3公文管理辦法

1、公文管理辦法1 范圍本規(guī)定明確了工程項(xiàng)目管理公司公文種類、公文格式、 行文規(guī)則和批準(zhǔn)發(fā)布以及發(fā)文辦理、 收文辦理、公文歸檔和管理的要求。本規(guī)定適用于工程項(xiàng)目管理公司及所屬項(xiàng)目經(jīng)理部公文處理的管理。2 管理職責(zé)工程項(xiàng)目管理公司綜合管理部是公文處理的管理部門， 的公文處理工作。主管機(jī)關(guān)的公文處理工作， 并指導(dǎo)各項(xiàng)目部公司所屬項(xiàng)目部依照本辦法負(fù)責(zé)本單位公文的處理工作。3 管理內(nèi)容3.1 公文種類3.1.1 決定適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排， 決定事項(xiàng)。獎懲有關(guān)單位及人員， 變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)?.1.2 公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。3.1.3 通告適用于公布社會有關(guān)方

2、面或公司內(nèi)部應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。3.1.4 通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文， 轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文， 有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。3.1.5 通報(bào)傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。3.1.6 報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。3.1.7 規(guī)定適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制訂有約束性的措施。3.1.8 請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。3.1.9 批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。3.1.10 意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。3.1.11 函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)

3、和答復(fù)審批事項(xiàng)。3.1.12 會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送 附件、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部3.2 公文格式3.2.1 公文一般由秘密等級和保密期限、 機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、 分組成：a)b)c)涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密、 中絕密、機(jī)密級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號； 緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急” 急”、“加急”、“平急”； 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前；工作秘密的公文， 應(yīng)當(dāng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定標(biāo)明密級和保密期限。 其急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)

4、明“特提” 、“特d)發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。發(fā)文字號一 般置于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的下面， 橫線中央上面 （上行文置于橫線左側(cè)上面） 。公司文件字號為 “石 化四建工X 20XXX號”。六角符號內(nèi)的“XX” 為年份，第一個“X”為機(jī)關(guān)部門代e)字，如綜合部為“辦”字、工程管理部為“工程”字，其他部門類推。各項(xiàng)目部的文件字號， 為“單位代字項(xiàng)目代字20 XXX號”； 上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話；f)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類， 一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。 公文 標(biāo)題中除法規(guī)、

5、規(guī)章名稱加書名號外， 一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。 紅頭文件的標(biāo)題可以省去發(fā)文機(jī)關(guān)g)h)i)j)k)l)的名稱；主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)， 應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱。 主送單位過多， 可概括地寫 為統(tǒng)稱；公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱； 公文除“會議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān) 加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章； 成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)， 聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)， 發(fā)出日期為準(zhǔn)； 公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)） ，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注； 公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。 上行文按上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注

6、主題詞， 平行文、 下行文主題詞一般從集 團(tuán)公司公文主題詞表中選用。 公文主題詞一般不得超過 5 個，最多不得超過 7 個，排列順序是 先標(biāo)注類別詞，再標(biāo)注類屬詞，最后標(biāo)注文種。主題詞印在末頁下部，抄送欄的上面；電報(bào)以m)抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)， 應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、 統(tǒng)稱。 上級單位用抄報(bào)，平級單位和不相隸屬單位用抄送，下級單位用發(fā)送；n)o)印發(fā)機(jī)關(guān)的名稱印在文件末頁最后一行，印發(fā)日期一般為送印日期； 會議紀(jì)要眉首占首頁的四分之一。 會議紀(jì)要年號和會議順序號印在橫線中央的上面， 密期限印在首頁右上角。 報(bào)送、 發(fā)送欄設(shè)在紀(jì)要末頁下端，對上級機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)用報(bào)送

7、， 領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各部門、各項(xiàng)目部用發(fā)送。印發(fā)單位和印發(fā)時(shí)間放在末頁最后一行；密級和保對公司q)3.2.2文字從左至右橫寫、橫排。公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，按照GB/T9704國家行政機(jī)關(guān)公文格式的規(guī)定執(zhí)行。公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm 297mm,左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。3.3 行文規(guī)則3.3.1 機(jī)關(guān)各部門、項(xiàng)目部的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示 和報(bào)告。3.3.2 機(jī)關(guān)各部門、項(xiàng)目部送領(lǐng)導(dǎo)的請示、報(bào)告、情況反映、匯報(bào)材料等，均應(yīng)由本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后， 交綜合部文秘部門登記轉(zhuǎn)送。3.3.3 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，

8、應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。各項(xiàng)目部送機(jī)關(guān)各部門的 公文，可直送各部門登記分辦。3.3.4 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但 不得抄送其下級機(jī)關(guān)。 “報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。3.3.5 除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示” 和“報(bào)告” 。3.3.6 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。上 級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。3.4 發(fā)文辦理3.4.1 發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、

9、 分發(fā)等程序。草擬公文應(yīng)做到： 符合國家的法律、 法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定， 符合公司的決策和有關(guān)規(guī)定， 前后發(fā)文的內(nèi)容不能互 相矛盾，如有矛盾應(yīng)說明以哪個文件為準(zhǔn)。下級發(fā)文不能違反上級發(fā)文的有關(guān)規(guī)定；3.2.33.4.2a)b)c)情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚， 幅力求簡短； 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定；、“意見”直述不曲， 字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇d)e)擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度； 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中 文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日

10、；f)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、 ”，第二層為“（一）”，第三層為“ 1. ”，第四層為“（ 1）”；g)h)i)j)3.4.3應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位； 文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱， 應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。 使用國際組織外文名稱或其縮寫形式， 當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名； 公文的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩 語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字； 要使用標(biāo)準(zhǔn)紅頭發(fā)文稿紙，并逐項(xiàng)填寫清楚。擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)出面協(xié)

11、調(diào)， 仍不能取得一致時(shí)， 主辦部門可以列 明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報(bào)請上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。A）。3.4.4 公文擬制完畢后，應(yīng)填寫中國石化集團(tuán)第四建設(shè)公司工程項(xiàng)目管理公司發(fā)文稿紙（見附錄 公文送主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，須經(jīng)由綜合部審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否 符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本規(guī)定等。3.4.5 公文由本機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要領(lǐng)導(dǎo)或者主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽 發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主管領(lǐng)導(dǎo)或者主管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3.4.6 公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審

12、批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否 齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。3.4.7 公文簽發(fā)后，由文印部門負(fù)責(zé)打印，主辦部門負(fù)責(zé)校對，文秘部門負(fù)責(zé)用印、核閱、送發(fā)。3.4.8 各部門以項(xiàng)目管理公司名義召開的專業(yè)會議的文件、會議紀(jì)要等，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，方可印 發(fā)。會議紀(jì)要一般不要超過 3000 字。3.4.9 對下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。承辦單位要主動及時(shí)地向文秘部門反饋公 文辦理情況。3.5 收文辦理3.5.1 收到上級公文，文秘部門要認(rèn)真按照公司0A公文處理流程，進(jìn)行簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等項(xiàng)工作。每一步工作必須加

13、蓋電子印章后方可轉(zhuǎn)交下一步。3.5.2 收到下級機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，綜合部還應(yīng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理， 是否符合行文規(guī)則，內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽，文種使用、公文格式是否規(guī)范。3.5.3 經(jīng)審核，對符合本規(guī)定的公文，綜合部文書應(yīng)當(dāng)及時(shí)填寫公文閱辦單（見附錄B）,標(biāo)識來文單位、收文號、原文號、收文日期等，綜合部主任并提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需 要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)明確辦理時(shí)限。對不符合本規(guī)定的公文，經(jīng)綜合部主任批準(zhǔn)后，可以退回呈報(bào)單位并說明理由。3.5.4 承辦部門

14、收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理， 確有困難的， 應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。 對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的， 應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交 辦的文秘部門，并說明理由。3.5.5 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商。如有分歧，主 辦部門主要負(fù)責(zé)人應(yīng)出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。3.5.6 審批公文時(shí)，對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人 簽字視為同意，沒有請示事項(xiàng)的，簽字表示已閱知。3.5.7 送主管領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文， 綜合部文書要負(fù)責(zé)催辦， 做到緊急公

15、文跟蹤催辦， 重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。3.5.83.5.9建設(shè)公司要求上報(bào)辦理情況的，承辦部門要提前擬好上報(bào)文稿，送綜合部核稿、送簽、印送。對各項(xiàng)目部的請示， 應(yīng)及時(shí)批復(fù)， 不能及時(shí)批復(fù)的， 主辦部門應(yīng)及時(shí)向請示單位說明辦理情況。公文歸檔公文辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)FCC/BG01.02檔案管理規(guī)定，及時(shí)立卷歸檔。工程項(xiàng)目管理公司及機(jī)關(guān)各部門的發(fā)文由綜合部負(fù)責(zé)統(tǒng)一立卷歸檔。 立卷歸檔工作應(yīng)在建設(shè)公司檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行。 個人 不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。歸檔范圍內(nèi)的公文， 應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、 特征和保存價(jià)值等整理立卷， 要保證歸檔公文齊全、 能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

16、代表項(xiàng)目管理公司外出參加重要會議后， 應(yīng)將會議文件、 資料交綜合部文書立卷、 歸檔。3.63.6.13.6.2完整，3.6.33.6.4擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。公文管理公文由文秘部門統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。機(jī)關(guān)各部門、項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)置專兼職人員 負(fù)責(zé)公文管理。3.7.2 上級機(jī)關(guān)的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級機(jī)關(guān)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或者辦公室主任批 準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。3.7.3 公開發(fā)布行政機(jī)關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā) 的公文具有同等效力。公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋公文處理專用章。公文被撤銷， 視作自始不產(chǎn)生效力， 公文被廢止， 視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。3.6.53.73.7.13.7.43.7.5歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限， 按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。3.7.6不具備歸檔和存查價(jià)值的公文， 經(jīng)過鑒別并經(jīng)綜合部主任批準(zhǔn)， 可以銷毀。3.7.7銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊?2 人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中銷毀絕密公文應(yīng)填 寫“中國石化第四建設(shè)公司絕密文件銷毀記錄”（JB0101）。3.7.8 工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)， 應(yīng)當(dāng)將本人暫存、 借用