高效的會議策劃與管理

1、- 本資料來自 -1 會務(wù)實訓(xùn)會務(wù)實訓(xùn) - 本資料來自 -2 會議管理會議管理指導(dǎo)要點指導(dǎo)要點 會議基本流程 會議承辦會議承辦 與準(zhǔn)備與準(zhǔn)備 會議簽到會議簽到 與接待與接待 會議通知會議通知 會議籌備會議籌備 方案方案 會議策劃會議策劃 會議組織構(gòu)架會議組織構(gòu)架 與審批與審批 會議評估會議評估 會中組織會中組織 與管理與管理 會后管理會后管理 與落實與落實 - 本資料來自 -3 電話會議及視頻會議電話會議及視頻會議 的要求與特點（的要求與特點（p4和和 p6） 一、會議籌備方案一、會議籌備方案 的內(nèi)容與作用、擬的內(nèi)容與作用、擬 寫會議籌備方案；寫會議籌備方案； 會議主席臺和會議主席臺和 場內(nèi)座

2、位的安場內(nèi)座位的安 排。會議現(xiàn)場排。會議現(xiàn)場 檢查（檢查（p15）、）、 會議文件的準(zhǔn)會議文件的準(zhǔn) 備備 案例分析；案例分析； 會議食宿、值班會議食宿、值班 突發(fā)事件、醫(yī)療突發(fā)事件、醫(yī)療 與領(lǐng)導(dǎo)的溝通：與領(lǐng)導(dǎo)的溝通： 開頭、書面；問開頭、書面；問 題和困難題和困難 - 本資料來自 -4 會議管理會議管理指導(dǎo)要點指導(dǎo)要點 知識要點： 會議的涵義會議的涵義 會議的目的會議的目的 會議的特點會議的特點 會議籌備方案的內(nèi)容會議籌備方案的內(nèi)容 構(gòu)成商務(wù)會議的要素構(gòu)成商務(wù)會議的要素 商務(wù)會議的類型與特點商務(wù)會議的類型與特點 確定會議議題和時間的基本步驟確定會議議題和時間的基本步驟 會議主辦者的職責(zé)會議主辦

3、者的職責(zé) 制定會議規(guī)則的基本要求制定會議規(guī)則的基本要求 會前、會中和會后辦會工作的基本內(nèi)容會前、會中和會后辦會工作的基本內(nèi)容 制定會議規(guī)則的基本要求制定會議規(guī)則的基本要求 提高會議質(zhì)量的方法提高會議質(zhì)量的方法 - 本資料來自 -5 第一節(jié)第一節(jié) 會前工作會前工作 - 本資料來自 -6 1. 會議策劃的要素會議策劃的要素（主辦者、承辦者、與會（主辦者、承辦者、與會 者、嘉賓、其他與會人員的職責(zé)）者、嘉賓、其他與會人員的職責(zé)） 2. 會議的人員構(gòu)成會議的人員構(gòu)成（正式代表的權(quán)利）（正式代表的權(quán)利） 3. 會議的策劃方案（流程、列表；會議的策劃方案（流程、列表；會議議題會議議題 的原則：一支筆、唯一

4、性、計劃性、可行的原則：一支筆、唯一性、計劃性、可行 性；會議時間和會期；會議地點選擇）性；會議時間和會期；會議地點選擇） 4. 會議的籌備會議（策劃方案的選擇）會議的籌備會議（策劃方案的選擇） 5. 提高會議質(zhì)量的措施提高會議質(zhì)量的措施 - 本資料來自 -7 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 成立成立teamteam組組 會議機(jī)構(gòu)的分工要分工明確、責(zé)任到人、各司其責(zé)、加強會議機(jī)構(gòu)的分工要分工明確、責(zé)任到人、各司其責(zé)、加強 協(xié)調(diào)、經(jīng)常匯報協(xié)調(diào)、經(jīng)常匯報 - 本資料來自 -8 策劃案確定之后，需要盡快成立各team組（指大 型會議、活動），以便各自分工負(fù)責(zé)推進(jìn)工作。一般

5、分 為以下幾個小組： 1、總指揮：一般由公司高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，對會議的 目的、主題有明確的認(rèn)識，對整個活動總負(fù)責(zé)、總協(xié)調(diào)， 是最好的資源。 2、副總指揮：一般由牽頭部門的總經(jīng)理擔(dān)任。協(xié) 助總指揮，會議召集人，負(fù)責(zé)常務(wù)工作。 3、策劃組： 一般由負(fù)責(zé)市場推廣的人員擔(dān)任。會 議的形式（嚴(yán)肅？活潑？）、頒獎形式（新意？）、布 展、av、獎品禮品定制、條幅內(nèi)容、制作、娛樂活動 策劃 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - 成立成立team組組 - 本資料來自 -9 4、會務(wù)組：負(fù)責(zé)參會代表的吃、住、行、接 送站等，以及相關(guān)物資、資料的準(zhǔn)備，費用的預(yù)算、 決算等。 5、秘書組：會議內(nèi)容的策劃

6、、發(fā)言稿的跟蹤 修改、ppt制作、會議資料的整理、匯編。 根據(jù)不同內(nèi)容的會議，還可以成立其他team 組，如有展示活動、戶外市場活動，可組成展示組、 活動組等。 各team組之間都有許多聯(lián)系，因此需要經(jīng)常 開會溝通，了解各自的進(jìn)程，推動會前準(zhǔn)備工作的 順利進(jìn)行。 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - 成立成立team組組 - 本資料來自 -10 會議篇會議篇 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容 會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的 目的、主題、時間、參會人員（類型、人目的、主題、時間、參會人員（類型、人 數(shù)）、地點、會議日程

7、、議程、人員分工、數(shù)）、地點、會議日程、議程、人員分工、 各項工作負(fù)責(zé)人、各項活動的推進(jìn)時間等各項工作負(fù)責(zé)人、各項活動的推進(jìn)時間等 策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容 - 本資料來自 -11 會議通知與會場的選擇布置會議通知與會場的選擇布置 - 本資料來自 -12 會議通知擬寫與發(fā)送 通知的內(nèi)容與制訂流程 發(fā)送形式和注意事項 - 本資料來自 -13 主席臺座次安排 依職務(wù)高低和選舉結(jié) 果 會議主持人的位次 主席臺座次的審核 臺簽的擺放 - 本資料來自 -14 會前準(zhǔn)備工作要求 充分 周密 安全 會議策劃方案和籌備方案的區(qū)別 會場的選擇與檢查會場的選擇與檢查 - 本資料來自 -15 會議的組織和管理會議的

8、組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會場勘察會場勘察 會議地點與會場 勘察 地點選擇原則（四級）地點選擇原則（四級） 會場勘察俗稱會場勘察俗稱“踩點踩點”是是 會前必須要做的基礎(chǔ)性工會前必須要做的基礎(chǔ)性工 作作 會議籌備檢查的內(nèi)容會議籌備檢查的內(nèi)容 p12） - 本資料來自 -16 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會場勘察會場勘察 會議檢查：會議檢查： 會期、規(guī)模、名額分配是否合理會期、規(guī)模、名額分配是否合理 地點的選擇地點的選擇 環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備 文件資料準(zhǔn)備（文件資料準(zhǔn)備（類型類型p17和審核和審核p 18） 會場布置情況會場布置情況 會議

9、保衛(wèi)會議保衛(wèi) 會議籌備的準(zhǔn)備方法（會議籌備的準(zhǔn)備方法（p14） - 本資料來自 -17 注意注意 事項事項 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會場勘察會場勘察 餐飲方面餐飲方面 車輛問題車輛問題 服務(wù)價格問題服務(wù)價格問題 - 本資料來自 -18 會議應(yīng)急方案 人員問題 場地問題 設(shè)備問題 資料問題 健康與安全問題 行為問題 住宿、餐飲、醫(yī)療、交通、通訊（標(biāo)準(zhǔn)、住宿、餐飲、醫(yī)療、交通、通訊（標(biāo)準(zhǔn)、 穩(wěn)定、可靠、迅速）娛樂、值班穩(wěn)定、可靠、迅速）娛樂、值班 - 本資料來自 -19 會議的組織和管理會議的組織和管理 案例案例 案例分析：案例分析： 1、北京每年都會舉辦大型圖

10、書訂貨會，下面給出、北京每年都會舉辦大型圖書訂貨會，下面給出2004年北京年北京 圖書訂貨會的實施方案（摘要），請你根據(jù)該方案提供的信圖書訂貨會的實施方案（摘要），請你根據(jù)該方案提供的信 息，擬定一份旨在提高會議質(zhì)量的措施要求。息，擬定一份旨在提高會議質(zhì)量的措施要求。 2、擬寫、擬寫2006北京圖書訂貨會實施方案北京圖書訂貨會實施方案 經(jīng)新聞出版總署批準(zhǔn)，中國出版工作者協(xié)會、中國書刊發(fā)經(jīng)新聞出版總署批準(zhǔn)，中國出版工作者協(xié)會、中國書刊發(fā) 行業(yè)協(xié)會定于行業(yè)協(xié)會定于2006年年12月月7日至日至11日，聯(lián)合主辦日，聯(lián)合主辦2006北京圖書北京圖書 訂貨會。訂貨會地點：中國國際展覽中心一號館、六號館、

11、訂貨會。訂貨會地點：中國國際展覽中心一號館、六號館、 七號館、八號館。四號、五號館作機(jī)動。預(yù)計展廳面積七號館、八號館。四號、五號館作機(jī)動。預(yù)計展廳面積30000 平方米左右，可設(shè)置平方米左右，可設(shè)置3m3m標(biāo)準(zhǔn)展位標(biāo)準(zhǔn)展位1500-2000個左右。個左右。 訂貨會時間：訂貨會時間：1月月7日至日至11日。日。1月月5日至日至7日布展，日布展，7日下午預(yù)展；日下午預(yù)展； 8日至日至11日看樣訂貨、業(yè)務(wù)研討；日看樣訂貨、業(yè)務(wù)研討；11日下午日下午3：30撤展；撤展；12日中日中 午午12：00前離會。大會統(tǒng)一于前離會。大會統(tǒng)一于1月月7日接待報到。日接待報到。 3請描述一次你親自參加的會議，根據(jù)你

12、所看到的現(xiàn)象，分請描述一次你親自參加的會議，根據(jù)你所看到的現(xiàn)象，分 析會議的成敗。析會議的成敗。 - 本資料來自 -20 第二節(jié)第二節(jié) 會中工作會中工作 提示會議按計劃進(jìn)行原則 認(rèn)真傾聽 直接、坦誠和適當(dāng)?shù)姆椒?消除交流障礙 強調(diào)問題 精湛的人際交流 了解會議的議題和議程了解會議的議題和議程 準(zhǔn)時宣布開會準(zhǔn)時宣布開會 有效引導(dǎo)議題有效引導(dǎo)議題 - 本資料來自 -21 會議的成本控制（監(jiān)督經(jīng)費使用）會議的成本控制（監(jiān)督經(jīng)費使用） 1. 會議的經(jīng)費預(yù)算會議的經(jīng)費預(yù)算（固定費用和可（固定費用和可 變費用）變費用） 2. 會議的收入與支出（經(jīng)費來源會議的收入與支出（經(jīng)費來源 p34與經(jīng)費使用方面與經(jīng)費

13、使用方面p35） 3. 使用的監(jiān)督方法和原則：（使用的監(jiān)督方法和原則：（p36） 報告與會議、授權(quán)與自我控制、報告與會議、授權(quán)與自我控制、 質(zhì)量、損益平衡表、比率分析、質(zhì)量、損益平衡表、比率分析、 審核逐項檢查（經(jīng)費細(xì)目表）審核逐項檢查（經(jīng)費細(xì)目表） - 本資料來自 -22 會議的組織和管理會議的組織和管理 會中工作會中工作 會前的最后檢查會前的最后檢查 組織簽到和登記組織簽到和登記 做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào) 會議記錄與保密會議記錄與保密 會議后勤保障會議后勤保障 - 本資料來自 -23 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實施會務(wù)的實施 - - 出發(fā)時間出發(fā)時間 - 本資料來自 -24

14、注意注意 事項事項 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實施會務(wù)的實施 - - 簽到簽到 關(guān)鍵點：住房鑰匙關(guān)鍵點：住房鑰匙 簽到臺簽到臺 住房分配住房分配 其它其它 - 本資料來自 -25 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實施會務(wù)的實施 - - 開會期間開會期間 - 本資料來自 -26 企業(yè)管理資源網(wǎng)http:/ 企業(yè)管理資源網(wǎng)http:/ 企業(yè)管理資源網(wǎng)http:/ 企業(yè)管理資源網(wǎng)http:/ - 本資料來自 -27 會議會議 聯(lián)絡(luò)工作聯(lián)絡(luò)工作 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實施會務(wù)的實施 聯(lián)絡(luò)聯(lián)絡(luò) 關(guān)鍵：關(guān)鍵：主辦方與承辦方主辦方與承辦方 聯(lián)絡(luò)渠道、工具、方法聯(lián)絡(luò)渠道

15、、工具、方法 承辦方內(nèi)部聯(lián)絡(luò)與應(yīng)急承辦方內(nèi)部聯(lián)絡(luò)與應(yīng)急 （處理突發(fā)事件（處理突發(fā)事件p40） 秘書的聯(lián)絡(luò)秘書的聯(lián)絡(luò) - 本資料來自 -28 - 本資料來自 -29 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實施會務(wù)的實施 - - 會議結(jié)束會議結(jié)束 - 本資料來自 -30 會議的組織和管理會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算會后總結(jié)和決算 會后的總會后的總 結(jié)和決算結(jié)和決算 - 本資料來自 -31 識記：識記：會議信息的收集、會議信息的收集、 篩選、加工、排列存放、篩選、加工、排列存放、 編寫、傳遞編寫、傳遞會議記錄、會議記錄、 紀(jì)要、簡報與表格紀(jì)要、簡報與表格 了解：了解：會議信息工作會議信息工作 的主要流程；的主要流程；會議信會議信 息的主要分類與特點；息的主要分類與特點； 領(lǐng)會：領(lǐng)會：會議新聞會議新聞 發(fā)布會的組織；發(fā)布會的組織； 會議記錄、紀(jì)要會議記錄、紀(jì)要 和簡報的編寫方和簡報的編寫方 法。法。 應(yīng)用：應(yīng)用：對會議信對會議信 息管理工作的各息管理工作的各 項流程進(jìn)行案例項流程進(jìn)行案例 分析分析 會議的信息工作會議的信息工作 - 本資料來自 -32 會議的信息工作 1. 會議的信息類型會議的信息類型 2. 會議的信息搜集會議的信息搜集