采購控制制度1

1、陜西鑫輝鋼鐵有限公司作業(yè)文件文件編號(hào)：HG2013111采購控制制度編寫：葉廣林審核：許東俤批準(zhǔn)：陳春太發(fā)布日期： 2013 年 8月 1 日實(shí)施日期：2013年 8 月 30日HG-GT采購控制制度1、目的： 對(duì)采購過程及供方進(jìn)行控制，確保所采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求。2、適用范圍： 適用于對(duì)生產(chǎn)所需的原材料采購、外協(xié)加工及供方提供服務(wù)的控制； 對(duì)供方進(jìn)行選擇、評(píng)價(jià)和控制。3、職責(zé)：3.1 、采購部：a）、負(fù)責(zé)按公司的要求組織對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià)，編制合格供方名錄 并對(duì)供方的供貨業(yè)績(jī)定期進(jìn)行評(píng)價(jià)，建立供方檔案；b）、負(fù)責(zé)制定米購計(jì)劃，執(zhí)行米購作業(yè)。3.2 、品質(zhì)科：a）、負(fù)責(zé)編制采購物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及采購

2、物資分類。b）、負(fù)責(zé)對(duì)采購物資的進(jìn)貨驗(yàn)證。3.3 、總經(jīng)理批準(zhǔn)采購計(jì)劃。4、程序：4.1 、采購物資分類： 品質(zhì)科負(fù)責(zé)制定采購物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及采購物資分類，根據(jù)其對(duì)隨后的實(shí)現(xiàn)過程及其輸出的影響，將采購物資分三類：a）、重要物資：構(gòu)成最終產(chǎn)品的主要部分或關(guān)鍵部分，直接影響最終 產(chǎn)品使用或安全性能，可能導(dǎo)致顧客嚴(yán)重投訴的物資；b）、一般物資：構(gòu)成最終產(chǎn)品非關(guān)鍵部位的批量物資，直接影響最終 產(chǎn)品的質(zhì)量或即使略有影響，但可采取措施予以糾正的物資；c）、輔助物資：非直接用于產(chǎn)品本身的起輔助作用的物資，如一般包 裝材料等。4.2 、對(duì)供方的評(píng)價(jià)：4.2.1 、采購部根據(jù)采購物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和生產(chǎn)需要， 通過對(duì)物

3、資的質(zhì)量、 價(jià)格評(píng)審。4.3 、本公司的采購文件包括采購計(jì)劃 、臨時(shí)采購要求單 、采購 單、采購合同及附件等由采購部保管，采購文件發(fā)放前，應(yīng)由相應(yīng)的 發(fā)放部門負(fù)責(zé)人對(duì)其要求是否適當(dāng)進(jìn)行審批。4.3.1 、采購計(jì)劃： 采購部根據(jù)生產(chǎn)部的生產(chǎn)計(jì)劃及庫存情況編制采購計(jì)劃 ，經(jīng)總 經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施采購。對(duì)于臨時(shí)采購的物資，相關(guān)部門填寫臨時(shí)采購要 求單，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，叫采購部實(shí)施。4.3.2 、采購的實(shí)施：a) 、采購部根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃 、臨時(shí)采購要求單 ，按照物資采 購技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在合格供方名錄中選擇供方并進(jìn)行采購；b) 、第一次向合格供方采購重要和一般物資時(shí)，應(yīng)簽訂采購合同， 明確品名規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要

4、求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條件、違約及供貨期限 等；c) 、供應(yīng)部根據(jù)需要將相應(yīng)的技術(shù)要求作為合同附件提供給供方；d) 、采購前采購員應(yīng)合適提供技術(shù)的要求是否有效，姜采購單交 采購部經(jīng)理確認(rèn)后實(shí)施采購。4.4 、采購信息：4.4.1 、采購文件：4.4.1.1 、應(yīng)包括擬采購產(chǎn)品的信息：a) 、對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量要求(可直接引用各類標(biāo)準(zhǔn)或提供規(guī)范、圖樣等技 術(shù)文件)；b) 、對(duì)產(chǎn)品驗(yàn)收要求；c) 、其他要求，如價(jià)格、數(shù)量、交付等。4.4.1.2 、適當(dāng)時(shí)還包括：a) 、對(duì)供方的產(chǎn)品、程序、過程、設(shè)備、人員提出有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或資格鑒 定的要求， 如對(duì)供方產(chǎn)品的安全認(rèn)證要求， 對(duì)加工過程、設(shè)備及人員要求、 委托檢測(cè)的

5、服務(wù)要求等；b) 、使用的質(zhì)量管理體系要求。產(chǎn)品合格、供貨期等進(jìn)行比較，選擇合格的供方，填寫“供方評(píng)定記 錄表”。對(duì)同類的重要物資和一般物質(zhì)，應(yīng)同時(shí)選擇幾家合格的供方。采購 部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)采購物資分類規(guī)定的產(chǎn)品類 別，明確對(duì)供方的控制方式和程度。4.4.2 對(duì)有多年業(yè)務(wù)往來的重要物資的供方， 應(yīng)提供充分的書面證明材 料，可以包括以下內(nèi)容，以證實(shí)其質(zhì)量保證能力；a) 、產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、體系認(rèn)證證書；b) 、本組織對(duì)供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核的結(jié)果；c) 、本組織及供方其他顧客的滿意程度調(diào)差；d) 、供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨能力等情況；e) 、供方的財(cái)務(wù)狀況及服務(wù)和支持能

6、力等。4.4.3 、第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外， 還需經(jīng)樣品檢測(cè)及批量使用，測(cè)試合格才能供貨；a) 、新供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品；b) 、品質(zhì)科對(duì)樣品檢驗(yàn)，出具相應(yīng)的驗(yàn)證報(bào)告，并填寫供方評(píng)定記 錄表中相應(yīng)欄目，反饋給采購部；c) 、樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；d) 、樣品驗(yàn)證合格后，采購部通知供方小批量供貨；經(jīng)品質(zhì)科進(jìn)貨驗(yàn) 證合格后，交生產(chǎn)部試用，并有品質(zhì)科出具相應(yīng)試用后的驗(yàn)證報(bào)告，填寫 供方評(píng)定記錄表中相關(guān)欄目，反饋給采購部；e) 、小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則消除其供貨資格。樣品驗(yàn)證、小 批量試用均合格的供方公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可列入合格供方名

7、錄4.4.4 、采購的產(chǎn)品可以有如下幾種驗(yàn)證方式：a) 、由品質(zhì)科進(jìn)行進(jìn)貨驗(yàn)證；b) 、由顧客在本公司現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證；c) 、由本公司在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證；d) 、由顧客在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證。4.5 對(duì)后兩種情況， 采購部應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行 的方法。4.5.1 驗(yàn)證活動(dòng)可包括檢驗(yàn)、測(cè)量、觀察、工藝驗(yàn)證、提供合格證明文 件等文件等方式根據(jù)采購物資分類，在相應(yīng)的檢驗(yàn)規(guī)程中規(guī)定不同的驗(yàn)證 方式。4.5.2 采購對(duì)供方的資質(zhì)評(píng)審。4.5.3 、供方的驗(yàn)證能免除供方提供合格產(chǎn)品的責(zé)任，但不能排除其產(chǎn) 品拒收的可能。4.5.4 、采購爭(zhēng)端和處理：4.5.4.1 、建立與供方的聯(lián)系渠道，由總經(jīng)

8、理辦公室指定專人并提供聯(lián) 系手段，保證在未發(fā)生問題前就能與供方及時(shí)溝通。4.5.4.2 、處理采購爭(zhēng)端的原則，一般應(yīng)能過雙方協(xié)商解決，如造成的 后果嚴(yán)重，雙方不能協(xié)商解決時(shí)，則依據(jù)合同法予以起訴。4.5.4.3 、對(duì)于檢驗(yàn)中不易暴露而在生產(chǎn)或銷售過程中可能暴露又確屬 供方的質(zhì)量問題，要根據(jù)造成經(jīng)濟(jì)損失的程度依據(jù)國(guó)家相關(guān)法規(guī)向分承包 方提出索賠。4.5.4.4 、對(duì)于直接從市場(chǎng)上采購來的原材料，不合格的物品應(yīng)進(jìn)行報(bào) 廢或銷毀處理；可降級(jí)使用的，可降級(jí)使用。4.6 對(duì)于一般物資供方， 需要經(jīng)過樣品驗(yàn)證和小批試用合格， 各相關(guān)部 門提供評(píng)價(jià)意見，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可列入合格供方名錄4.6.1 對(duì)于批量供應(yīng)的輔助物資， 品質(zhì)科在進(jìn)貨時(shí)對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)證， 并保 存驗(yàn)證記錄，合格者由管理者代表批準(zhǔn)后，即可列入合格供方名錄 。對(duì) 零星采購的輔助物資，其進(jìn)貨驗(yàn)證記錄即為對(duì)此供方的評(píng)價(jià)。4.6.2 、供方產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題，采購部向供方發(fā)出糾正和預(yù) 防措施處理單，如兩次發(fā)出處理單而質(zhì)量沒有明顯改進(jìn)的應(yīng)取消