燕京啤酒 管理信息系統(tǒng)成功案例分析

1、燕京啤酒 管理信息系統(tǒng)成功案例分析（張瑞君 謝廣軍等）燕京啤酒管理系統(tǒng)主要由財務(wù)系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)和存貨管理系統(tǒng)等構(gòu)成，目前采購管理系統(tǒng)為預(yù)留系統(tǒng)。通用管理軟件與專項開發(fā)相結(jié)合，實現(xiàn)管理增值北京燕京啤酒股份有限公司管理信息系統(tǒng)成功案例分析1. 企業(yè)簡介北京燕京啤酒集團(tuán)公司是1993年以原北京市燕京啤酒廠為核心發(fā)展組建的國家二級企業(yè)，燕京啤酒集團(tuán)現(xiàn)已成為中國啤酒行業(yè)噸位最大的“航空母艦”。北京燕京啤酒股份有限公司（下文簡稱為燕京啤酒）是燕京啤酒集團(tuán)的上市公司，2000年燕京完成啤酒銷售量141萬噸；實現(xiàn)銷售收入25億元；實現(xiàn)利稅總額9.2億元。北京燕京啤酒股份有限公司的組織結(jié)構(gòu)圖如

2、下所示。燕京啤酒是目前滬深股市啤酒類上市公司的龍頭股，就其優(yōu)良的質(zhì)地而言，稱之為食品釀酒業(yè)的藍(lán)籌股也是毫不過分的。燕京啤酒擁有雄厚的技術(shù)力量，精良的生產(chǎn)裝備、先進(jìn)的生產(chǎn)工藝和國內(nèi)最先進(jìn)的產(chǎn)品檢測儀器，全面實現(xiàn)生產(chǎn)控制自動化，產(chǎn)品全部按國際標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn)，綜合實力處于世界先進(jìn)水平。一個企業(yè)的成功固然與其生產(chǎn)技術(shù)息息相關(guān)，然而管理的科學(xué)與否直接影響到這些先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù)能否真正給企業(yè)帶來效益，良好的技術(shù)只有與優(yōu)秀的管理思想相結(jié)合才能產(chǎn)生預(yù)期的效果。作為一個大規(guī)模的企業(yè)，企業(yè)管理水平的高低依賴于其信息化建設(shè)情況和信息管理水平，企業(yè)管理系統(tǒng)是企業(yè)管理思想的體現(xiàn)。燕京啤酒的成功與其科學(xué)管理有著密不可分的關(guān)系

3、，本案例將對燕京啤酒管理系統(tǒng)進(jìn)行剖析，探尋其成功的經(jīng)驗。2.燕京啤酒管理系統(tǒng)解決方案21總體目標(biāo)燕京啤酒股份有限公司在1991年已經(jīng)實現(xiàn)財會電算化，而業(yè)務(wù)處理一直處于手工狀態(tài)。隨著企業(yè)規(guī)模的日益增長，業(yè)務(wù)量也逐漸增加，手工處理方式帶來的各種弊端開始暴露出來，侵蝕著企業(yè)的收益，阻礙了先進(jìn)管理方法的運(yùn)用。特別是啤酒行業(yè)的特點：啤酒是一種保質(zhì)期短的液體飲料，這一特性決定了啤酒行業(yè)是一個地域性較強(qiáng)的行業(yè)，企業(yè)的興旺很大程度上依賴于本地市場的占有率，因此加強(qiáng)銷售管理十分必要。信息時代的銷售管理對企業(yè)管理系統(tǒng)的建設(shè)提出了迫切要求，1998年燕京啤酒股份有限公司開始制定新的戰(zhàn)略目標(biāo):將企業(yè)管理與計算機(jī)技術(shù)、

4、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)相結(jié)合，將當(dāng)代高新技術(shù)應(yīng)用于業(yè)務(wù)流程管理與控制中，建立包括采購、庫存、銷售、財務(wù)管理和控制為一體的管理系統(tǒng)。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)燕京啤酒與用友軟件股份公司合作，實施了強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合的戰(zhàn)術(shù)：管理系統(tǒng)采用用友erp通用軟件，解決企業(yè)大部分管理問題；對于企業(yè)特殊的業(yè)務(wù)處理模塊采取定制開發(fā)來實現(xiàn)，并保證erp體系基層數(shù)據(jù)的正確性和連貫性；對于未來新增設(shè)的業(yè)務(wù)部門，原系統(tǒng)已經(jīng)為擴(kuò)展功能預(yù)留了相應(yīng)的接口，為企業(yè)完全達(dá)到協(xié)調(diào)統(tǒng)一的集成化提供支持。這樣滿足了企業(yè)的管理模式高標(biāo)準(zhǔn)的定位，又保障了企業(yè)的即得利益，實現(xiàn)企業(yè)的平穩(wěn)過度和持續(xù)發(fā)展。22硬件方案由于燕京啤酒公司財務(wù)、銷售、倉庫等部門位于不同的

5、辦公樓，辦公樓之間相距上千米，為了便于各部門實時傳遞信息，加強(qiáng)對各部門的管理和監(jiān)控，需要在公司廠區(qū)內(nèi)建立一個內(nèi)部網(wǎng)。整個網(wǎng)絡(luò)分為二十多段：計算機(jī)中心、財務(wù)部、銷售一部和包裝物科、銷售二部、銷售三部、銷售五部、供應(yīng)部以及15個庫房。服務(wù)器存放于計算機(jī)中心和財務(wù)部，型號是pdc plh3000。各段內(nèi)的計算機(jī)通過雙絞線連接到hub上，不同辦公樓之間用光纖連接。這種解決方案為實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息共享、傳遞提供了硬件設(shè)施，為燕京啤酒管理系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)提供了硬件平臺。23軟件應(yīng)用方案用友公司綜合分析燕京啤酒的業(yè)務(wù)特點以及管理需求后，給出了該公司管理系統(tǒng)的軟件應(yīng)用方案。軟件構(gòu)架設(shè)計以專項應(yīng)用為主（表現(xiàn)在界面設(shè)計與

6、應(yīng)用操作），以標(biāo)準(zhǔn)模塊為核心（中心數(shù)據(jù)流選用標(biāo)準(zhǔn)軟件）。這樣可保證升級的余地大，與財務(wù)軟件銜接容易，同時核心業(yè)務(wù)更加規(guī)范。燕京啤酒管理系統(tǒng)主要由財務(wù)系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)和存貨管理系統(tǒng)等構(gòu)成，目前采購管理系統(tǒng)為預(yù)留系統(tǒng)。銷售管理系統(tǒng)包括銷售開票、送貨管理、運(yùn)輸費(fèi)管理、結(jié)算管理、退貨管理、退變質(zhì)酒管理等模塊，存貨管理系統(tǒng)主要包括包裝物周轉(zhuǎn)管理、扎鮮啤酒桶周轉(zhuǎn)管理和產(chǎn)成品庫房管理等模塊，財務(wù)系統(tǒng)主要包括總賬、固定資產(chǎn)管理、工資管理、應(yīng)收應(yīng)付管理、ufo報表、現(xiàn)金流量表、財務(wù)分析等子系統(tǒng)。各模塊之間實時傳遞信息，完全實現(xiàn)了銷售、財務(wù)信息共享。其功能結(jié)構(gòu)圖如下所示：北京燕京啤酒股份有限公司根

7、據(jù)其組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理需要，采用如下站點分布方案：軟件站點數(shù)使用部門財務(wù)系統(tǒng)15財務(wù)科銷售管理20銷售大廳包裝物周轉(zhuǎn)管理7包裝物結(jié)算處扎、鮮啤酒桶周轉(zhuǎn)管理3銷售大廳庫房管理15倉庫領(lǐng)導(dǎo)查詢20管理者辦公室3燕京啤酒企業(yè)管理系統(tǒng)應(yīng)用效果評析燕京啤酒企業(yè)管理系統(tǒng)在實現(xiàn)企業(yè)信息共享、加強(qiáng)業(yè)務(wù)控制和利用信息加強(qiáng)企業(yè)管理等方面取得了顯著的成效。3.1滿足財務(wù)和業(yè)務(wù)協(xié)同，實現(xiàn)企業(yè)信息共享財務(wù)系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)和銷售管理系統(tǒng)之間實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的自動傳遞功能，其數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系如圖一所示。銷售發(fā)票一次錄入，銷售業(yè)務(wù)信息全公司使用，即在銷售管理系統(tǒng)中輸入銷售發(fā)票，由計算機(jī)自動編制會計憑證、自動登記各相關(guān)賬簿，實現(xiàn)一張發(fā)

8、票一次錄入，倉庫、全公司各業(yè)務(wù)部門會計、統(tǒng)計的總賬、明細(xì)賬、業(yè)務(wù)臺賬由計算機(jī)一次完成。這就從根本上解決了長期以來一直困擾財務(wù)的賬務(wù)串戶、錯賬問題，解決了部門與財務(wù)、倉庫與財務(wù)等賬賬不符、賬證不符的問題；實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享和信息的有機(jī)集成，全公司各部門可以根據(jù)管理需要和相應(yīng)的權(quán)限及時、準(zhǔn)確地獲取財務(wù)、業(yè)務(wù)以及管理信息；銷售部門和倉庫部門數(shù)據(jù)的共享，為杜絕假票現(xiàn)象創(chuàng)造了條件，手工條件下，會出現(xiàn)利用假票騙取企業(yè)利益的情況，使用計算機(jī)后，只要錄入票據(jù)的保密信息系統(tǒng)就會自動顯示該票據(jù)的全部真實信息，票據(jù)的真?zhèn)萎?dāng)即就可以識別。32降低原始數(shù)據(jù)錯誤率，減低企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失，保證統(tǒng)計信息真實性銷售發(fā)票的管理是銷售業(yè)務(wù)

9、處理中的關(guān)鍵問題，銷售發(fā)票的信息含量非常大，包括客戶信息，產(chǎn)品信息、包裝物信息等等，手工開票過程中出錯頻率很高。尤其是在業(yè)務(wù)量大的銷售旺季，人工所開具的票據(jù)很容易出現(xiàn)產(chǎn)品有誤、包裝物有誤和價格有誤等問題。這些問題的出現(xiàn)很可能造成公司經(jīng)濟(jì)損失，而且企業(yè)統(tǒng)計信息、內(nèi)部管理信息都來自于這些原始數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)入口的錯誤會引發(fā)后續(xù)信息的失真。在燕京啤酒管理系統(tǒng)中，錄入銷售發(fā)票的界面如圖二所示。系統(tǒng)對于產(chǎn)品和客戶信息都提供了參照，可以直接從系統(tǒng)中選取而不需人工錄入，而且在系統(tǒng)中選定某產(chǎn)品后，其對應(yīng)成套包裝物會自動進(jìn)入銷售發(fā)票。這種便捷的錄入方式不僅減輕了操作員的勞動強(qiáng)度，而且最大程度地消除了發(fā)票原始數(shù)據(jù)錯誤的

10、可能性，為企業(yè)對外保送報表和提取內(nèi)部管理報表等提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)源。圖二錄入銷售發(fā)票界面33強(qiáng)化客戶滿意與忠誠度管理客戶是企業(yè)存在和發(fā)展的支柱，維護(hù)客戶的權(quán)益、在客戶心目中樹立良好的公司形象至關(guān)重要。燕京啤酒在企業(yè)運(yùn)作過程中強(qiáng)調(diào)以客戶為中心的管理，因此用友公司在燕京啤酒管理系統(tǒng)的規(guī)劃中，從大模塊的設(shè)計到每個功能的實現(xiàn)處處體現(xiàn)著這一理念。331退貨管理考慮到客戶可能因經(jīng)營策略的變化或別的原因，需要將已經(jīng)購進(jìn)的產(chǎn)品退回企業(yè)的情況，該系統(tǒng)專門提供了退貨管理模塊，對客戶因故退貨進(jìn)行管理。332退變質(zhì)酒管理考慮到啤酒的保質(zhì)期短，為了不使客戶因產(chǎn)品變質(zhì)而遭受損失，該系統(tǒng)提供了退殘酒、變質(zhì)酒模塊，對客戶用變質(zhì)

11、酒換好酒進(jìn)行管理。333票據(jù)掛失管理手工條件下，客戶票據(jù)丟失后可以在銷售大廳掛失，但是可能會因銷售部門和倉庫部門信息傳遞不及時，或者由于掛失時間太長使得掛失信息對業(yè)務(wù)員而言變得模糊，導(dǎo)致掛失后的票據(jù)仍然被拾到者用于提走貨物。在燕京啤酒管理系統(tǒng)中提供了票據(jù)掛失功能，票據(jù)一經(jīng)掛失，銷售部門和倉庫部門能立即共享掛失信息，客戶不再會因為票據(jù)丟失而需要承受損失。334以淡定旺的營銷管理啤酒銷售的季節(jié)性很強(qiáng)，在淡季企業(yè)會出現(xiàn)供不應(yīng)求的現(xiàn)象，在旺季企業(yè)往往會出現(xiàn)脫銷的情況，怎樣在維護(hù)企業(yè)形象的情況下為客戶提供一個公平競爭環(huán)境是燕京啤酒在銷售過程中所需要考慮的一個重要問題。在該管理系統(tǒng)中，可以對客戶淡季購買情

12、況進(jìn)行統(tǒng)計分析，然后決定其在旺季的購買量，為旺季客戶購貨量問題的解決提供了以淡定旺的定量分析方法。34加強(qiáng)產(chǎn)品管理，滿足市場需求對于產(chǎn)品的研究分析是管理的一個重要組成部分，不同的產(chǎn)品適合不同的市場，不同產(chǎn)品其市場需求量也不同，同一種產(chǎn)品在不同時期其需求量也不同，這些信息不僅直接影響到產(chǎn)品的銷售，而且決定著產(chǎn)品的生產(chǎn)。341產(chǎn)品暢銷程度分析在燕京啤酒管理系統(tǒng)中可以進(jìn)行不同產(chǎn)品銷售統(tǒng)計分析，了解產(chǎn)品的市場歡迎度。其分析表如圖三所示。產(chǎn)品銷售統(tǒng)計表（按存貨）2001-01-01至2001-01-31產(chǎn)品編號產(chǎn)品名稱規(guī)格單位銷售數(shù)量銷售金額發(fā)貨數(shù)量已收款合計金額圖三 產(chǎn)品暢銷程度分析表針對各種產(chǎn)品的暢

13、銷程度，相應(yīng)采取不同的銷售策略。同時，產(chǎn)品的銷售情況也直接影響到產(chǎn)品的生產(chǎn)計劃的制定，對于暢銷產(chǎn)品必須加大生產(chǎn)量，對于滯銷產(chǎn)品則應(yīng)減少產(chǎn)量。342產(chǎn)品銷售期間分析啤酒作為一種大眾飲料，其生產(chǎn)和銷售具有很大的季節(jié)性，旺季的銷售量甚至已經(jīng)達(dá)到銷售淡季的4-5倍。在該系統(tǒng)中，可以進(jìn)行產(chǎn)品銷售期間分析，分析表的表樣如圖四所示：產(chǎn)品銷售期間分析表銷售期間產(chǎn)品編號產(chǎn)品名稱規(guī)格單位銷售數(shù)量銷售金額圖四 產(chǎn)品銷售期間分析表通過產(chǎn)品銷售期間分析，掌握各種產(chǎn)品不同時期的銷售情況，有計劃的安排不同時期的生產(chǎn)數(shù)量，從而也決定了不同時期的生產(chǎn)能力需求，管理生產(chǎn)設(shè)備的部門可以據(jù)此安排設(shè)備的檢修計劃。銷售淡季和旺季適合不同

14、的營銷策略，各期間的銷售情況分析為營銷策略的制定提供了依據(jù)。此外，銷售數(shù)量的變化會影響對銷售業(yè)務(wù)員的需求，人力資源部門可以通過這項統(tǒng)計分析來安排不同時期的銷售人員343產(chǎn)品質(zhì)量分析啤酒的保鮮期很短，產(chǎn)品變質(zhì)的原因絕大多數(shù)情況下是由于過期導(dǎo)致的，但也不能排除另外一個原因：產(chǎn)品本身質(zhì)量問題，因此有必要對啤酒的變質(zhì)情況進(jìn)行分析。在燕京啤酒銷售管理系統(tǒng)中可以對產(chǎn)品的變質(zhì)情況進(jìn)行分析，了解是否有產(chǎn)品的變質(zhì)情況超出常規(guī)，可以有針對性的查找異常產(chǎn)品變質(zhì)率過高的原因，相應(yīng)采取不同的解決措施。35業(yè)績考核有據(jù)可依，部門、職員評價科學(xué)合理怎樣使業(yè)績考核更科學(xué)，更有說服力，一直是理論界和實務(wù)界研究的重要課題。在該管

15、理系統(tǒng)中為部門業(yè)績考核、員工業(yè)績考核提供了定量分析方法，使業(yè)績考核更科學(xué)合理。351科學(xué)考核部門業(yè)績就部門業(yè)績的考核來說，考核依據(jù)和方法有多種。但對銷售部門而言，最令人信服的考核依據(jù)應(yīng)該是銷售統(tǒng)計分析資料。在燕京啤酒銷售管理系統(tǒng)中，可以按部門對各產(chǎn)品各時期的銷售情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，如圖五所示。產(chǎn)品銷售統(tǒng)計表（按部門）2001-01-01至2001-01-31部門代碼：銷售合計金額：部門名稱：已收款合計金額：產(chǎn)品編號產(chǎn)品名稱規(guī)格單位銷售數(shù)量銷售金額發(fā)貨數(shù)量已收款合計金額圖五 部門銷售統(tǒng)計表將不同時期的部門銷售統(tǒng)計表進(jìn)行縱向比較，分析部門業(yè)績變化情況，查找引起這些變化的原因；將不同部門的銷售統(tǒng)計表進(jìn)

16、行橫向比較，考核不同部門的銷售業(yè)績，為部門評價及實施獎懲制度提供依據(jù)。352科學(xué)考核員工業(yè)績手工條件下，由于每天銷售業(yè)務(wù)量很大，而且銷售業(yè)務(wù)員眾多，對業(yè)務(wù)員業(yè)績的管理和考核全憑部門領(lǐng)導(dǎo)平時的印象。在燕京啤酒管理系統(tǒng)中，對公司職員尤其是銷售業(yè)務(wù)員，系統(tǒng)能進(jìn)行跟單管理，管理者可以通過該系統(tǒng)了解哪筆業(yè)務(wù)由哪個業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)，在某個時間該業(yè)務(wù)處于什么狀態(tài)等等詳盡信息；職員期末業(yè)績考核的進(jìn)行能以其統(tǒng)計信息作為依據(jù)，考核結(jié)果更能為員工所接受。36加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理，加速資金周轉(zhuǎn)燕京啤酒已有近千家客戶，手工條件下如果對客戶的應(yīng)收賬款進(jìn)行管理，則需要為每一個賒銷客戶建立一本明細(xì)賬。否則，無法對每個客戶進(jìn)行應(yīng)收賬款分

17、析，及時催收應(yīng)收款項。在客戶數(shù)量眾多的情況下，為每個客戶都建立一本賬，不僅可能違背成本效益原則，而且信息不準(zhǔn)確、不及時。因此，即便企業(yè)已有很先進(jìn)的應(yīng)收款管理方法，手工處理方式也制約了這些方法的使用，造成應(yīng)收賬款管理上出現(xiàn)失誤。在燕京啤酒管理系統(tǒng)中，可以進(jìn)行賬齡分析，賬齡分析表如圖六所示應(yīng)收賬款賬齡分析表20001120001231賬 齡金額占該賬項余額的%金額占該賬項余額的%一年以內(nèi)一年至二年二年至三年三年以上圖六 應(yīng)收賬款賬齡分析表通過對各客戶所欠款項進(jìn)行賬齡分析，可以快捷、全面地了解其欠款情況，及時對應(yīng)收款項進(jìn)行催收，加速資金周轉(zhuǎn)，減少壞賬損失；同時燕京啤酒是上市公司中采用賬齡法計提壞賬的

18、第一家，賬齡分析表為賬齡法的使用創(chuàng)造了前提條件。37及時、準(zhǔn)確的對外提供報表，為利益相關(guān)者提供決策信息北京燕京啤酒股份有限公司是上市公司，其財務(wù)數(shù)據(jù)必須對外披露，為債權(quán)人、所有者、政府部門等利益相關(guān)者進(jìn)行分析決策提供信息。燕京啤酒管理系統(tǒng)實現(xiàn)了財務(wù)和銷售的集成，銷售系統(tǒng)可以將有關(guān)業(yè)務(wù)信息實時進(jìn)行提煉，編制成賬務(wù)憑證，自動傳遞到財務(wù)系統(tǒng)，財務(wù)系統(tǒng)根據(jù)需要即可在ufo 中快速生成企業(yè)所需各種報表和分析圖表。例如可以生成對利潤構(gòu)成的分析圖表，如圖七所示。這不僅能保證對外報表能及時、快速獲取，而且對外報表的準(zhǔn)確性也有了可靠保障。1999年度利潤總額及構(gòu)成（單位：元）利潤總額343,460,764.72 其中：主營業(yè)務(wù)利潤466,257,804.83 其他