PMO項目管理辦公室PPT精選文檔

1、1,PMO項目管理辦公室,小組成員：劉瑞鋒、冷鐘聲、宋燦、陳巍、鄧兵兵、胡鶴、董雨佳,2,目錄,項目管理辦公室概述 項目管理辦公室的類型與成熟度 項目管理辦公室的現(xiàn)實 項目管理辦公室的理論背景 項目管理辦公室組建 項目管理辦公室的功能和職能 項目管理辦公室的層級及其作用 項目管理辦公室的未來,3,項目管理辦公室概述,項目管理辦公室出現(xiàn)于20世紀90年代初期。當時PMO僅提供了很少的服務和支持工作，而更多被企業(yè)用來“管制”項目經理，而不是為他們提供項目管理的方向和指導。在90年代后期，對于企業(yè)領導來說，將項目放到整個企業(yè)的運作中統(tǒng)一管理的需要變得越來越明顯，PMO隨之大量地出現(xiàn),4,PMO定義,

2、PMO是在組織內部將實踐、過程、運作形式和標準化的部門，這些標準化的程序應該能形成一致和可重復的結果，同時項目成功率是上升的。PMO是組織內部項目管理最優(yōu)實踐的中心，是組織提高項目分析、設計、管理、檢查等方面能力的關鍵資源,5,PMO的責任與功能,1為項目經理和項目團隊提供行政支援，如項目各種報表的產生； 2最大限度的集中項目管理專家，提供項目管理的咨詢與顧問服務； 3將企業(yè)的項目管理實踐和專家知識整理成適合于本企業(yè)的一套方法論，提供在企業(yè)內傳播和重用； 4在企業(yè)內提供項目管理相關技能的培訓； 5PMO可以配置部分項目經理，有需要時，可以直接參與具體項目，對重點項目給與重點支持,6,PMO的分

3、類,根據(jù)不同組織文化、組織結構、項目管理成熟度，PMO分為三種類型：保證型、控制型、戰(zhàn)略型,7,一) 保證型PMO初始級,保證型是PMO建立的初始階段，主要為項目經理提供管理支持(Project Management)、行政支持、培訓、咨詢顧問、技術服務、知識管理等支持服務，這種角色以低調和輔助者的身份出現(xiàn)，容易得到項目經理的認可，不容易引起太多的反對和權力之爭，在PMO的剛剛起步階段，這種方式容易得以實施和執(zhí)行，主要向主管副總和項目經理匯報,8,二) 控制型PMO已管理級,控制型PMO在強矩陣組織結構中容易實現(xiàn)。在這種情形下，PMO擁有很大的權力，相當于代表公司的管理層，對于項目進行整體的管

4、理和控制(Program Management)，保證項目的順利執(zhí)行，以實施項目目標和組織目標。 這時PMO的工作可以包括：項目經理任命、資源的協(xié)調、立項結項的審批，項目的檢查和數(shù)據(jù)分析、項目經理培訓等，可獨立向總經理匯報,9,三) 戰(zhàn)略型PMO優(yōu)化級,戰(zhàn)略型PMO是PMO發(fā)展的高級階段。在這種情形下，PMO承擔著企業(yè)項目篩選、戰(zhàn)略目標確定與分解等任務，具有承上(戰(zhàn)略理解)和啟下(啟動項目)的雙重任務。這時進行項目群管理(Project Portfolio Management)，確保所有項目能夠圍繞著組織的目標，并且能夠為公司帶來相應的利益，可直接向最高管理者匯報,10,四) 成熟度演進,在

5、實踐中可以發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)PMO初建期往往采用“保證型”的形式，隨著從業(yè)人員項目管理知識的豐富與項目管理經驗的提升，以及組織級項目管理成熟度的提升，內部職責與權限的明晰，1-2年后PMO逐步將行政的職能分解到行政部門或資源部部門的助理人員，更加專注于多項目的監(jiān)控與項目分析、項目管理體系的建設與項目經理團隊的培養(yǎng)，這標志已進度到“控制型”PMO的階段。當PMO的數(shù)據(jù)分析對公司的決策與流程的變革、項目可行性分析、優(yōu)先級排序、市場的開拓起到重要作用，1-2年后PMO逐步承擔更重要的角色戰(zhàn)略分解與項目篩選，為公司領導決策起到重要的支持與參謀作用，即進入到“戰(zhàn)略PMO”的階段,11,所以說一個PMO的建立

6、到成熟至少要經歷3-5年的時間。PMO的成熟與發(fā)展一方面需要公司領導的重視、組織機構的扁平化與矩陣化、組織級項目管理成熟度的提升，另一方面更需要從業(yè)人員自己的不斷努力與提升技能，以適應組織對PMO日益提高的能力與素質要求。企業(yè)可根據(jù)發(fā)展的不同階段選擇不同類型的PMO、或對于混合型組織結構的大型企業(yè)在組織級及戰(zhàn)略級根據(jù)需要分別建立PMO,12,項目管理辦公室的層級及其作用,13,第一級: 項目控制辦公室,這通常是一個處理大的、復雜項目的辦公室，它通常針對于一個項目，但是該項目太大并且太復雜以至于需要多重進度計劃，這些進度需要整合為一個整體的項目群進度。 項目控制辦公室可能有多個項目經理，每個項目

7、經理獨立地對每個項目進度負責，并且按照那些進度計劃，其相關的資源需求、相關的成本都被整合到了整體的項目群進度中。 一位項目群經理或者一個項目總經理（項目總監(jiān)）對于整合所有的進度計劃、所有的資源需求和成本負責，以便保證項目群可以作為一個整體以滿足其最終期限、里程碑和可交付成果,14,第二級：部門項目管理辦公室,第二級項目管理辦公室的價值在于它開始在組織一級來整合資源，因為在組織層級，資源控制開始對于項目管理體系的回報提供較高的價值在第一級或者是單個項目層級，項目管理的應用對于項目產生顯著的價值是因為項目開始有了可重復性：項目的進度計劃、項目計劃成為了在項目團隊成員之間以及組織管理層之間的溝通工具

8、。在第二級以及更高層級，項目管理辦公室同樣具有這些作用，但是它也開始在管理跨項目的資源時提供更高的效率。 當多個項目爭奪一個系統(tǒng)設計師時，第二級項目管理辦公室通過建立項目管理體系以解決對于公共資源需求的沖突并且確定項目的相對優(yōu)先級，因此高優(yōu)先級的項目得到他們所需的資源而低優(yōu)先級的項目或者被延期或者取消。 第二級項目管理辦公室使得組織可以確定何時存在資源短缺，并且有足夠的信息以便決定是否雇傭額外的資源,15,第三級：企業(yè)項目管理辦公室,公司級項目管理辦公室用來解決相互競爭的資源需求，同時盡力需求可以在公司范圍內共享的公共資源。例如，在公司的多個部門可能都有機械工程師，企業(yè)一級的項目管理辦公室可以

9、使得對這些全公司范圍內的資源的跟蹤成為可能。 公司一級的項目管理辦公室在管理企業(yè)項目組合方面也擔任重要角色，允許高層管理者通過一個中心的來源獲得整個企業(yè)的所有項目活動的完整印象,16,項目管理辦公室作用,1、合同的管理。 1）正確性和準確性管理。這包括對合同正本和合同各種附件、協(xié)議、補充的管理。一個大的合同不僅內容很多，而且變更也很多，因此妥善地正確地記錄是應該的?，F(xiàn)在的合同的介質一般都存有三種，紙質，CD和電子文檔，如果不做到一致性，可能會引起爭議。 （2）保密性。這個至關重要，合同的復印，借閱等應遵循相關規(guī)章制度。 （3）變更管理。在變更后必須通知重要的項目干系人。 （4）收尾管理。合同執(zhí)

10、行結束后相關管理,17,2、項目信息的起草與發(fā)布,1）立項之初。一個項目一旦立項后或者合同簽訂后，一般會給各職能部門和相關領導發(fā)布關于此項目的信息。在項目管理中通常叫做項目章程的發(fā)布。它包括項目的名稱，來源，目標，項目團隊的主要成員，合同號等。不同的組織和個人可能需要不同的信息，如領導層可能關注于項目的目標和合同額。財務部門可能只關注于項目用錢的日期和合同號等。 （2）實施過程中的信息發(fā)布。根據(jù)項目的進展情況隨時向各項目干系人通報項目的狀況。這里的項目狀況可能包括項目的狀態(tài)如計劃，成本，質量，時間等，也包括產品的狀態(tài)，如技術，方案，問題等。 （3）項目收款狀態(tài)的報告。這個是大家都比較關心的問題

11、，可能會每周向主要相關的人通報,18,3、項目的跟蹤與預警,1）項目計劃的索取。一旦項目立項之后，那么項目經理就會制定一份項目計劃書，這一份項目計劃書可能很粗糙，但必須包括幾項最重要的東西，即項目主要交付成果，項目的里程碑，完成的時間，預算的成本，主要的項目成員。由于這幾項就有了跟蹤的依據(jù)。 （2）實時跟蹤項目的進行。根據(jù)項目的緊急程度，制訂跟蹤周期。對于時間比較長的項目可能一個月檢查一次，對于時間比較短的，可能一周檢查一次。檢查的根據(jù)是項目經理、財務和客戶提交的資料。檢查方法主要是掙值分析。 （3）當項目已經超時或者超支或者接近這一狀態(tài)時應及時通知相關人員。 （4）一些特殊情況下，跟蹤顯得尤

12、其重要。如原來負責本項目市場人員的離職，項目團隊的解散，項目經理的更替，項目從一個部門轉移到另一個部門，客戶的項目經理的變更,19,4、項目的考核,項目是成功了還是失敗了，是賺錢了還是虧損了，虧損了多少？虧損在什么地方？可不可以給這個項目團隊發(fā)獎金了？這些問題是需要通過數(shù)據(jù)來說話的。項目管理辦公室從各個部門中獲取數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)進行整理和分析，然后決定項目的運行狀態(tài)。項目經理一般有大致的估計，但結果可能不是很準確。如項目團隊成員報銷的費用的統(tǒng)計。在按月或者按季度發(fā)獎金的公司里，如果又與項目績效掛鉤，那么對項目的考核的作用顯得格外重要,20,5、項目資料的管理,一個項目從開始到終止除合同外，還包

13、括大量的信息資料，如各種驗收報告，會議紀要，變更請求書，程序，設計方案書，管理計劃書，各種批示等。這些資料如何有效地保密地維護也是項目管理辦公室一個很重要的職能。比如當程序發(fā)生修改后，如何記住新的版本號和原來的版本號而不至于發(fā)生混淆就比較麻煩,21,6、項目的總結陳述,總結陳述本來是必須做的，但現(xiàn)在基本上是很少做的，除非是非常大的項目。其主要原因還在于項目團隊的臨時性，一個項目到最后，可能會指定一個人來維護，他只參與了其中一部分工作，是不可能來做這個項目總結的。因此項目管理辦公室可以根據(jù)自身掌握的資料來做這一部分工作。對項目進行很好地總結，有助于同類項目的成功和提高效率，降低成本,22,7、企

14、業(yè)項目信息系統(tǒng)的維護,企業(yè)項目信息包羅萬象，可能既有內部的，也有外部的。內部的如企業(yè)關于項目的一些管理規(guī)定，企業(yè)各種項目歷史信息的分類，查詢，管理等。外部的包括如國家和地方政府關于項目的法律法規(guī)，行業(yè)的標準等，要做到其它部門能方便地使用這些信息,23,8、企業(yè)項目規(guī)章制度的制訂和修改,一個以項目為主的企業(yè)少不了關于項目的規(guī)章制度，也少不了修改，毫無疑問這是項目管理辦公司的責任,24,9、協(xié)調企業(yè)內各部門的關系,一個項目至少涉及到市場，技術，財務，人力資源，采購和質量這些部門。如何保證他們之間不扯皮或者少扯皮是項目管理辦公室比較艱巨的任務,25,10、協(xié)調企業(yè)與外部的關系,與外部的關系主要包括與

15、客戶的關系和與第三方合作者的關系。如客戶的要求，投訴與答復等。這些關系比較重要，處理不當而帶來比較嚴重的后果,26,PMO的組建,建立項目辦公室應分為兩階段，即宣傳建立項目辦公室的構想階段和實際建立階段,27,一、宣傳建立項目辦公室的構想,建立項目辦公室是非常值得的，但并非每一個人都會認同這一點。有些人會抱怨，在資源緊缺的年代，這是一筆沒有必要花費的費用且負擔不起；有些人可能視之為另一層官僚機構，認為它將減緩業(yè)務運營；還有些人甚至于會認為，這是一種從他們手中奪權的企圖，即企圖集權化,28,一開始最好先弄清楚同事們會針對項目辦公室提出什么問題。在問題被提出來之前先準備好答案，這樣會幫助同事們打消許多疑慮，下面列出了經常會被問及的三個問題： 項目辦公