采購管理規(guī)定

1、采購管理規(guī)定一、 目的保證所采購的物品符合規(guī)定的質量要求。二、 適用范圍適用于公司所需物品的采購。三、 職責1. 各部門負責編制月度采購計劃和計劃外物品采購申請，交行政部匯總。2. 行政部負責對月度采購計劃及計劃外采購申請中的價格進行審核，并負責對批準的物品實施采購管理。3. 財務部負責按各部門年度預算成本及資金只用計劃，對月度采購物品的總金額進行審核控制。4. 主管領導負責對其分管的部門采購的物品及物品量進行審核。5. 總經(jīng)理負責各部門月度采購計劃及物品采購申請的審批。6. 使用部門負責采購物品的驗證，以及按規(guī)定進行部分物品的采購。四、 工作程序（一）計劃采購1.各部門每月根據(jù)年度預算及實際

2、需求，編制月度采購計劃，計劃應包括以下內(nèi)容：1) 擬采購物品的名稱/品牌、數(shù)量、規(guī)格型號、預計金額；2) 采購有特殊要求的物品，應在計劃的“備注”欄中進行說明；3) 注明擬采購物品具體需要的時間。4) 500元以下物品報廢更新（低值易耗物品除外）的驗證，應在計劃的“備注”欄中進行說明；2.各部門于每月25日前將月度采購計劃提交行政部，行政部按常供物品價格表及市場價格，對計劃中擬采購的物品進行價格審核。3.行政部在收到各部門月采購計劃之日起2個工作日內(nèi)完成單價審核，并于次日送交行政部，由行政部按順序傳遞至財務部、主管領導審核，報總經(jīng)理審批。4.行政部在收到已審批完畢的月度采購計劃之日起3個工作日

3、內(nèi)，通知合格供方送貨或通知部門/各部門直接采購。（二）零星采購1. 公司嚴格控制計劃外采購，特殊情況計劃外的物品采購，各部門應填寫申購審批單，并詳細在表中注明計劃外購置原因，交行政部，按3、4條款的要求執(zhí)行。2. 固定資產(chǎn)的采購應由申購部門/各部門擬制專項報告，逐級審批。3. 公司各部門物品（公司確定自行購買的用品除外）的采購由各部門提出采購申請，經(jīng)部門領導審核后，交行政部，按3、4條款的程序及要求執(zhí)行。4. 年度采購計劃或采購申請表需調整變更時，應按1、2的規(guī)定要求重新進行審批。（三）緊急采購1.如發(fā)生緊急情況急需的物品采購，各部門可使用應急備用金：其金額在應急備用金之內(nèi)的，經(jīng)各部門領導同意

4、，并請示主管領導3后，方可聯(lián)系合格供方采購，合格供方無法供貨的，可以就近采購；采購金額超出各部門應急備用金的，必須請示總經(jīng)理后，按上述方式采購；各部門應在采購后的下一工作日補辦相應審批手續(xù)。2.應急備用金主要用于發(fā)生緊急狀況下使用，嚴禁在非緊急情況下使用。3.應急備用金金額：1) 總經(jīng)理應急備用金為30000元；2) 分管領導應急備用金為20000元.3) 部門經(jīng)理應急備用金為10000元。五、采購的執(zhí)行1.行政部根據(jù)審批后的月采購計劃或物品采購申請表要求進行物品的采購管理。采購分為直接采購和報價采購兩種方式。2.直接采購符合下列情況之一，則無需多家供方報價，由采購人員按審批的預算單價和市場現(xiàn)

5、行價格，直接在合格供方采購：1) 常規(guī)性維修材料、物品或服務，且總額低于1000元者；2) 顧客指定供方（在顧客支付費用的情況下）；3) 供方是物資生產(chǎn)商或獨家代理人者.4) 采購人員從合格供方名錄中選擇供方或在顧客指定的供方處采購。在特殊情況下，若所有合格供方無法提供符合要求的物品，行政部可另行選擇供方采購；若在該處采購的物品金額總數(shù)超過5000元（含5000元），應在采購完成后對供方追加評審，評審記錄行政部應予以保留。33.報價采購下列情況之一，需采取報價采購的方式。1) 擬購物品（服務）單項金額超過1000元人民幣，低于或等于10000元人民幣的，至少需有2個供方報價；2) 擬購物品（服

6、務）總額超過10000元人民幣的，至少需有3個供方報價。采購人員從合格供方名錄中挑選供方并要求其報價，并將供方的報價單及選擇的意見提交行政部經(jīng)理審批后實施采購。3) 對服務供方的采購，如合格供方數(shù)量有限時，可就某一服務項目按供方控制程序重新評價、選擇供方，進行報價。4) 對金額超過10000元（含10000元）以上的采購，若需采用招標方式進行的，由公司總經(jīng)理決定。六、采購的組織實施1. 行政部按已審批的采購計劃及申請統(tǒng)一通知合格供方送貨；2. 對合格供方不送貨（如大型超市）或無法提供符合要求物品的情況，可根據(jù)審批的采購計劃及申請按以下方式組織采購：1) 對合格供方不送貨需自行采購的物品（主要是

7、大型超市或商場、獨家代理商等），且在同一供方購置物品的總金額在1000元（含1000元）以下的，行政部可通知申請各部門在合格供方自行采購；2) 對合格供方無法提供符合要求的物品需另行選擇非合格供方采購時，且在同一供方購置物品的總金額在300元（含300元）以下的，行政部可通知申請各部門自行采購；33) 上述2種情況的采購金額分別超過1000元或300元以上的，均由行政部統(tǒng)一實施采購，如有特殊要求的、技術含量較高的物品采購（如專項訂購、電梯零配件等），可由行政部與申請部門或各部門共同實施采購。3. 部門或各部門自行采購物品時，應按規(guī)定在合格供方采購，若所有合格供方無法提供符合要求的物品，方可另行

8、選擇其他供方采購，并在已批準的金額范圍內(nèi)采購。4. 非即時完成的采購，行政部采購人員應與供方擬訂供貨合同條款（技術性能要求和圖紙應作為合同的附件），報總經(jīng)理簽訂合同。3七、采購的驗證1. 使用各部門負責對采購物品的驗證，驗證應包括但不限于下列項目：a.合格證；b.規(guī)格型號;c.數(shù)量；d.產(chǎn)品商標；e.生產(chǎn)廠家。2. 行政部每月對各部門所購物品進行抽查核對，抽查應包括以下項目：a.采購單價；b.供方售后服務情況;c.數(shù)量；d.各部門使用情況。3. 訂立采購合同的，應根據(jù)采購合同進行驗證。4. 必要時，可委托專業(yè)人員進行驗證。5. 驗證合格后，負責人、驗證人及收貨人均應在物品送貨/驗收單上簽字。6. 行政部每月憑物品送貨/驗收單及發(fā)票統(tǒng)一進行結算。7. 驗證或使用過程發(fā)現(xiàn)的不合格品，按不合格控制程序執(zhí)行。五、 相關文件及記錄1. 月度采購計劃表2. 申購審批單3. 物品送貨/驗收單 月度采購計劃表部門： 擬制人： 部門負責人： 日期： 頁碼：序號物品名稱/品牌規(guī)格型號單位數(shù)量單價預計金額送貨日期用途預計金額合計部門負責人意見：簽名：日期：預算部意見：簽名：日期：分管領導意見：簽名：日期：常務副總意見：簽名：日期：總經(jīng)理審批意見 簽名： 日期： 物品送貨/驗收單供貨單位:使用部門:材料名稱及規(guī)格數(shù)量單價小計驗收使 用 位 置備注：合計