員工信息管理辦法

1、員工信息管理辦法1目的為進(jìn)一步加強(qiáng)公司員工信息管理，對(duì)員工信息檔案進(jìn)行妥善保管，同時(shí)也為了維護(hù)紙質(zhì)檔案信息的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用員工信息，特制定本辦法 2歸檔范圍 員工入職檔案,培訓(xùn)檔案,績(jī)效管理檔案,異動(dòng)檔案,離職檔案,勞動(dòng)工資檔案,決定,委托書(shū),其他合同及協(xié)議,通知等與個(gè)人相關(guān)的具有參考價(jià)值的文件資料3員工信息歸檔內(nèi)容3.1員工入職檔案3.1.1履歷材料（個(gè)人簡(jiǎn)歷和外聘人員申請(qǐng)表）;3.1.2鑒定、考核、考察材料(學(xué)歷查詢資料需打印好附后)；3.1.3應(yīng)試記錄;3.1.4面試評(píng)估表;3.1.5員工錄用通知書(shū);3.1.6員工入職登記表;3.1.7電子版員工信息登記;3.1

2、.8新進(jìn)員工試用期滿考核成績(jī)單;3.1.9健康證明材料;3.1.10個(gè)人證件(本人身份證復(fù)印件,戶口本復(fù)印件,畢業(yè)證復(fù)印件,學(xué)位證復(fù)印件,資格證書(shū)復(fù)印件,職稱證書(shū)復(fù)印件,榮譽(yù)證書(shū)復(fù)印件等);3.1.11勞動(dòng)合同書(shū)(合同原件,續(xù)簽意見(jiàn)表)3.1.12其他可供參考材料。3.2培訓(xùn)檔案3.2.1培訓(xùn)合同和協(xié)議3.2.2培訓(xùn)相關(guān)資料及獲得證書(shū)復(fù)印件;3.3績(jī)效管理檔案3.3.1員工季度績(jī)效考核表3.3.2將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按季度規(guī)整3.4員工異動(dòng)檔案3.4.1試用期員工轉(zhuǎn)正表;3.4.2內(nèi)部員工調(diào)動(dòng)流程表;3.4.3任免文件;3.4.4獎(jiǎng)懲文件;3.5員工離職歸檔3.5.1辭職申請(qǐng)報(bào)告；3.5.2

3、員工離職申請(qǐng)單(主要適用于公司中高層管理人員和職能人員)；3.5.3員工離職審批表；3.5.4離職工作交接單；3.5.5勞動(dòng)合同解除協(xié)議4權(quán)責(zé)職能人員檔案的建立和管理歸人力資源中心員工關(guān)系專(zhuān)員；一般員工的檔案建立和管理歸子公司人事管理員，各人事管理員應(yīng)在人力資源中心員工關(guān)系專(zhuān)員的指導(dǎo)下，完成所屬單位的人事檔案建立更新工作。5員工信息管理相關(guān)規(guī)定5.1基礎(chǔ)管理5.1.1原則：電子檔案建立及時(shí)，并及時(shí)更新完善；紙質(zhì)檔案歸檔及時(shí)，排列有序，層次清楚，整理規(guī)范；5.1.2新錄用的員工，應(yīng)該及時(shí)建立檔案，同時(shí)更新電子信息臺(tái)帳；5.1.3檔案按照在職人員和離職人員檔案分開(kāi)管理，按部門(mén)分類(lèi)存檔，5.1.4如

4、在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)（如學(xué)歷變動(dòng)，身份證信息變動(dòng)，學(xué)歷職稱變動(dòng)時(shí)）職能中心應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料交由人力資源中心歸檔，各個(gè)子公司應(yīng)交由各人事管理員歸檔。5.1.5對(duì)員工進(jìn)行考核，培訓(xùn)，獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整，立卷歸檔的資料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)，文字清晰，手續(xù)齊備。5.1.6離職人員檔案每月要進(jìn)行清查，離職人員檔案轉(zhuǎn)遞按人事檔案托管相關(guān)規(guī)定辦理，離職員工檔案保存期限最長(zhǎng)為2年，2年后方可銷(xiāo)毀。5.2員工信息的查閱5.2.1如因公需查閱檔案，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人，人力資源總監(jiān)，分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)，下級(jí)員工原則上不得查閱上級(jí)員工檔案，特殊情況下需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人，人力資源

5、總監(jiān)，總裁審批后方可辦理。5.2.2公司總裁，人力資源總監(jiān)，分管負(fù)責(zé)人可直接通過(guò)人事管理員查閱員工檔案5.2.3檔案管理員應(yīng)做好查閱登記工作，并簽字確認(rèn)5.2.4檔案查閱注意事項(xiàng)：5.2.4.1嚴(yán)禁涂改，抽取，損壞檔案材料5.2.4.2查閱者不得擅自泄漏檔案內(nèi)容,違者視情節(jié)嚴(yán)重,予以懲罰5.2.4.3原則上不允許員工本人自帶檔案流動(dòng),確有需要由檔案管理方蓋章確認(rèn)后,接收方接收檔案時(shí)需查閱封口是否完整6檔案的銷(xiāo)毀6.1公司任何個(gè)人或者部門(mén)未經(jīng)允許不得擅自銷(xiāo)毀公司員工檔案資料6.2當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由人事管理員填寫(xiě)公司員工檔案銷(xiāo)毀審批表,經(jīng)分管負(fù)責(zé)人、人力資源總監(jiān)審批后方可執(zhí)行。7附則7.1

6、考核內(nèi)容7.1.1電子版員工信息要求及時(shí)更新和完善，格式要求嚴(yán)格按照員工信息最新模版完成。各單位電子版員工信息報(bào)送時(shí)間為每月1日.并統(tǒng)一交由總公司人力資源中心員工關(guān)系專(zhuān)員審核。未按照規(guī)定時(shí)間完成的，每遲報(bào)1天扣5分，電子版信息完整真實(shí)及時(shí)更新30分，每缺少其中1項(xiàng)扣3分，扣完為止。7.1.2紙質(zhì)版員工信息及時(shí)建立和完善，紙質(zhì)版員工信息需嚴(yán)格按照上述辦法執(zhí)行，并保證紙質(zhì)檔案存放完整規(guī)范。人力資源中心員工關(guān)系專(zhuān)員將每個(gè)季度對(duì)人事管理員進(jìn)行考核，定期到各單位進(jìn)行審核，如未按規(guī)定要求完成的，缺少一項(xiàng)扣2分，扣完為止。7.1.3每月月底三表報(bào)送且格式標(biāo)準(zhǔn)，信息完整，要求各單位每月30號(hào)之前報(bào)回，未按照要求報(bào)回的，每遲一天扣2分，每錯(cuò)一處扣2分，扣完為止。7.2獎(jiǎng)懲辦法為充分調(diào)動(dòng)人事管理員的積極性，更好的培養(yǎng)優(yōu)秀人事工作者，做到公平、全面評(píng)估各人事管理員的工作成效，建立獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰通道。具體辦法如下：7.2.1月補(bǔ)助：如上所述的情況，各人事管理員的工作成效直接與其補(bǔ)助掛鉤，未按照要求和時(shí)間完成的單位直接在其人事管理員的月補(bǔ)助中扣除7.2.2評(píng)優(yōu)活動(dòng)：年終由人力資源中心組織召開(kāi)人事管理員表彰大會(huì)，評(píng)出優(yōu)秀單位及個(gè)人，頒發(fā)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品等7.2.3拓展訓(xùn)練：為優(yōu)秀人事管理員提供由公司統(tǒng)一組織的拓展訓(xùn)練的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，獲得晉升和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)