客戶接見流程

1、1客戶接見流程 編寫本文契機(jī) 首次接見日本客戶 目的 將每次接見客戶過程中岀現(xiàn)的不同狀況進(jìn) 戶、歸納、梳理，不斷完善，提高執(zhí)行 1. 會議室申請：會議室的使用需提前3天發(fā)出申請。 人物鏈接圖 接待擔(dān)當(dāng) 能力。 上級 流程策劃者 司機(jī) 前期聯(lián)絡(luò)及事項(xiàng)安排（圖） 接待擔(dān)當(dāng) 1. 來訪確認(rèn) 確認(rèn)來訪具體時(shí)間及人數(shù) 匯報(bào)上級 日程確定 與對方確認(rèn) 與上級再確認(rèn) （確認(rèn)人數(shù)及來訪人員身份等信息，如其歸屬部門、溝通使用語言、有無翻譯同行 2. 確認(rèn)日程安排 當(dāng)天具體時(shí)間、日程安排、本地逗留時(shí)間、返回時(shí)間及其他安排等，向客戶匯報(bào)當(dāng)天公司接見行程安排，如參觀公 司、工廠、介紹產(chǎn)品、用餐時(shí)間等等。 3. 酒店安

2、排 1）上級特別交代的，按上級要求執(zhí)行。 2） 一般客戶來訪：詢問對方是否需要協(xié)助預(yù)定住宿，如客戶提岀自行解決，則可提供長期與公司合作的酒店信息（見 附表）。 3）合作意向較強(qiáng)的客戶：確認(rèn)到達(dá)時(shí)間，是否安排車輛接送。根據(jù)客戶需要預(yù)訂酒店，房間等級要求、單雙人房要 求，附酒店內(nèi)部地圖及服務(wù)、交通、登記手續(xù)、退房手續(xù)等信息，（必要時(shí)請示人力資源及行政部） 4. 接見期間資料準(zhǔn)備 1） 整理討論時(shí)所需資料 與上級確認(rèn)內(nèi)容 修改 最終確認(rèn) 2） 資料可包括紙質(zhì)與電子版本，紙質(zhì)資料需整齊擺放于會議桌，電子版需提前拷貝至?xí)h室電腦上，U盤放置于會 議桌上備份。 （圖）小貼士接聽電話時(shí)，請備好紙筆哦！ 5.

3、 臨別時(shí)禮物準(zhǔn)備 公司目前沒有代表公司文化的物品可作為小禮物贈與客戶，本部分交與總經(jīng)辦負(fù)責(zé)跟進(jìn)。 來訪前會議室的準(zhǔn)備 協(xié)助人員前臺工作人員 2. 前臺協(xié)助準(zhǔn)備事項(xiàng)： 1）確認(rèn)會議室無人使用； 2）會議室門保持打開狀態(tài)，調(diào)好空調(diào)溫度； 3） 啟動投影燈設(shè)備，根據(jù)實(shí)際需要播放公司紀(jì)錄片等；注意投影儀正對面凳子擺放。 4）座位安排，接待擔(dān)當(dāng)者座位于入口右側(cè)，方便第一時(shí)間介紹進(jìn)入會議室的人員，同時(shí)負(fù)責(zé)會議門的開關(guān)。上級座 位于投影儀正對面？與接待擔(dān)當(dāng)并排？客戶座位于接待擔(dān)當(dāng)正對面。 5）會議桌物品擺放，如所需會議資料、筆記本、筆、產(chǎn)品、公司介紹、紙巾、茶水（上級及客戶）等。 接見前的工作交接 接見前需

4、做好工作交接，包括待整理事項(xiàng)、鑰匙、公章保管等。 ?部門突發(fā)狀況如：月底急蓋章發(fā)票、急簽計(jì)劃、急簽單據(jù)、急蓋章證明、急蓋章合同、急借出證件/公章等。 ?解決方法：提前通知相關(guān)部門/人員工作交接人及辦公時(shí)間；如當(dāng)天部門無人辦公，則應(yīng)通知相關(guān)部門/人員提前 申請急需辦理事項(xiàng)的相關(guān)手續(xù)，協(xié)調(diào)解決辦法。 （圖）小貼士 。 客戶抵達(dá)后的事項(xiàng)安排 1. 用車申請：盡量提前 3天發(fā)岀申請，必要時(shí)與其他用車人員協(xié)調(diào)。 2. 確認(rèn)：到抵達(dá)前一天，與客戶保持聯(lián)系，確定客戶到達(dá)時(shí)間與地點(diǎn)，安排好接送、入住事項(xiàng)。 ?攜帶瓶裝水，供客戶在車上飲用。 ?上車時(shí)，副座已有人就座，則負(fù)責(zé)接待人員應(yīng)選擇車輛最后排的座位。 ?期

5、間可能岀現(xiàn)問題：接送初次見面的國外客戶，因手機(jī)功能上的限制，無法直接取得聯(lián)系。 ?目前解決方法：接送的前一天，需與客戶保持聯(lián)系。如當(dāng)日為休息日或客戶因?qū)绮钔獾責(zé)o法取得聯(lián)系，則應(yīng)提前 （避開休息日）以郵件形式與對方說明此情況及商量聯(lián)系方法。 3. 提前通知司機(jī)等候。 4. 客戶自行前往公司的，接待擔(dān)當(dāng)應(yīng)提前于公司樓下等候。 5. 提前通知上級。 會面期間 ? 愛護(hù) 1. 上級未到場時(shí)：接待擔(dān)當(dāng)可邀請客戶于會議室休息片刻，加之適當(dāng)?shù)暮选?合理安排時(shí)間段，可帶領(lǐng)客戶走一圈， 介紹公司大致情況。 2. 會談環(huán)節(jié)：會談環(huán)節(jié)以上級與客戶的交談為主，接待擔(dān)當(dāng)需隨身攜帶筆記本，根據(jù)判斷登記信息。 3. 會談

6、結(jié)束前，聯(lián)系司機(jī)等候前往下一地點(diǎn)。 4. 會議室的會談結(jié)束后，可委托前臺工作人員負(fù)責(zé)清理會議現(xiàn)場。如會議室仍需使用，需告知前臺工作人員，以免 會議室信息或物品丟失。 （圖）小貼士 ? 西爾斯 1. 日程安排中涉及參觀工廠的，需與工廠接待負(fù)責(zé)人員確認(rèn)參觀一事，做好工作安排，并跟進(jìn)各方面準(zhǔn)備事項(xiàng)，包 括生產(chǎn)現(xiàn)場衛(wèi)生、進(jìn)入工廠的鞋套及帽子、職員禮貌等。 2. 岀發(fā)前往工廠之前，與接待人員確人等候迎接客戶的時(shí)間，視具體需要而定。 3. 工廠的介紹，包括工廠的構(gòu)造、機(jī)器的說明等?？偨?jīng)辦需整理一套工廠相關(guān)介紹資料并不斷更新。 用餐 1. 如前期已明確日程安排，則應(yīng)詢問是否需要預(yù)定餐廳，并了解餐廳大致菜色，

7、視情況而定。 2. 就餐座位安排，視餐廳實(shí)際情況判斷。（可參考辦公室小記之餐桌禮儀） 3. 用餐前的寒暄、用餐期間討論的公事主題。 4. 結(jié)賬及報(bào)銷手續(xù)的跟進(jìn)。 送別客戶的事項(xiàng)安排 1. 送別時(shí)，根據(jù)客戶需要安排車輛。如有候機(jī)大巴專線，則安排將客戶送至目的地等候。 2. 送別時(shí)的寒暄，禮物的贈送。 ?禮物的贈送盡量選擇上級與客戶同時(shí)在場時(shí)，代表公司送岀。 3. 客戶離開后，以商務(wù)郵件的形式發(fā)送一份感謝函。感謝函模板由總經(jīng)辦完成。 流程結(jié)束！ （圖）小貼士 接待擔(dān)當(dāng)注意事項(xiàng) 1. 接待擔(dān)當(dāng)負(fù)責(zé)整個(gè)接見過程的安排，需與客戶、上級、司機(jī)等人員協(xié)調(diào)好時(shí)間與進(jìn)行的事項(xiàng)。 2. 接待擔(dān)當(dāng)應(yīng)適當(dāng)提醒上級客戶到達(dá)的時(shí)間，事前需做好單獨(dú)會面的準(zhǔn)備工作。 3. 提前上級準(zhǔn)備好所需物品，不應(yīng)反復(fù)催促上級，適當(dāng)保留時(shí)間以便上級調(diào)整好會客狀態(tài)。 4. 事先準(zhǔn)備卡片。 5. 接見客戶時(shí)，應(yīng)隨身攜帶紙筆以便及時(shí)記錄信息。 6. 客戶離開后，應(yīng)及時(shí)致以感謝函。 7. 逢節(jié)日到來，應(yīng)致以問候函并根據(jù)情況判斷是否寄岀小禮物。 8. 接待擔(dān)當(dāng)需在每次接見客戶之后，將流程清楚記錄下來并尋找更優(yōu)方案。 閑聊話題： 地點(diǎn)：乘車中、到達(dá)時(shí)、用餐時(shí)、送別時(shí)等等。 基礎(chǔ)：適當(dāng)提出問題、傾聽、回應(yīng)