易效能：時間管理,行動三角形(第二章-1)

1、第二章 行動三角形：收集 -排程 -執(zhí)行 17 大腦是CPU不是硬盤 17 管理時間的核心是管理事件18 先有意義再有條理 19 大腦是CPU不是硬盤 彼得德魯克和史蒂芬柯維，以及戴維艾倫的GTD思想都在告訴我們要管理自己的 事件。但是很多人每天忙忙碌碌，眼下的事情都做不完，又如何能照顧到未來的事呢？ 如何能管理好自己的事件，我們需要從大腦的特點講起。 我們的大腦每時每刻都有無窮的念頭， 當我們有沒完成的事， 想要做的事， 別人委托的 事，我們委托別人的事很多很多的事，只要事情還沒完成，我們就會感到焦慮。 而且大腦又不容易記住細節(jié)， 昨天經(jīng)歷的事到今天回憶時， 就只留一個模糊的印象！ 那 遙遠

2、未來要做的事因為不著急，所以更加容易忘記。 到這里我們就應(yīng)該明白了： 我們的大腦其實是一個思考問題的器官， 而不是一個記憶的 倉庫，更直觀地講-大腦是CPU,不是硬盤。 但是， 很多人喜歡用大腦記事， 但大腦的內(nèi)存有限，記不住很多事，所以面對數(shù)量看似 繁多又沒能及時完成的事時,我們就容易陷入焦慮。 大腦里的事情一多我們就很容易分心, 分心就讓我們不能專注于當下的工作, 不能活在 當下就不能很好地完成自己手里的事。 所以我們要專注,要不分心！ 所以, 管理自己的事件不能靠大腦, 必須靠一個外接系統(tǒng),這個系統(tǒng)一定是可靠的,方 便的,紙筆可以,但是我更推薦手機。 把大腦清空,把事件全部錄入手機。 這

3、時一定會有一個聲音出現(xiàn),說：老師,你說的我都知道啊,我也在記的。 那么我想深問一句： 你一般什么時候在記呢？在事兒多的時候記, 在發(fā)生緊急事件的時 候記，在開會的時候記生活上的事情你記了嗎？遠期的事情你記了嗎？ 我講的記錄是全面的,是要你把一切事物都趕出大腦,全面收集,全面記錄。 這時, 承載我們所有事件的工具就顯得特別重要了, 這個工具必須時時在你手邊, 要方便記 錄和查看,我推薦的工具是手機,手機上有各種各樣記錄的軟件、備忘錄 當先進的工具在手, 我們能做到隨時隨地記錄, 這時我們的大腦就會放松, 工具越可靠, 大腦就會越信任,然后大腦就可以騰出時間和精力來做思考。 管理時間的核心是管理事

4、件 人的欲望非常多, 我們的想法也很多, 我們的事情更加多, 使用一個工具, 哪怕是紙筆, 把自己所關(guān)注的一切事物記下來,也是一個非常好的開始。 那么,把大腦里的所有事物記錄下來之后,我們下一步要做什么？ 事情層出不窮,是做不完的,那要怎么辦？ 這時我們就要學會聚焦,學會對事情進行分類,學會挑出要事！ 時間管理,管理的不是時間,而是自己,通過管理自己的人生目標,管理自己的習慣, 甚至管理每天的行為跟目標的關(guān)系才是最重要的。 所以，管理時間的核心就是管理事件！ 當我們寫下腦子里的所有事情， 有遠期的，未來的；有近期的，著急的；有可能要做的， 有自己承諾過的 對事情進行逐級分類。 第一種分類，它跟

5、時間有密切關(guān)系，是特定時間內(nèi)你要做的事情。 這種事情我推薦用“日程”來管理，比如說：我兩個月前就定好后天要去廣州講課，那 么后天講課它就必須發(fā)生，我不能隨意把時間提前，也不能隨意推遲。假如開課時間提前了， 很多同學就要找我退款， 因為他沒時間上啊， 他甚至還會找我索賠。 而且開課酒店我一般也 是要提前一個月預定，如果把開課時間推遲，很有可能連開課的酒店臨時都很難找到，沒有 開課場地，課就開不成了。 像這類事件就叫作：特定時間發(fā)生的事件。 這類事件我會用日程來管理，日程事件一般用日歷來體現(xiàn)，紙質(zhì)日歷和手機上的日歷都 可以管理此類事件。 這里有一個非常重要的點需要提醒一下：很多人因為收集做得不徹底

6、， 比如只在日歷上 寫工作的事情，生活上的事情沒有寫，這樣就會引發(fā)很多遺漏。因為對遺漏的事件沒有掌控 以致有突發(fā)事件產(chǎn)生，從而導致安排在日歷上的事情也不能夠被完成，這就出大問題了。 所以，對事件進行分類的大前提是做好全面的收集工作！ 對上面說的這種固定日程的事件來講，因為是固定時間的， 所以改起來不太容易， 爽約 要付出很大的代價，所以這類事件不能安排得很多，一定要少而精。 人生中除了特定時間的事件，我們還有大量其他的事件，可能它對時間要求得不太高， 但也是我們的承諾。例如這件事我只需要在某年某月某日這一天完成就行，它并不要求我是 上午完成，還是下午完成，所以我就算是晚上做都可以。再例如我要給

7、某人打個電話，這時 我可以把這件事放在待辦清單中，給它標注一個截止時間， 這一類有截至日的清單事件，我 就會用清單系統(tǒng)來管理。 除此之外還有那些沒有太多時間要求的，比如：打電話投訴一下什么事、 去超市買個日 常用品等等，這些對時間要求更不高，彈性更大，但是在未來某一天可能要做的事，我把 這 一類沒有截止日的事件，也用清單來管理，但是不標注時間。 所以事件可以分為 3類：一是固定日程事件， 二是有截至日的清單事件， 三是沒有截止 日的清單事件。 那么這3類事件的分配比例應(yīng)該是怎么樣的呢？ 日歷上的固定日程事件當然最少啦！ 有截止日的清單事件也不能安排得太多。 有時間限制的事件要安排得少而精，因為

8、事件少，所以易完成，事件一旦完成我們就會 開心，產(chǎn)生積極情緒之后就更有利于下一個事件的完成，人生從此走上良性循環(huán)。 先有意義再有條理 很多人也都會列事務(wù)清單，但在我看來，大部分人列出來的大多都是雜事。把雜事進行 分類和整理，從本質(zhì)上來講是不太可能實現(xiàn)的。這就好比你要整理非常雜亂的汽車后備箱， 有車的人都知道，這真是一件痛苦的事，因為大多數(shù)人整理不好。 這是為什么呢？ 因為我們大多數(shù)人只懂分類，不懂“明確意義”，所以大部分人的整理就僅限于把東西 歸歸位。 所以下面我想要教給大家一個正確并行之有效的整理方式：先有意義，再有條理。 什么是意義，什么是條理呢? 意義，通常指的就是篩選。 條理，通常指的

9、就是分類； 當我們在做事的時候，腦子里突然蹦出了新想法，這時我們要做的就是快速地把它記錄 下來，不能花太多時間在新想法上，只有這樣我們才能活在當下。 我們只能把1%的精力用來做收集，然后再抽出專門的時間來整理自己的“雜事清單” 整理的時候你就會發(fā)現(xiàn)： 有些事情是眼下緊急的，需要盡快處理； 有些事情非常重要，在某年某月某日之前一定要完成； 有些事情不重要，可以把它刪掉了； 有些事情自己還沒有考慮清楚，暫時放入“將來/也許”清單吧 對事務(wù)明確意義就是要：刪除不需要做的；暫時保留還需要醞釀的； 待辦的就放入日歷 和情境清單中。 明確意義意味著我們要進行選擇與取舍。 管理學大師彼得德魯克講： “ 80

10、%的事情不需要做，或者不需要自己做?！?或者在等待時機做的，例如： 這些都是可做可不做，又不緊急 那些需要根據(jù)你的時間、空間和 同時，還有大量的事情是我們暫時還拿不定主意要不要做, 有時間就除除家門口的雜草， 有機會就去坐坐熱氣球等等， 的事。 把這上面說到的兩類事務(wù)去掉，剩下的就是你的承諾。 有截止時間的承諾就放入日歷；沒有截止時間的承諾， 精力去做的事務(wù)，就統(tǒng)一放入情境清單。 為什么要先有意義，再有條理呢？ 因為人活一生，事情是做不完的，我們只能做重要的事。 所以我們需要對每件事進行思考和評估，在明確做它的意義之后，把那些不重要的刪除, 把暫時沒時間做的擱置，剩下的事情就是必須要做的。 這時我們再把必須要做的事務(wù)進行更嚴格地分類，分為日程事務(wù)和情境事務(wù)。 日程性的事務(wù)一定是少的，而