展覽項(xiàng)目的工作流程

1、展覽項(xiàng)目的工作流程一接洽階段獲取參展客戶(hù)信息上門(mén)拜訪(fǎng)客戶(hù)取得客戶(hù)參展相關(guān)資料明確設(shè)計(jì)圖交付日期二設(shè)計(jì)階段與設(shè)計(jì)師溝通并即時(shí)同客戶(hù)進(jìn)行展位設(shè)計(jì)的交流向客戶(hù)交付設(shè)計(jì)初稿、設(shè)計(jì)說(shuō)明、工程報(bào)價(jià)研究客戶(hù)反饋意見(jiàn)并再次修改交付最后定稿之設(shè)計(jì)圖及工程報(bào)價(jià)三簽約階段同客戶(hù)確定工程價(jià)格明確同客戶(hù)的相互配合要求簽定合同四制作階段根據(jù)部門(mén)工作單完成制作及準(zhǔn)備工作安排客戶(hù)到工廠(chǎng)實(shí)地察看制作及準(zhǔn)備情況完成主辦、主場(chǎng)、展館等各項(xiàng)手續(xù)五現(xiàn)場(chǎng)施工階段現(xiàn)場(chǎng)展位搭建處理現(xiàn)場(chǎng)追加、變更項(xiàng)目配合客戶(hù)展品進(jìn)場(chǎng)客戶(hù)驗(yàn)收六展會(huì)期間及撤場(chǎng)階段安排展會(huì)期間現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)配合客戶(hù)展品離場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)拆除七后續(xù)跟蹤服務(wù)展會(huì)的后續(xù)總結(jié)報(bào)告為客戶(hù)提供

2、行業(yè)會(huì)展信息和分析邀請(qǐng)客戶(hù)參觀(guān)公司其他服務(wù)案例一項(xiàng)目接洽階段1 獲取參展客戶(hù)信息：以下一些渠道是有可能幫助獲得最初步的客戶(hù)信息的。上屆展覽會(huì)的會(huì)刊 一般比較成熟和已經(jīng)固定的展會(huì)，行業(yè)中的主要廠(chǎng)商基本上會(huì)繼續(xù)參展，所以上屆會(huì)刊是很好的渠道。會(huì)刊資料往往登載有平面圖（可以看出是否展位屬于特裝，一般面積在 36 平米以上是需要特別布置的） 、展商的聯(lián)系方式和簡(jiǎn)介（有些展會(huì)也會(huì)把公司的展會(huì)負(fù)責(zé)人姓名登在上面） 。會(huì)刊資料可以配合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)景照片進(jìn)行比較，重要展會(huì)進(jìn)行拍攝存檔（數(shù)碼相片統(tǒng)一存放路徑電腦備份、相片紙打印編號(hào)存檔以方便查閱） 。展會(huì)專(zhuān)設(shè)網(wǎng)站 比較有規(guī)模的展會(huì)基本上建有專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)頁(yè)，一般有對(duì)下屆展會(huì)

3、的宣傳和以往展覽的回顧，有些不僅會(huì)列出上屆的展商，為顯示其展會(huì)效益，網(wǎng)上也上傳一些布置得挺美觀(guān)的展位照片。行業(yè)資訊媒體 行業(yè)資訊媒體比較熟悉其行業(yè)的展會(huì)和廠(chǎng)商，有些專(zhuān)門(mén)的采訪(fǎng)類(lèi)欄目，類(lèi)似展會(huì)快報(bào)的性質(zhì)，里面有參展商市場(chǎng)宣傳方面的負(fù)責(zé)人信息。正在服務(wù)客戶(hù)的參展商手冊(cè)和平面圖 如果在每次展會(huì)上有已經(jīng)在服務(wù)的客戶(hù)參展，最好能夠通過(guò)他們獲得展位平面圖（在為新客戶(hù)服務(wù)時(shí)也要盡可能獲得所有展商的平面圖） ，上面是最新的參展商，該屆展會(huì)的特裝客戶(hù)可以一目了然。2 上門(mén)拜訪(fǎng)客戶(hù) :會(huì)展行業(yè)的業(yè)務(wù)特殊性在于它的客戶(hù)基本是確定的，只是客戶(hù)需要選擇不同的供應(yīng)商而已。很多的客戶(hù)會(huì)進(jìn)行邀稿競(jìng)標(biāo)，這些是很多展覽公司都可以

4、進(jìn)入的，有些供應(yīng)商關(guān)系已經(jīng)固定的客戶(hù)需要通過(guò)其他機(jī)會(huì)再進(jìn)入。很多時(shí)候，確實(shí)要參展的特裝客戶(hù)是需要展覽服務(wù)的，可以進(jìn)行登門(mén)拜訪(fǎng)的。通過(guò)對(duì)客戶(hù)的交談，詳細(xì)了解客戶(hù)的意圖，明確客戶(hù)希望展示的主題，偏愛(ài)色調(diào)，是否開(kāi)辟洽談區(qū)，需要媒介設(shè)備等。有些客戶(hù)會(huì)提供他們的公司介紹給展覽公司，但即便有對(duì)方的公司介紹，通過(guò)交流，業(yè)務(wù)人員需要得知其以往的展臺(tái)情況，特別是為什么會(huì)放棄原有的合作關(guān)系，有哪些地方是不滿(mǎn)意的。有些客戶(hù)通常邀請(qǐng)很多家比稿，但最后選中的方案是幾個(gè)方案的集合，對(duì)于這種客戶(hù)事先很難分辨。也有個(gè)別客戶(hù)已經(jīng)有了搭建商，只是為了形式，或是為了通過(guò)比稿得到一份現(xiàn)成的設(shè)計(jì)圖，最后自己另外找人做。目前會(huì)展行業(yè)比較

5、混亂，該種情況希望可以通過(guò)與客戶(hù)交流能夠提前得以發(fā)覺(jué)。3 取得客戶(hù)參展相關(guān)資料：如果得到客戶(hù)的認(rèn)可，同意為其展覽提供策劃設(shè)計(jì)，通常需要得到客戶(hù)的以下資料展館平面圖、展位面積、展商手冊(cè)、客戶(hù)公司介紹資料、客戶(hù)公司全稱(chēng)、客戶(hù)標(biāo)準(zhǔn)司標(biāo)、客戶(hù)標(biāo)準(zhǔn)字體、客戶(hù)標(biāo)準(zhǔn)色標(biāo)、參展產(chǎn)品名稱(chēng)規(guī)格和數(shù)量登、參展產(chǎn)品用電要求、重點(diǎn)參展產(chǎn)品、展位制作預(yù)算。通常不管是何種情況，客戶(hù)都會(huì)提供設(shè)計(jì)本身需要的資料，但對(duì)于展覽服務(wù)公司來(lái)說(shuō)，獲得客戶(hù)的費(fèi)用運(yùn)算是最關(guān)鍵的，在投標(biāo)比稿中尤為重要。有些客戶(hù)會(huì)給一個(gè)大概的范圍，但有些客戶(hù)不愿透露，甚至本身也沒(méi)有事先有預(yù)算。我們可以收集該客戶(hù)的以往同行業(yè)展位照進(jìn)行比較，或者把一些展位圖給客戶(hù)

6、參考選擇，并告知其大致費(fèi)用，請(qǐng)其選擇參考。客戶(hù)一般會(huì)選擇其風(fēng)格和價(jià)格都比較接近的展臺(tái)圖參展商手冊(cè)和客戶(hù)要求關(guān)系到設(shè)計(jì)師的方案是否能夠達(dá)到入圍中標(biāo)，應(yīng)該盡可能齊全地從客戶(hù)那邊獲得。展商手冊(cè)涉及到了展館的技術(shù)參數(shù)和規(guī)則要求等?？蛻?hù)要求可從以下幾個(gè)方面明確：展位結(jié)構(gòu)、展位材質(zhì)要求、色彩要求、設(shè)計(jì)重點(diǎn)、照明要求、展板數(shù)量、展位高度等。4 明確設(shè)計(jì)圖交付日期，制定工作計(jì)劃：同客戶(hù)明確首稿的交付時(shí)間和要求，會(huì)同設(shè)計(jì)師進(jìn)行安排。對(duì)于大的項(xiàng)目，應(yīng)該制定一份工作時(shí)間明細(xì)表，有需要可以提交給客戶(hù)。二設(shè)計(jì)階段1 向設(shè)計(jì)師轉(zhuǎn)交客戶(hù)設(shè)計(jì)要求并隨時(shí)與客戶(hù)進(jìn)行展位設(shè)計(jì)的相關(guān)溝通交流為形成設(shè)計(jì)部的統(tǒng)一安排，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該把與客

7、戶(hù)在項(xiàng)目接洽中獲得的客戶(hù)設(shè)計(jì)要求和可能的需求風(fēng)格，填寫(xiě)設(shè)計(jì)明細(xì)表，轉(zhuǎn)交給設(shè)計(jì)部的負(fù)責(zé)人在設(shè)計(jì)師出圖中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該保持同客戶(hù)的隨時(shí)聯(lián)系，把握其可能的變化。如果有必要，應(yīng)該把設(shè)計(jì)師介紹給客戶(hù)，讓雙方可以有直接的聯(lián)系。對(duì)于需要親自去考察測(cè)量的場(chǎng)地，可以由業(yè)務(wù)人員或者設(shè)計(jì)師安排去現(xiàn)場(chǎng)。設(shè)計(jì)師應(yīng)注意同工程施工人員保持聯(lián)系，了解最新的展示材料，避免設(shè)計(jì)采用的材料陳舊或者有些設(shè)計(jì)無(wú)法實(shí)地施工。2 向客戶(hù)交付設(shè)計(jì)初稿、設(shè)計(jì)說(shuō)明、工程報(bào)價(jià)展臺(tái)初稿定下以后，會(huì)同供應(yīng)商得到成本價(jià)，制作明晰的報(bào)價(jià)單。一般展臺(tái)設(shè)計(jì)的報(bào)價(jià)有一個(gè)比較細(xì)分的順序，既是為了方便具體列項(xiàng)也有助與讓客戶(hù)明了并樂(lè)于接受，往往按照設(shè)計(jì)圖從天到地或者

8、從外到里按順序羅列，防止漏掉項(xiàng)目。在報(bào)價(jià)中要對(duì)材料、顏色、形狀及尺寸進(jìn)行盡可能完整的描述。一份完整的報(bào)價(jià)就是一份詳細(xì)的工單，便于把握施工成本核算及施工的準(zhǔn)確性。展覽設(shè)計(jì)承建中，有一部分費(fèi)用是可以由客戶(hù)自己向展館支付的，但往往實(shí)踐中都是展覽公司代交的，應(yīng)在報(bào)價(jià)中凡代場(chǎng)館收費(fèi)的項(xiàng)目一定要注明，比如電箱申請(qǐng)、場(chǎng)地管理費(fèi)等。有些客戶(hù)要求在提交設(shè)計(jì)圖時(shí)同時(shí)附上設(shè)計(jì)說(shuō)明，但有些要求比較簡(jiǎn)單，只要看到實(shí)際的效果圖就可以；一些形成規(guī)模的企業(yè)比較注重形象宣傳，盡管沒(méi)有明確要求設(shè)計(jì)圖附有說(shuō)明，但從今后正規(guī)化考慮，應(yīng)該提倡設(shè)計(jì)師寫(xiě)設(shè)計(jì)說(shuō)明。一般可以就展位風(fēng)格、材質(zhì)說(shuō)明、展位功能、色彩說(shuō)明、照明說(shuō)明、設(shè)計(jì)重點(diǎn)等幾個(gè)方

9、面進(jìn)行闡述。交圖時(shí)，如果能夠安排設(shè)計(jì)師一起同客戶(hù)見(jiàn)面的就好，可由設(shè)計(jì)師向客戶(hù)說(shuō)圖，解釋該方案的賣(mài)點(diǎn)和最大的與眾不同。3 研究客戶(hù)反饋意見(jiàn)并進(jìn)行再次修改客戶(hù)如果是多家比稿的話(huà)，就會(huì)有一番篩選。如果要求我們繼續(xù)修改，那么應(yīng)仔細(xì)了解其真實(shí)意圖。有些客戶(hù)經(jīng)過(guò)第一次接觸后，即便是原來(lái)對(duì)展覽陌生的要說(shuō)出個(gè)一二來(lái)。應(yīng)仔細(xì)同其溝通。如果客戶(hù)要求重新以不同風(fēng)格再次出圖，應(yīng)該綜合具體情況。4 交付最后定稿之設(shè)計(jì)圖及工程報(bào)價(jià)三簽約階段1 同客戶(hù)確定工程價(jià)格在報(bào)價(jià)確定價(jià)格時(shí)，一定要保證所有的材料和特別要求公司是能夠做到的。否則一旦客戶(hù)確認(rèn)而現(xiàn)場(chǎng)無(wú)法達(dá)到要求的話(huà)，將造成不好影響。2 明確同客戶(hù)的相互配合要求展館現(xiàn)場(chǎng)搭建

10、的時(shí)間一般都比較緊張，只有 2-3 天的安排，這其中還有客戶(hù)的展覽產(chǎn)品需要布置，有時(shí)涉及到需要提前申報(bào)的事宜，應(yīng)同客戶(hù)協(xié)調(diào)好雙方負(fù)責(zé)的范圍。3 簽定合同四制作階段1 根據(jù)部門(mén)工作單完成制作及準(zhǔn)備工作根據(jù)具體項(xiàng)目的需要，安排AV 設(shè)備、木工結(jié)構(gòu)制作、地毯供應(yīng)商、美工制作等部分按照設(shè)計(jì)圖的要求和客戶(hù)的制定進(jìn)行制作。注意在制作過(guò)程中如果有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)同設(shè)計(jì)師聯(lián)系，有需要業(yè)務(wù)人員應(yīng)照會(huì)客戶(hù)。2 安排客戶(hù)到工廠(chǎng)實(shí)地察看制作及準(zhǔn)備情況一般客戶(hù)確認(rèn)最后的效果圖后就只是等待到時(shí)進(jìn)場(chǎng)，有些項(xiàng)目較大或者是客戶(hù)特別注重的項(xiàng)目會(huì)在制作中進(jìn)行監(jiān)督，我們應(yīng)做好安排其到公司或工廠(chǎng)間參觀(guān)的準(zhǔn)備。3 完成主辦、主場(chǎng)、展館等各項(xiàng)

11、手續(xù)有些項(xiàng)目應(yīng)該是要于開(kāi)展前向展館或者主辦方進(jìn)行申報(bào)的，如果該部分工作是由我們來(lái)完成就要就定水、電、氣與客戶(hù)確認(rèn)，并向主辦方提供必要的材料，如電圖等進(jìn)行審批。對(duì)于某些特殊用材如霓虹燈、高空氣球等等還要進(jìn)行特別的審批。五現(xiàn)場(chǎng)施工階段1 現(xiàn)場(chǎng)展位搭建現(xiàn)場(chǎng)施工的好壞決定了項(xiàng)目設(shè)計(jì)是否得到了實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)在有很多的展覽公司只注重設(shè)計(jì)不注重搭建，造成了客戶(hù)的不滿(mǎn)，這也是展覽服務(wù)中經(jīng)常有客戶(hù)更換供應(yīng)商的原因。一般在搭建中客戶(hù)也會(huì)在現(xiàn)場(chǎng)布置展品，此時(shí)最好具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的業(yè)務(wù)服務(wù)人員能到現(xiàn)場(chǎng)陪同，有必要，設(shè)計(jì)師也可以到現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督施工，并同客戶(hù)即時(shí)交流。盡管實(shí)際的效果不能馬上體現(xiàn)，但是很多客戶(hù)希望能得到這樣的服務(wù)。如果

12、業(yè)務(wù)人員確實(shí)有原因不能在現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)該把負(fù)責(zé)搭建布置的聯(lián)系人介紹給客戶(hù)。2 處理現(xiàn)場(chǎng)追加、變更項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)中經(jīng)常會(huì)有一些設(shè)計(jì)中本身沒(méi)有預(yù)料到的情況出現(xiàn)，而且客戶(hù)也會(huì)臨時(shí)提出一些要求。如果是由于公司本身的原因造成的，應(yīng)即時(shí)進(jìn)行更改，如果是客戶(hù)額外提出的，應(yīng)保證首先滿(mǎn)足其合理的要求，同時(shí)對(duì)追加的部分要求客戶(hù)簽收補(bǔ)充到總項(xiàng)目款項(xiàng)中。3 配合客戶(hù)展品進(jìn)場(chǎng)實(shí)踐中往往是先把展臺(tái)結(jié)構(gòu)布置好以后再安排展品入場(chǎng)的，現(xiàn)場(chǎng)的工作人員一定要注意為客戶(hù)服務(wù)，配合其展品進(jìn)場(chǎng)。4 客戶(hù)驗(yàn)收所有的搭建工作完成后，要進(jìn)行展位的衛(wèi)生清潔，該項(xiàng)工作主要能安排我們的工作完成好，直到客戶(hù)驗(yàn)收完，確保次日的開(kāi)幕。（應(yīng)注意有些時(shí)候自己展臺(tái)搭建完成

13、的較早，所有工作都結(jié)束后，大家都以為沒(méi)事了，但隔壁展位的施工會(huì)造成展臺(tái)衛(wèi)生和展品擺放等受到影響）六展會(huì)期間及撤場(chǎng)階段1 安排展會(huì)期間現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)在開(kāi)展期間，主要是客戶(hù)的接待工作，但很多時(shí)候會(huì)需要對(duì)展臺(tái)進(jìn)行維護(hù)和臨時(shí)配置東西。業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員和一二個(gè)工人應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行應(yīng)急服務(wù)。從客戶(hù)方來(lái)講，他很是希望能夠在展覽期間有展覽公司的人在場(chǎng)，并且最好是他熟悉的，能夠有需要的時(shí)候隨時(shí)可以得到解決?？蛻?hù)在現(xiàn)場(chǎng)的工作人員應(yīng)該有我們的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員的最直接的聯(lián)系方法。增值服務(wù)方面可以很廣泛，有些業(yè)務(wù)人員在現(xiàn)場(chǎng)幫助客戶(hù)做接待工作，外語(yǔ)水平好的可以充當(dāng)翻譯服務(wù)，甚至可以幫助客戶(hù)發(fā)送資料、安排客戶(hù)間見(jiàn)面等。2 配合客戶(hù)展品離場(chǎng)和現(xiàn)場(chǎng)拆除展覽結(jié)束后，應(yīng)首先配合客戶(hù)把展品撤離現(xiàn)場(chǎng)，再進(jìn)行展位的拆除，如果客戶(hù)對(duì)有些材料需要再次使用的，應(yīng)幫助其大包運(yùn)輸；如果是需要我們保存的，應(yīng)主要拆裝。3.退回前期預(yù)付的相關(guān)費(fèi)用完成工程后，應(yīng)即時(shí)進(jìn)行成本總結(jié)，向展館或主辦方退回事先預(yù)付的電箱申請(qǐng)、通訊押金等費(fèi)用。七.后續(xù)跟蹤服務(wù)作好后續(xù)服務(wù)是贏得回頭客的重要原因。許多公司認(rèn)為展會(huì)有些要間隔半年一年的才舉辦一次，展會(huì)