北京市集體合同檔案管理辦法

1、附件1：北京市集體合同檔案管理辦法（試行）第一章 總則第一條 為規(guī)范集體合同檔案管理，發(fā)揮集體合同檔案作用，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法、北京市實(shí)施中華人民共和國(guó)檔案法辦法和北京市集體合同條例等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本辦法。第二條 本辦法所稱集體合同檔案，是指集體合同訂立、履行、管理、備案過(guò)程中直接形成的具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、電子文件等不同形式的歷史記錄。第三條 本市區(qū)縣人力資源和社會(huì)保障行政部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱“區(qū)縣人力社保部門(mén)”）及其管理的用人單位按照北京市集體合同條例要求提交的備案材料、履行備案手續(xù)時(shí)形成的集體合同檔案，適用本辦法。本市行政區(qū)域

2、內(nèi)依法訂立集體合同的各級(jí)工會(huì)組織、企業(yè)代表組織、企業(yè)、實(shí)行企業(yè)化管理的事業(yè)單位和民辦非企業(yè)單位參照本辦法管理本單位集體合同檔案。第四條 市人力資源和社會(huì)保障行政部門(mén)、市檔案行政管理部門(mén)、市總工會(huì)、市企業(yè)聯(lián)合會(huì)和市工商業(yè)聯(lián)合會(huì)等有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)全市集體合同檔案工作的監(jiān)督、管理和指導(dǎo)。各區(qū)縣檔案行政管理部門(mén)應(yīng)密切與區(qū)縣人力社保部門(mén)的聯(lián)系，監(jiān)督指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)的工會(huì)組織和企業(yè)代表組織以及相關(guān)單位做好集體合同檔案管理工作。第二章 文件歸檔、檔案整理與保管第五條 各單位要高度重視集體合同檔案工作，將集體合同檔案作為本單位檔案的重要組成部分，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確管理人員，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保集體合同檔案的齊全

3、完整。第六條 要依據(jù)國(guó)家及北京市關(guān)于檔案的法律法規(guī)，建立健全集體合同檔案管理制度，其內(nèi)容主要包括：檔案收集、整理、保管、借閱、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、移交等。第七條 要認(rèn)真執(zhí)行集體合同文件材料歸檔范圍與檔案保管期限，結(jié)合工作實(shí)際，將集體合同訂立、履行、管理、備案等各階段形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料歸檔保存。任何單位、部門(mén)和個(gè)人不得拒絕歸檔或?qū)n案據(jù)為已有。第八條 應(yīng)采取集中歸檔方式，在每年六月底以前將歸檔文件材料移交本單位檔案部門(mén)。歸檔文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、手續(xù)完備、字跡工整、載體和書(shū)寫(xiě)材料符合要求。第九條 集體合同檔案的保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為30年、10年。第十條

4、 可依據(jù)北京市實(shí)施歸檔文件整理規(guī)則細(xì)則進(jìn)行集體合同檔案的分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等整理工作，應(yīng)遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。第十一條 要設(shè)置必要的檔案管理用房與相關(guān)設(shè)施、配備檔案裝具，采用先進(jìn)管理技術(shù)，按照防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等檔案保護(hù)要求，及時(shí)消除安全隱患，妥善保管集體合同檔案，確保檔案實(shí)體的安全。第十二條 任何單位、組織和個(gè)人嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)公布涉密集體合同檔案信息。 第三章 檔案利用、鑒定銷毀與移交第十三條 單位和個(gè)人對(duì)所需查詢業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照集體合同檔案查閱程序提出申請(qǐng)，各有關(guān)單位依法在業(yè)務(wù)范圍內(nèi)為單位

5、和個(gè)人提供檔案信息查詢服務(wù)。集體合同檔案原則不外借，相關(guān)單位因工作需要進(jìn)行調(diào)查取證或辦理案件時(shí)，須持本單位介紹信，經(jīng)檔案形成部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后查閱相關(guān)內(nèi)容。第十四條 集體合同檔案利用形式主要包括：檔案閱覽、復(fù)制摘抄、出具檔案證明等。第十五條 各單位成立由單位相關(guān)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案工作人員組成的鑒定小組，對(duì)已達(dá)到保管期限的集體合同檔案提出鑒定處理意見(jiàn)，對(duì)仍具有保存價(jià)值的集體合同檔案，應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的集體合同檔案，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)本單位主要負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，按照有關(guān)規(guī)定予以銷毀。第十六條 嚴(yán)格履行集體合同檔案鑒定銷毀程序，未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，禁止擅自銷毀檔案。銷毀集體合同檔案

6、時(shí)，應(yīng)當(dāng)派兩名以上人員監(jiān)督,監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名，并注明銷毀時(shí)間、方式。檔案銷毀清冊(cè)須永久保存。第十七條 依據(jù)相關(guān)規(guī)定，將永久、定期30年保存的集體合同檔案自形成之日起滿10年向區(qū)縣檔案館移交。第十八條 對(duì)集體合同檔案管理中發(fā)生的違反檔案工作法律法規(guī)行為，檔案行政管理部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)依法予以查處。第四章 附則第十九條 各類集體合同檔案中涉及會(huì)計(jì)、電子文件等檔案材料，國(guó)家有特別規(guī)定的，從其規(guī)定。第二十條 本辦法自2012年2月1日起執(zhí)行。附件2：集體合同文件材料歸檔范圍與檔案保管期限內(nèi)容企業(yè)企業(yè)工會(huì)各級(jí)企業(yè)代表組織各級(jí)工會(huì)組織區(qū)縣人力社保局一、簽訂工作文件材料集體協(xié)商要約書(shū)10年10年10

7、年10年確定協(xié)商代表過(guò)程中產(chǎn)生文件10年10年10年10年授權(quán)委托書(shū)(含復(fù)印件)10年10年10年10年永久集體協(xié)商方案10年10年10年10年集體協(xié)商議題及相關(guān)文件10年10年10年10年集體協(xié)商會(huì)議記錄、紀(jì)要等相關(guān)文件30年30年30年30年集體合同草案10年10年10年10年職工（代表）大會(huì)審議通過(guò)集體合同草案的決議永久永久永久永久永久集體合同文本永久永久永久永久永久二、備案管理文件材料集體合同備案申請(qǐng)表永久注冊(cè)登記證明復(fù)印件永久集體合同備案受理通知書(shū)永久永久集體合同備案受理通知書(shū)（存根）永久集體合同備案補(bǔ)正材料通知書(shū)永久永久集體合同備案補(bǔ)正材料通知書(shū)（存根）永久集體合同審查意見(jiàn)書(shū)永久永久集體合同審查意見(jiàn)書(shū)（存根）永久解除、終止集體合同備案登記表（存根）永久解除、終止集體合同備案登記回執(zhí)永久區(qū)域、行業(yè)集體合同備案申請(qǐng)表永久解除終止區(qū)域(行業(yè))集體合同備案登記表（存根）永久解除終止區(qū)域(行業(yè))