工程資料檔案管理制度

1、工程資料檔案管理制度目錄第一章 總則第二章 工程檔案管理制度第三章 工程文件收發(fā)及管理制度第四章 行政部門檔案管理職責(zé)第五章 施工單位歸檔范圍第六章 檔案資料借閱制度1 總則1.1 為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保檔案案卷 合格率，使工程檔案管理順利達(dá)到 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 的要求，特制定本制度。1.2 基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目 , 從醞釀、決策 到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料 , 包括項(xiàng) 目的提出、調(diào)研、 可行性研究、 評(píng)估、勘測(cè)、 設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、 竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、 圖紙、 圖表和其它載體的材 料。1.3 基本建設(shè)工程檔案

2、資料是國(guó)家、企業(yè)的寶貴財(cái)富，是勘測(cè)、 設(shè)計(jì)、施工和管理人員的勞動(dòng)結(jié)晶。依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案 法，各級(jí)人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗 位職責(zé)， 各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、 具有保存價(jià)值 的文件材料，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn) 確性。2 工程檔案管理制度2.1 檔案資料管理2.1.1 工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè) 全過程管理并與工程建設(shè)同步。 行政部集中統(tǒng)一管理本工程全過 程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔 工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。2.1.2 工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由行政部

3、統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。2.1.3 設(shè)備到貨后，由技術(shù)部匯同有關(guān)部門開箱驗(yàn)收后，設(shè)備資 料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交行政部統(tǒng)一管理，造冊(cè)登記并 建立收發(fā)明細(xì)帳。 各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由技術(shù)部對(duì)其各種技術(shù)文 件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)， 各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由技 術(shù)部對(duì)竣工資料簽收合格后支付。2.1.4 購(gòu)置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由行政部門統(tǒng)一申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn) 后按計(jì)劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購(gòu)置技術(shù)資料、圖 書、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。22 歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定2.2.1 凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（即必須有各方代表 符合規(guī)定的

4、親筆簽名， 有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸 檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔） 。2.2.2 施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運(yùn)記錄、設(shè)計(jì)修改通知單 （含工程聯(lián)系單） 等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用 70g 以上的白色書寫材料 書寫并原件 （如表式為復(fù)印件， 數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作 為原件； 驗(yàn)收簽證單中的各方人員必須簽名齊全， 不能以蓋章或 打印件代替簽名）歸檔。2.2.3 調(diào)試措施，方案和報(bào)告等均應(yīng)為油印件或激光打印機(jī)打印 件，不能用復(fù)印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。2.2.4 主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件（不能用復(fù) 印件）歸檔。2.2.5 書寫規(guī)定A）書寫字跡工整，圖樣

5、清晰。B）書寫墨水應(yīng)為碳素墨水，嚴(yán)禁用圓珠筆或鉛筆書寫。C）文件書寫格式應(yīng)用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關(guān) 文件編寫要求；漢字簡(jiǎn)化應(yīng)符合國(guó)家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。3 工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為加強(qiáng)工程文件收發(fā)管理， 理順傳遞關(guān)系， 并按工程進(jìn)度作好工 程文件的提供利用，特制定本制度。3.1 工程文件接收3.1.1 各單位提供給技術(shù)部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資 料）由行政部統(tǒng)一接收； 上級(jí)黨政主管機(jī)關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方 面的文件也由行政部統(tǒng)一接收。3.1.2 技術(shù)部其它部門或個(gè)人從外單位帶回或通過其它途徑收到 的工程文件，一律交行政部。3.1.3 設(shè)備文件，技術(shù)部匯同有關(guān)部門對(duì)設(shè)備開箱驗(yàn)收后

6、，及時(shí) 將設(shè)備資料立卷歸檔； 設(shè)備文件資料由行政部統(tǒng)一歸口發(fā)放給有 關(guān)單位。3.1.4 技術(shù)部對(duì)接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量 檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。3.1.5 登記完畢的工程文件，應(yīng)及時(shí)予以處理，在保證歸檔份數(shù) 后，應(yīng)按技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)審定的工程文件及時(shí)分發(fā)給有關(guān)單位和部 門。3.1.6 對(duì)接收的密級(jí)文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并 認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。3.2 工程文件資料發(fā)放3.2.1 分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由行政部統(tǒng)一辦理。3.2.2 呈送上級(jí)單位的工程文件由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù) 量。3.2.3 為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的

7、錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖 紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單，并書面通知行政部；行政 部按指定名單發(fā)放工程文件資料。4 行政部門檔案管理職責(zé) 參建單位（總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、 承辦單位） 應(yīng)按各自的職責(zé)，將負(fù)責(zé)承建、承辦的項(xiàng)目文件材料進(jìn)行收集、 積累、整理，按照歸檔要求移交建設(shè)單位。項(xiàng)目實(shí)行總承包的， 由總承包單位負(fù)責(zé)對(duì)其總包項(xiàng)目的文件從形 成到編制的全過程進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分 包單位的歸檔工作。 按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、 準(zhǔn)確系統(tǒng) 的符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目檔案。由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的， 由各承包單位負(fù)責(zé)收集、 積 累、整理其承包項(xiàng)目的全部文件。設(shè)計(jì)單位：負(fù)

8、責(zé)對(duì)形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)等文件進(jìn)行收集、 積累、整理。監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔 案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核，特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn) 行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔項(xiàng)目監(jiān)理文件。建 設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、 檢查項(xiàng)目文件的收集、 積累和完 整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。同時(shí)向建設(shè)單位提交有關(guān) 專項(xiàng)報(bào)告。驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。試運(yùn)行單位：負(fù)責(zé)收集、積累、整理在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中 形成的文件。5 施工單位歸檔范圍 負(fù)責(zé)提交施工，安裝全部技術(shù)記錄（含隱蔽工程的各種資料） 。 負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)記錄及驗(yàn)收簽證書。 負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)階段的方案

9、、措施。負(fù)責(zé)提交全部機(jī)組建設(shè)期間的工程聯(lián)系單及總結(jié)。 負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單 （含電子版目錄 ） 。 調(diào)試單位歸檔范圍。 負(fù)責(zé)提交所承擔(dān)的調(diào)試項(xiàng)目的調(diào)試方案、措施與調(diào)試報(bào)告等。 負(fù)責(zé)提交調(diào)試過程中設(shè)備缺陷處理記錄。 負(fù)責(zé)提交調(diào)試過程中變更設(shè)計(jì)資料及調(diào)試工作總結(jié)。 負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單 （含電子版目錄 ） 。 設(shè)計(jì)單位歸檔范圍 負(fù)責(zé)提交項(xiàng)目（工程）各設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)文件。 負(fù)責(zé)提交全部設(shè)計(jì)修改通知單。 負(fù)責(zé)按時(shí)提交全套完整的竣工圖（一式八份） 。并切實(shí)執(zhí)行竣工 圖編制的有關(guān)規(guī)定。負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)總結(jié)。 負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單 （ 含電子版目錄 ） 質(zhì)量監(jiān)督部門（質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站

10、） 監(jiān)理部門歸檔范圍 負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量， 工期、 投資監(jiān)理等方 面的全部文件材料。監(jiān)理各專業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位、 調(diào)試單位、 質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔 案卷實(shí)施審查，對(duì)被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng) 性負(fù)責(zé)，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)、施工、安裝、調(diào)試等單位歸檔完整齊全的證明材 料。對(duì)不符合歸檔要求檔案的處理： 對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件， 行政部有權(quán) 退回立卷歸檔單位 , 立卷歸檔單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行 整改 , 直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。本公司全部文書、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著既 能保守檔案機(jī)密， 又

11、能充分發(fā)揮檔案凡因工作需要借閱者， 須辦 理下列手續(xù)：6 檔案、資料借閱制度5.1 借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明： 用途、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間） 。歸還時(shí)管理人員要對(duì)其檢查之后方可歸檔。5.2 借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料，須填寫借閱單，經(jīng)部門經(jīng) 理簽字同意即可。5.3 絕密文書、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影， 如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部 門經(jīng)理同意，主管副總批準(zhǔn)、檔案人員只能按其范圍、要求、內(nèi) 容提供利用。5.4 外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明 查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機(jī)密、絕密檔案或資料，應(yīng)主管副總 同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。5.5 借閱的檔案材料要妥善保存， 不得損壞、 勾劃、 刪改、加注、 拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不 得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能見檔案內(nèi)容公開出去。如遇丟失，要 及時(shí)寫出丟失報(bào)告，在沒有做出處理前停止借閱。5.6 借閱時(shí)間在兩周以內(nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對(duì)特殊 情況需較長(zhǎng)時(shí)間利用的要經(jīng)主管副總批準(zhǔn)， 但年末要將所借檔案 交到檔案室進(jìn)行清點(diǎn)、 核對(duì)后重