XX證券股份有限公司托管業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)施細(xì)則

1、XX 證券股份有限公司托管業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)施細(xì)則第一章總則第一條為規(guī)范 XX 證券股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）托管業(yè)務(wù)，切實(shí)履行托管人職責(zé)，保護(hù)基金份額持有人及相關(guān)當(dāng)事人合法權(quán)益，促進(jìn)托管業(yè)務(wù)的健康發(fā)展，依據(jù)XX 證券股份有限公司托管業(yè)務(wù)管理辦法（以下簡(jiǎn)稱管理辦法）的有關(guān)規(guī)定，制定本細(xì)則。第二條本細(xì)則適用于公司開展托管業(yè)務(wù)所涉檔案管理的相關(guān)事宜。第三條 本細(xì)則所稱檔案主要包括：辦理托管業(yè)務(wù)的合同、賬戶開戶文件、客戶資料、交易記錄、會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等重要文件檔案，其中有關(guān)數(shù)據(jù)備份的磁盤、電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等均屬電子檔案；托管業(yè)務(wù)檔案保存 20 年以上。第四條 托管部檔案管理崗負(fù)責(zé)托管業(yè)務(wù)檔案

2、管理的相關(guān)事項(xiàng)。第二章歸檔范圍及原則第五條托管業(yè)務(wù)的檔案包括但不限于：（一）托管業(yè)務(wù)合同、賬戶開戶文件等紙質(zhì)資料；（二）管理人發(fā)送的交易指令及資金劃付指令等紙質(zhì)資料；（三）托管業(yè)務(wù)過程中形成的會(huì)計(jì)資料:.會(huì)計(jì)憑證；.會(huì)計(jì)報(bào)表及附表；.財(cái)務(wù)管理文檔：外部審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、涉及財(cái)務(wù)收支業(yè)務(wù)的合同、協(xié)議（復(fù)印件）；.其它重要文檔：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)移交、保管、查閱、銷毀清冊(cè)、其他重要資料等。第六條信息披露報(bào)告、托管人報(bào)告、份額持有人大會(huì)會(huì)議記錄等紙質(zhì)資料；第七條托管業(yè)務(wù)過程中直接形成的具有保存利用價(jià)值的其他重要文件資料。第八條托管業(yè)務(wù)檔案的歸檔原則：（一）獨(dú)立性原則：托管業(yè)務(wù)檔案

3、以單個(gè)受托產(chǎn)品為主體，單獨(dú)建立檔案，根據(jù)具體業(yè)務(wù)類別、按時(shí)間順序歸檔管理。（二）保密性原則：托管業(yè)務(wù)檔案要注意保密，除法律、行政法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定、監(jiān)管機(jī)構(gòu)及審計(jì)要求外，不得向任何機(jī)構(gòu)或個(gè)人泄露相關(guān)資料。（三）及時(shí)性原則：各崗位人員應(yīng)及時(shí)整理并裝訂托管業(yè)務(wù)過程中形成的文件資料并妥善保管。（四）完整性原則：托管業(yè)務(wù)檔案要定期歸檔，嚴(yán)防毀壞、散失，保證托管業(yè)務(wù)檔案的完整。第九條各托管業(yè)務(wù)崗位人員應(yīng)以歸檔范圍為依據(jù)，定期按時(shí)間順序分類進(jìn)行整理裝訂，做到資料完整、齊全，并定期將整理好的文件編制清單移交給檔案管理崗。第十條托管業(yè)務(wù)檔案當(dāng)年資料由檔案管理崗統(tǒng)一妥善保管。檔案管理崗按全宗及類目分類分柜有序存

4、放、在柜上應(yīng)予以標(biāo)示方便查閱。第十一條 檔案管理崗應(yīng)將托管業(yè)務(wù)檔案存放在安全、可靠的場(chǎng)所，應(yīng)做到防盜、防潮、防蟲、磁性介質(zhì)還要注意防磁、防塵、防熱、防凍等相應(yīng)的安全措施。第十二條托管業(yè)務(wù)檔案的保管期限，從托管合同終止之日起， 按照監(jiān)管部門對(duì)各種業(yè)務(wù)的要求期限保管存放。第十三條托管業(yè)務(wù)檔案采用磁盤、磁帶、光盤等介質(zhì)存儲(chǔ)托管業(yè)務(wù)檔案資料的，其保存期限須與打印輸出的書面形式的業(yè)務(wù)資料一致。第三章檔案的移交第十四條 檔案管理崗于每年年底將不需要跨年度使用的檔案整理成冊(cè)，并按照檔案分類要求進(jìn)行匯總，在公司規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交公司總部檔案室。第十五條 檔案管理崗在移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫托管部檔案目錄表（以公司當(dāng)年下

5、發(fā)的文件規(guī)定格式為準(zhǔn)）一式兩份，一份交公司檔案保管人存放，一份在公司檔案負(fù)責(zé)人接收簽字后留存托管部。第十六條 公司檔案管理人員對(duì)接收保管的托管業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的應(yīng)會(huì)同托管部相關(guān)人員共同拆封整理。第四章檔案的借閱使用第十七條 托管業(yè)務(wù)檔案不得借出本公司。第十八條 如有特殊需要，經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)后，按照公司檔案管理要求填寫托管部檔案借閱申請(qǐng)表（以公司當(dāng)年下發(fā)的文件規(guī)定格式為準(zhǔn)）或托管部檔案復(fù)印申請(qǐng)表（以公司當(dāng)年下發(fā)的文件規(guī)定格式為準(zhǔn)），將借閱人姓名，有效證件、單位、借閱原因、日期、以及被查閱或者復(fù)印檔案的名稱、號(hào)碼、內(nèi)容、張數(shù)等詳細(xì)信息進(jìn)行登記，方可提供查閱或復(fù)

6、印。第十九條 托管部?jī)?nèi)部人員借閱或復(fù)印業(yè)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)托管部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱或復(fù)印手續(xù)。第二十條 公司其他部門人員借閱或復(fù)印托管業(yè)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)由借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字，并經(jīng)托管部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱或復(fù)印手續(xù)。第二十一條外單位借閱托管業(yè)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信和個(gè)人有效證件，向公司總裁辦公室提出申請(qǐng)，填寫XX 證券股份有限公司檔案借閱申請(qǐng)表（以公司當(dāng)年下發(fā)的文件規(guī)定格式為準(zhǔn)）， 經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和托管部負(fù)責(zé)人簽批同意后，方可辦理借閱或 復(fù)印手續(xù)。第二十二條借閱托管業(yè)務(wù)檔案人員不得將托管業(yè)務(wù)檔案拆散。第二十三條 借閱、復(fù)印托管業(yè)務(wù)檔案人員不得在案卷標(biāo)畫， 不得破壞原卷冊(cè)裝訂順序，不得

7、抽換或污損。第二十四條 公司內(nèi)部員工復(fù)印托管業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)經(jīng)托管部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行復(fù)印。外單位人員復(fù)印托管業(yè)務(wù)檔案的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可復(fù)印。第二十五條復(fù)印托管業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在托管部檔案管理崗和公司檔案管理人監(jiān)督下共同完成，并需加“此復(fù)印件不可替代正本使用， 僅用于 XXX 使用”字樣。第二十六條借閱、復(fù)印托管業(yè)務(wù)檔案應(yīng)于借閱當(dāng)日歸還。 第二十七條借閱、復(fù)印托管業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)保密，不得泄露檔案信息。第二十八條托管部檔案管理崗應(yīng)對(duì)被歸還借閱、復(fù)印的檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、保證檔案的完整與安全。第五章檔案的銷毀第二十九條 托管業(yè)務(wù)檔案的保管期滿，需銷毀的，由檔案管理崗嚴(yán)格審核，編制托管業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)。

8、第三十條 對(duì)其中未了結(jié)的托管業(yè)務(wù)檔案原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案管理崗保管至業(yè)務(wù)終了時(shí)為止。第三十一條 銷毀托管業(yè)務(wù)檔案應(yīng)填寫托管業(yè)務(wù)檔案銷毀申請(qǐng)表（以公司當(dāng)年下發(fā)的文件規(guī)定格式為準(zhǔn)），由托管部和相關(guān)部門會(huì)簽后，報(bào)經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。第三十二條 單獨(dú)抽出立卷的托管業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)在托管業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)和托管業(yè)務(wù)檔案保管清冊(cè)中列明。第三十三條 按規(guī)定銷毀托管業(yè)務(wù)檔案時(shí)，由托管部和有關(guān)部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀托管業(yè)務(wù)檔案之前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后在銷毀清冊(cè)上簽字，并將監(jiān)銷情況報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。第六章罰則第三十四條在托管業(yè)務(wù)檔案管理工作中出現(xiàn)下列行為，視情節(jié)輕重予以處罰：第三十五條因未及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整理、立卷，導(dǎo)致托管業(yè)務(wù)檔案缺失不完整。第三