用友軟件總賬的操作手冊0003

1、用友軟件總賬的操作手冊云南昆明用友軟件服務中心 - 昆明拓思軟件有限公司服務熱線：址：昆明市高新區(qū)海源中路匯金商務中心 B 座 812用友服務用友進銷存軟件：（Mr. 陳） QQ ： 30791418用友軟件總賬的操作及日常處理：【總賬】的所有工作均是以 “憑證 ”為核心，它主要包括總賬的基礎設置（期初余額、選項）、日常業(yè)務處 理（憑證處理、出納管理、查賬）、期末業(yè)務處理（轉賬、結賬）等業(yè)務。一、總賬基礎設置1、【總賬】的啟用【總賬】的啟用有兩種方法，一是在賬套建立完畢時，系統(tǒng)提示“XXX賬套建立成功，您可以現(xiàn)在進行系統(tǒng)啟用設置，或以后從【

2、企業(yè)門戶】 -【基礎信息】進入【系統(tǒng)啟用】功能，是否進行系統(tǒng)啟用設置 ”提示。 選 擇“是”進入系統(tǒng)啟用設置界面；另一種方法是在這里選擇 “否”，以后進入 “【企業(yè)門戶】 - 【基礎信息】 - 【基 本信息】 ”進行設置?！鞠到y(tǒng)啟用】的界面，單擊【系統(tǒng)編碼】前的復選框，然后選擇系統(tǒng)的啟用時間即可啟用對應的系統(tǒng)。2、【總賬】期初余額的錄入【總賬】啟用后，即可進入【總賬】進行相關的操作，在使用【總賬】前，必須將啟用【總賬】月份月初 所有會計科目的累計借方發(fā)生額、累計貸方發(fā)生額和期初余額錄入【總賬】系統(tǒng)，這個操作過程如下所示：點擊【總賬】 -【設置】 - 【期初余額】即可進入期初余額的錄入界面，需要

3、進行錄入的是累計借方、累計 貸方和期初余額，年初余額由系統(tǒng)自動計算。錄期初時有三種顏色的輸入?yún)^(qū)域，其中白色部分是可以直接錄入的，只要雙擊鼠標左鍵然后將相應的數(shù)據(jù) 錄入即可?；疑糠植挥檬止ぶ苯愉浫?，在輸入相關的數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)會自動根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)計算出來，比如年初余額。 另外，具有下級科目的會計科目，只需將其下級科目余額錄入完畢后，系統(tǒng)自動匯總計算出。比如，在手 工錄入完畢【短期投資】科目下面的股票、債券、基金、其他的余額后，【短期投資】的余額由系統(tǒng)自動 根據(jù)股票、債券、基金、其他的余額匯總填上。黃色部分是指該科目是帶有輔助核算的科目，對于這種類型的科目需要同時錄入其輔助期初內容，【應收 票據(jù)】。

4、雙擊黃色部分進入輔助期初余額錄入界面：點擊【增加】按鈕，系統(tǒng)會在表體上增加一行。以【應收票據(jù)】為例，每一筆期初應收票據(jù)需要錄入相應 的客戶，業(yè)務員，借貸方向，累計借貸方發(fā)生額和金額信息。如果由多筆業(yè)務可以繼續(xù)點擊增加按鈕添加。當所有的期初應收票據(jù)錄入完畢之后，點擊【退出】按鈕退回到期初余額的錄入界面，同時【應收票據(jù)】 累計借方、累計貸方、期初余額和年初余額都會由系統(tǒng)自動填上。當所有的會計科目期初余額錄入完畢后，點擊【試算】進行試算平衡，點擊【對賬】進行總賬與輔助賬、 總賬與上下級的對賬，如果發(fā)生錯誤，則需要尋找出錯原因，否則會影響后續(xù)的記賬等操作。3、【選項】的設置 期初余額錄入完畢后，需要進

5、行總賬【選項】的設置，它會對總賬的許多操作進行控制或者發(fā)生影響。點擊【總賬】 -【設置】 - 【選項】進入選項設置界面，由于【選項】內容比較多，這里只對常用的設置進 行說明?！緫{證】頁簽下，如果選中【制單序時控制】，則系統(tǒng)會對所有憑證進行嚴格的時間順序控制，比如，如果填制了一張日期為當月 8 號的憑證，則下一張憑證的日期就必須為 8 號或者 8 號以后，而不能為再填 制8 號以前的憑證了?！局笨刂啤浚喝绻@里選中【支票控制】，并且在【基礎設置】-【基礎檔案】 -【收付結算】 - 【結算方式】對相應的結算方式啟用了票據(jù)管理，在填制憑證時使用銀行科目編制憑證時，系統(tǒng)對針對票據(jù)管理的 結算方式進行

6、登記，如果錄入的支票號在支票登記薄中已存，系統(tǒng)提供登記支票報銷的功能；否則，系統(tǒng) 提供登記支票登記簿的功能?！境嘧挚刂啤浚喝暨x擇了此項，在制單時，當 “資金及往來科目 ”或 “全部科目 ”的最新余額出現(xiàn)負數(shù)時，系 統(tǒng)將予以提示，提供了提示、嚴格兩種方式?！究梢允褂脩帐芸乜颇俊浚喝艨颇繛閼湛钕到y(tǒng)的受控科目，為了防止重復制單，只允許應收系統(tǒng)使用 此科目進行制單，總賬系統(tǒng)是不能使用此科目制單的。所以如果您希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填 制憑證，則應選擇此項。如果總賬和其它業(yè)務系統(tǒng)使用了受控科目會引起應收系統(tǒng)與總賬對賬不平?！究梢允褂脩妒芸乜颇俊浚喝艨颇繛閼犊钕到y(tǒng)的受控科目，為了防止重復制

7、單，只允許應付系統(tǒng)使用 此科目進行制單，總賬系統(tǒng)是不能使用此科目制單的。所以如果您希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填 制憑證，則應選擇此項。如果總賬和其它業(yè)務系統(tǒng)使用了受控科目，會引起應付系統(tǒng)與總賬對賬不平?！究梢允褂么尕浭芸乜颇俊浚喝艨颇繛榇尕浐怂阆到y(tǒng)的受控科目，為了防止重復制單，只允許存貨核算系 統(tǒng)使用此科目進行制單，總賬系統(tǒng)是不能使用此科目制單的。如果總賬和其它業(yè)務系統(tǒng)使用了受控科目會 引起存貨系統(tǒng)與總賬對賬不平。【現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目】：選擇此項后，在錄入憑證時如果使用現(xiàn)金流量科目則必須輸入現(xiàn)金 流量項目及金額，也即當發(fā)生現(xiàn)金的流入流出時，必須指明是由于什么原因產(chǎn)生的現(xiàn)金流入流

8、出?！緫{證編號方式】：分【系統(tǒng)編號】和【手工編號】兩種。如果使用【系統(tǒng)編號】，系統(tǒng)在【填制憑證】 功能中一般按照憑證類別按月自動編制憑證編號；但有的企業(yè)需要系統(tǒng)允許在制單時手工錄入憑證編號， 即【手工編號】。在【選項】的【權限】頁簽下，系統(tǒng)也提供了相應的權限控制功能在【權限】頁簽下，可以選擇是否必須進行出納簽字和主管簽字，如果選中【出納憑證必須經(jīng)由出納簽字】，則要求現(xiàn)金、銀行科目憑證必須由出納人員核對簽字后才能記賬。如果選中【憑證必須經(jīng)由主管會計簽 字】，則要求所有憑證必須由主管簽字后才能記賬?！究刹樵兯藨{證】：如允許操作員查詢他人憑證，則選擇此項。【允許修改、作廢他人填制的憑證】：如允許操

9、作員修改、作廢他人填制的憑證，則選擇此項。二、日常業(yè)務處理財務的日常處理流程如下，其中虛框內的出納簽字和主管簽字表示這兩個操作為可選，如果某些企業(yè)要求 必須經(jīng)過這兩步操作，則可在【選項】 - 【權限】下進行相應的設置。同時，需要注意的是，轉賬是在記 賬之后進行，并且由系統(tǒng)轉賬生成的憑證也需要進行審核和記賬。財務日常處理流程a) 憑證的填制依次選擇【財務會計】 -【總賬】 - 【憑證】 -【填制憑證】可以進入憑證錄入界面，關于憑證的錄入操作，我們只對一些需要注意的問題進行說明：單擊工具欄上的【增加】按鈕或按【 F5】鍵，增加一張新憑證，光標定位在憑證類別上，輸入或參照選 擇一個憑證類別字。關于【

10、摘要】的輸入，一種手工錄入摘要，另一種是按 F2 或參照按鈕輸入常用摘要，但常用摘要的選入 不會清除原來輸入的內容。關于【常用憑證】，在單位里，會計業(yè)務都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過程中，經(jīng)常會有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲起來，在填制會計憑證時可隨時調用，必將大大提高 業(yè)務處理的效率?？梢渣c擊【生成常用憑證】來將憑證保存成常用憑證：關于【憑證草稿】：如果憑證未錄入完畢，現(xiàn)在又必須離開或者退出進行別的操作，但又不想放棄當前所錄入的內容，則可以利用憑證草稿將當前憑證進行保存，下次錄入可以引入憑證草稿繼續(xù)完成后續(xù)錄入工 作。對于帶輔助核算的會計科目，在填制憑證時必須同

11、時輸入輔助核算的內容，帶 “個人輔助核算 ”的憑證 填制界面，點擊空格旁邊的參照按鈕可以進行相關內容的參照：同樣，如果在【選項】中選中了【現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目】，同時憑證中包含涉及現(xiàn)金流入或流 出的會計科目，在憑證保存時會提示 “請調整現(xiàn)金流量 ”的信息，點擊工具欄上的【流量】按鈕可以進入現(xiàn) 金流量項目的錄入界面。對于憑證的刪除，必須先進行【作廢】，然后點擊【制單】-【整理憑證】進行刪除。 注意：對于已經(jīng)經(jīng)過簽字、審核、記賬等操作的憑證是不能直接刪除的，必須取消相應的操作之后才能進行刪除操作。b) 出納簽字和主管簽字憑證填制完畢后，可以進行出納和主管簽字。點擊【總賬】 -【憑證】 -

12、【出納簽字】，系統(tǒng)提示選擇相關條件進行過濾，默認是選擇全部憑證，點擊確定后彈出出納簽字界面，其中黃色表示已簽字憑證，白色表示未簽字憑證。出納簽字 -憑證列表，選中未簽字的憑證然后點【確定】，彈出憑證選擇界面，然后點擊【簽字】按鈕即可以進行簽字操作，點擊【取消】按鈕可以取消簽字，操作完畢后點擊【退出】。主管簽字部分內容同出納簽字一樣，這里不再贅述。c) 憑證的審核出納和主管簽字是可選的步驟，但憑證必須審核后才能記賬點擊【總賬】 -【憑證】 - 【審核憑證】，系統(tǒng)提示選擇相關條件進行過濾，默認是選擇全部憑證，點擊確定后彈出憑證審核界面，其中黃色表示已審核憑證，白色表示未審核憑證。憑證審核有兩種方式

13、，一種是對照式審核，即通過手動再輸入然后同原有憑證進行對照的方法進行審核。 另一種是選中未審核的憑證然后點【確定】，彈出憑證選擇界面，然后點擊【審核】按鈕即可以進行審核 操作，點擊【取消】按鈕可以取消審核，操作完成后點擊【退出】。注意：制單人和審核人不能為同一人，同時取消審核必須由審核人本人進行。d) 記賬記賬實際上類似于手工的登賬功能，點擊【總賬】-【憑證】 - 【記賬】，系統(tǒng)彈出界面：選擇記賬范圍之后點下一步，彈出記賬報告，再點擊下一步即可完成記賬工作，記賬過程中，通常不能記賬的情況有：i 、還存在未審核的憑證； ii 、如果是第一次記賬，則有可能是期初余額試算不平衡；iii 、總賬選項中

14、設置了必須經(jīng)過出納或者主管簽字，而并未進行相應的簽字操作；iv 、上月未結賬，本月不能記賬三、期末處理總賬的期末處理包括轉賬和結賬操作e) 轉賬憑證記賬以后，可以利用系統(tǒng)提供的轉賬功能實現(xiàn)自動轉賬，這里以【期間損益】為例說明轉賬功能的使 用方法。期間損益結轉用于在一個會計期間終了將損益類科目的余額結轉到本年利潤科目中，從而及時反映企業(yè)利 潤的盈虧情況。主要是對于管理費用、銷售費用、財務費用、銷售收入、營業(yè)外收支等科目向本年利潤的 結轉。要使用期間損益結轉必須先進行定義，在定義完之后，每月月末只需執(zhí)行本功能即可快速生成轉賬憑證， 在此生成的轉賬憑證將自動追加到未記賬憑證中。點擊【總賬】 -【期末

15、】 - 【轉賬定義】 -【期間損益】，彈出期間損益結轉設置界面，進行期間損益結轉設 置?！緫{證類別】是指轉賬后所生成的憑證的憑證類別，同時在右上角指定本年利潤科目，點擊【確定】保存。 定義好之后，點擊【總賬】 -【期末】 - 【轉賬生成】，然后在彈出的界面中選擇【期間損益結轉】，選擇 相應的結轉月份和類型，然后選中相應的科目上的【是否結轉】(或者點【全選】按鈕)，點擊確定按鈕 即可生成轉賬憑證，點擊【保存】即可生成一張未記賬憑證。注意：轉賬生成的憑證也必須經(jīng)過審核和記賬，否則本月不能結賬。f) 結賬完成本月工作后，即可進行總賬的結賬。點擊【總賬】 -【期末】 - 【結賬】，彈出【結賬】窗口：

16、選中要結賬的月份，點擊下一步，進入核對帳簿界面，然后點擊對賬：對賬完成后繼續(xù)點擊下一步，彈出月度工作報告：再點擊下一步，如果本月能夠結賬，在彈出界面中，點擊結賬即可完成結賬工作。如果彈 出窗口提示未通過工作檢查，則本月不能結轉，需退回到月度工作報告查看不能結賬的原因。通常本月不能結賬的原因有以下幾種：1. 上月未結賬2. 期初余額試算不平衡，本月不能記賬，也不能結賬3. 仍存在未審核和未記賬的憑證（注意轉賬生成的憑證也必須進行審核和記賬處理）4. 總賬中核對帳簿不一致5. 其他系統(tǒng)未結賬，則總賬不能結賬g）反操作（反結賬與反記賬）可能由于某些原因需要進行反結賬、反記賬等操作，這些功能屬于隱藏功能，系統(tǒng)并不推薦，需要一些特殊操作才能實現(xiàn)。反結賬的實現(xiàn)：點擊【總賬】 -【期末】 - 【結賬】，彈出如圖 1-22 的【結賬】窗口，選擇要進行反結賬的月份，