事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理體系的創(chuàng)新思路構(gòu)架

1、事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理體系的創(chuàng)新思路構(gòu)架事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路構(gòu)架-企業(yè)管理論文事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路構(gòu)架張寶燕（天津市東麗區(qū)人才交流服務(wù)中心）摘要 作為事業(yè)單位管理工作的重要任務(wù)，檔案管理水平的好壞關(guān)系著事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作的協(xié)調(diào)與高效進(jìn)行。檔案管理工作一直以來也是事業(yè)單位的工作重點(diǎn)，決定著事業(yè)單位的自身發(fā)展。本文就當(dāng)前環(huán)境下，事業(yè)單位如何加強(qiáng)辦公室檔案管理工作進(jìn)行分析，就一些新方法、新思路進(jìn)行研究，提出一些加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新思路。關(guān)鍵詞事業(yè)單位辦公室管理檔案管理創(chuàng)新思路檔案管理水平的好壞還是決定事業(yè)單位自身發(fā)展的重要前提。而面對(duì)新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，要保持事業(yè)單

2、位的積極性，就必須關(guān)注到事業(yè)單位的辦公室檔案管理，筆者結(jié)合檔案管理工作多年的經(jīng)驗(yàn)，就當(dāng)前環(huán)境下事業(yè)單位如何加強(qiáng)辦公室檔案管理進(jìn)行分析，就存在的一些問題進(jìn)行探討，并提出辦公室檔案管理的創(chuàng)新隨著國(guó)家對(duì)于事業(yè)單位的改革不斷深入，作為內(nèi)部管理的重要組成部分，事業(yè)單位的檔案管理工作不僅與事業(yè)單位內(nèi)部高效運(yùn)行有著密切的關(guān)系，思路。1 事業(yè)單位辦公室檔案管理的基本原則1.1 規(guī)范、靈活的統(tǒng)一原則眾所周知，事業(yè)單位的工作制度是完全按照國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)來制定與執(zhí)行的，這也說明，事業(yè)單位的管理工作必須體現(xiàn)出一定的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化。但事實(shí)上，在實(shí)際的事業(yè)單位管理工作中，并不提倡這樣千篇一律的檔案管理方式，3 在實(shí)際的工作中

3、，因事業(yè)單位的性質(zhì)不同，其檔案的管理方式也應(yīng)有所不同。所以說，檔案管理的制度與方法應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位辦公室的工作特點(diǎn)進(jìn)行制定，要不斷挖掘辦公室自身的特點(diǎn)，不斷探索和總結(jié)，建立一套完善的、全面的規(guī)章制度。1.2 職責(zé)和權(quán)益兼顧的原則在制定事業(yè)單位檔案管理工作的過程中，要首先明確工作職責(zé)與范圍。針對(duì)辦公室檔案管理工作而言，必須首先明白和清楚檔案管理工作的工作目標(biāo)與任務(wù)，適當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行定期和不定期的指導(dǎo)和檢查等。同時(shí)，明確好檔案管理工作人員的權(quán)限與責(zé)任，以工作人員的合法利益出發(fā)，合理地制定檔案管理原則。這樣一來，才能夠激發(fā)工作人員的工作熱情，更加積極地投入到辦公室檔案工作中來。2 事業(yè)單位辦公室檔案管理

4、的現(xiàn)狀與特點(diǎn)分析2.1 缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)從眾多事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的實(shí)際情況來看，大多數(shù)的事業(yè)單位都沒有對(duì)辦公室檔案管理工作進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，對(duì)其重要性不夠了解。不管是從單位領(lǐng)導(dǎo)還是職工方面來講，都沒能引起足夠的重視，在對(duì)管理職責(zé)與年度考核上，也沒有對(duì)檔案管理工作的指標(biāo)進(jìn)行納入。這樣的現(xiàn)象也就導(dǎo)致了檔案管理工作人員對(duì)自身工作的不自信，認(rèn)為檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展起不到作用。另外，單位對(duì)于辦公室檔案管理的認(rèn)知不足，有的單位甚至缺乏基本的資金投入與檔案軟硬件配備，這也嚴(yán)重阻礙了辦公室檔案管理工作的發(fā)展。2.2 缺乏高綜合素質(zhì)的辦公室檔案管理人員 從檔案管理學(xué)的角度來看，事業(yè)

5、單位的辦公室檔案管理工作不僅是一項(xiàng)專業(yè)性極高的工作，更需要技術(shù)性較強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的工作人員來進(jìn)行。而當(dāng)前的情況最為突出的也就是人員素質(zhì)問題，因事業(yè)單位的特殊性，在人事改革的過程中，由于機(jī)構(gòu)調(diào)整和重組，工作人員與崗位之間會(huì)發(fā)生變化，這就導(dǎo)致了一些不具備專業(yè)檔案管理能力的人員或者說業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的人員從事了辦公室檔案管理工作。而對(duì)于這些專業(yè)素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)能力尚有欠缺的職工來講，單位沒能給予一定的培訓(xùn)與指導(dǎo)，也使得職工對(duì)工作產(chǎn)生消極情緒，更不利于辦公室檔案工作。2.3 缺乏對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，各種各樣的現(xiàn)代化技術(shù)與手段運(yùn)用到事業(yè)單位管理工作中。就事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作而言

6、，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，給辦公室檔案管理工作帶來了極大的方便。而由于對(duì)檔案工作的不重視，缺乏資金的投入，許多事業(yè)單位在引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)到辦公室檔案管理工作上做得不夠好。而為了檔案資源的信息化與數(shù)字化，并逐步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部資源共享，更應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位辦公室檔案管理的信息化與現(xiàn)代化水平。此外，因從事檔案管理工作的人員缺乏對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的了解與應(yīng)用，對(duì)于靈活的設(shè)備與軟硬件使用還存在一定的問題，這也是導(dǎo)致現(xiàn)代化信息技術(shù)得不到有效利用的重要原因。3 事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路3.1 建立并完善辦公室檔案管理制度首先，制度的完善是任何管理工作的前提，想要提

7、高事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作，就必須有一個(gè)有效的途徑和方法，建立辦公室檔案管理工作的規(guī)章制度并不斷完善其制度環(huán)境，以保證辦公室檔案工作的規(guī)范性。其次， 必須依據(jù)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，建立相應(yīng)的管理機(jī)制， 并不斷從制度上來改進(jìn)和促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的需要。同時(shí)，要提高從業(yè)職員對(duì)辦公室檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，建立相應(yīng)的約束機(jī)制來引起重視，要求職工嚴(yán)格的執(zhí)行檔案管理的制度規(guī)范，并逐步構(gòu)建和完善制度。3.2 提高辦公室檔案管理人員的綜合水平辦公室檔案管理工作水平的高低是決定事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而為了更好的管理辦公室檔案，人員的因素必不可少。前面介

8、紹過，辦公室檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性較強(qiáng)，綜合性高的工作，因此，其對(duì)于從業(yè)人員的要求也較高。事業(yè)單位必須明確好辦公室檔案管理的崗位職責(zé)，從能力與責(zé)任上來完善隊(duì)伍建設(shè)，出于崗位變動(dòng)的考慮，要確保檔案管理人員的整體水平，應(yīng)不斷開展能力培訓(xùn)與實(shí)踐性的培訓(xùn)活動(dòng)，以提升檔案管理人員的能力與知識(shí)，進(jìn)一步提升其管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)責(zé)任感，扎實(shí)檔案管理的理論基礎(chǔ)與實(shí)踐知識(shí)，以此來確保事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的隊(duì)伍水平。3.3 推動(dòng)現(xiàn)代化的信息技術(shù)的運(yùn)用事實(shí)上，檔案管理向信息化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是未來的必然發(fā)展趨勢(shì)，也必然是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的方向。所以，在實(shí)際的辦公室檔案管理工作中，應(yīng)將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分運(yùn)用起來，切實(shí)從計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面來指導(dǎo)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展?？梢酝ㄟ^借鑒國(guó)外一些先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，利用光盤、縮微等技術(shù)，或者聲像等技術(shù)來實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位辦公室檔案工作的數(shù)字化。除此之外，還應(yīng)加大對(duì)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化信息技 術(shù)的投入，并加快現(xiàn)代化管理進(jìn)程的發(fā)展，以充分發(fā)揮出信息社會(huì)中檔案管理 的價(jià)值。另外，必須加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，通過資金的投入， 與加大宣傳力度，促進(jìn)辦公室檔案管理工作的健康發(fā)展。4 結(jié) 語總而言之，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性高，系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，