XX科技有限公司文件資料管理辦法

1、WAUWT北京威奧特信通科技有限公司BEIJING W AYOUT TELECOM TECHNOLOGY CO., LTD.文件編號(hào)：威奧特綜字12002第1號(hào)文件資料管理辦法本辦法對(duì)文件資料的收發(fā)、審批、歸檔、保管進(jìn)行了具體規(guī)定。文件歸檔范圍1、以下各類文件資料由技術(shù)質(zhì)量部歸檔管理：（1）涉及公司開發(fā)、經(jīng)營、工程、管理等技術(shù)性文件資料和質(zhì)量 管理體系方面的文件資料。（2）涉及公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、 技術(shù)建議書、投標(biāo)書、各種 協(xié)議等。（3）上述文件涉及審批的審批文件和修訂版本。2、以下各類文件資料由綜合辦歸檔管理：（1）公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件等。（2）公司發(fā)布的規(guī)章制度，管理辦法等。

2、（3）外來文件的回復(fù)文件。（4）各部門工作中向公司領(lǐng)導(dǎo)提交的請(qǐng)示、報(bào)告、批件等。3、以下各類文件資料由各部門歸檔管理：（1）各部門專業(yè)文件、資料及相關(guān)文檔。（2）各部門提交的請(qǐng)示、報(bào)告及批示的復(fù)印件。4、對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同技術(shù)質(zhì)量部和財(cái)務(wù)部均留原件歸檔。文件收發(fā)、傳發(fā)、報(bào)批公司文件資料的收發(fā)、傳發(fā)、報(bào)批由綜合辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)，詳見文件收、發(fā) 流程圖及文件處理單。三、文件編號(hào)規(guī)定1、綜合辦對(duì)文件在收發(fā)時(shí)統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào) 、登記 以便管理。2、編號(hào)格式為：威奧特X字XXXX第丫號(hào)。X 表示文件來源部門。開技術(shù)開發(fā)部，支技術(shù)支持部， 市市場部，工工程部，人人力資源部，綜綜合辦， 質(zhì)質(zhì)量部，企企發(fā)部，財(cái)財(cái)務(wù)部。

3、丫 表示文件的編號(hào)，發(fā)文按發(fā)放的順序進(jìn)行流水編號(hào)。 對(duì)于發(fā)文或修 改的文件 ,各部門按順序進(jìn)行流水編號(hào)。XXXX 表示年號(hào)，如； 2002、 2003。四、文件資料的移交各部門移交文件時(shí)，應(yīng)辦 理移 交手續(xù)，交接均由專人負(fù)責(zé)，并填寫移 交文件清單，見附表。五、規(guī)章制度、管理辦法的報(bào)批及下發(fā)各部門制定的規(guī)章制度和管理辦法 ,經(jīng)征求公司各相關(guān)部門意見并通 過后，填寫建議處理表； 將規(guī)章制度或管理辦法及填寫好的建議處理 表連同電子版一起交至綜合辦； 綜合辦將規(guī)章制度或管理辦法附上建 議處理表后上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 審批同意的綜合辦將其下發(fā)各相關(guān)部 門。未獲批準(zhǔn)的，綜合辦將公司領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見反饋給相關(guān)部

4、門。綜 合辦保留原始批件，并做記錄。六、文件管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1、公司技術(shù)資料管理由技術(shù)質(zhì)量專人負(fù)責(zé)。2、公司收發(fā)文件及各項(xiàng)規(guī)章制度的發(fā)布由綜合辦專人負(fù)責(zé)。3、各部門的質(zhì)量員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、 整理、保管本部門文檔資料和移 交相關(guān)文件資料。七、文件保管制度1、技術(shù)質(zhì)量部，綜合辦應(yīng)有存放資料的專門文件柜， 并具備防火、 防潮、防蟲等安全條件。2、所有歸檔文件要進(jìn)行分類登記。3、文檔管理員要熟悉所負(fù)責(zé)的文檔資料，了解使用者的需求。4、按文件類別，確定文件保管期限。每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、銷 毀。具體銷毀工作見文件銷毀流程圖。（1） 技術(shù)性資料、合同協(xié)議等保管期為 10 年。（2）文檔性資料保管期為 5 年。（

5、3）有明確規(guī)定保存期的文檔，從其規(guī)定。5、涉及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)， 技術(shù)規(guī)范等方面的文件資料應(yīng)蓋上 “ 受控文件” 章。將已過期文件資料蓋上“ 作廢文件” 章，報(bào)批予以銷毀。6、嚴(yán)格遵守文件安全保密制度，做好文件流失防護(hù)工作。7 、 文件管理人員要定時(shí)檢查文件專柜， 核對(duì)件數(shù)， 發(fā)現(xiàn)異?；虮?盜，丟失等情況，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反映，妥善處理。8、 根據(jù)公司的實(shí)際情況，新項(xiàng)目（例如：建議書、投標(biāo)書、合同 等）要求項(xiàng)目完成后應(yīng)及時(shí)歸檔，對(duì)于項(xiàng)目周期較長的，建議各 部門 3 周內(nèi)將現(xiàn)有文件歸檔。八、文件保密級(jí)別文件級(jí)別分為兩級(jí)：機(jī)密和一般。文件保密級(jí)別由文件制作部門確定，技術(shù)質(zhì)量部或綜合辦審核。九、檔案借閱制度1

6、、 屬于公司機(jī)密檔案的，未經(jīng)許可不得外借、外傳。2、 借閱文檔資料屬機(jī)密的，需由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過兩周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由 檔案管理人員催還。需要長期借出的，須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部審核并 報(bào)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。5 、 調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或摘抄、 復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。 否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。6、 借出檔案資料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告技術(shù) 質(zhì)量部及時(shí)予以處理。7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后，如系人為造成，公司將根據(jù)情況 嚴(yán)重程度及所帶來的后果， 追究有關(guān)人員的責(zé)任， 依據(jù)公司獎(jiǎng) 懲條例予以相應(yīng)的處罰。北京威奧特信通科技有限公司2002年9月25日北京威奧特信通科技有限公司文件處理表時(shí)間：200 年 月 日來文部門文件名稱主辦部門領(lǐng)導(dǎo)意見：領(lǐng)導(dǎo)批示：辦公室擬辦意見：處理結(jié)果：北京威奧特信通科技有限公司外來公文處理表收文時(shí)間：200 年 月 日來文單位原文文號(hào)收文文號(hào)領(lǐng)導(dǎo)批示