文格式規(guī)范,公文含義和作用,中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例規(guī)定：黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況的工具,國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：行政機(jī)關(guān)公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理 過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具,作用：領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)，依法管理，規(guī)范行為，交流情況，記載憑證,公文格式規(guī)范,公文處理有關(guān)規(guī)定,中國共

2、產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例（經(jīng)中共中央批準(zhǔn)中共中央辦公廳1996年5月3日印發(fā),國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（國發(fā)200023號,國務(wù)院辦公廳關(guān)于實施國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法涉及的幾個具體問題的處理意見（國辦函20011號） 國家行政機(jī)關(guān)公文格式(國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日批準(zhǔn)) 國務(wù)院公文主題詞表 (1997年12月修訂,國務(wù)院辦公廳秘書局,公文格式規(guī)范,一、公文的格式規(guī)范,國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 第二條：行政機(jī)關(guān)公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理 過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具,第十一條：公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照國家行政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)

3、準(zhǔn)執(zhí)行,公文格式規(guī)范,行政機(jī)關(guān)公文格式,國家行政機(jī)關(guān)公文格式（簡稱“國標(biāo)”,1.由國務(wù)院辦公廳提出，中國標(biāo)準(zhǔn)研究中心、國務(wù)院辦公廳秘書局共同起草，經(jīng)國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局論證通過的關(guān)于公文格式的國家標(biāo)準(zhǔn),2.“國標(biāo)”規(guī)定了國家行政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識規(guī)則，適用于國家各級行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文,公文格式規(guī)范,公文格式的種類,常規(guī)格式,特定格式,1、信函式格式 2、會議紀(jì)要格式,公文各要素劃分眉首、主體、版記三部分,公文格式規(guī)范,公文常規(guī)格式的組成要素,眉首：公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首,公文份數(shù)序號、秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽

4、發(fā)人（限請示、報告）等標(biāo)識,主體：紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體,標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、附注等標(biāo)識,版記：主題詞及以下的各要素統(tǒng)稱版記,主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時間等標(biāo)識,公文格式規(guī)范,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識,2.字體,3.位置：居中標(biāo)識,1）平下行文（小版頭）：上邊緣離版心上邊緣25mm,2）上行文（大版頭）：上邊緣離版心上邊緣80mm,3）多個單位聯(lián)合行文（臨時版頭）： 主辦機(jī)關(guān)排列在前，其他機(jī)關(guān)按一定的順序向下排列，“文件”二字在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。同時將紅色反線下移,1.發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件,推薦小標(biāo)宋體，小于22m

5、m15mm。紅色標(biāo)識,公文要素標(biāo)識規(guī)則及問題分析,公文格式規(guī)范,公文要素標(biāo)識規(guī)則及問題分析,問題： 1.年份省略或簡寫 陜環(huán)發(fā)051號 2.年份外的括號錯用。陜環(huán)發(fā)20051號 陜環(huán)發(fā)【2005】1號 3.順序號用虛號或加“第”。陜環(huán)發(fā)200501號 陜環(huán)發(fā)2005第1號,組成：發(fā)文機(jī)關(guān)代字年份序號 陜環(huán)字20111號,位置：下行文居中排布；上行文居左空1字排列。3號宋體,發(fā)文字號 即文號，發(fā)文機(jī)關(guān)編排的公文代號，便于掌握發(fā)文數(shù)量和登記、辦理、保管和查詢,公文格式規(guī)范,公文要素標(biāo)識規(guī)則及問題分析,公文標(biāo)題。發(fā)文機(jī)關(guān)事由文種,陜西省環(huán)境保護(hù)廳關(guān)于開展全省輻射環(huán)境安全檢查的通知,位置：紅色反線下空

6、2行，居中排列。2號小標(biāo)宋體,問題：1.缺少發(fā)文機(jī)關(guān)。關(guān)于啟用新印章的通知 2.濫用標(biāo)點符號。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。 3.在轉(zhuǎn)行時，把人名、地名、機(jī)關(guān)名稱等專用名詞乃至詞拆開,公文格式規(guī)范,公文要素標(biāo)識規(guī)則及問題分析,主送機(jī)關(guān)。即收受、辦理公文的機(jī)關(guān),位置：標(biāo)題下空1行頂格排布。3號仿宋。如主送機(jī)關(guān)較多，可移至版記中標(biāo)識,問題：1.位置不規(guī)范。沒有頂格標(biāo)識。 2. 未按同類之間用頓號、不同類之間用逗號的原則分類排列 。 3. 多頭主送。向上級機(jī)關(guān)行文，只寫一個主送機(jī)關(guān)，如需同時送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時抄送下級機(jī)關(guān),公文格式規(guī)范,公文要素標(biāo)識規(guī)則

7、及問題分析,正文。即公文主要內(nèi)容，一般包括開頭、主體和結(jié)尾,注意事項：1.結(jié)構(gòu)層次。按“一、”“（一）” “ 1. ”“（1）”層次標(biāo)識，一般標(biāo)題一級黑體、二級楷體、三級宋體加黑、四級同正文。 2.數(shù)字標(biāo)識。除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，一般要使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 3.時間標(biāo)識。應(yīng)寫明具體年、月、日，不能使用“去年” “前天”或“04年”等標(biāo)識時間,公文格式規(guī)范,公文要素標(biāo)識規(guī)則及問題分析,4.名稱標(biāo)識。為方便行文，要使用非規(guī)范簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱，再次使用時可用簡稱。如：陜西省環(huán)境保護(hù)廳公文處理辦法（以下簡稱辦法,

8、5.標(biāo)點符號。按照規(guī)范使用。如不能將間隔號寫成點號，行首不能出現(xiàn)標(biāo)點符號等,6.引用標(biāo)識。主要指引用公文，應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，并加圓括號。如“按照陜西省環(huán)境保護(hù)廳關(guān)于表彰XXXXX的通報（陜環(huán)發(fā)200958號）精神，我廳,公文格式規(guī)范,公文要素標(biāo)識規(guī)則及問題分析,附件。即隨附的要件，是附屬于正文的印證性、說明性或附帶性材料,位置：正文下空1行左空2字標(biāo)識，3號仿宋,注意事項：1.附件的標(biāo)識名稱與附件名稱一致。 2.附件要與公文正文一起裝訂，并在附件左上角標(biāo)識“附件”（包括序號）字樣。 3.附件較多，可用阿拉伯?dāng)?shù)字編號。 4.附件為表格時仍標(biāo)識為“附件”，不能標(biāo)識為“附表” 或“表,公文格

9、式規(guī)范,公文要素標(biāo)識規(guī)則及問題分析,問題： 1.位置不正確。未空行、空格或空行、格數(shù)過大,2.附件的名稱回行時沒有與冒號后的文字對齊,3.正文中附件標(biāo)注名稱與附件名稱不一致,4.標(biāo)點符號錯誤。附件名稱后用冒號，順序號后的標(biāo)點為圓點。 將“附件：1.”寫成“附件1：”或“附件一：” 附: 01、XXXXXXXX3份 附件：XXX環(huán)境影響評價登記表,公文格式規(guī)范,特別說明,1.印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)類通知等公文屬復(fù)合公文，所印發(fā)的規(guī)章、規(guī)定，所轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文是通知正件不可分割的組成部分，不列為附件，不標(biāo)注，直接附后。例如陜西省環(huán)境保護(hù)廳轉(zhuǎn)發(fā)環(huán)保部辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)危險廢物管理防范事故風(fēng)險的緊急的通知

10、，所轉(zhuǎn)發(fā)公文不需在標(biāo)識附件,2.報送材料的函或報告，由于所報送材料在正文內(nèi)容已明確，可不標(biāo)注附件，直接附后。例如陜西省環(huán)境保護(hù)廳關(guān)于報送2008年秸稈禁燒工作總結(jié)的報告，工作總結(jié)直接附后,公文格式規(guī)范,公文要素標(biāo)識規(guī)則及問題分析,成文日期。 一般為公文的簽發(fā)日期，用漢字將年、月、日標(biāo)全，其中“零”寫為“” 。不得使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識,1）單一機(jī)關(guān)行文，成文日期右空4字,3）三個以上單位聯(lián)合行文，成文日期在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間,2）兩個單位聯(lián)合行文，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字,位置,公文格式規(guī)范,公文要素標(biāo)識規(guī)則及問題分析,印章。即公文質(zhì)效的標(biāo)識， 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定

11、：公文除會議紀(jì)要和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。印章要清楚、端正,1.單個機(jī)關(guān)發(fā)文： 不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，直接居中下壓成文時間（騎年蓋月），上距正文2mm4mm（不大于1行,2.兩個單位聯(lián)合行文：不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，成文時間拉開左右各空7字，左右壓成文時間，主辦機(jī)關(guān)印章在前兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。 3.三個或以上單位聯(lián)合行文：應(yīng)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，并在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加蓋印章,公文格式規(guī)范,公文要素標(biāo)識規(guī)則及問題分析,附注。即要說明的其他事項，如公文發(fā)送范圍和使用方法等。（此件發(fā)至縣團(tuán)級）（此件可見報,位置：成文日期下1行，居左空2字加圓括號標(biāo)識，3號仿宋,問題：1. 標(biāo)注“附注”

12、字樣。 2.請示件的聯(lián)系人及電話不標(biāo)注，或置于成文日期之上,公文格式規(guī)范,公文要素標(biāo)識規(guī)則及問題分析,主題詞。 主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標(biāo)注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項工作,位置：版記中的反線上，“主題詞”左頂格，3號黑體。詞目3號小標(biāo)宋體，詞目間空1字,主題詞選用：1.標(biāo)引主題詞在國務(wù)院公文主題詞表中選用。除類別詞外主題詞標(biāo)注不超過5個,公文格式規(guī)范,2.先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞，最后標(biāo)文種詞,3. 在標(biāo)類屬詞時，按從小到大的順序、從內(nèi)容到形式的次序排列。如關(guān)于全省環(huán)保系統(tǒng)干部重點培訓(xùn)并實施跟蹤管理的通知 主題詞：人事 干部 培訓(xùn) 管理 通知,4.當(dāng)主

13、題詞表中找不到反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可自定詞目代之，但應(yīng)在該詞目后標(biāo)注“,主題詞的選用,公文格式規(guī)范,國務(wù)院公文主題詞表 01綜合經(jīng)濟(jì)（77個） 01A 計劃 規(guī)劃 統(tǒng)計 指標(biāo) 分配 統(tǒng)配 調(diào)撥 01B 經(jīng)濟(jì)管理 經(jīng)濟(jì) 管理 調(diào)整 調(diào)控 控制 結(jié)構(gòu) 制度 所有制 股份制 責(zé)任制 流通 產(chǎn)業(yè) 行業(yè) 改革 改造 競爭 兼并 開放 開發(fā) 協(xié)作 資源 土地 資產(chǎn) 資料 產(chǎn)權(quán) 物價 價格 投資 招標(biāo) 經(jīng)營 生產(chǎn) 轉(zhuǎn)產(chǎn) 項目 產(chǎn)品 質(zhì)量 承包 租賃 合同 包干 國有 國營 私營 集體 個體 企業(yè) 公司 集團(tuán) 合作社 普查 工商 商標(biāo) 注冊 廣告 監(jiān)督 增產(chǎn) 效益 節(jié)約 浪費 破產(chǎn) 虧損 特區(qū) 開發(fā)區(qū) 保稅區(qū) 展銷,區(qū)域分類(01-13,類屬詞,類別詞（A、B、C,公文格式規(guī)范,公文要素標(biāo)識規(guī)則及問題分析,抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)外需要知曉公文的其他機(jī)關(guān),抄送機(jī)關(guān)順序排列一般為黨委、人大、政協(xié)、軍隊、法院、檢察院、群眾團(tuán)體、民主黨派、事業(yè)單位、企業(yè)單位,問題：1.文件無需抄送其他單位的，進(jìn)行“抄送”的標(biāo)識。 2.“抄送”兩字中間或抄送單位之間使用空格。 3.對上級機(jī)關(guān)用“抄報”，平級、下級機(jī)關(guān)用“抄送,位置：一般在主題詞下一行，左空1字3號仿宋標(biāo)識。按一定順序排列，同類間頓號，不同類之間用逗號，最后用句號。回行時與“抄