XX集團(tuán)有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理制度編寫規(guī)則(修訂12

1、* 集團(tuán)有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理制度編寫規(guī)則 ( 修訂 )Q/*G 01.02.02 20061 目的為了規(guī)集團(tuán)各項(xiàng)管理制度的編寫制訂工作， 促進(jìn)集團(tuán)制度化建設(shè)， 不斷提高企業(yè)管理水平，特制定本規(guī)則。2 適用圍本規(guī)則規(guī)定了集團(tuán)管理制度的制定原則、管理制度的構(gòu)成、編寫要求。本規(guī)則適用于集團(tuán)各部門、各子公司及其下屬單位各項(xiàng)管理制度的編制。3規(guī)性引用文件下列文件中的條款通過本規(guī)則的引用而成為本規(guī)則的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)；凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本部分。 GB/T1.1-2000 標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第一部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)

2、則 。 GB/T 15498-2003 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)體系 。4管理制度編寫的基本要求4.1合法性管理制度應(yīng)貫徹國家有關(guān)政策、 法令和法規(guī)，遵守集團(tuán)基本法，與同級有關(guān)制度規(guī)章相協(xié)調(diào)，下級制度不得與上級制度相抵觸。4.2完整性管理制度在其圍所規(guī)定的界限按需要力求完整。4.3準(zhǔn)確性管理制度的文字表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡明、易懂、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免產(chǎn)生不易理解或不同理解的可能性。管理制度的圖樣、表格、數(shù)值和其它容應(yīng)正確無誤。4.4統(tǒng)一性管理制度中的術(shù)語、符號、代號應(yīng)統(tǒng)一，并與其它的相關(guān)管理制度一致，已有國家標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)， 已有集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)采用集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)。同一概念與同一術(shù)語之間應(yīng)保持唯一對應(yīng)關(guān)

3、系，類似部分應(yīng)采用相同的表達(dá)方式與措辭。4.5適用性管理制度應(yīng)盡可能結(jié)合集團(tuán)的實(shí)情編寫， 同時應(yīng)符合集團(tuán)戰(zhàn)略規(guī)劃及集團(tuán)基本法，力求具有合理性、先進(jìn)性和可操作性。5 管理制度的結(jié)構(gòu)5.1容劃分管理制度一般由名稱、目的、圍、規(guī)性引用文件、關(guān)鍵詞語解釋、職責(zé)、管理容和方法、報(bào)告和記錄、其它、終結(jié)線、批準(zhǔn)實(shí)施日期標(biāo)注欄、編寫標(biāo)注欄及附錄（或附件）等部分組成。5.2層次的描述和編號6.3.5章章是管理制度容劃分的基本單元。在每項(xiàng)管理制度中， 應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字從開始對章編號。編號應(yīng)從“目的”一章開始，一直連續(xù)到附錄之前。每一章均應(yīng)有標(biāo)題。標(biāo)題應(yīng)置于編號之后，并與其后的條文分行。6.3.6條條是章的細(xì)分。應(yīng)

4、使用阿拉伯?dāng)?shù)字對條編號。第一層次的條（例如5.1 、5.2等）可分為第二層次的條（例如 5.1.1 、5.1.2 等），一般情況下宜分到第三層次（例如 5.1.1.1 、5.1.1.2 等）。同一層次中有兩個以上（含兩個）的條時才可設(shè)條。例如，第10 章的條文中，如果沒有 10.2 條，就不應(yīng)設(shè)10.1 條。在某一章或條中，同一層次的條，有無標(biāo)題應(yīng)統(tǒng)一。例如：10.1 有標(biāo)題，則 10.2 也應(yīng)有標(biāo)題。第一層次的條如果包含有下一層次的條時宜給出標(biāo)題。標(biāo)題應(yīng)置于編號之后，并與其后的條文分行。第二層次的條可同樣處理。6.3.7段段是章或條的細(xì)分。段不編號。編寫段時不宜出現(xiàn)“懸置段”，以避免在引用這

5、些段時產(chǎn)生混淆?！皯抑枚巍?是指在同一層次的條之前出現(xiàn)了未予編號的獨(dú)立的一段文字表述。6.3.8列項(xiàng)列項(xiàng)可用下述形式引出： 一個句子；一個句子的前半部分，該句子由分行列舉的各項(xiàng)來完成。列項(xiàng)中每一項(xiàng)前應(yīng)加破折號。如果需要識別時， 則在每一項(xiàng)前加上后帶半圓括號的小寫拉丁字母序號。 在字母形式的列項(xiàng)中， 如果需要對某個項(xiàng)進(jìn)一步細(xì)分成需要識別的分項(xiàng)，則應(yīng)使用后帶半圓括號的阿拉伯?dāng)?shù)字序號。6 管理制度的起草6.1名稱名稱為必備要素，它應(yīng)置于管理制度正文首頁。名稱的結(jié)構(gòu)為“單位名稱管理制度主題” 。例如： * 控股集團(tuán)有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)安全管理制度。制度名稱除采用“管理制度”以外，也可采用管理活動的主題與“

6、程序”、“規(guī)則”、“辦法”、“規(guī)定”等的組合，例如：合同評分程序、能源管理辦法、財(cái)務(wù)管理制度等。名稱力求簡練， 并應(yīng)明確表示出管理制度的主題， 使之與其它管理制度相區(qū)分。名稱不應(yīng)涉及不必要的細(xì)節(jié)。6.2目的目的為必備要素， 它應(yīng)置于每項(xiàng)管理制度正文的起始位置。 編寫目的之述應(yīng)使用“為了 ，制定本制度（或本條例、本規(guī)定、本辦法、 ） ”。6.3圍圍為必備要素，它應(yīng)置于“目的”之后。圍包括管理制度容圍及其實(shí)施圍。如果管理制度名稱中已包含其容圍，可只述其實(shí)施圍。6.4規(guī)性引用文件規(guī)性引用文件為可選要素，應(yīng)置于“圍”之后。規(guī)性引用文件的表述應(yīng)符合GB/T 1.1-2000 標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第一部分：標(biāo)準(zhǔn)

7、的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則中關(guān)于本部分的要求（具體容見附錄1）。特別地，所有規(guī)性引用文件應(yīng)由下列引導(dǎo)語引出：“下列文件中的條款通過本制度的引用而成為本制度的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單 （不包括勘誤的容） 或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)；凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本部分。 ”但在制度編制過程中僅作為參考的引用文件、 資料性引用文件、 非公開的文件不應(yīng)作為規(guī)性引用文件，宜作為參考性文獻(xiàn)在附錄中列出。6.5關(guān)鍵詞語解釋關(guān)鍵詞語解釋為可選要素。 當(dāng)管理制度中某些關(guān)鍵詞語尚未普遍使用， 或有可能影響管理制度的理解時，宜對這些詞語加以解釋說明。6.6職責(zé)職責(zé)為可選要素。當(dāng)管理制度中的事項(xiàng)

8、需要兩個或兩個以上部門參與完成且需要界定他們的職責(zé)時，應(yīng)明確加以說明。 必要時，即使管理制度中的事項(xiàng)只需一個部門完成，也可明確其職責(zé)。6.7管理容和方法管理容和方法是管理制度的主體容，可用一章或若干章予以表述。 本規(guī)則中所指“管理容和方法”并非該章的推薦標(biāo)題。管理容和方法應(yīng)符合 GB/T 15498-2003 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系 管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)體系 6.3.5 中的要求（具體容見附錄 2）。6.8報(bào)告和記錄報(bào)告和記錄為可選要素，應(yīng)規(guī)定該項(xiàng)管理活動所形成的報(bào)告、記錄的格式、簽發(fā)、傳遞路線和保存期限。6.9其它其它為必備要素， 它應(yīng)作為每項(xiàng)管理制度正文的最后一章。 在這一章中應(yīng)明確表明該管理制度的解

9、釋部門、實(shí)施時間。 當(dāng)與現(xiàn)行管理制度相沖突時， 應(yīng)表明處理原則。處理原則的述可根據(jù)需要使用下列表述其中之一項(xiàng)：制度自本制度實(shí)施之日起即行廢止?，F(xiàn)行制度與本制度有抵觸的，以本制度之規(guī)定為準(zhǔn)。現(xiàn)行制度中與本制度之規(guī)定不相符的，應(yīng)參照本制度予以修改。6.10終結(jié)線在管理制度最后一個條款之后應(yīng)有終結(jié)線。6.11批準(zhǔn)實(shí)施日期標(biāo)注欄批準(zhǔn)實(shí)施日期標(biāo)注欄為必備要素，表述容包括管理制度批準(zhǔn)單位名稱及日期、實(shí)施日期。例如： “* 控股集團(tuán)有限公司 2004-05-25 批準(zhǔn) 2004-05-26 實(shí)施”。批準(zhǔn)實(shí)施日期標(biāo)注欄置于管理制度首頁頁腳處。6.12編寫標(biāo)注欄編寫標(biāo)注欄為必備要素，表述容包括管理制度版次、有效

10、期限、起草部門、起草人、起草部門負(fù)責(zé)人、 審核部門負(fù)責(zé)人及批準(zhǔn)人， 置于終結(jié)線之后的版面下方。6.13附錄（或附件）附錄（或附件）為可選補(bǔ)充要素，主要是幫助理解管理制度的容，以便正確貫徹執(zhí)行。管理制度的每次修訂均宜在附件中說明各版次歷次修改沿革說明。 附錄的主要容由下面列項(xiàng)中的一項(xiàng)或幾項(xiàng)組成：例；管理制度中所引用的參考性文獻(xiàn)資料或目錄；管理制度中所引用的政策法規(guī)名稱；管理制度中所引用的專業(yè)術(shù)語解釋或系統(tǒng)介紹。附件的主要容由下面列項(xiàng)中的一項(xiàng)或幾項(xiàng)組成：表格式樣或圖例；管理制度歷史上各版本的修改沿革說明。附錄（或附件）中的圖表編號與正文中的圖表編號應(yīng)分別采用不同的編號方法。7 編排格式7.1幅面與

11、頁邊距幅面采用 A4 幅面（ 210mm 297mm）。頁邊距的設(shè)置：上邊距、下邊距各為2.54cm, 左邊距、右邊距各為3.17cm。7.2名稱管理制度名稱用三號黑體加粗水平居中排， 置于首頁版面上部。 單位名稱與其它要素分行，行間距為 3mm。7.3管理制度編號首頁管理制度的編號置于名稱后，與名稱之間空一行， 用小四號黑體加粗居版面右側(cè)排。管理制度編號與管理制度正文之間用一水平粗實(shí)線分隔 , 線長同版面寬度。管理制度編號與水平粗實(shí)線的距離宜為 2mm，管理制度正文與水平粗實(shí)線的距離宜為一行。從次頁開始到最后一頁， 管理制度編號均置于頁眉右側(cè)， 用小四號黑體加粗字體排。從次頁開始，管理制度編

12、號與正文之間無分隔線。7.4章、條、段章、條的編號頂格排，編號與標(biāo)題或文字之間空一個字的間隙。章的標(biāo)題占兩行。段的文字空兩個字起排，回行時頂格排。章、條的編號及章的標(biāo)題用小四號宋體加粗排。條的標(biāo)題及章、條、段的容用小四號宋體排。7.5列項(xiàng)各項(xiàng)前面的破折號或字母編號 （后帶半圓括號的小寫拉丁字母） 均空兩個字起排，其后的文字以及文字回行均應(yīng)置于距版心左邊五個字的位置。 字母編號下一層次的數(shù)字編號（后帶半圓括號的阿拉伯?dāng)?shù)字）、 破折號或圓點(diǎn)均空四個字起排，其后的文字以及文字回行均應(yīng)置于距版心左邊七個字的位置。 列項(xiàng)的容用小四號宋體排。第一層次列項(xiàng)中的段空四個字起排，回行時應(yīng)置于距版心左邊五個字的位

13、置。 7.6 圖、表管理制度中每個圖、 表均應(yīng)有圖題或表題并從 1 開始予以編號。 即使只有一個圖、表時也應(yīng)編號。表的編號和表題應(yīng)置于表上方的居中位置， 用小四號宋體加粗排。 表文字容用五號宋體排。圖的編號和圖題應(yīng)置于圖下方的居中位置，用小四號宋體加粗排。 圖文字可用五號或小五號宋體排。7.7終結(jié)線終結(jié)線置于管理制度正文的最后一條之下空一行，為一居中粗實(shí)線， 長度宜為版面寬度的四分之一。終結(jié)線不能另起一面編排。7.8批準(zhǔn)實(shí)施日期標(biāo)注欄批準(zhǔn)實(shí)施日期標(biāo)注欄應(yīng)置于管理制度首頁頁腳兩側(cè)， 與正文用同版面寬的粗實(shí)線分隔。批準(zhǔn)單位名稱及日期置于左側(cè)， 實(shí)施日期置于右側(cè)， 用五號黑體加粗排。7.9編寫標(biāo)注欄

14、編寫標(biāo)注欄置于終結(jié)線之后，鄰近頁腳。該標(biāo)注欄為表格形式，6列4行，寬同版面寬度。行高宜為10mm，列寬視情而定，應(yīng)美觀。編寫標(biāo)注欄標(biāo)題用小四號黑體加粗排，其它的用小四號宋體排。編寫標(biāo)注欄不能另起一面編排。7.10附錄（或附件）附錄（或附件）編號以及附錄（或附件）標(biāo)題，每項(xiàng)各占一行，附錄（或附件）編號用五號宋體 , 置于版心左上側(cè) , 附錄（或附件）標(biāo)題用四號宋體加粗，于附錄（或附件）條文之上居中位置。附錄（或附件）應(yīng)另起一面，以后各個附錄（或附件）通常另起一面。如果有多個較短的附錄（或附件），也可接排，接排的附錄（或附件）之間距離宜大于 20mm。管理制度中如果同時存在附錄和附件時，附件應(yīng)排在

15、附錄之前。8 其它8.1本規(guī)則為第二版，即第一次修訂，修訂沿革說明見附件1。8.2本規(guī)則對于管理制度編寫未作說明部分依通行慣例處理，不作特別要求。8.3本規(guī)則由經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)解釋與修訂。8.4本規(guī)則自總裁簽發(fā)批準(zhǔn)之日起生效執(zhí)行。附件 1管理制度編寫規(guī)則的修訂沿革說明集團(tuán) Q/*G 01.02.02-2006 管理制度編寫規(guī)則完全替代 Q/*G 01.02.02-2005 管理制度編寫規(guī)則 。本次修訂考慮了集團(tuán)近年來大力推行制度化管理，規(guī)化管理水平大幅度提升，在原管理制度編寫規(guī)則的基礎(chǔ)上進(jìn)一步規(guī)了集團(tuán)管理制度的編寫。本規(guī)定與 Q/*G 01.02.02-2005 管理制度編寫規(guī)則相比，主要變化如

16、下：增加了第 3 章、 6.4 條、 6.8 條、 8.1 條；增加了兩份資料性附錄；對于管理制度的容劃分進(jìn)一步按國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了規(guī)，增加了規(guī)性引用文件、報(bào)告與記錄部分容， 同時進(jìn)一步明確管理容與方法的起草應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)；批準(zhǔn)實(shí)施標(biāo)注欄的容進(jìn)行了調(diào)整，以利于制度的審核與批準(zhǔn)；本制度中第 2 章、 5.1 、6.1 、6.2 、 6.7 、6.11 、6.13 、 7.8 等條容在原制度基礎(chǔ)之上有所調(diào)整；修訂后的各條款與Q/*G 01.02.02-2005管理制度編寫規(guī)則存在對應(yīng)關(guān)系，但應(yīng)注意條款編號的變化。本標(biāo)準(zhǔn) 2005 年 6 月 24 日首次發(fā)布，本次為第二版，第一次修訂。版次第二版批準(zhǔn)人

17、日期 2006-10-26審核部門負(fù)責(zé)人日期 2006-10-24有效期限2006-10-24 至 2007-10-232006-10-24起草部門負(fù)責(zé)人日期起草部門經(jīng)營管理部起草人日期2006-10-246.4.2 ）。附錄 1GB/T 1.1-2000標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第一部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則部分條款摘錄以下條款均摘自于GB/T 1.1-2000 標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第一部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則。6.2.3規(guī)性引用文件規(guī)性引用文件為可選要素，它應(yīng)列出標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)性引用（見 6.6.6.5 ）的文件（這些文件一經(jīng)引用便成為標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用時不可缺少的文件） 一覽表。對于注日期的引用文件，應(yīng)給出年號以及完整

18、的名稱。 對于不注日期的引用文件， 不給出年號。不注日期引用一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的所有部分時，應(yīng)在標(biāo)準(zhǔn)順序號后標(biāo)明“ （所有部分）”及其名稱的相同部分，即引導(dǎo)要素和主體要素，見附錄D。一覽表中引用文件的排列順序?yàn)椋簢覙?biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)（適用于地方標(biāo)準(zhǔn)的編寫）、國有關(guān)文件、 ISO 標(biāo)準(zhǔn)、 IEC 標(biāo)準(zhǔn)、 ISO 或 IEC 有關(guān)文件、其他國際標(biāo)準(zhǔn)以及其他國際有關(guān)文件。國家標(biāo)準(zhǔn)、ISO 標(biāo)準(zhǔn)、 IEC 標(biāo)準(zhǔn)按標(biāo)準(zhǔn)順序號排列；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、 其他國際標(biāo)準(zhǔn)先按標(biāo)準(zhǔn)代號的拉丁字母順序排列， 再按標(biāo)準(zhǔn)順序號排列。規(guī)性引用文件一覽表應(yīng)由下述引導(dǎo)語引出：“下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日

19、期的引用文件，其隨后所有的修改單 （不包括勘誤的容） 或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本部分。 ”規(guī)性引用文件中的國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)如果有對應(yīng)的國際標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)注明與國際標(biāo)準(zhǔn)的一致性程度，其標(biāo)識方法見GB/T 2000.2 。該一覽表不應(yīng)包含：非公開的文件；資料性引用文件；在標(biāo)準(zhǔn)編制過程中參考的文件。上述三類文件可列入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)（見6.6.6引用6.6.6.1通則通常，應(yīng)采用引用文件中特定條文的方法， 而不要重復(fù)抄錄需引用的具體容。這樣，可避免由于重復(fù)可能產(chǎn)生的錯誤或矛盾，也可避免增加標(biāo)準(zhǔn)的篇幅。

20、 然而，如果認(rèn)為有必要重復(fù)抄錄有關(guān)容，則應(yīng)準(zhǔn)確地標(biāo)明出處。引用應(yīng)使用 6.6.6.2至 6.6.6.5所示的形式，而不應(yīng)使用頁碼。6.6.6.2在標(biāo)準(zhǔn)條文中提及標(biāo)準(zhǔn)本身通常，宜根據(jù)情況使用“本標(biāo)準(zhǔn) ”或“本標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)性技術(shù)文件 ”等形式。然而，如果標(biāo)準(zhǔn)分為多個單獨(dú)的部分，為了避免可能混淆，可使用下列形式：“ GB/T 1 的本部分”；（只提及一個部分 ) ；“ GB 3102”（提及所有部分）。由于不注日期，這種提及方式應(yīng)視為包括了所引標(biāo)準(zhǔn)的所有修改單和修訂版。6.6.6.3引用條文6.6.6.3.1例如使用下列表述方式；“按第 3 章的要求”；“符合 3.1 的規(guī)定”；“按 3.1b ）的規(guī)

21、定”；“按 3.1.1 給出的細(xì)節(jié)”；“見附錄 C”；“參見附錄B”；（針對資料性附錄）；“按第 B.2 章給出的要求”；“參見表 2 的注”；“見 6.6.3 的示例 2”。6.6.6.3.2如果需要引用列項(xiàng)中無序號的某項(xiàng)，則使用如下表述方式：“按 3.1 列項(xiàng)中的第二項(xiàng)規(guī)定” 。如果某條無序號的列項(xiàng)多于一個，則引用時可使用如下表述方式：“按 5.2 中第二個列項(xiàng)中的第二項(xiàng)規(guī)定” 。6.6.6.4引用圖和表標(biāo)準(zhǔn)中的每個圖和表均應(yīng)在條文中提及。“圖 A.6 所示”；“（見圖 3）”；“表 2 給出”；“（見表 B.2 ）”。6.6.6.5引用其他文件6.6.6.5.1通則引用其他文件可以注日期， 也可不注日期。所有規(guī)性引用文件，無論是注日期，還是不注日期，均應(yīng)在“規(guī)性引用文件”一章中列出（見6.2.3 ）。6.6.6.5.2注日期引用文件除了 6.6.6.5.3 中的規(guī)定，規(guī)性引用文件應(yīng)注日期（即， 針對特定的版本給出年號）。引用其他文件的特定章或條、圖和表時，均應(yīng)注日期。注日期的引用文件，隨后如果有修改單或修訂版， 則引用這些文件的標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)需要發(fā)布修改單，以便引用這些被引用文件的修改單或修訂版的容。注日期引用時，使用下列表述方式：“ 按