檔案工作制度

1、宜昌市計劃生育藥具管理站檔案工作管理制度第一章總 則一、為了加強局機關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，進一步提高檔案科學(xué)化管理水平，更好地為醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法以及衛(wèi)生部、各級檔案局、省衛(wèi)生廳有關(guān)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合局機關(guān)實際工作情況，特制訂本辦法。二、檔案工作是機關(guān)工作的重要組成部分，是為領(lǐng)導(dǎo)決策，為醫(yī)療衛(wèi)生工作提供信息和依據(jù)，為提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護歷史面貌的一項重要工作。三、局機關(guān)實行各種門類、載體的檔案集中統(tǒng)一管理原則，維護機關(guān)檔案的完整與安全，實現(xiàn)檔案的有效利用。第二章檔案組織機構(gòu)一、本局檔案工作在局長領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室主任主管負(fù)

2、責(zé)。設(shè)綜合檔案室，配備一名專職檔案管理人員，按“集中統(tǒng)一管理”的原則，負(fù)責(zé)管理全局各類檔案。二、各處室設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的形式，積累、整理、歸檔工作，并列入其崗位責(zé)任制，作為年終考核的指標(biāo)之一。形成局、處兩級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。三、本局檔案工作在業(yè)務(wù)上接受上級主管單位檔案部門和同級地方檔案管理機關(guān)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。四、檔案干部應(yīng)相對穩(wěn)定，以利業(yè)務(wù)開展，在職稱及福利上享受與科技管理人員同等待遇。第三章檔案部門的任務(wù)一、負(fù)責(zé)管理本機關(guān)黨政工團等組織和內(nèi)部機構(gòu)所產(chǎn)生的全部檔案，為機關(guān)各項工作服務(wù)，并為黨和國家積累檔案史料。對上級及本單位文書部門或業(yè)務(wù)部門形成的文件材料進行歸檔。二、積極提供

3、利用，負(fù)責(zé)編制案卷目錄、索引和辦理借閱。三、負(fù)責(zé)制定本機關(guān)和所屬單位文書檔案管理辦法及有關(guān)規(guī)章制度。四、對直屬單位的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督與檢查、負(fù)責(zé)組織檔案工作經(jīng)驗交流和檔案干部的培訓(xùn)工作。第四章檔案的接收與整理制度一、衛(wèi)生部門在工作、活動中形成的、辦理完畢的、具有保存價值的文件材料，平時由各職能部門負(fù)責(zé)收集并按分類方案，進行預(yù)立卷。二、黨群工作、行政管理活動中形成的文件材料由各行政科室于次年3 月上旬前完成歸檔任務(wù)。三、業(yè)務(wù)管理活動中形成的文件材料由各處室負(fù)責(zé)立卷，經(jīng)檔案室檢查合格后，于次年 3 月底前向檔案室移交。四、科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的科技文件材料，在科研項目評審鑒定后一個月，

4、由項目負(fù)責(zé)人按歸檔范圍向檔案室移交歸檔。五、基本建設(shè)活動中形成的科技文件材料，在基建項目竣工驗收后一個月內(nèi)，由項目負(fù)責(zé)人按歸檔范圍和要求向檔案室移交歸檔。六、凡價值在五萬元人民幣以上儀器設(shè)備均在購置、安裝、使用活動中形成的科技文件材料，采取隨時歸檔的方法，設(shè)備部門應(yīng)通知檔案室參加儀器設(shè)備的開箱驗收活動。七、在財務(wù)管理活動中形成的憑證、帳冊、報表等文件材料，帳冊和憑證在財務(wù)部門保存一年后向檔案室移交歸檔，其它文件材料在次年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。八、照片、底片、錄音帶、錄像帶等聲像資料，由兼職檔案員按歸檔范圍和要求，于次年第一季度向檔案室移交歸檔。九、凡歸檔的文件材料應(yīng)整理和編目，做到字跡

5、清楚、簽署完備。不能用復(fù)寫紙、鉛筆、普通園珠筆、紅墨水筆、純藍(lán)墨水筆書寫，以利長久保存。十、文件材料歸檔應(yīng)編制歸檔移交清單，交接雙方簽字，各留一份，以備查考。十一、檔案室對本機關(guān)各類文件材料的形成、積累、整理、預(yù)立卷、歸檔工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。十二、檔案室對接收后的各類檔案按檔案分類編號方法，進行編號、編目、整理排架、編制各類檢索工具及編研材料、資料匯編等，以便提供利用。第五章科技檔案更改補充制度一、科技檔案在形成過程中由于形成者工作失誤或失職造成的設(shè)計、計算錯誤或者設(shè)計、工藝改進、采用新成果、新標(biāo)準(zhǔn)、采用合理化建議，更新改造設(shè)備等因素，科技檔案部門必須督促和協(xié)助科技業(yè)務(wù)部門做好科技檔案的

6、更改補充。二、科技檔案的修改，有一定的程序和審批手續(xù)，具體做法是：1、提出更改和補充建議， 并填寫更改與補充建議書。2、更改單審簽。3、改正。改正單經(jīng)審簽后，即可改正有關(guān)的科技檔案。4、發(fā)放更改后新的更改單。第六章檔案保管制度一、凡本局在管理、建設(shè)、科研等活動中形成的各種門類、載體的檔案，由檔案部門統(tǒng)一管理，不得由承辦單位和個人分散存放。二、保存檔案必須有專門庫房和專用箱柜，庫房要求清潔整齊，具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害氣體、防高溫、防有害生物、防光等八防措施。且做到辦公室、閱覽室與庫房三分開。三、檔案室要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時修補和

7、復(fù)制。四、存放照片、底片、錄音帶、錄像帶、磁盤用物特制的密封盒、頁夾和聲像磁帶檔案柜，按編號順序排列。第七章檔案借閱制度一、本單位工作人員因工作需要利用檔案，可隨時在檔案室查閱本職能范圍的檔案。查閱非本職能范圍的檔案，需征得檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)的同意。查閱檔案，須辦理登記手續(xù)。需借閱者，兩周內(nèi)歸還。二、外單位人員查閱檔案需持本人身份證及所在單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)后方可，原則上不外借。三、查閱密級檔案應(yīng)經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)，絕密級檔案要經(jīng)主管局長批準(zhǔn)。四、借閱檔案不得隨意拆散，借閱者要對所借檔案的完整、安全、保密負(fù)責(zé)，不得在檔案材料上圖點、劃線，嚴(yán)禁對檔案隨意涂改，嚴(yán)禁擅自抄錄、公

8、布檔案，嚴(yán)禁丟失、損毀檔案，否則依法追究當(dāng)事人責(zé)任。五、借出和歸還檔案時，均應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案管理人員同借閱者當(dāng)面核對清楚，六、本局工作人員調(diào)離時須先還清所借檔案，憑檔案室出具的證明方可辦理調(diào)離手續(xù)。七、借閱人員應(yīng)主動地、實事求是地向檔案人員介紹所借檔案利用情況和利用效果（包括社會效益和經(jīng)濟效益），填寫利用登記表。第八章檔案統(tǒng)計制度一、檔案部門應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計制度，每年對檔案收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，了解檔案的庫藏情況，并按規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān)報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。二、每月對檔案提供利用情況進行統(tǒng)計分析，內(nèi)容包括：借閱檔案人次、宗卷數(shù)。復(fù)制、提供利用的檔案數(shù)量。從統(tǒng)計結(jié)

9、果分析利用目的、利用效果的反饋信息。三、統(tǒng)計要求具有四性：準(zhǔn)確性、及時性、科學(xué)性和連續(xù)性。第九章檔案鑒定銷毀制度一、檔案的鑒定工作，在本單位主管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案管理人員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成鑒定小組，其主要任務(wù)：負(fù)責(zé)制定本單位檔案的保管期限表；對檔案提出存、毀意見。二、檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，長期為十六年至五十年左右，短期為十五年以下。三、銷毀失去保存價值的檔案，須由鑒定小組提出意見，登記造冊， 經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由二人（其中檔案部門一人）在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊由檔案部門存檔一份。第十章檔案保密制度一、檔案工作是一項機要工作，檔案工作人員及

10、各級領(lǐng)導(dǎo)干部、職工必須嚴(yán)格遵守檔案法、保密法和有關(guān)保密工作的規(guī)章制度，嚴(yán)守國家秘密，不泄密，不告密，維護檔案的完整與安全。二、非檔案工作人員，不得隨意進入庫房。庫房防盜措施完備。三、借閱檔案人員，必須保證對材料的保密，不準(zhǔn)私自抄錄和復(fù)制，失密者要追究責(zé)任。四、保密守則：1、不該問的機密，絕對不問；2、不該說的機密，絕對不說；3、不該看的機密，絕對不看；4、不該記錄的機密，絕對不記錄；5、不在非保密本上記錄機密；6、不在私人通信中涉及機密；7、不在公共場所和家屬、 子女、親友面前談?wù)摍C密；8、不在不利于保密的地方存放機密文件、資料；9、不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項；10 、不攜帶

11、機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。第十一章檔案庫房管理制度一、檔案庫房設(shè)專人管理。非檔案管理人員不得隨意入內(nèi)。二、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，不得存放易燃易爆物品。三、嚴(yán)格落實防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防蟲、防霉、防光、防有害氣體等措施。四、保持庫房整潔，保持適宜的溫、濕度（溫度 14-24 度，相對濕度 45-60 度之間），每日檢查、記錄溫、濕度情況，不適宜時應(yīng)及時采取調(diào)節(jié)措施。每月至少通風(fēng)1-2 次。五、每月對檔案保管狀況進行一次全面檢查。發(fā)現(xiàn)問題，立即采取補救措施。第十二章獎懲制度一、對收集、整理、保管、提供檔案，為業(yè)務(wù)科研各項工作服務(wù)，取得較顯著成績的人員應(yīng)給予獎勵。

12、二、對玩忽職守，違反檔案法規(guī)定，造成檔案損失、毀壞，影響到黨、國家及本單位利益的人員，依法行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第十三章檔案人員崗位責(zé)任制一、認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳中華人民共和國檔案法，執(zhí)行國家保密制度。忠于職守，努力鉆研業(yè)務(wù)，提高自身的檔案管理水平。二、負(fù)責(zé)制定本機關(guān)檔案工作計劃、工作制度和檔案管理規(guī)程。三、集中統(tǒng)一管理全機關(guān)各種門類檔案（除人事檔案外），執(zhí)行各項檔案管理工作制度，保護檔案的完整與安全。參加本單位科研成果評審鑒定、工程項目竣工驗收和儀器設(shè)備開箱等活動。四、主持本機關(guān)文件材料的收集、分類整理和立卷歸檔工作，編制檔案檢索工具及其它編研材料。五、配合有關(guān)部門，做好檔案的鑒定

13、和銷毀工作。六、加強對檔案庫房管理，定期對檔案庫房進行檢查。七、對下屬單位檔案工作進行監(jiān)督指導(dǎo)。第十四章兼職檔案員責(zé)任制一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行中華人民共和國檔案法等有關(guān)方針、政策和法規(guī)，執(zhí)行檔案管理的有關(guān)規(guī)定、辦法和細(xì)則。二、努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，自覺接受上級檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。熟悉本部門在日常工作中形成的、有保存價值的文件材料。三、健全文件、資料收發(fā)登記手續(xù)。于次年3 月底以前，要準(zhǔn)確、完整地清理當(dāng)年的外來文，交檔案室統(tǒng)一立卷歸檔。文件、資料送交之前，要檢查、催促承辦人寫清辦文結(jié)果。四、負(fù)責(zé)收集、整理本部門日常形成文件、材料、重要會議材料、大事記、評審、鑒定會、工程竣工驗收、設(shè)備開箱、各

14、種票證、表冊、聲像以及實物等資料和記錄，做到統(tǒng)一管理、分類排放、排列整齊、便于查找、安全保管。需要歸檔的，要做好預(yù)立卷或立卷工作，于次年 3 月底以前交檔案部門統(tǒng)一管理。五、負(fù)責(zé)收集、整理會計、基建、設(shè)備、科研等方面的資料，于次年 3 月底以前完成立卷工作，并將目錄和案卷移交檔案部門統(tǒng)一保管。六、與檔案部門共同做好歷年度本部門所形成的檔案管理工作。七、案卷歸檔時，填寫“檔案移交 (接收 )登記簿”一式兩份。第十五章一、總述各類檔案的管理細(xì)則1、各類檔案的歸檔范圍、 條款和保管期限， 詳見深圳市衛(wèi)生局檔案分類方案。2、各類檔案的案卷質(zhì)量嚴(yán)格按深圳市衛(wèi)生局案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。3、檔案工作與科技活動實

15、行“四同步”管理。即下達計劃任務(wù)同時提出文件材料的歸檔情況；檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況；評審鑒定成果同時驗收簽定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料。二、深圳市衛(wèi)生局文書檔案管理細(xì)則文書檔案是指本局在各項管理活動中形成的、辦理完畢的、有查考利用價值的文書材料。包括黨群工作、行政管理及業(yè)務(wù)管理三大類，是我局各項活動的歷史真實面貌的反映。文書檔案的歸檔范圍和條款詳見檔案分類方案。1、文書檔案含黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理三個一級類目，二級類目按工作職能設(shè)置。2、黨群工作、 行政管理、 業(yè)務(wù)管理由黨辦、 工、青

16、、婦各業(yè)務(wù)科室等相應(yīng)的職能部門按分類方案作分類后歸檔，并于次年第一季度前按歸檔范圍和要求立卷，經(jīng)綜合檔案鑒定合格后歸入綜合檔案室。3、綜合檔案室裝盒、排序、編寫案卷目錄、全引目錄，并輸入電腦。三、深圳市衛(wèi)生局科學(xué)技術(shù)研究檔案管理細(xì)則科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料?？蒲袡n案是科學(xué)研究活動的真實記錄，是重要信息資源，必須統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以利開發(fā)利用?？蒲袡n案工作是科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)。1、科研工作和建檔工作實行“四同步”管理，即：(1) 下達計劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步。

17、(2) 檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步。(3) 驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步。(4) 上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。2、科研文件材料的歸檔范圍主要包括：(1) 科研準(zhǔn)備階段：科研項目建議書及批復(fù)、任務(wù)書、委托書、合同、開題報告、研究計劃、調(diào)研報告、方案論證報告。(2) 科研實驗階段：原始記錄、實驗報告、關(guān)鍵配方、計算數(shù)據(jù)、工藝文件、圖紙、樣品、標(biāo)本等照片。(3) 總結(jié)鑒定階段：工作總結(jié)、研究報告、論文專著、鑒定證書（包括鑒定意見）、專家名單、專家評審意見。(4) 成果申報階段：科研成果登記表、科研成果水平檢索

18、證書、成果申報書、獲獎證書、成果報導(dǎo)材料。3、科研文件材料的歸檔要求：(1) 實行由科研課題（項目）負(fù)責(zé)人主持立卷的責(zé)任制。每項科研項目（包括中斷或取得負(fù)結(jié)果的項目），完成或某部分結(jié)束后，對所形成的科研文件材料加強系統(tǒng)整理，經(jīng)審查驗收后歸檔?？蒲腥藛T應(yīng)負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔，并作為對其進行考核的內(nèi)容之一。(2) 科研文件材料應(yīng)在課題（項目）完成后一個月內(nèi)整理移交歸檔。周期長的課題可分階段歸檔。課題負(fù)責(zé)人在歸檔時，負(fù)責(zé)填寫科研課題簡介和參加工作人員名單，并經(jīng)科教處簽署意見，向綜合檔案室移交。(3) 凡歸檔的科研文件材料， 要做到審查手續(xù)完備，制成材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，字跡工整，圖

19、樣清晰，裝訂整潔，禁用字跡不牢固的書寫工具。(4) 由幾個單位協(xié)作參加的課題 （項目）材料歸檔，在簽訂合同協(xié)議時應(yīng)予明確。一般應(yīng)由主持單位負(fù)責(zé)保管，協(xié)作單位如有需要可復(fù)制保存與本單位業(yè)務(wù)有關(guān)的材料。(5) 由申請成果鑒定的課題，應(yīng)通知檔案部門人員參加成果鑒定會，科教處在報審材料的同時，由檔案部門共同對項目檔案材料進行檢查驗收，凡不符合歸檔要求的，不得組織鑒定、驗收。四、深圳市衛(wèi)生局基本建設(shè)檔案管理細(xì)則基本建設(shè)項目檔案（簡稱“基建檔案”），是基本建設(shè)歷史和現(xiàn)狀的真實記錄，是規(guī)劃、設(shè)計和管理工作的重要組成部分，也是本機關(guān)的寶貴財富。1、基建檔案是指在整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過

20、程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件。2、基建檔案的歸檔范圍，按工程階段和建設(shè)程序收集、歸檔如下：(1) 立項審批階段：申請報告、批準(zhǔn)文件、計劃任務(wù)書、合同、協(xié)議書，征用土也、拆遷、補償文件材料。(2) 設(shè)計階段：初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計修改變動說明書。(3) 施工階段：土建工程施工材料，管線及設(shè)備安裝施工文件材料，電氣儀表安裝施工文件材料、工程概算、預(yù)算。(4) 竣工階段：項目竣工驗收報告、全套竣工圖、竣工決算、工程現(xiàn)場照片、竣工驗收會議文件、工程質(zhì)量評審材料。(6) 使用維修階段：工程改建、擴建及維修，使用中變更的圖紙及有關(guān)材料。3 、基建檔案工作要與項目建設(shè)進程同步。項目申請立項時

21、，即就開始文件材料的積累、整理、審查工作；項目竣工驗收時，完成文件材料的歸檔和驗收工作。4、歸檔的文件要字跡清楚，圖面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制。5、竣工圖是工程實際反映，是工程的重要檔案，在簽訂工程承包合同或施工協(xié)議時，必須根據(jù)國家對竣工圖編制的要求，對竣工圖的審核交接，驗收作出明確規(guī)定，在基建項目驗收時應(yīng)交驗竣工圖作為驗收條件之一。凡竣工文件不完整或竣工圖質(zhì)量不合格，不予竣工驗收。4、基建工程（項目）竣工驗收，應(yīng)通知檔案室工作人員參加。五、深圳市衛(wèi)生局設(shè)備儀器檔案管理細(xì)則設(shè)備檔案具體是指本機關(guān)購進的國產(chǎn)和國外引進的貴重、精密儀器設(shè)備，其價值在 5 萬元人民幣以上的全套隨機和技術(shù)

22、文件以及在接收、使用、維修和改進工作中形成的各種文件材料。它是鑒定評價儀器技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料，是保障儀器設(shè)備正常運轉(zhuǎn)，并處于良好技術(shù)狀態(tài)的重要依據(jù)。1、儀器設(shè)備歸檔范圍為 5 萬元以上儀器文件材料，由儀器運轉(zhuǎn)前期和運轉(zhuǎn)后期兩部分文件材料組成。(1) 運轉(zhuǎn)前期包括： 申請訂購的文件、合同、訂貨卡；隨機的全部技術(shù)文件（裝箱單、合格證、使用操作、維修說明書、結(jié)構(gòu)圖紙和線路圖、備件規(guī)格、驗收清單等）；安裝調(diào)試記錄、驗收據(jù)告。(2) 運轉(zhuǎn)后期包括：運行使用過程中，定期檢修記錄、更換主要零部件記錄、重大故障及處理記錄等；設(shè)備轉(zhuǎn)正協(xié)議、報廢的技術(shù)鑒定材料、報告和主管部門批準(zhǔn)的文件。2、運轉(zhuǎn)前期文件材料的安裝調(diào)