材料采購制度

1、材料采購制度一、制訂本管理制度目的 為規(guī)范集團(tuán)公司內(nèi)材料采購管理，控制和降低工程施工中的材料消 耗、減少材料浪費(fèi)現(xiàn)象、努力降低工程施工成本、提高經(jīng)濟(jì)效益，特 制訂本制度。二、材料請(qǐng)購的提出與采購方式1、由工程部、項(xiàng)目部依據(jù)工程現(xiàn)場情況，結(jié)合現(xiàn)有庫存量，提出 采購申請(qǐng)。采購申請(qǐng)要有一個(gè)前置期， 每月 25 日前提出下月所 需物資材料的采購計(jì)劃單，內(nèi)容包括主材、輔材、工具、設(shè)備 維修配件、勞保防護(hù)用品、臨時(shí)設(shè)施等。每周五提出下周材料 進(jìn)場計(jì)劃，臨時(shí)加急需用材料可臨時(shí)提出。在 ERP上設(shè)置月計(jì) 劃、周計(jì)劃、加急臨時(shí)計(jì)劃三個(gè)表式流程。2、材料采購計(jì)劃單應(yīng)詳細(xì)注明材料名稱、 規(guī)格型號(hào)、 數(shù)量、質(zhì)量、 品

2、牌要求及要求進(jìn)場時(shí)間。3、計(jì)劃單在ERP流程上由項(xiàng)目部發(fā)起，傳送給工程部，在傳至采 購部執(zhí)行。4、計(jì)劃單的撤銷與變更，由于各種原因，需要撤銷或變更，必須 提出采購計(jì)劃撤銷變更通知單，注通知單與采購計(jì)劃單號(hào)相連 接，原計(jì)劃自動(dòng)調(diào)整。5、采購方式，根據(jù)目前市場的情況，采購采取以下三種方式：合 同采購零星采購O網(wǎng)上招標(biāo)采購三、詢價(jià)議價(jià)1、采購部在桀驁計(jì)劃單后，即展開詢價(jià)議價(jià)工作。2、詢價(jià)議價(jià)對(duì)象在合格供應(yīng)商信息網(wǎng)未建之前，可依據(jù)多家供應(yīng) 商歷史信息，參照現(xiàn)有行情，咨詢多家供應(yīng)商，供應(yīng)商選擇一 般不少于三家，并在ERP上填報(bào)詢價(jià)表。3、詢價(jià)議價(jià)的對(duì)象要遵循先廠家后物資代理最后經(jīng)銷商的順序。4、專業(yè)冷門

3、材料，采購部門應(yīng)會(huì)同公司專業(yè)人員共同參與詢價(jià)議 價(jià)，在特殊情況下，可不走貨比三家程序。四、議價(jià)定價(jià)原則1、始終獲取最低價(jià)格的原則，大宗材料在有明顯下滑的形勢下， 要約定價(jià)格隨下滑度調(diào)整價(jià)格下調(diào)比例，如水泥及水泥制品、 鋼材等。2、確保采用最優(yōu)供應(yīng)商的原則，確定供應(yīng)商要有四比：比價(jià)格、 比質(zhì)量、比付款條件、比售后服務(wù)，一旦價(jià)格確定下來，首先 要選擇其他三項(xiàng)條件，誰家最優(yōu)就選誰家。3、穩(wěn)定合格供應(yīng)商隊(duì)伍的原則，在一般情況下，要優(yōu)先保證與我 公司長期合作且信譽(yù)度好的供應(yīng)商。4、定價(jià)審批原則，在確定供應(yīng)商后，價(jià)格走流程審批，供應(yīng)商必 須按合同約定，提供材料封存樣品，保證材料按質(zhì)送貨。五、合同簽約與管理

4、1、合同分統(tǒng)一合同與簡易合同兩種。統(tǒng)一合同是公司統(tǒng)一模式的采購合同， 適用于大宗材料的約定。 簡易 合同是用于金額在 1-5 萬元之間的零星采購。2、供應(yīng)商一旦確定后，應(yīng)在最短時(shí)間內(nèi)完成合同會(huì)簽工作流程， 合同簽約完成后應(yīng)立即組織采購。3、合同的內(nèi)容、格式、要素必須符合合同法 ，對(duì)雙方的權(quán)利和 義務(wù)必須公平、公正、平等。合同中必須明確價(jià)格、數(shù)量、質(zhì) 量、技術(shù)性能、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保修年限、供貨方式及時(shí)間、付款 方式、售后服務(wù)、退貨索賠、違約責(zé)任、法院仲裁地等條款， 并附上供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開戶 銀行賬號(hào)、增值稅開票資料、 聯(lián)系電話等信息。 合同一式四份， 甲乙雙方各執(zhí)兩份，

5、采購部留一份，公司檔案室存一份。4、零星采購在 5 萬元以下（含 5 萬元）1 萬元以上，采購時(shí)必須 簽署簡易合同，簡易合同由采購員直接與供應(yīng)商協(xié)商簽訂，價(jià) 格由采購部拍板，但合同上必須要有開戶銀行及賬號(hào)，加蓋與 付款單位名稱相符的法人章，附上營業(yè)執(zhí)照及聯(lián)系人電話等信 息。六、付款申請(qǐng)及流程1、預(yù)付款，合同約定有預(yù)付款的，在申請(qǐng)付款時(shí)可不需要通過材 料結(jié)算，直接申請(qǐng)付款，流程自動(dòng)彈出預(yù)付款金額，在需要先 付款后發(fā)貨的情況下，也走預(yù)付款流程，單無論哪種付款，先 必須提供相應(yīng)的發(fā)票。2、合同材料進(jìn)度付款 合同材料進(jìn)度款是指供應(yīng)商供貨至一定階段的供貨金額總量， 按合同 約定付款方式申請(qǐng)撥款的款項(xiàng)。支

6、付進(jìn)度款時(shí)必須具備以下條件： 符合合同約定的付款條件。 按合同規(guī)定提供相應(yīng)的發(fā)票。 材料進(jìn)度結(jié)算單與付款條件一致。4 由項(xiàng)目部提出申請(qǐng)。5 發(fā)票、賬號(hào)、收款單位三者同源。3、零星材料款的支付。1 零星材料采購在 1000 元以下，可用現(xiàn)金支付貨款。2 零星采購在 1000 元以上 10000元以下，必須用轉(zhuǎn)賬支票支付貨款。3 簡易合同付款，必須按合同通過銀行打入對(duì)方賬戶。所有零星材料必須先入庫再報(bào)銷，入庫單上沒有上傳ERP經(jīng)辦人的 簽字，拒絕付款。 付款附近要包括發(fā)票、 入庫單、送貨單、簡易合同、 轉(zhuǎn)賬支票存根，存根上有收貨人簽字。使用支票付款人，要走ERP流程予以核銷。七、入庫、出庫及保管。

7、 材料入庫1、入庫單的填寫，要求有關(guān)信息都能體現(xiàn)。1 在入庫單上要注明項(xiàng)目名稱，供貨商名稱、入庫時(shí)間。2 要把材料名稱、規(guī)格型號(hào)（有品牌的要注明品牌）填寫清楚。3 合理使用計(jì)量單位，一般情況下不允許出現(xiàn)“捆” “桶”“箱”等模 糊計(jì)量單位。如必須使用要注明這些模糊計(jì)量單位的單位量。4 在入庫單上要簽署收貨人、 保管人的姓名， 特殊重要物質(zhì)要有項(xiàng)目經(jīng)理、質(zhì)檢員簽字 在入庫單上備注送貨單單號(hào)或時(shí)間。 所有入庫單要及時(shí)報(bào)送公司，每月 25日前必須把所有入庫單連同 送貨單全部報(bào)送公司。 材料的驗(yàn)收1 確認(rèn)供應(yīng)商所送材料是否按我們計(jì)劃上所需材料相符，如有不符，需及時(shí)上報(bào)及時(shí)作出處理。2 查驗(yàn)送貨量與送貨

8、單上的量是否一致、規(guī)格型號(hào)是否相符。3 所送貨物根據(jù)合同要求是否具備合格證、 備案證、檢驗(yàn)證書這三證， 收貨人要把該三證一同收下，送交項(xiàng)目部備案。4 倉管員協(xié)調(diào)質(zhì)量人員檢查材料是否與合同相符，與封樣是否相符， 質(zhì)量不好的堅(jiān)決拒收。5 對(duì)按理論計(jì)算材料重量、體積的材料（如剛才、砂石等）要詳細(xì)記 錄計(jì)算依據(jù)，絕不能讓供應(yīng)商欺騙。6 在驗(yàn)收大堆材料時(shí)，要按項(xiàng)目部指定位置，一次卸貨到現(xiàn)場，減少 二次搬運(yùn)費(fèi)用。7 需要過磅的材料，要拍專人到磅站驗(yàn)磅，絕不允許弄虛作假。 材料的保管與出庫。1 材料要分類別，整齊存放，對(duì)易燃、易爆、易潮、有毒材料采取相 應(yīng)措施，妥善存放，大堆材料要在指定位置碼放整齊，杜絕因

9、保管失 責(zé)而造成的材料浪費(fèi)。2 嚴(yán)格出庫手續(xù)， 領(lǐng)料人除項(xiàng)目經(jīng)理人員外， 施工班組必須指定專人領(lǐng)料，領(lǐng)料單上必須簽署領(lǐng)料人的姓名，并及時(shí)報(bào)上傳到ERP流程。 出庫單必須妥善保管，一份也不能缺少并在每月25日前上報(bào)公司。 低值易耗品及工具的出庫要建立臺(tái)賬管理，詳細(xì)記錄借用人的姓 名、借出、歸還時(shí)間。所借物品長時(shí)間不歸還的要查清原因提出索賠。 倉庫盤存與調(diào)撥。 倉庫應(yīng)每月全面盤存或重點(diǎn)盤存一次， 確保庫存存量正確無誤，保 持與賬上物資存量一致， 為項(xiàng)目編排采購計(jì)劃提供有效數(shù)據(jù)。 盤存中 出現(xiàn)無空缺，要分析原因查出問題，及時(shí)向主管部門匯報(bào)情況，如若 是因偷到而產(chǎn)生短缺， 數(shù)量巨大時(shí)要向四方機(jī)關(guān)報(bào)案，

10、 如是保管不當(dāng) 而造成短缺，要追究當(dāng)事人責(zé)任。 工程竣工要對(duì)倉庫進(jìn)行全面盤存清點(diǎn)， 列出庫存明細(xì)表，計(jì)算出金 額，并把物資有價(jià)值的轉(zhuǎn)移，并根據(jù)出庫明細(xì)表沖減項(xiàng)目成本。3 在施工過程中項(xiàng)目與項(xiàng)目之間材料調(diào)撥，要通過“材料調(diào)撥單”進(jìn) 行合理分擔(dān)成本，絕不允許隨意動(dòng)用無手續(xù)關(guān)系的材料。八材料退貨與索賠1 在使用過程中發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量問題， 必須及時(shí)向供應(yīng)商提出退貨， 供 應(yīng)商拒不退貨的，應(yīng)提出索賠，并在材料款中扣除，數(shù)額巨大的應(yīng)到 合同規(guī)定的法院提出訴訟。2 合同規(guī)定按實(shí)結(jié)算付款的在該材料產(chǎn)生結(jié)余的情況下應(yīng)予以退貨。3 退貨是要出具退貨單， 退貨單上手續(xù)齊全， 比如項(xiàng)目有關(guān)人員及收 貨人簽字，標(biāo)明材料名

11、稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量及時(shí)間。退貨單一律用入 庫單辦理，在入庫單上標(biāo)明“退貨”兩字，數(shù)量用紅字或負(fù)數(shù)表示，必要時(shí)附上退貨清單 九、 應(yīng)付材料款及材料成本核算。 所有材料不管是通過合同采購或零星采購，都要通過會(huì)計(jì)“原材料” 科目核算，不得直接進(jìn)入“工程施工”科目。通過“原材料”科目來 歸集“應(yīng)付材料款”合同材料往往是發(fā)票與送貨不同步，現(xiàn)規(guī)定通過“暫估材料”科目過度，待發(fā)票到位沖轉(zhuǎn)“暫估材料” ，轉(zhuǎn)入“應(yīng)付 材料款”，只有這樣才能清晰反映材料款往來情況。 正常施工項(xiàng)目（除小型并短缺完工的項(xiàng)目外），每月必須結(jié)轉(zhuǎn)材料 成本，根據(jù)當(dāng)月出庫單，借“工程施工” ，貸“原材料”科目，及時(shí) 反映項(xiàng)目成本情況，同時(shí)在ERP上清楚反映各施工班組領(lǐng)料情況，為 工程審計(jì)創(chuàng)造條件。小型并短期內(nèi)完成的項(xiàng)目，在工程竣工時(shí)一次性結(jié)轉(zhuǎn)材料成本。十、