銀行海外代表處財(cái)務(wù)管理辦法

1、銀行海外代表處財(cái)務(wù)管理辦法第一章總則第一條為了加強(qiáng)對(duì)海外代表處的財(cái)務(wù)管理，特制定本辦法。第二條海外代表處的財(cái)務(wù)管理包括經(jīng)費(fèi)管理和固定資產(chǎn)管理。海外代表處的帳務(wù)核算原則是海外代表處與總行國(guó)際業(yè)務(wù)部共同進(jìn)行各項(xiàng)費(fèi)用支出的帳務(wù)核算。具體操作方法是海外代表處負(fù)責(zé)日常的往來(lái)帳核算，按月報(bào)送各種規(guī)定報(bào)表，總行國(guó)際業(yè)務(wù)部根據(jù)海外代表處報(bào)表進(jìn)行各項(xiàng)海外費(fèi)用支出及固定資產(chǎn)的明細(xì)核算，并匯總編制國(guó)際業(yè)務(wù)部統(tǒng)一的會(huì)計(jì)報(bào)表。第二章經(jīng)費(fèi)管理第三條經(jīng)費(fèi)開(kāi)支范圍根據(jù)總行外匯會(huì)計(jì)制度，海外代表處經(jīng)費(fèi)開(kāi)支范圍包括費(fèi)用支出和其他支出兩大類(lèi)，費(fèi)用支出包括業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)、公雜費(fèi)、旅差費(fèi)、外事費(fèi)、印刷費(fèi)、郵電費(fèi)、修理費(fèi)、工資、低值易耗品攤

2、銷(xiāo)費(fèi)、律師費(fèi)、審計(jì)公證簽證費(fèi)、房租水電租費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、租賃費(fèi)、稅金、其他費(fèi)用等16項(xiàng)，其他支出包括違約金及罰款等。各費(fèi)用項(xiàng)目的核算內(nèi)容如下：業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)：填報(bào)宣傳建行業(yè)務(wù)方面支出的費(fèi)用；公雜費(fèi)：分項(xiàng)填報(bào)報(bào)刊訂閱費(fèi)、小費(fèi)、辦公用品購(gòu)置費(fèi)；旅差費(fèi)：填報(bào)因公務(wù)在代表處所在城市支出的市內(nèi)交通費(fèi)和從海外代表處所在城市到駐在國(guó)其他城市、回國(guó)往返、去第三國(guó)公出的交通、住宿等費(fèi)用（不含因私事外出的交通費(fèi)）；外事費(fèi)：填報(bào)外事接待費(fèi)用支出和禮品支出；印刷費(fèi)：填報(bào)各種文件、印刷品的印刷費(fèi)、運(yùn)雜費(fèi)等項(xiàng)費(fèi)用；郵電費(fèi)：填報(bào)電話(huà)、電傳、國(guó)際函件等支付費(fèi)用；修理費(fèi)：填報(bào)固定資產(chǎn)修理中發(fā)生的費(fèi)用；工資：分項(xiàng)填報(bào)外派人員基本工資、外

3、派人員各項(xiàng)津貼、當(dāng)?shù)毓蛦T工資、臨時(shí)傭工支出及其他工資性的支出；低值易耗品攤銷(xiāo)費(fèi)：填報(bào)領(lǐng)用低值易耗品攤銷(xiāo)的費(fèi)用；律師費(fèi)：填報(bào)聘請(qǐng)律師支付的費(fèi)用；審計(jì)公證簽證費(fèi)：填報(bào)因?qū)徲?jì)、評(píng)級(jí)、公證、調(diào)查等業(yè)務(wù)聘請(qǐng)會(huì)計(jì)師、資信調(diào)查公司、評(píng)估公司等支付的費(fèi)用；房租水電費(fèi)：填報(bào)所支付的辦公室及住所的租金和辦公室的水、電、暖、氣等項(xiàng)費(fèi)用（不含住所）；保險(xiǎn)費(fèi)：填報(bào)海外代表處及外派人員在當(dāng)?shù)氐母黜?xiàng)保險(xiǎn)費(fèi)及按規(guī)定可列支的外派人員零星醫(yī)藥費(fèi)；租賃費(fèi)：填報(bào)租賃汽車(chē)、辦公設(shè)備、數(shù)據(jù)傳輸終端機(jī)等支付的租賃費(fèi)；稅金：填報(bào)海外代表處及外派人員在所在地繳納的各項(xiàng)稅款；其他費(fèi)用：填報(bào)所列各項(xiàng)費(fèi)用項(xiàng)目以外的其他費(fèi)用支出。其他支出項(xiàng)下：違約金

4、及罰款：填報(bào)海外代表處發(fā)生的違約金與罰款。第四條計(jì)劃、審批權(quán)限與撥付各海外代表處應(yīng)于每年1月15日之前將本年經(jīng)費(fèi)計(jì)劃上報(bào)總行國(guó)際業(yè)務(wù)部海外處，該經(jīng)費(fèi)計(jì)劃應(yīng)列明各項(xiàng)費(fèi)用開(kāi)支預(yù)算?？傂袊?guó)際業(yè)務(wù)部海外處報(bào)經(jīng)國(guó)際部分管總經(jīng)理批準(zhǔn)后于每年1月預(yù)撥部分經(jīng)費(fèi)。各海外代表處經(jīng)費(fèi)計(jì)劃經(jīng)總行分管行長(zhǎng)批準(zhǔn)后，由總行國(guó)際部撥付其余經(jīng)費(fèi)（經(jīng)費(fèi)計(jì)劃表參照“經(jīng)費(fèi)收支月報(bào)表”格式）。在執(zhí)行中，因特殊需要，經(jīng)費(fèi)開(kāi)支超過(guò)年初計(jì)劃時(shí)，應(yīng)提前向總行國(guó)際部提交經(jīng)費(fèi)追加報(bào)告。如追加的費(fèi)用是租賃費(fèi)，或者是追加額超過(guò)2000美元的其他任何費(fèi)用，總行國(guó)際部報(bào)經(jīng)分管行長(zhǎng)批準(zhǔn)后予以增撥。其他費(fèi)用的增撥，則由總行國(guó)際部根據(jù)情況審核后，調(diào)整計(jì)劃，增撥

5、經(jīng)費(fèi)。海外代表處的經(jīng)費(fèi)由總行通過(guò)“預(yù)撥費(fèi)用”（外匯會(huì)計(jì)科目代號(hào)4510）科目核算，按海外代表處設(shè)戶(hù)，每個(gè)代表處分別設(shè)置“日常費(fèi)用”和“固定費(fèi)用”兩個(gè)戶(hù)，經(jīng)費(fèi)撥付時(shí)，借記“預(yù)撥費(fèi)用代表處日常費(fèi)用”科目。第五條支出與核銷(xiāo)海外代表處日常經(jīng)費(fèi)支出由各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)支付，并由經(jīng)手人和批準(zhǔn)人在各項(xiàng)支出的原始單據(jù)背面雙簽。海外代表處不設(shè)專(zhuān)職會(huì)計(jì)與完整帳簿，但日常設(shè)專(zhuān)人（兼職）登記銀行往來(lái)帳與現(xiàn)金日記帳，月末按費(fèi)用支出項(xiàng)目分類(lèi)裝訂原始單據(jù)，并加具月結(jié)單封面（月結(jié)單格式附后），按照月結(jié)單金額填報(bào)“經(jīng)費(fèi)收支月報(bào)表”?？傂袊?guó)際部海外處收到各海外代表處“經(jīng)費(fèi)收支月報(bào)表”，經(jīng)審核并經(jīng)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由國(guó)際部財(cái)會(huì)處做為原始

6、憑證，借記“營(yíng)業(yè)費(fèi)用外事費(fèi)”，貸記“預(yù)撥費(fèi)用代表處日常費(fèi)用”。第三章固定資產(chǎn)管理第六條固定資產(chǎn)管理范圍海外代表處固定資產(chǎn)包括金額在300美元以上，使用年限在2年以上的下列項(xiàng)目：房屋：包括辦公用房與外派人員居住用房；購(gòu)置房屋附屬設(shè)備：包括桌、椅、床、柜；汽車(chē)：包括新車(chē)與二手車(chē)；辦公設(shè)備：包括計(jì)算機(jī)及其外部設(shè)備、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、電傳機(jī)、打字機(jī)、電話(huà)機(jī)系統(tǒng)等；貴重物品：包括電視機(jī)、音響設(shè)備、錄像機(jī)等。第七條審批與購(gòu)置海外代表處購(gòu)置房屋、汽車(chē)及其他單位價(jià)值在2000美元以上的固定資產(chǎn)，需事先向總行國(guó)際部上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)總行分管行長(zhǎng)或總行黨組批準(zhǔn)后，由各海外代表處根據(jù)審核批準(zhǔn)的計(jì)劃購(gòu)置。其他固定資產(chǎn)由各

7、海外代表處根據(jù)總行批復(fù)的年度經(jīng)費(fèi)計(jì)劃進(jìn)行購(gòu)置。海外代表處購(gòu)進(jìn)固定資產(chǎn)后，在當(dāng)季“固定資產(chǎn)季報(bào)表”中反映購(gòu)進(jìn)價(jià)格與日期，并將購(gòu)進(jìn)發(fā)票與有關(guān)費(fèi)用憑證復(fù)印件做為當(dāng)季固定資產(chǎn)季報(bào)表附件，一同上報(bào)總行國(guó)際部，總行國(guó)際部收到海外代表處“固定資產(chǎn)季報(bào)表”及發(fā)票復(fù)印件后，經(jīng)部領(lǐng)導(dǎo)簽批后，建立固定資產(chǎn)卡片帳，借記“預(yù)撥費(fèi)用代表處固定費(fèi)用”，貸記“預(yù)撥費(fèi)用代表處日常費(fèi)用”。第八條管理與折舊各海外代表處負(fù)責(zé)所購(gòu)進(jìn)固定資產(chǎn)的管理和維護(hù)，并按季向總行國(guó)際部報(bào)送“海外代表處固定資產(chǎn)季報(bào)表”，反映在用固定資產(chǎn)的名稱(chēng)、數(shù)量和購(gòu)進(jìn)原值?？傂袊?guó)際業(yè)務(wù)部根據(jù)“海外機(jī)構(gòu)固定資產(chǎn)季報(bào)表”計(jì)算應(yīng)攤銷(xiāo)金額，計(jì)入當(dāng)季成本，借記“營(yíng)業(yè)費(fèi)用外事

8、費(fèi)”，貸記“預(yù)撥費(fèi)用代表外固定費(fèi)用”。第九條報(bào)廢及清理海外代表處固定資產(chǎn)發(fā)生報(bào)廢，應(yīng)于當(dāng)季“海外代表處固定資產(chǎn)季報(bào)表”中填報(bào)，并附情況說(shuō)明。報(bào)國(guó)際部領(lǐng)導(dǎo)簽批。海外代表外應(yīng)抓緊固定資產(chǎn)報(bào)廢后的保險(xiǎn)理賠、殘值處理等項(xiàng)工作，保險(xiǎn)賠款、殘值收入與各項(xiàng)清理支出應(yīng)在當(dāng)季“海外代表處固定資產(chǎn)季報(bào)表”中分項(xiàng)填報(bào)，同時(shí)計(jì)算軋差額，作為總行撥入經(jīng)費(fèi)的調(diào)增或調(diào)減數(shù)，列入當(dāng)月的經(jīng)費(fèi)收支月報(bào)表。總行國(guó)際部領(lǐng)導(dǎo)簽批當(dāng)季固定資產(chǎn)報(bào)表后，由總行國(guó)際部根據(jù)軋差額調(diào)整海外代表處“預(yù)撥費(fèi)用”科目。第四章帳簿與報(bào)表第十條帳簿與報(bào)表種類(lèi)各海外代表處應(yīng)按不同開(kāi)戶(hù)行設(shè)立銀行存款（含信用卡存款）日記帳，并設(shè)立現(xiàn)金日記帳，逐筆記載所有的款項(xiàng)收

9、付事項(xiàng)，手中存有的旅行支票、銀行本票等隨時(shí)可以?xún)陡兜阮~現(xiàn)金的票據(jù)視同現(xiàn)金，記入現(xiàn)金日記帳。每月根據(jù)銀行存款日記帳與現(xiàn)金日記帳的記載及有關(guān)開(kāi)支的原始單據(jù)和憑證，編報(bào)“經(jīng)費(fèi)收支月報(bào)表”，于每月的5日前將上月的報(bào)表傳真報(bào)送總行國(guó)際部，報(bào)表原件隨后寄總行國(guó)際部。每季編報(bào)“海外代表處固定資產(chǎn)季報(bào)表”，于季度末最后一天前傳真報(bào)總行國(guó)際部，原件隨后郵寄總行國(guó)際部。第十一條經(jīng)費(fèi)收支月報(bào)表編報(bào)說(shuō)明經(jīng)費(fèi)收支月報(bào)表是以經(jīng)費(fèi)結(jié)存的月初余額與月末余額為主線(xiàn)，分項(xiàng)反映當(dāng)月款項(xiàng)收付的明細(xì)表，不是一張資產(chǎn)負(fù)債表式的平衡表，經(jīng)費(fèi)收支月報(bào)表的用途，一是供總行及時(shí)掌握海外代表處經(jīng)費(fèi)收支情況，二是作為總行國(guó)際部進(jìn)行帳務(wù)處理，列支外匯

10、成本的原始憑證。經(jīng)費(fèi)收支月報(bào)表的編報(bào)要求如下：1編報(bào)口徑銀行存款（行次1）欄目下的期初余額和期末余額，應(yīng)分別填報(bào)各開(kāi)戶(hù)行銀行往來(lái)日記帳的月初余額與月末余額?，F(xiàn)金（行次6）欄目下的期初余額和期末余額應(yīng)按現(xiàn)金日記帳月初余額與月末余額填報(bào)。收入（行次10）欄目下本期發(fā)生欄中要分別填報(bào)；本期總行撥付的款項(xiàng)金額，包括預(yù)撥的經(jīng)費(fèi)和專(zhuān)項(xiàng)下?lián)艿目铐?xiàng)；本期收入的經(jīng)費(fèi)存款利息；其他的收入金額，如固定資產(chǎn)清理收入。本年累計(jì)欄中填報(bào)以上三項(xiàng)收入本年度以來(lái)的累計(jì)金額，表中數(shù)字要與以前各期的經(jīng)費(fèi)收支月報(bào)表數(shù)字相銜接。暫付款（行次14）欄目下分別填報(bào)租房押金，設(shè)備購(gòu)置預(yù)付定金等項(xiàng)暫付、墊付、抵押等項(xiàng)臨時(shí)性的、日后可以收回的

11、經(jīng)費(fèi)支付。本期的支付數(shù)填入本期發(fā)生欄，本期的收回?cái)?shù)以負(fù)數(shù)填入本期發(fā)生欄。期末余額欄填報(bào)截止到本期末尚未收回的暫付款金額。當(dāng)期固定資產(chǎn)購(gòu)置（行次18）欄目下填報(bào)本期內(nèi)發(fā)生的固定資產(chǎn)購(gòu)置支出，只填本期發(fā)生數(shù)。費(fèi)用支出（行次19）和其他支出（行次44）欄目要按有關(guān)費(fèi)用項(xiàng)目月結(jié)單金額逐項(xiàng)填報(bào)，月結(jié)單應(yīng)與所附單據(jù)裝訂在一起。2貨幣折算以所在國(guó)貨幣支付的各項(xiàng)支出、所在國(guó)貨幣現(xiàn)金和所在國(guó)幣種銀行存款要同時(shí)填報(bào)原幣種金額和折合美元金額，當(dāng)月所用的美元對(duì)所在國(guó)貨幣匯率要在表中規(guī)定欄目?jī)?nèi)加以注明。3表間平衡關(guān)系經(jīng)費(fèi)結(jié)存期末余額合計(jì)數(shù)（第9行列）應(yīng)等于：經(jīng)費(fèi)結(jié)存期初余額合計(jì)數(shù)（第9行列）加：各項(xiàng)收入本期增加數(shù)（第1

12、0行列）減：各項(xiàng)暫付款本期增加數(shù)（第14行列）減：當(dāng)期固定資產(chǎn)購(gòu)置本期發(fā)生數(shù)（第18行列）減：經(jīng)費(fèi)支出本期發(fā)生額合計(jì)數(shù)（第46行列）第十二條固定資產(chǎn)季報(bào)表編報(bào)說(shuō)明固定資產(chǎn)季報(bào)表是一張綜合反映海外代表處固定資產(chǎn)的購(gòu)置、使用、折舊、報(bào)廢及清理情況的報(bào)表，報(bào)表用途有兩項(xiàng)：一是用于總行及時(shí)掌握海外代表處固定資產(chǎn)的增減情況和在用狀況；二是做為總行進(jìn)行外匯固定資產(chǎn)的購(gòu)進(jìn)、折舊、清理、核銷(xiāo)等項(xiàng)帳務(wù)處理的原始憑證。固定資產(chǎn)季報(bào)表的編報(bào)口徑如下：固定資產(chǎn)名稱(chēng)及件數(shù)欄目?jī)?nèi)要逐項(xiàng)填報(bào)，同一日期內(nèi)以同一單價(jià)購(gòu)進(jìn)的同種固定資產(chǎn)可以歸并填報(bào)，并注明數(shù)量。填報(bào)時(shí)應(yīng)按新購(gòu)固定資產(chǎn)、清理中固定資產(chǎn)和在用固定資產(chǎn)的順序依次歸類(lèi)填

13、報(bào)。新購(gòu)固定資產(chǎn)填報(bào)購(gòu)進(jìn)價(jià)格和購(gòu)進(jìn)日期項(xiàng)目，在用固定資產(chǎn)填報(bào)購(gòu)進(jìn)價(jià)格、購(gòu)進(jìn)日期和已用年數(shù)項(xiàng)目，清理中固定資產(chǎn)填報(bào)購(gòu)進(jìn)價(jià)格、購(gòu)進(jìn)日期、已用年數(shù)、報(bào)廢日期項(xiàng)目。清理結(jié)束的固定資產(chǎn)，在清理結(jié)束當(dāng)季一次性填報(bào)購(gòu)進(jìn)價(jià)格、使用情況、清理情況、凈殘值等欄目下的全部項(xiàng)目，經(jīng)總行批準(zhǔn)核銷(xiāo)后，下期報(bào)表即不再填報(bào)該項(xiàng)固定資產(chǎn)。購(gòu)進(jìn)價(jià)格欄目?jī)?nèi)要分別填報(bào)以當(dāng)?shù)刎泿疟硎镜膶?shí)際購(gòu)進(jìn)價(jià)格和按購(gòu)進(jìn)當(dāng)時(shí)匯率折算的等值美元價(jià)格，折算的等值美元價(jià)格一經(jīng)確定，在以后季度的報(bào)表中不能再作改變。直接以美元購(gòu)進(jìn)的，不必再折算等值的當(dāng)?shù)刎泿艃r(jià)格。使用情況欄目?jī)?nèi)要分別填報(bào)購(gòu)進(jìn)日期和已經(jīng)使用的年數(shù)。清理情況欄目?jī)?nèi)除填報(bào)報(bào)廢日期外，還要填報(bào)保險(xiǎn)賠款、殘值收入、清理費(fèi)用的實(shí)際發(fā)生幣種和金額。凈殘值欄目按下列公式計(jì)算填列：保險(xiǎn)賠款殘值收入清理費(fèi)用凈殘值第五章審計(jì)與會(huì)計(jì)檔案管理第十三條海外代表處會(huì)計(jì)檔案包括月結(jié)單及其所附原始單據(jù)、銀行存款日記帳及銀行對(duì)帳單、現(xiàn)金日記帳、各月的經(jīng)費(fèi)收支月報(bào)表和各季的固定資產(chǎn)季報(bào)表。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，超過(guò)所在國(guó)（地區(qū)）規(guī)定