公司檔案管理

1、公司檔案管理制度為進(jìn)一步完善公司的管理體系， 建立有效的檔案管理制度， 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、 規(guī)范化、 科學(xué)化，使檔案管理更有效地為公司管理工作服務(wù)， 促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展， 根據(jù)相關(guān)法律法規(guī) 及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本制度。一、總則（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和， 是完整地、 系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營活 動的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分， 是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。 公司檔 案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政部與總經(jīng)理統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由行政部進(jìn)行日常管理，

2、 其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的文 書、音響、人事、會計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司行政部管理，各部門不得分散保存。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術(shù)語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接 形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、交卷、榮譽(yù)實(shí)物、 證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動。四、職責(zé)（一）行政部門1、負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；2、建立健全公司檔案管理制度，指

3、導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3、收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；4、負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理， 監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全， 指導(dǎo) 公司的檔案管理工作；5、提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；6、負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識二）其他各部門相關(guān)人員1、負(fù)責(zé)在工作變動時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部門；2、向行政部門移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3、負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；4、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按國家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料。（三）各部門主管人員1、批準(zhǔn)對自己部門資料或合同

4、復(fù)印件的處置。（四）總經(jīng)理1、負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。五、工作程序（一）檔案資料的收集1、各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門文件（合同）管理記錄目錄；2、各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制移交目錄每季度向行政部門移交；A、歸檔范圍及移交時(shí)間B、檔案資料的標(biāo)識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。C、檔案資料的日常管理a）電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號保存。b）文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄，以

5、便檢索利用。c ）文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在檔案柜中。D、檔案借閱a）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫檔案借閱審批單。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能 帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；b）檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn) 交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級；c ）借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；d）借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻 印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；E、檔案銷毀a）對已經(jīng)失去利用價(jià)值的檔

6、案，銷毀時(shí)，必須寫申請銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門經(jīng)理 和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。b ）執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。 最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。（二）檔案管理細(xì)則1、檔案資料的歸檔范圍a）公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報(bào)告類公文等；b ）公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、 指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；c）本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；d）本公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；e ）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、

7、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議 記錄等；f）反映公司主要職能活動的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；g）公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)；h）本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；i）本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、 福利方面的文件材料等人事檔案資料；j）本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；k）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等;I）外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；m ）財(cái)務(wù)檔案資料；n）各種實(shí)物檔案；o）其他具有利用和

8、保存價(jià)值的文件資料。（三）檔案資料的歸檔要求1、歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全；2、 一般資料按一份原件歸檔， 重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按兩份原件存檔。 經(jīng)辦部 門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。 如因業(yè)務(wù)處理需要， 原稿須由經(jīng)辦部門保管， 應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn) 后妥善保存，行政部以影印本歸檔。3、聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者、歸檔聲像資料必須 是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件；4、子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存、并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作；5、各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯

9、、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其 完好無損。（四）檔案資料的歸檔時(shí)間1、即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：a）公司規(guī)定的密級文件；b ）重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；c）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d ）公司干部任免的文件資料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；e）其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料、2、定期歸檔a）部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；3、電子聲像檔案的歸檔a）重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸;b）一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定

10、期完成、一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管；c）每年三月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成 光盤等載體脫機(jī)保管。（五）檔案交接1、部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員工作變動或離職的，要填寫檔案移交清單，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人 核實(shí)無誤后簽字，行政部見證。（六）檔案移交公司的流程1、經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；2、行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；3、檔案完整、 齊全且符合公司要求， 移交雙方在移交清單上 （一式兩份） 簽字，雙方各保存一份（七）檔案保管1、檔案編號a）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分

11、表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要 有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊；b ）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照檔案分類編號表 ，將所有分類各級名稱及其代表數(shù) 字編號，用一定順序一次排列，以便查閱；c）檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用；d ）檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和 個人不得隨意修改；e）建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。（八）附則：本辦法由公司行政部指定并負(fù)責(zé)解釋。公司圖書資料管理制度（備用）1、工具資料書籍的購買， 由員工提出，經(jīng)部門經(jīng)理匯總后報(bào)總經(jīng)理審批，然后由行政部統(tǒng)一訂購；2、期刊、雜志等的訂閱，由行政部匯總各部門征訂清單，報(bào)總經(jīng)理審批