公司會(huì)議室管理辦法

1、公司會(huì)議室管理辦法1 總則為加強(qiáng)公司會(huì)議室管理 ,保障會(huì)議室的合理使用 , 充分有效利用會(huì)議室資源 , 使 公司行政工作科學(xué)化、制度化 , 特制定本辦法。2 機(jī)構(gòu)和職責(zé)2.1 各部門(mén)申請(qǐng)使用會(huì)議室需提前至少 1小時(shí)在綜合科登記 , 需提供其他準(zhǔn)備 時(shí)間較長(zhǎng)的會(huì)議材料或物品需提前一天以上告知綜合科準(zhǔn)備 , 以此提高工作效率。2.2 使用公司會(huì)議室統(tǒng)一由綜合科歸口管理。3 會(huì)議室管理工作具體內(nèi)容3.1 會(huì)議室使用順序及原則3.1.1 確保公司領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)的優(yōu)先使用 ;3.1.2 預(yù)定部門(mén)有優(yōu)先使用權(quán) ;3.1.3 公司及各部門(mén)對(duì)外活動(dòng)的使用 ;3.2 會(huì)議室使用程序3.2.1 預(yù)定者需先行在綜合科查

2、詢(xún)會(huì)議室的空閑情況 , 并登記會(huì)議室使用申請(qǐng) 緊急情況使用會(huì)議室 , 須提前電話通知辦公室準(zhǔn)備 ;3.2.2 會(huì)議室管理員按照預(yù)定單要求 ,提前 15分鐘安排做好會(huì)議環(huán)境、儀器設(shè)備、會(huì)議服務(wù)的安排工作3.2.3 預(yù)定者按照預(yù)定時(shí)間、地點(diǎn)使用會(huì)議室。3.3 會(huì)議室使用部門(mén)規(guī)定13.3.1 為保障不影響他人 ,任何部門(mén) （員工）未經(jīng)預(yù)定,不得私自使用會(huì)議室資 源。3.3.2 預(yù)定會(huì)議后 , 因故會(huì)議變動(dòng)、放棄使用 , 須在預(yù)定使用前 30分鐘通知辦 公室, 以避免會(huì)議室資源的浪費(fèi)。3.3.3 會(huì)議室使用前 , 使用部門(mén)須對(duì)照會(huì)議室設(shè)備清單清點(diǎn)設(shè)備 , 若有缺 損須向綜合科說(shuō)明。3.3.4 會(huì)議應(yīng)嚴(yán)

3、格控制在預(yù)定時(shí)間內(nèi) , 超時(shí)使用必須提前向綜合科作出申請(qǐng)或 說(shuō)明, 以免影響其他部門(mén)使用。3.3.5 自覺(jué)保持會(huì)議室內(nèi)衛(wèi)生 , 正確使用和維護(hù)儀器設(shè)備 , 未經(jīng)綜合科審批 , 不 得擅自改變、損害會(huì)議室墻面、地面和頂棚。3.3.6 會(huì)議過(guò)程中需要茶水服務(wù)的部門(mén)須提前告知綜合科管理人員。原則上 半小時(shí)以下的會(huì)議不提供茶水服務(wù)。3.3.7 會(huì)議結(jié)束后 , 不得立即切斷電源 ,以免損壞儀器設(shè)備。會(huì)議室使用后借 用者須到綜合科做歸還登記 , 確保會(huì)議室設(shè)備完整無(wú)缺。工作人員應(yīng)及時(shí)聯(lián)系相關(guān) 人員撤除橫幅、會(huì)標(biāo)和粘貼物及廢棄物。3.3.8 任何部門(mén)及個(gè)人不得擅自搬動(dòng)或挪用會(huì)議室配置的設(shè)備 , 如桌、椅等物

4、 品,若確需借用 ,請(qǐng)與綜合科聯(lián)系辦理借用手續(xù) ,事后及時(shí)歸還。3.4 會(huì)議服務(wù)人員管理規(guī)定3.4.1 會(huì)議準(zhǔn)備時(shí) , 打開(kāi)空調(diào)、電燈、調(diào)試柜等電器 , 并調(diào)試好投影儀、電視 機(jī)、話筒、LED屏幕、筆記本電腦等會(huì)議所需設(shè)備，遇到重大會(huì)議室，服務(wù)人員必須 多次調(diào)試會(huì)議設(shè)備 , 尤其保證無(wú)線話筒有足夠電量。3.4.2 提供茶水服務(wù)時(shí) , 須平均 15-20 分鐘間隔供水。3.4.3 在會(huì)議期間 , 服務(wù)人員須保持工作狀態(tài) , 以備會(huì)議過(guò)程中需要服務(wù)時(shí)及 時(shí)趕到現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。3.4.4 會(huì)議結(jié)束后 , 須關(guān)閉所有使用設(shè)備和電器 , 鎖好房門(mén)。4 檢查與考核會(huì)議結(jié)束后 , 管理人員對(duì)照會(huì)議室設(shè)備清單清點(diǎn)設(shè)備 , 各