工程檔案管理制度

1、九、工程檔案管理制度 一、檔案資料的歸檔分類及范圍 1. 檔案資料的歸檔分類 工程建設檔案主要有公文、工程建設技術資料、經(jīng)濟 合同、工程建設財務、行政管理及圖片等幾類。檔案資 料應按國家標準進行統(tǒng)一分類、立卷、歸檔和存放。 2. 檔案資料的歸檔范圍 省、市政府的來往公文; (2) 建管處的來往公文; (3) 建管公司的來往公文; 歡迎下載3 有關技術問題的審查、咨詢意見; (5) 會議文件、記錄等; (6) 工程建設期間形成的工程技術材料: 招標文件、投標文件、合同及協(xié)議；設計圖紙、 施工組織設計；工程開工報告、施工方案、施工技術 措施、施工計劃、報表等文件；建筑材料和中間產(chǎn)品 的合格證、試驗

2、報告，栓、砂漿等配合比的試驗報告; 設計變更及索賠資料；施工測量記錄、地質勘探資 料，基礎處理、隱蔽工程施工記錄等材料；工程質量、 安全、事故及處理情況報告；施工總結、技術總結、 工程竣工圖及竣工驗收報告及質量評定等；工程機械 設備、儀器及引進的技術設備圖紙等; （7）工程價款結算等資料。 二、工程文件收發(fā)及管理規(guī)定 為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關系，并按工程進度 作好工程文件的提供利用，特制定本制度。 1. 工程文件接收 （1）各單位提供給工程部的工程文件（工程技術文件、圖 紙資料、來文通知等）由檔案資料員統(tǒng)一接收。 （2）工程部個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程 X件，一律移交檔

3、案資料組進行統(tǒng)一歸檔整理。 （3）檔案資料組對接收的工程文件資料，必須進行數(shù)量和 外觀質量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。 （4）檔案資料組對收發(fā)工程文件應及時建立工程文件收發(fā) 登記帳（收X簿、發(fā)文簿） （5）登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔 份數(shù)后，及時報審工程部領導審定，并及時處理。 （6）對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存, 并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。 （7）檔案資料組對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè)，并 建立檔案分類登記帳 2. 工程X件資料發(fā)放 （1）分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料組統(tǒng)一 辦理。 （2）呈送上級單位的工程文件由工程部領

4、導確定發(fā)放單位 和數(shù)量。 （3）分發(fā)的圖紙資料應建立資料分發(fā)臺帳，資料分發(fā)臺帳 應留存?zhèn)洳椤?（4）為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象, 圖紙、資料領取單位應指定領取人名單或部門，并及時通知 檔案資料組；檔案資料組按指定名單發(fā)放工程文件資料。 3. 設計修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定 （1）設計修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料組按設 計修改通知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時傳遞并建立 簽收記錄。 （2）設計修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時交檔案資 料組歸檔保存，工程結束后由檔案資料組向設計院提供全部 設計修改通知單、工程聯(lián)系單的復印件供設計院編制竣工 圖。 三、工程

5、項目各參與方檔案部門職責 參建單位（總承包、發(fā)包、建設、設計、施工、監(jiān)理、 承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件 材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。 項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的 文件從形成到編制的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導。并負責 組織、協(xié)調分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設單位提交全 套完整、準確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標準的項目檔案。由建設 單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集、積累、 整理其承包項目的全部文件。 1. 建設單位各機構：負責對形成或收到的有關建設項目的前 期、設備技術、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運 行及驗收

6、等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理。 2. 設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行 收集、積累、整理。 3. 施工單位：整理現(xiàn)場的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、 （竣工圖）、設計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。 4. 監(jiān)理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及 竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準 確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項 目監(jiān)理文件。建設單位委托監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目文 件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。 同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監(jiān)理文 件。 四、聲像檔案管理辦法 1. 建

7、設工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設、管理活動 中直接形成的，具有保存價值的照片、底片（包括反轉片）、 影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說 明的歷史記錄。 2. 建設單位應向城建檔案管理機構報送的聲像檔案主要有: 建設工程的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。 3. 照片檔案應符合以下要求: (1) 主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁; 能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置; 以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片（照 (4) 使用數(shù)碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工，光學分 辨率不得小于400萬有效像素（不允許插值）。 4. 錄像檔案應符合以下要求: （

8、1）主題明確、內容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn); （2）需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、 人防設施、消防設施、水電設施、保安設施、標準房、標準 層、設計特色、建筑特色等; （3）報送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（DVD 或以上素質的格式）。 文字說明包括：工程名稱、建設單位名稱、設計單位、施工 單位、地點、開工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建 筑面積、結構、層數(shù)、攝影日期、攝影者等。 五、檔案、資料、圖書借閱制度 本部門全部文書、技術檔案及資料均可借閱、利用。本 著既能保守檔案機密，又能充分發(fā)揮檔案、資料為公租房建 設發(fā)展服務的宗旨，凡因工作需要借閱者，須辦理下列

9、手續(xù): 1. 借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可，并填 寫文件利用登記表（附表一）。歸還時管理人員要對其檢查 之后方可歸檔。 2. 借閱檔案、秘密技術檔案和資料，須填寫X件利用登記表, 經(jīng)工程部部門經(jīng)理簽字同意即可。 3絕密X書、技術檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影, 如確因工作需要，應在X件利用登記表上注明范圍、內容、 用途，必須經(jīng)部門經(jīng)理同意。檔案人員只能按其范圍、要求、 內容提供利用。 4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注 明查閱范圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主 管副總同意，總經(jīng)理批準方能借閱。 5. 借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、

10、刪改、加 注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng) 同意，不得復印、抄錄和轉借，不能將檔案內容公開出去。 如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借 閱。 6. 借閱時間在兩周以內，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對特 殊情況需較長時間利用的要經(jīng)部門經(jīng)理批準，但年末要將所 借檔案交到檔案室進行清點、核對后重新借出。對長期借閱 檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案人員 要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借 閱。并嚴格按經(jīng)濟責任制考核辦法執(zhí)行。 7. 凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退 休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回檔

11、 案室，否則不能辦理調離手續(xù)。同時檔案組如因工作需要有 權將檔案、資料調回檔案室。 檔案資料管理歸檔制度 附表一 用途 領用時 間 歸還時 間 借閱人 經(jīng)辦人 部門簽 字 備注 文件利用登記表 八. 1控制印章，嚴格制度管理 為有效控制項目部印章的使用，印章用途由項目經(jīng)理審 批并辦理登記手續(xù)。 2.x件編號總文檔目錄 文件編號規(guī)則：公司有規(guī)定的采用公司要求，無規(guī)定的 按如下例子編號。 市公租房公司一（項目名稱2） SJ001 1、2代表標段 2、SJ代表文件分類縮寫 3、001代表文件順序號 3. 文件有效版本標識 如收到文件已有版本標識，則照實登記。無版本標識的, 按以下編號規(guī)則標識，修定狀

12、態(tài)從09依次遞增，版本由A Z依次遞增。 4. 文件的歸檔及利用 工程文件在標識清楚完備后，由文檔專員按分類編號存 放，要有固定的文件夾，放入編有序號的資料柜中妥善保管。 工程部所存放資料以簡單、易查為原則進行有關資料的 標識登錄，以方便查詢資料達到快捷目的。 工程部在進行圖紙資料管理時，應按工程所在區(qū)域分 類，如“空港項目一期”，再于同一地域的圖紙資料中按建 筑、結構、電氣等專業(yè)分類集中保存。 資料借用、調用、查閱要經(jīng)批準并填寫文件利用登記 表，調用重要X件要復印存底，經(jīng)批準后登記借閱。詳細 請按四、檔案、資料、圖書借閱制度辦理。 5. X件的移交 工程竣工時，所有文件要移交相關部門永久保存。項目 管理部負責整理，并向政府城建檔案管理部門移交工程竣工 檔案資料。項目管理部負責竣工后向物業(yè)管理移交一套工程 竣工資料，移交物業(yè)管理處的資料報公司批準。其余工程文 件資料整理完備后統(tǒng)一移交公司辦公室保存。所有移交均要 填寫X件交接登記表，由雙方簽字確認。 七、檔案安全制度 嚴格執(zhí)行定期檢查和進