合同管理規(guī)定及方法

1、精選文檔合同檔案管理規(guī)定1 、總則1.1目的為加強企業(yè)檔案管理，明確職責(zé)、強化職能，維護檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于更有效的為本企業(yè)服務(wù)，特制定本辦法。本辦法規(guī)定了檔案收集歸檔、組卷裝訂、借閱使用、保管期限、統(tǒng)計、銷毀及其制成材料的質(zhì)量要求，企業(yè)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。1.2范圍本手冊適用于南京中建化工名義簽約的購銷合同。購銷合同主要包括：獨立的構(gòu)件供應(yīng)合同、風(fēng)力塔架設(shè)備銷售合同、壓力容器供貨合同、分包合同和其他經(jīng)濟合同等。如承接工程施工合同，按照安裝公司名義承接的項目施工合同模式。1.3管理原則（ 1）合法合規(guī)原則；（ 2 ）誠信履約原則；（ 3）全過程合同風(fēng)險管理原則。可編輯

2、精選文檔1.4術(shù)語和定義（ 1）合同管理本手冊所稱的合同管理，是以合同文本為載體，以簽約把關(guān)、履約監(jiān)控為基礎(chǔ)工作和基礎(chǔ)目標(biāo)，以合同風(fēng)險防控、合同效益提升為核心價值的，風(fēng)險與效益兼顧、合約與法務(wù)融合的復(fù)合型企業(yè)管理工作。（ 2）工程分包招標(biāo)企業(yè)在其內(nèi)部向具備相應(yīng)施工資質(zhì)或勞務(wù)資質(zhì)的施工單位發(fā)布招標(biāo)信息，通過競爭，選擇分包單位，并與之簽訂分包合同的行為。（ 3）重大合同具備以下情形之一的合同：購銷合同額在 3 億元（含）以上的合同；以八局名義或中建安裝公司名義簽訂的購銷合同；（ 4）風(fēng)險合同購銷合同額在 3 億元（含）以下，且屬于以下范圍之一的合同：預(yù)計合同履約過程中最大凈現(xiàn)金流出超過合同總價的1

3、0% 的項目；供貨加工完成時凈現(xiàn)金流出大于合同總價的5% 的項目；以現(xiàn)金支付履約擔(dān)保的；合同工期、質(zhì)量罰款無上限，無條件禁止供貨的。（ 5）一般合同指除重大合同、風(fēng)險合同以外的合同。（ 6）經(jīng)濟合同本篇所述經(jīng)濟合同指除勞動合同之外的工程承包合同、工程分包合同、材料設(shè)備采購合同、聯(lián)營合同、法律類合同、非法律服務(wù)類委托合可編輯精選文檔同、對外投資合同（股權(quán)收購、房地產(chǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施等） 、融資合同、合作協(xié)議、租賃合同、擔(dān)保合同、技術(shù)合同、設(shè)計合同、借款合同、綜合授信協(xié)議、銀行承兌匯票協(xié)議等。2 、檔案管理人員職責(zé)各級專、兼職檔案管理人員（各部門資料員為部門檔案管理人員）應(yīng)忠于職守、遵紀守法、保守秘密，

4、應(yīng)接受專業(yè)知識的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，具備必要的檔案專業(yè)和相關(guān)專業(yè)知識，定期接受公司的評比和考核。3 、文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求（一）凡公司各項生產(chǎn)、 經(jīng)營、科研等活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、圖表、聲像、軟件及實物榮譽等。（二）歸檔文件的質(zhì)量要求1. 歸檔的紙質(zhì)文件資料必須是原件，正文附件應(yīng)齊全完整、字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、規(guī)格統(tǒng)一、簽字蓋章手續(xù)完備。2. 文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。3. 文件中文字材料幅面尺寸規(guī)定宜為 A4 幅面（ 297mm 210mm ）。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅

5、。4. 文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、 耐久性強的紙張。 圖紙一般采可編輯精選文檔用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖。 計算機出圖必須清晰， 不得使用計算機出圖的復(fù)印件。5. 所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。4 、歸檔文件的立卷(一 )立卷的原則和方法1. 立卷應(yīng)遵循文件資料的自然形成規(guī)律和成套性的特點， 保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2. 工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件，每個部分也可再按照單位工程、分部工程、專業(yè)等組卷。（二）立卷的要求1. 案卷不宜過厚，一般不超過 40mm 。2. 案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般

6、應(yīng)分別組卷。（三）卷內(nèi)文件的排列1. 文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。2. 圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列?？删庉嬀x文檔3. 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料在前，圖紙在后。（四）案卷的編目1. 編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。 每卷單獨編號， 頁號從“1 ”開始。頁號編寫位置： 單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件， 正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自

7、成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。2. 卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)范附件 2 的要求。序號：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從 1 依次標(biāo)注。責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責(zé)任者時，選4 擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。文件編號：填寫文件原有的文號或圖號。文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。日期：填寫文件形成的日期?？删庉嬀x文檔頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。3. 卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)范附件 3 的要

8、求。卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對案卷情況的說明。卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。5 、檔案文件的移交1. 企業(yè)在本年度工作活動中形成的具有保存價值的文件材料， 由各部門進行收集、立卷，裝訂成冊后于次年 6 月底前統(tǒng)一向檔案室移交，歸檔。2. 工程檔案在工程竣工后一個月內(nèi)， 經(jīng)過系統(tǒng)整理后移交。 移交雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行交接簽字手續(xù)。合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分， 也是單位為維護自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。通過對合同的檔案管理， 可以完整保存與合同相關(guān)的證據(jù)材料，如果有糾紛一旦發(fā)生， 可以及時運用檔案記載的內(nèi)容