完整版印章及文件管理指南

1、印章及文件管理指南（2009版）（本指南自2009年12月1日起執(zhí)行）刖言3第一章職責說明3第二章權限說明4第三章印章4第四章經(jīng)營證照6第五章法務審核7第八早文件/合同8附件一管控模式指南15附件二印章協(xié)管員授權委托書16附件三臨時印章授權委托書17附件四外出授權書17附件五印章刻制（銷毀）申請表18附件六借章審批流程表19附件七公司設立、變更、注銷審批流程表20附件八XXX項目效益計算表21附件九XXX項目供應商評審表24附件十合冋用章審批流程表25附件十一管控文件存檔一覽表26附件十二集團文件審批權限表29附件十三用章審批流程表32附件十四借閱文件申請表33附件十五作廢文件/合冋申請表34

2、附件十八文件/合冋變更用章審批流程表35附件十七集團0A功能需求申請表36第9頁共37頁本指南適用于廣東 企業(yè)有限公司（以下簡稱“集團”）及下屬的全資經(jīng)營各級專業(yè)公司、職能部門、分支機構及項目組（以下簡稱“各單位”）。全資經(jīng)營模式詳細見管控模式指南（附件一），除全資經(jīng)營模式以外的其它類型請各單位向集團綜合管理部咨詢。集團綜合管理部是集團的管理部門之一。其中擔負著各單位印章及文件管理、經(jīng)營證照、法務等管理工作，并嚴格按照本指南，遵章守紀，秉公辦事，監(jiān)管各單位實施指南；各單位如有疑問、 意見或建議的，可發(fā)郵件至。如不按本指南執(zhí)行的，產(chǎn)生任何違規(guī)、違法行為，集團將追究當事人所有的經(jīng)濟和法律責任。本印

3、章及文件管理指南（2009版）經(jīng)集團總經(jīng)理批準后執(zhí)行，在正式啟用后原印章及文件管理指 南（200803版）停止使用，解釋權歸集團綜合管理部。第一早職責說明第一條 印章的使用執(zhí)行領導簽閱審批制。領導簽閱審批制指各領導對各類審批事項進行實質審查后，在集團OA或紙質審批單上以簽署意見的方式，表明其對具體申請事項的認可。第二條 集團分管領導為所簽批事務的第一責任人，相應單位的負責人為共同責任人。第三條印章協(xié)管員（一）各單位須指定印章協(xié)管員若干名，負責跟進使用印章、文件的完整審批流程及辦理手續(xù)， 印章協(xié)管員須確保本單位的審批領導具備相應的審批權限及該領導簽名的真實性，并嚴 格執(zhí)行各項規(guī)定。（二）各單位新

4、印章協(xié)管員上崗前，必須由原印章協(xié)管員協(xié)帶一個月，經(jīng)集團綜合管理部考試合格后，填寫印章協(xié)管員授權委托書（附件二），并向集團綜合管理部經(jīng)營組提交印章協(xié)管員身份證復印件備案。（三）各單位印章協(xié)管員離職/調(diào)職的，須及時與集團綜合管理部經(jīng)營組辦理工作移交手續(xù)。印章協(xié)管員離職/調(diào)職后所產(chǎn)生的遺留問題由各單位行政負責人全部負責。（四）各單位印章文件辦理手續(xù)須指定由印章協(xié)管員經(jīng)辦（職能部門除外），非印章協(xié)管員或其他單位的印章協(xié)管員不允許代辦。如遇特殊情況，須由各單位行政負責人填寫臨時印章授權委托書（附件三）后，提前以郵件方式通知綜合管理部經(jīng)營組。第四條印章使用時應保持至少兩人全程在場，其中含一名集團印章管理員

5、和一名印章協(xié)管員，若非特批，印章使用必須在保管地執(zhí)行。第五條 集團印章管理員不得私自在非工作時間使用印章，各單位如需在非工作時間使用印章的,需憑已審批的用章審批流程表提前向集團綜合管理部經(jīng)理處申請。第六條集團綜合管理部印章管理員在辦理印章文件的各項手續(xù)中使用個人私章的，必須向集團綜合管理部經(jīng)理備案。第七條集團管理層領導簽批原則上應在五個工作日內(nèi)完成；集團綜合管理部經(jīng)營組原則上應在受理當日處理完日常事務，如遇加急情況，須經(jīng)集團綜合管理部經(jīng)理批準后進行加急處 理。第二章權限說明第八條各單位負責人負責審批本單位內(nèi)涉及本指南中的事項；如該單位無正職負責人，可由集團明文確認主持工作的副職負責人負責審批。

6、第九條各單位的特殊掛靠業(yè)務，由實際發(fā)生行為的單位負責人負責審批。第十條集團管理層領導及各單位負責人外出期間，將對某類事項的審批權授權特定人員行使，授權可直接在集團 0A上設置或書面以郵件方式出具外出授權書（附件四），被授權人不允許再授權其他人；如無預先授權，經(jīng)授權人批準由集團管理層秘書組、相應的行政部負責人、集團綜合管理部進行0A代授權設置。第十一條 集團所有員工都可以根據(jù)需要在0A上進行授權，被授權人不允許再授權其他人。AVV*第二早印章第十二條印章的刻制和注銷本條各款操作須提交印章刻制（銷毀）申請表（附件五）（一）集團直管印章由集團綜合管理部根據(jù)集團董事會的指示刻制。（二）各單位自管印章由

7、各單位向集團綜合管理部提出刻章申請，經(jīng)集團總經(jīng)理及集團分管領導批準后，由集團綜合管理部負責統(tǒng)一刻制，各單位在使用前須將印章樣式、啟用時間、保管專員名單報集團綜合管理部備案。（三）印章注銷由集團綜合管理部按照國家相關法律規(guī)定進行銷毀；當公司注銷后，公章、法 人章、財務章及有關其他印章應及時進行銷毀。由集團綜合管理部負責統(tǒng)一注銷（四）原有印章發(fā)生破損、丟失、變形需注銷舊章、刻制新章的，由各單位向集團綜合管理部 提出換章申請，經(jīng)集團總經(jīng)理及集團分管領導批準后，舊章并啟用新章。第十三條印章的保管（一）根據(jù)印章保管方式的不同將印章分為集團直管印章和各單位自管印章兩類：1、集團直管印章包括各單位公章、合同

8、章，集團直管印章統(tǒng)一由集團綜合管理部保管。2、各單位自管印章包括除公章、合同專用章以外的其他類印章，各單位自管印章須指定專人負責保管。自管印章啟用后，需每半年向集團綜合管理部報備用章資料（印章登記及用章目錄），由集團綜合管理部對其使用狀況進行監(jiān)督及不定期抽查。3、對于自管印章，各單位可制定審批流程，先提交集團綜合管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團管理 層核準，方可生效。（二）印章保管須有詳細記錄，注明印章名稱、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、交印章人、保管人、印章圖樣等信息。（三）集團綜合管理部印章管理員應妥善保管印章，不得隨意亂放，下班時間和節(jié)假日期間應采取防盜措施。如有異?，F(xiàn)象或遺失，必須保護現(xiàn)場，及時匯報

9、，配合查處。第十四條印章移交及接管（一）印章需移交各單位自行管理的，必須經(jīng)集團總經(jīng)理/董事會批準。由集團綜合管理部與接管單位指定專人辦理印章的移交及接管手續(xù)。（二）各單位自行管理的印章需移交集團綜合管理部管理的，必須經(jīng)集團總經(jīng)理/董事會批準。由移交單位指定專人與集團綜合管理部辦理印章移交及接管手續(xù)。第十五條非單位分管印章的使用（一）各單位如需使用非本單位分管的印章，不涉及金額的需本單位負責人及印章所屬單位行政負責人、單位負責人審批；涉及金額的還需由印章所屬單位主辦會計審批。（二）集團管理層領導如需使用非本人分管單位的印章，除須知會該單位的分管領導外，還需由集團總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行操作。第十六條

10、印章外借（一）印章外借針對公章和合同章，分兩種方式：長期外借和短期外借；長期外借的時間不得超過一個日歷年，短期外借的時間不得超過五個工作日。1、印章長期外借主要針對外地單位及本地單位的實際運作狀況，需填寫借章審批流程表（附件六），經(jīng)行政負責人、主辦會計、單位負責人、集團副總經(jīng)理、集團總經(jīng)理審批后，由單位負責人負責長期保管，并對該印章的使用負全部經(jīng)濟和法律責任。2、印章短期外借主要針對各單位的重大、特殊工作安排，需填寫借章審批流程表（附件六），經(jīng)行政負責人、主辦會計、單位負責人、集團副總經(jīng)理、集團總經(jīng)理審批后，由集團綜合管理部與印章協(xié)管員辦理借章手續(xù)。在外借印章期間，印章只能用于所申 請事務的蓋

11、章。如發(fā)現(xiàn)外借印章期間用于非申請事務的，將嚴肅處理，由此產(chǎn)生的一 切后果由當事人承擔。（二）印章外借未按規(guī)定時間借章或歸還的，必須由集團綜合管理部經(jīng)理批準后辦理借章或歸 還手續(xù)。（三）各單位如需外借非本單位分管的印章，除經(jīng)各自單位行政負責人、主辦會計、單位負責 人、集團副總經(jīng)理審批外，還須集團總經(jīng)理審批。（四）借章人對借出的印章應妥善保管，不得損壞、遺失，如有異常，立刻通知集團綜合管理 部。第十七條法人章各單位法人章由集團財務部管理。所有對外簽訂的合同我方簽約人不允許蓋法人 章，合同簽約人必須是項目負責人或單位負責人，單位負責人也可另授權指定其他人進 行簽約，被授權簽約人不允許再授權其他人進行

12、簽約。遇特殊情況，合作方（移動、聯(lián) 通/聯(lián)合通信、電網(wǎng)/供電局/電力）要求我方簽約人蓋法人章的，必須在0A上傳合同時在合同登記及審批表備注中詳細說明情況，經(jīng)審批后進行特殊處理。第十八條個人私章各單位所有審批的簽批人及合同簽約人不允許使用個人私章，對使用個人私章的， 視為無效審批及無效簽約。第四章 經(jīng)營證照第十九條各單位經(jīng)營證照的新辦、變更、年檢、注銷統(tǒng)一由集團綜合管理部負責辦理。經(jīng)營證照包括:（一）營業(yè)執(zhí)照;（二）組織機構代碼證；（三）國稅登記證、地稅登記證;（四）外商企業(yè)涉及的外商投資企業(yè)批準證書、財政登記證、外匯登記證。各單位貸款卡的新辦、變更、注銷由各單位主辦會計自行辦理，辦理后須及時提

13、交集團綜合管理部存檔（原件）。各單位貸款卡的年審，統(tǒng)一由集團綜合管理部負責辦理。第二十二條 各單位其他有關資質證照的新辦、年檢、變更、注銷由各單位自行負責辦理，辦理后須提交集團綜合管理部存檔（原件）。第二十三條 各單位需公司設立、變更、注銷的，須按集團統(tǒng)一申請格式填寫公司設立、變更、注銷審批流程表（附件七），經(jīng)相關領導批準后，由集團綜合管理部公關組負責辦理。第二十四條 各單位經(jīng)營證照復印件需用章或借閱的，集團綜合管理部將根據(jù)不同用途（政府部門/合作方），在經(jīng)營證照復印件上加蓋用途章（本復印件與原件一致，僅供某某之用/本文件屬保密資料，僅供某某之用），由印章協(xié)管員填寫用途資料。如的確不能加蓋用途

14、 章的，由印章協(xié)管員在審批流程表中說明原因并簽字。第五章法務審核第二十五條 法務審核文件/合同由集團綜合管理部法務組負責。集團綜合管理部法務組（以下簡稱“法務組”）是集團設立的內(nèi)部專業(yè)法律部門，依照職責對集團及各單位所簽訂的各類文件/合同進行法律審核。第二十六條 法務組審核合同的范圍：（一）集團印章及文件管理指南中必須提供法務意見的各類合同。（二）集團管理層特別要求法務組審核的各類合同。第二十七條 法務組審核合同的內(nèi)容：（一）合法性審核：法務組將對合同條款的合法性、權利義務的平衡性、是否存在合同陷阱等進行法律審核。（二）合理性審核：法務組將對合同商業(yè)性條款是否合理、是否符合商業(yè)慣例及市場規(guī)則等

15、進行一般審閱。第二十八條 法務組審核合同的流程：（一）各單位印章協(xié)管員/經(jīng)辦人員將合同電子版及填寫完整的交律師審閱合同工作要求表以電子郵件的形式發(fā)到 郵箱。（二）法務組審核合同后，將以電子郵件形式將法務處理回復表及修改后的合同版本回復給合同提交人員。（三）各單位印章協(xié)管員在提交 0A合同審批時，需如實上傳法務處理回復表及修改后的合同版本，不得做任何修改，并需如實填寫“律師意見”一欄，由經(jīng)辦單位負責人說明是否接受法務組的修改意見及其理由。（四）如經(jīng)辦單位通過紙質流程進行合同審批，務必附上法務處理回復表，并在法務處 理回復表上注明是否按法務意見進行修改，如未按法務意見修改則需注明理由，并 由該單位

16、負責人簽字。（五）法務處理回復表只能由法務組出具或修改，其他任何部門和人員無權出具或修改。（六）對于規(guī)定要求法務審核及法務組已經(jīng)出具法務處理回復表的合同，印章協(xié)管員必 須將法務組設置在合同審批流程內(nèi)，順序位應在各單位負責人后。第二十九條法務組審核合同的時間規(guī)定：（一）法務組將在收到要求審核的合同文本后三個工作日（從收到郵件的次日起算）內(nèi)完成審核，各單位提交法務組審核合同的，均應給法務組預留不少于三個工作日的審核時 間。特別情形下（包括但不限于：合同特別重大、復雜；對合同內(nèi)容有疑問時無法聯(lián) 系到具體經(jīng)辦人等），法務組可以適當延長合同審核時間。（二）如合同較為緊急，合同提交人員應在電子郵件中注明情

17、況，法務組將酌情，取得在先 提交合同的其他人員同意后，做加急處理。（三）對于項目負責人未認真按照相關指引完成合同基本條款擬訂工作、欠缺大部分主要條 款的合同文本，或不采用集團合同范本并無法說明合理理由的，法務組有權退回合同 提交人員，要求其完成上述工作后再進行審核。（四）對于不屬于法務組審核合同范圍的合同咨詢等事項，集團對法務組不設完成時間的限 制和要求。第六章文件/合同第三十條文件/合同類型（一）投標類文件1、投標類文件包括：法人證明書、法人授權委托書；投標文件、技術方案、談判文件、談判回函；投標通知書、邀請函、投標確認（放棄）函/回執(zhí)、選型文件簽收表、招標證明、報名表、承諾函；中標通知書、

18、中標結果確認函、評選確認函、投標前報名資 料等有關投標類文件。資金流向為“流入型”。2、各單位有關報價類文件（報價清單、報價說明、項目詢價等）則按報價類文件的審批流程執(zhí)行。3、在投標類及報價類文件中需提交法人資料的，則按投標、報價類文件的審批流程執(zhí)行。（二）合作性文件/合同合作性文件/合同包括各單位大項目合作文件 /合同、普通合作性文件/合同及模版合同。資金流向分別為“流入型” 、“流出型”、“其他型”。1、大項目合作文件 / 合同大項目合作文件 / 合同是指集團牽頭的投資、信貸、融資、借還款合同、新項目合 作意向等。2、普通合作性文件 / 合同 普通合作性文件 / 合同是各單位在業(yè)務運作中，

19、針對某些合作項目，經(jīng)雙方協(xié)商后達成的一種合作約定。 普通合作性文件 / 合同附屬附件普通合作性文件 / 合同附屬附件主要針對廉政協(xié)議、保密協(xié)議、安全協(xié)議等其他 附屬附件。根據(jù)實際業(yè)務運作情況，普通合作性文件 / 合同的附屬附件可單獨進行流 程審批， 若附屬附件同框架合同 （主合同） 一起走審批流程的， 則按照框架合同 （主 合同）審批流程執(zhí)行。 模版合同 模版合同是指各單位在業(yè)務運作中，與多個合作方簽訂合作合同，其合同版本基 本相同。 模版合同須在 OA 中申請審批，在新建模版合同時，須在備注中詳細說明 模版合同簡要情況并上傳有關模版合同資料，經(jīng)審批后，印章協(xié)管員憑合同登記及審 批表可分批辦理

20、多個合作方合同的用章手續(xù)。三）銷售類合同 銷售類合同是指各單位自身產(chǎn)出的軟硬件產(chǎn)品銷售事務。資金流向為“流入型” 。四）對外集成采購類合同1 、對外集成采購類合同是指為集團以外的合作伙伴提供集成服務所需的采購事務（與上家簽訂銷售合同后，我方再與下家簽訂采購合同）。資金流向為“流出型” 。2 、對外集成采購類合同在OA 合同新建時，須在OA 中填寫并上傳資料：填寫關聯(lián)前置銷售合同OA 合同號對外集成采購類合同在 OA 合同新建時， 須在合同登記及審批表關聯(lián)合同編號中 詳細填寫關聯(lián)前置銷售合同 OA 合同號。 如關聯(lián)前置銷售合同在集成采購合同之后簽 訂的，無法提供前置銷售合同 OA 合同號，必須在

21、關聯(lián) OA 合同號處詳細說明。 上傳報批附件資料對外集成采購類合同在 OA 合同新建時，須將 XXX 項目效益計算表 （ 附件八 ） 及 XXX 項目供應商評審表 （附件九）上傳 OA 合同附件中作為報批資料。如不上 傳此附表的，必須說明不上傳原因由主辦會計簽字確認后上傳至 OA 合同附件中。第 9 頁 共37 頁3 、代理型招標（向合作伙伴提供集成服務所需的采購事務進行對外招標）則按照對外集成采購類合同審批流程執(zhí)行。五）自用采購類合同1 、自用采購類合同是指自用集成項目的采購事務，各單位自用于生產(chǎn)、辦公、交際及后勤的采購事務。資金流向為“流出型” 。2 、自用型招標（根據(jù)各單位需自用的采購事

22、務，對外進行招標）及各單位與運營商辦理有關業(yè)務文件（如電信 ADSL 業(yè)務、電話變更受理、租用帶寬等） ，則按照自用采購 類合同審批流程執(zhí)行。六）委托代理類合同 委托代理類合同是指委托招聘協(xié)議、律師代理協(xié)議、商標注冊代理協(xié)議、房屋租 賃合同、員工保險代理、物業(yè)維護等有關代理類文件。資金流向為“流出型” 。七）委托加工及定制合同委托加工及定制合同是指從興EPTU設備、易票聯(lián)POS機、朗昇電子關鎖、電視移動電視手機定制合同等。資金流向為“流出型” 。八）項目運作類 項目運作類是項目合同簽署后，在運作過程中產(chǎn)生的往來文件，主要分項目類及 對方付款類。1、項目類包括：驗收申請書、初 / 終驗報告、上線

23、報告、結題報告、測試報告、運行報告、故障處理報告、分析報告、問題備忘、澄清函；發(fā)貨通知、到貨清單、產(chǎn)品確認 函、到貨驗收、委托送貨申請；工程進度計劃、項目進度證明、項目相關聲明/ 說明、實施通報；服務確認表、服務考核表、考核結果；委托書、說明書、承諾書等有關項 目類文件。2、對方付款類包括：付（請）款申請 / 通知書、付款申請證明；服務結算表、考核表、工作量確認（結算）單等有關對方付款類文件。九）日常普通文件1 、日常普通文件（介紹信、公積金、收入證明、在職證明、工作表現(xiàn)證明、計生證明、無刑事犯罪記錄證明、獨生子女父母光榮證申請、婚育證明等）及日常運作中其他普 通文件。2 、普通文件不涉及金額

24、的建議長期授權行政負責人。十）法定代表人資料類法定代表人資料包括：法定代表人（負責人）證明書、法定代表人授權函/ 授權第 10 頁 共 37 頁委托書、法定代表人身份證 /護照/港澳通行證。（十一）章程/決議/股權協(xié)議類章程/決議/股權類資料包括：章程/修改章程/補充章程、股東會決議/董事會決 議、董事/監(jiān)事/經(jīng)理任職書、董事委派通知書、 董事會名單、董事會成員簽字樣式等； 股權轉讓協(xié)議書及補充協(xié)議等。（十二）公共信息類公共信息類包括：向政府機構或行業(yè)協(xié)會提交項目資料、知識產(chǎn)權類、外部調(diào)查及詢問。1、向政府機構或行業(yè)協(xié)會提交項目資料向政府機構或行業(yè)協(xié)會提交項目資料的基金、獎勵、高新認定及其他申

25、請項目資料。2、知識產(chǎn)權類知識產(chǎn)權類包括：涉及公司名稱、商標、資質、版權、專利、域名、特服號等有關 其他知識產(chǎn)權類文件。3、外部調(diào)查及詢問外部調(diào)查及詢問是指各單位接到政府部門、事業(yè)單位、軟件機構及其他機構以郵件、電話、書面等方式進行調(diào)查并需提供單位的信息資料。第三十一條格式、存檔要求（一）格式要求1、各單位文件審批方式采用紙質審批及0A審批兩種：紙質審批主要針對文件審批；0A審批主要針對合同審批。2、各單位所有合同審批流程必須在集團0A系統(tǒng)中進行審批。自用采購類合同、委托代理類合同、委托加工類合同、對外集成采購類合同禁止進行紙質審批。其他類型合同遇特殊情況需進行紙質審批的，必須嚴格按合同用章審

26、批流程表（附件十）填寫，且每份合同用章審批流程表只允許填寫一份合同進行審批。合同雙方用章后由印章協(xié)管員在0A系統(tǒng)中上傳紙質合同所有資料（掃描版）及合同用章審批流程表（掃描版），并及時將合同0A號告知集團綜合管理部。3、各單位在0A系統(tǒng)中的各項審批流程須先由印章協(xié)管員根據(jù)集團審批流程進行設定，審批流程設定后，經(jīng)集團綜合管理部認證后方可在0A系統(tǒng)中流轉合同審批。4、各單位文件編號規(guī)則由各單位自行制訂，合同編號則根據(jù)合同類型在0A系統(tǒng)中自動生成。5、所有對外簽訂的合同我方簽約人由各單位負責人親筆簽名或按0A已審批的合同登記第15頁共37頁及審批表中指定合同簽約人進行簽約。6 、 所有對外簽訂的合同，

27、合作方用章必須是公章（原?。┗蚝贤拢ㄔ。┓揭暈楹戏?有效，且用章名稱須與合作方公司名稱完全相符。7 、 所有對外簽訂的合同均需在集團 OA 上附加合作方最新年檢營業(yè)執(zhí)照副本（復印件） 或合作個人的身份證（復印件） 。合作方為政府機構、大型公眾機構、事業(yè)單位的可以 免于附加營業(yè)執(zhí)照。若屬我方“資金流入型”的合同，暫不能提供營業(yè)執(zhí)照的可先辦理 用章再補交。如確實無法提供合作方營業(yè)執(zhí)照副本 / 個人身份證復印件的，在新建 OA 合同的備注中說明不能提供的原因后， 還需在合同附件中上傳經(jīng)單位負責人書面批準不 能提供合作方營業(yè)執(zhí)照的文件。8 、 所有對外簽訂的合同必須按合同條款中約定的份數(shù)進行用章。

28、9 、 OA 合同關聯(lián)合同編號各單位在 OA 系統(tǒng)中審批的各項合同，有關聯(lián)合同的必須填寫完整關聯(lián)合同 OA 號。10 、 OA 合同取消蓋章OA 合同取消蓋章主要針對在 OA 系統(tǒng)中完成審批流程后，合同出現(xiàn)變化無需蓋章 的情況。各單位須每半年對無需蓋章的合同進行清理，并已書面形式經(jīng)單位負責人批 準后上交集團綜合管理部，由集團綜合管理部在 OA 合同中調(diào)為取消蓋章狀態(tài)。二） 存檔要求1、 集團實行兩級文件管理制，即集團和各單位分別保存應存檔的文件 / 合同。2 、 根據(jù)集團管控模式中文件存檔要求嚴格執(zhí)行，詳細見管控文件存檔一覽表 （附件十 一）。3、已蓋章未存檔文件 /合同自蓋章即日起 60 天

29、內(nèi)須交回集團綜合管理部存檔，如不能按 期存檔的，印章協(xié)管員須在存檔期限內(nèi)提前 3 天以郵件方式向集團綜合管理部說明情 況。 未按執(zhí)行的，各單位文件 / 合同逾期未存檔由集團綜合管理部通知集團財務部、 集團審計部對未存檔文件 / 合同暫時無效。4、各單位文件 / 合同丟失無法存檔的，必須經(jīng)單位負責人書面核準后提交集團綜合管理 部備案。5、外地單位應將規(guī)定的集團存檔文件 / 合同郵寄至集團綜合管理部存檔。6、文件 /合同存檔時，印章協(xié)管員須與集團綜合管理部辦理存檔手續(xù)。7 、各單位提交給集團綜合管理部存檔的文件應確保內(nèi)容完整，如有附件及補充資料應及時存檔。第 12 頁 共 37 頁8、集團綜合管理

30、部負責將存檔文件 /合同分類歸檔、進行登記并確保安全。第三十二條審批流程（一）各單位須嚴格按照集團文件審批流程執(zhí)行，詳細見集團文件審批流程表（附件十二）。（二）各單位在辦理各類文件審批流程時，必須嚴格按照審批流程的先后次序進行審批，杜絕進行走倒流程審批。（三）各單位如遇特殊情況需自行擬訂文件審批流程的，須上報集團綜合管理部經(jīng)理審批，由集團綜合管理部提交集團總經(jīng)理 /董事會批準，經(jīng)批準后方可執(zhí)行。第三十三條用章方式（一）文件用章1、文件用章憑有效用章審批流程表（附件十三）到集團綜合管理部辦理用章手續(xù)，用章審批流程表須詳細填寫用章資料，字跡填寫清晰易識別。用章后，印章協(xié)管員與集 團綜合管理部用章人

31、須同時在用章審批流程表中簽字確認。2、辦理文件用章后，印章協(xié)管員 /經(jīng)辦人不允許在已用章的用章審批流程表中添加其他文 件再進行用章。3、各單位辦理員工個人收入證明用章的，必須由主辦會計在用章審批流程表中注明大寫金額。用章時，由集團綜合管理部用章人核對用章單上主辦會計注明的金額與實際用章收入證明一致后方可用章。 如主辦會計簽批后不注明大寫收入金額的，由員工自行在用章審批流程表上填寫收入金額后進行用章，用章后所產(chǎn)生的一切責任由主辦會計負責。（二）OA合同用章OA合同用章前由各單位印章協(xié)管員在合同右上角填寫0A編號（簡填后八位數(shù)字），并檢查我方合同簽約人是否按指定簽約人進行簽約、日期是否已填寫（日期

32、待定 可補填）、用章合同與 0A合同電子文檔是否一致。檢查無誤后，憑0A已審批的合同登記及審批表（由印章協(xié)管員自行打?。┑郊瘓F綜合管理部辦理合同用章手續(xù)。辦理用 章時需登記用印日期、份數(shù)、存檔情況、0A編號，由印章協(xié)管員簽字確認用印合同與0A合同電子文檔一致，如不一致，一切后果由印章協(xié)管員承擔責任，辦理完合同用章 后由集團綜合管理部用印人簽字確認。第三十四條借閱（一）各單位需借閱文件/合同的，須按借閱文件申請表（附件十四）詳細填寫，經(jīng)審批后將申請表交集團綜合管理部辦理借閱手續(xù)。如借閱文件（復印件）需蓋公章的，可 直接填寫用章審批流程表進行辦理。（二）借閱文件/合同（原件）未按規(guī)定時間借閱或歸還

33、的，必須由集團綜合管理部經(jīng)理批準后辦理借閱或歸還手續(xù)。（三）借閱文件/合同必須愛護，保持整潔，注意安全和保密，嚴禁擅自涂改、翻印、抄錄轉借和遺失。第三十五條作廢（一）作廢審批流程文件/合同作廢的，需重新履行原審批流程。（二）作廢操作方式文件/合同作廢主要針對已用章的文件 /合同。 文件/合同需作廢的，填寫作廢文件/合同申請表（附件十五），經(jīng)審批后，需將原蓋章的所有文件/合同（原件）交回集團綜合管理部進行作廢處理，文件/合同作廢后由集團綜合管理部存檔一份原件，其他相同的作廢文件/合同由集團綜合管理部負責銷毀。第三十六條變更（一）內(nèi)容變更審批流程1、金額、付款方式、主要條款、內(nèi)容等重大信息變更的，

34、必須重新履行原文件/合同的審批流程。2、對文件/合同無實質影響的信息變更必須經(jīng)項目負責人、單位負責人審批。（二）內(nèi)容變更操作方式1、我方已用章的文件/合同需變更內(nèi)容的，填寫紙質文件/合同變更用章審批流程表（附件十六）。經(jīng)審批后，需將原蓋章的所有文件 /合同（原件）交回集團綜合管理部進行 作廢處理，文件/合同作廢后由集團綜合管理部存檔一份原件，其他相同的作廢文件/合同由集團綜合管理部負責銷毀。文件/合同變更內(nèi)容進行用章時，印章協(xié)管員須與集團綜合管理部辦理完作廢手續(xù)后，方可用章變更內(nèi)容的文件/合同。2、我方未用章的0A合同需變更內(nèi)容的，必須在 0A系統(tǒng)合同變更列表中進行合同更改申請，經(jīng)0A審批后，

35、憑變更后的合同登記及審批表（由印章協(xié)管員自行打?。┑郊?團綜合管理部辦理用章手續(xù)。第三十七條 0A功能需求（一）各單位0A功能需求申請由集團綜合管理部統(tǒng)一管理，全面開發(fā)實施由集團技術部負責。（二）各單位0A功能需求申請的，需填寫集團 0A功能需求申請表（附件十七）。經(jīng)批準后，由印章協(xié)管員將集團 0A功能需求申請表交集團綜合管理部辦理，集團綜合第14頁共37頁管理部負責跟進 OA 功能需求完成進度情況。三） 各單位 OA 功能需求申請涉及到人事或財務系統(tǒng)的，除按正常流程審批外，還需增加集團人力資源部經(jīng)理、集團財務部經(jīng)理及集團財務部總監(jiān)審批。第 15 頁 共 37 頁附件一:附件二:印章協(xié)管員授權

36、委托書NO :單位/部門：授權人（單位負責人） :被授權人（印章協(xié)管員）： 性別： 職位： 身份證號碼： 聯(lián)系電話： 為規(guī)范工作流程，提高工作效率，授權人特授權 擔任印章協(xié)管員一職。被授權人必須嚴格遵照集團印章及文件管理指南及所有規(guī)章制度，高效率地完成各項工作并承擔相應的責任。并承諾：一、 被授權人不從事任何損害 公司/部門利益的活動。二、 被授權人承諾嚴格遵照 集團制訂的印章及文件管理指南及所有規(guī)章制度，并履 行相關的權利義務。三、以上內(nèi)容經(jīng)授權人授權被授權人簽字后即發(fā)生法律效力，對授權人與被授權人已產(chǎn)生約束力，若有違反的行為產(chǎn)生的后果由授權人與被授權人承擔法律責任。四、一至三點未盡事宜，遵

37、照相關法律的規(guī)定執(zhí)行。五、授權日期： 年月日至年_月日。自簽訂授權日期起至新的授權書簽訂日止。本授權委托書一式一份，集團綜合管理部存檔原件、授權單位/部門行政部備存復印件。授權人（簽字）：日 期:年月日被授權人（簽字）：日 期:年月_日附：請?zhí)峤槐皇跈嗳耍ㄓ≌聟f(xié)管員）身份證復印件一份 附件三：臨時印章授權委托書因原因，現(xiàn)委托工號：，于年月日前往集團綜合管理部辦理用章工作，用章內(nèi)容： 。在臨時印章授權委托期間，本人愿意為此用章承擔一切責任。XX專業(yè)公司/XX職能部門XXX （行政負責人）：年 月 日附件四：夕卜出授權書NO :單位/部門填表日期年 月日授權人被授權人授權日期年月日至年月日共天審批

38、 流程 授權 說明行使的一切職權（或審核普通類文件及合同金額小于萬的審批職權）其他授權說明：備注附件五:印章刻制（銷毀）申請表NO :申請單位日期印章名稱請選擇：口刻制印章口銷毀印章印章規(guī)格印章樣式（刻制或銷毀都必須在此保留樣式）材質牛角回墨其它形狀圓形橢圓方形其它大小固定非固定請選擇：刻制用途銷毀原因 印章啟用日期 印章最后使用日期單位負責人集團副總經(jīng)理集團總經(jīng)理印章簽收記錄印章接收人簽名印章接收日期備注：1、印章刻制（銷毀）申請表經(jīng)集團總經(jīng)理批準后，請交集團綜合管理部辦理。2、印章啟用后，請每半年向集團綜合管理部報備用章資料。附件六：借章審批流程表NO:申請日期:申請單位/部門借章申請人需

39、借章時間年月日至年月日，借章共天。外借印章名稱印章指定簽收人借 早 事 由行政負責人主辦會計單位負責人集團副總經(jīng)理集團總經(jīng)理備注以下內(nèi)容借章時填寫借章人簽收/日期集團綜合管理部經(jīng)辦人借章歸還人/日期集團綜合管理部經(jīng)辦人第23頁共37頁附件七:公司設立、變更、注銷審批流程表NO :申請單位申請人日請年月 日請選擇設立變更注銷事 由 說 明單位 負責人意見集團綜合管理部 意見集團 財務經(jīng)理集團 財務總監(jiān)集團 副總經(jīng)理集團 總經(jīng)理備注公司設立、變更、注銷審批流程表經(jīng)批準后，請交集團綜合管理部公關組。附表八：（請向主辦會計索取 Excel 版本） 錯誤 !鏈接無效。第 25 頁 共 37 頁項目效益計

40、算表編制說明、合同金額：此部分合同金額是指含稅金額1 ） 銷售收入：指商品銷售收入（此部分收入公司一般開具增值稅發(fā)票，小規(guī)模納稅為 普通發(fā)票），此部分銷售收入按含增值稅的金額填列；2 ） 服務收入：一般指軟件開發(fā)或技術咨詢、技術服務等收入（此部分收入公司一般開 具普通發(fā)票） ，此部分收入就是合同金額、毛利率： （收入 -成本） / 收入（4）銷售毛利率=（18）/（1）（5）服務毛利率=（19）/（2）三、項目采購成本：需要向第三方采購硬件或軟件產(chǎn)品所產(chǎn)生的成本（6）軟件成本：僅指向第三方采購軟件產(chǎn)品并銷售給客戶的成本（含增值稅）（7）硬件成本：僅指向第三方采購硬件產(chǎn)品并銷售給客戶的成本（含增

41、值稅）（8）原材料成本： 向第三方采購原材料用于公司產(chǎn)品中并銷售給客戶的成本（含增值稅）（9）其他成本：第三方利潤（含增值稅）（11）服務成本：與上述第（ 2 ）服務收入相對應的成本，但一般僅指第三方提供服務的金額四、項目稅金：主要是指營業(yè)稅及附加以及應交增值稅（13 ）營業(yè)稅 =（2）服務收入 *5% ，如果涉及到城建稅和教育費附加（內(nèi)資企業(yè)） ，也應在 此反映；（15 ）銷項稅 =（1）銷售收入 /1.17*17% ；如果是小規(guī)模納稅人則此銷項稅 =（1）銷售收 入 / （ 1+ 征收率） * 征收率 （征收率為 6%或 4%）（16 ）進項稅 =（10）銷售成本 *1.17*17% ，僅

42、指向第三方采購并能取得增值稅發(fā)票的金額 才可以用于進項稅的抵扣；如果是小規(guī)模納稅人，則無進項稅抵扣，此項為零；五、毛利：商品銷售毛利和服務毛利（18 ）銷售毛利 =（1）銷售收入 -（ 10 ）銷售成本 -（14）應交增值稅（ 19 ）服務毛利 =（2）服務收入 -（ 12 ）服務成本 -（13） 營業(yè)稅聯(lián)單六、項目費用：相對較為直接的費用，各專業(yè)公司可以根據(jù)實際情況調(diào)整相關費用項目（一）固定資產(chǎn)折舊（21 ）臺式電腦折舊：用于產(chǎn)品開發(fā)的臺式電腦折舊金額（會計上的折舊年限為進行項目估算時可以加速折舊按 3 年計算）（22 ）手提電腦折舊：同上（23 ）其他設備折舊：根據(jù)各專業(yè)公司實際情況填列；

43、 上述三項費用各專業(yè)公司填列時可以根據(jù)自身情況進行取舍（二）費用：根據(jù)各公司實際情況填列與項目相關的主要費用（三）人員成本：根據(jù)各公司實際情況估算七、其他稅費：（ 37 ）印花稅 =（3）收入合同金額 +（6）軟件采購合同金額 +（7）硬件采購合同金額 +（11） 服務合同金額 *0.03% ；主要是指涉及到公司主要的購銷合同按0.03% 提交印花稅（38 ）防洪維護費 = （ 1 ） /1.17+（2）*0.09% ；指按會計上的主營業(yè)務收入計提，即商品銷 售收入不含增值稅， 服務收入含營業(yè)稅； 如果是小規(guī)模納稅人， 則用相應的征收率將銷售收 入換算成不含稅收入；八、項目利潤總額 與項目相關

44、較為直接的利潤估算，對于其他一此間接費用（如大樓租金、水電費等，可以算 作沉沒成本） 沒有反映； 通過此表， 總體上可估算該項目所產(chǎn)生的利潤， 便于進行項目決策。附件九:XXX項目供應商評審表設備目錄價格銷售價格銷售折扣供應商初次報價初次報價折扣最終報價毛利（稅后）毛利率交貨期付款方式信用記錄備注匯總：US$0 0 0 00.00%產(chǎn)品性能及配置描述項目經(jīng)理意見：簽名：日期：年 月日第27頁共37頁附件十:合同用章審批流程表0A合同號:申請單位/部門申請人申請日期年月日合作方信息合作方 公司名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話合同名稱合冋類型金額支付方式資金流向印章名稱現(xiàn)金 支票 銀行轉賬 其他流出 流入 其他

45、關聯(lián)合同編號有無印章協(xié)管員/經(jīng)辦人項目負責人 /合同簽約人主辦會計單位 負責人集團 法務組集團 財務經(jīng)理集團 副總經(jīng)理集團 財務總監(jiān)集團 總經(jīng)理集團綜合管理部 用章人用章日期備 注第29頁共37頁序號類型管控資料全資經(jīng)營全資獨立經(jīng)營合資經(jīng)營投資類文件要求存檔要求文件要求存檔要求文件要求存檔要求文件要求存檔要求1經(jīng)營 證照工商核準/變更通知書；工商營業(yè)執(zhí)照正副本；代碼 證正副本IC卡；國稅正副本；地稅正副本；經(jīng)營許 可證；外經(jīng)委批文；批復文件；批準證書；外匯登記 證；開戶許可證；財政登記證；貸款卡。原件即時復印件即時復印件即時復印件即時2章程/決議類章程/修改章程/補充章程；股東會決議/董事會決

46、議； 股權轉讓協(xié)議書；董事/監(jiān)事/經(jīng)理任職書；董事委派 通知書；董事會名單；董事會成員簽字樣式。原件即時原件即時原件即時原件即時3資質類高新技術企業(yè)認定證書；新辦高新技術企業(yè)證書；ISO 質量體系認證證書；合作伙伴人證書及其他資質。原件即時復印件即時復印件即時復印件即時4其他類法人身份證；董事、監(jiān)事、經(jīng)理等管理人員身份證； 自然人股東的身份證/法人股東的營業(yè)執(zhí)照。復印件即時復印件即時復印件即時復印件即時審計報告；驗資報告；匯算清繳報告；外匯收支報告 及其他相關財務報告。原件即時復印件即時復印件即時復印件即時房屋租賃合同。原件即時5商務合同 類銷售類合同、自用項目采購類合同、對外集成項目采 購類

47、合同、委托代理類合同、勞動合同、合作類合同、 權益分配協(xié)議、投融資及擔保協(xié)議等原件自蓋章之 日起60天 內(nèi)存檔類型屬股東 投資、權益分 配、融資及擔 保的需復印 件或掃描件、 清單即時類型屬股東投資、 權益分配、融資及 擔保的需復印件 或掃描件、清單即時6文件類知識產(chǎn)權類、財務類文件、特殊類文件、普通類文件 等按情況存 檔原件或 復印件自蓋章之 日起60天 內(nèi)存檔7管理制度 類印章管理、合同管理、檔案制度等原件即時復印件加蓋 公章，集團分管領導簽名 確認經(jīng)營后 一個月內(nèi)復印件 加蓋公章經(jīng)營后 一個月內(nèi)8監(jiān)督檢查獨立經(jīng)營公司需積極配合 企業(yè)集團綜合管理部每半 年進行監(jiān)查工作。如遇特殊事件，可立即

48、監(jiān)查。按情況存檔 原件/復印件半年按情況存檔原件/ 復印件半年9檔案登記填寫檔案登記表（見附表），填寫完整加蓋公章。原件即時原件即時原件即時原件即時檔案登記表經(jīng)營模式：全資經(jīng)營全資獨立經(jīng)營合資經(jīng)營投資類保密程度：公司名稱（中文）（蓋章）公司名稱（英文）注冊地址郵編辦公地址郵編經(jīng)營范圍員工 人數(shù)辦公電話傳真號碼公司網(wǎng)址電子郵箱公司注冊日期注冊資金法定 代表人資料姓名性 另S籍貫出生日期聯(lián)系電話傳真號碼手機號碼電子郵箱身份證號碼經(jīng) 營 證 昭 八、 及 資 質 資 料工商注冊號稅務登記號代碼證號開戶許可證號貸款卡編碼公司是否是外商投資企業(yè)是1、臺港澳僑投資企業(yè)批準證書號2、外商投資企業(yè)財政登記證號3、外匯登記證/卡號4、其他否獲取資質資料主要股東 及持股情況持股數(shù)持股額持股數(shù)持股額持股數(shù)持股額開戶 銀行 資料開戶銀行名稱銀行賬號聯(lián) 系 資 料經(jīng)營公司對接人職位聯(lián)系人性別聯(lián)系電話郵箱公司負責人項目負