企業(yè)會計檔案管理辦法

1、集團會計檔案管理辦法第一條制定目的為進一步加強會計檔案管理，保證會計檔案妥善保管、預防丟失和泄密，根據(jù)公司法企業(yè)財務管制度及會計檔案管理辦法等法律、法規(guī)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我司實際情況， 特制定本管理辦法。第二條適用范圍本制度適用于集團所有分支機構(gòu)。第三條管理部門1、 集團各分支機構(gòu)檔案管理部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。2、集團財務部及內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、 查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存

2、放、方便查閱、嚴防毀損、 丟失和泄密。第四條會計檔案歸檔范圍會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、財務分析、財務政策、管理制度等專 業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務的重要材料和證據(jù)，具體包括：1、會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。2、會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。3、財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明， 其他財務報告。4、票據(jù)類： 增值稅發(fā)票、普通發(fā)票、支票、銀行匯票等。5、其他類：財務預算及分析材料、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計政策、管理 制度、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會

3、計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、 會計檔案銷毀清冊等。第五條會計檔案的裝訂和保管1、每年形成的會計檔案，應當按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，憑證用綿紙封 口并蓋章，編制會計檔案保管清冊。2、會計檔案的裝訂：會計檔案的裝訂包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他資料的裝訂，裝訂要符合國家會計檔案要求，內(nèi)容齊全，便于查閱。3、會計檔案的保管：會計檔案由財務負責人指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案由財務會計部門保管1年，期滿后應由財務部門編造清冊移交本公司檔案部門 保管。的應4、檔案部門接收保管的會計檔案，應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理 會同財務部門和經(jīng)辦人共同拆封整

4、理，以分清責任。第六條 會計檔案的借閱1、會計檔案為本公司提供利用，原則上不得外借。如有特殊需要，須經(jīng)公司負責人或集團 相關(guān)負責人、會計機構(gòu)負責人（會計主管）批準方可借閱。2、公司以外的部門借閱會計檔案時，借閱人應持有所屬單位正式介紹信，經(jīng)被借閱單位會 計主管人員和公司負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。集團總部部門因工作需要須借閱 各分子公司會計檔案時，應經(jīng)集團財務總監(jiān)和被借閱單位財務負責人批準后，方可辦理 借閱手續(xù)。3、財務部應建立借閱登記清冊，所有借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、 單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。（詳見附表）4、借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記

5、，不得拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶 外出或復制原件。如有特殊情況，須經(jīng)本單位領(lǐng)導和財務主管批準后方能攜帶外出或復 制原件。5、借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。6、所有內(nèi)外部會計檔案借閱，一律須被借閱單位財務部檔案管理員全程陪同，借閱地點僅 限本單位檔案室或財務部。第七條 會計檔案的保管期限1、會計憑證保管15年。2、會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存 25年。3、會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。4、會計移交清冊15年。5、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊，永久保存。具體保管期限詳見附表“會計檔案保管期限”。第八條 會計檔案的銷

6、毀1、會計檔案保管期限滿，需要銷毀時，應由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務部門 共同鑒定、嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)本公司負責人審查，報請集團總裁、 董事長批準后銷毀。但其中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由 檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務時為止。2、銷毀檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀會計檔案時 應由檔案管理部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，上級主管部門派員監(jiān)銷。3、 會計檔案銷毀后，經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以 示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司負責人，一份歸入檔案備 查。第九條獎懲辦法對

7、會計檔案保管較好，有突出貢獻者，予以獎勵。對違反會計檔案管理者，視情節(jié)輕重， 予以行政處罰，情節(jié)較嚴重者由司法機關(guān)追究刑事責任。第十條附則1、本管理制度自2009年10月1日起執(zhí)行，以前制度與本制度相抵觸的，以本制度為準。2 、本管理制度未盡事宜，按集團相關(guān)制度執(zhí)行。3 、本管理制度由集團財務管理部負責解釋和修改。相關(guān)附表：查閱會計檔案登記備查簿借出日期借閱部門借閱/復制人核準人憑證本數(shù)編號憑證起訖號歸還日期備注會計檔案保管期限骨口. 序號檔案名稱保管期限備注-一一:會計憑證類1原始憑證15年涉及外事的會計憑證為永久保存2記賬憑證15年3P匯總憑證15年* .會計賬簿類4總賬15年包括日記賬5:明細賬15年6日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管 25年7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管 5年8:輔助賬簿15年r財務報告類包括各級主管部門匯總財務報告9月、季度