電子文檔管理程序

1、1 目的為了加強(qiáng)公司電子文件的管理，確保公司各種電子文件科學(xué)有序的運(yùn)行、傳遞，規(guī)范電子文件的歸檔和保管程序，特制訂本規(guī)定。2 范圍適用于本公司的電子文件運(yùn)行、管理和歸檔工作。電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)字形式儲(chǔ)存于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。歸檔電子文件：指具有參考和利用價(jià)值，并作為檔案保存的電子文件。3 職責(zé)3.1 綜合管理部負(fù)責(zé)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，隨時(shí)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)更新公司電子文件管理規(guī)范和相關(guān)設(shè)備。3.2 負(fù)責(zé)各類電子文件的驗(yàn)收、整理、建庫(kù)、光盤制作、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等管理工作。3.3 負(fù)責(zé)購(gòu)買、使用、維護(hù)電

2、子文件保存利用的器具和設(shè)施。4 工作程序4.1 電子文件的歸檔類型4.1.1實(shí)體檔案相對(duì)應(yīng)的電子文件的歸檔范圍和保管期限按照文件控制程序中基本歸檔范圍和保管期限執(zhí)行。4.1.2各部門對(duì)電子文件采用可卸載歸檔方式，同紙質(zhì)檔案一并移交。4.1.3電子文件基本數(shù)據(jù)類型定義及其代碼分別為：文本文件（Text，代碼T）指使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)的文件。文本文件中除了存儲(chǔ)有效字符信息（包括能用ASCII碼字符表示的回車、換行等信息） 夕卜，不包含聲音、動(dòng)畫、圖像、視頻等其他任何信息。圖形文件（Graphic,代碼為G）指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，包括幾何圖形和物理量如應(yīng)力、強(qiáng)

3、度等用圖標(biāo)表示的圖形等。計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD ）或繪圖中產(chǎn)生的文件，如設(shè)計(jì)模型、圖紙、圖畫等即為圖形文件。圖像文件（Image，代碼為I）指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的靜態(tài)畫面，如用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片等。視頻文件（Video,代碼為V）指使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫軟件生成的二維、三維動(dòng)畫等各種動(dòng)態(tài)畫面，如數(shù)字影視片、動(dòng)畫片等。音頻文件（Audio,代碼為A）指用音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件生成的文件。用音頻設(shè)備錄入并轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的文件，采樣頻率是單位時(shí)間內(nèi)的采樣次數(shù)，主要有11KHZ（電話質(zhì)量）、22KHZ （ FM調(diào)頻收音機(jī)質(zhì)量）和 44KHZ （ CD

4、質(zhì)量）三種。數(shù)據(jù)庫(kù)文件（Database，代碼為D）指在事務(wù)處理系統(tǒng)中單獨(dú)承擔(dān)文件職責(zé)，或者作為文件的重要組成部分出現(xiàn)的數(shù)據(jù)對(duì)象。計(jì)算機(jī)程序文件（Program,代碼為P）指為處理各種事務(wù)用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編寫的程序，是一種計(jì)算機(jī)軟件。它的形成過(guò)程一般是由程序員編寫“源程序”輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的編譯后執(zhí)行， 有些還要經(jīng)過(guò)連接程序才能執(zhí)行。“源程序”能表明版權(quán)的歸屬，對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件的開(kāi)發(fā)者來(lái)說(shuō)具有重要的保存價(jià)值。多媒體文件（Multimedia,代碼為M）包含上述兩種以上信息形式的文件為“多媒體文件”，這種文件使用多媒體技術(shù)制作，具有復(fù)雜的結(jié)構(gòu)，必須使用多媒體計(jì)算機(jī)復(fù)現(xiàn)。文本文件推薦采用 XML格式

5、，現(xiàn)階段可以收集 PDF、RTF、TXT格式文檔； 圖像文件推薦采用 TIFF或者JPEG格式；視頻或者多媒體文件推薦采用 MPEG或AVI格式；音頻文件推薦采用MP3或WAV格式。數(shù)據(jù)庫(kù)文件應(yīng)能夠以DBF文件格式或通過(guò) XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。通過(guò)格式的電子文 檔，各部門應(yīng)收集一套形成或支持該格式電子文件的通用軟件及其相關(guān)參數(shù) 手冊(cè)、說(shuō)明資料等。特殊的無(wú)法轉(zhuǎn)換為通用格式的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其 特殊的軟硬件環(huán)境、壓縮算法和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。4.1.4規(guī)檔的電子文件中應(yīng)該包括電子文件元數(shù)據(jù)表，電子文件讀目錄，相關(guān)軟件及其他說(shuō)明等，并附上歸檔電子文件登記表。4.1.5保管期限屬于“永久”、“長(zhǎng)期”的

6、電子文件，必須制作至少一份該電子文件 的紙質(zhì)文本同時(shí)歸檔，并建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)與之對(duì)應(yīng)。4.1.6加密的電子文件歸檔前應(yīng)做解密處理，明確其歸檔內(nèi)容。歸檔電子文件名以 文件標(biāo)題（包含副標(biāo)題）命名。工程設(shè)計(jì)電子文件的命名應(yīng)與相應(yīng)圖紙文件 的編號(hào)相同；如同一電子文件中含有數(shù)張圖號(hào)圖紙時(shí)，其命名應(yīng)包含所有圖 號(hào)，如：0801-J0302-061-25.dwg（ 包含了第2張第5張共4張圖號(hào)的圖 紙）或0801-J0302-061-2 、4.dwg（包含了第2張、第4張圖號(hào)的圖紙）；如同 一圖號(hào)的圖紙有數(shù)張，并相對(duì)應(yīng)有數(shù)個(gè)電子文件時(shí)，其電子文件編號(hào)應(yīng)加上 其張數(shù)，女口 0801-J0302-061-2

7、（ P1）.DWG、0801-J0302-061-2（ P2）.DWG。4.2 歸檔電子文件的檢驗(yàn)與移交4.2.1歸檔移交部門應(yīng)當(dāng)于每年第一季度采用可卸載式歸檔方案將上一年度應(yīng)歸檔的電子文件移交給綜合管理部。4.2.2歸檔電子文件的移交內(nèi)容包括歸檔電子文件，電子文件元數(shù)據(jù)表及有關(guān)材料。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用型電子文件，若不能轉(zhuǎn)換，必須將專用軟硬件及相關(guān)技術(shù)資料送交綜合管理部一起備案，并填寫專用 軟硬件設(shè)備登記表。4.2.3歸檔電子文件的移交前，文件形成單位必須認(rèn)真檢測(cè)電子文件，并由檢測(cè)人 員填寫歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表。檢驗(yàn)表一式兩份，一份由綜合管理部歸檔保存，一份由電子文件形

8、成單位保存。檢驗(yàn)內(nèi)容包含： 可讀性：確保電子文件能正常被計(jì)算機(jī)識(shí)別、運(yùn)行，并能準(zhǔn)確讀出。 安全性：用殺毒軟件檢測(cè)歸檔的電子文件，保證電子文件未被病毒感染。齊全性：按歸檔范圍檢查應(yīng)歸檔電子文件全部歸檔。完整性：檢查每份電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件保存一致。綜合管理部按照歸檔范圍與檢驗(yàn)項(xiàng)目對(duì)歸檔電子文件逐一驗(yàn)收。驗(yàn)收合格 后，與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一起辦理移交手續(xù)。4.2.4向綜合管理部移交的電子文件應(yīng)一式兩份，一套封存保管，一套提供利用。4.3 歸檔電子文件的整理4.3.1歸檔電子文件的整理按照國(guó)家規(guī)定的要求進(jìn)行整理。將帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子 文件進(jìn)行分類。同一全宗內(nèi)的電子文件分類方案應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。432把

9、帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行分類、組盤。分類不宜過(guò)細(xì)，要適中。分類 有如下幾種：按年度、部門或問(wèn)題分類；按保管期限分類；按文件格式分：文本文件、圖像文件、圖形文件、視頻文件、音頻文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、計(jì)算機(jī)程序文件、多媒體文件等。按文件類型分：計(jì)算機(jī)程序文件、數(shù)據(jù)文件。按存儲(chǔ)載體類型分：光盤、磁盤、磁帶等。4.3.3在國(guó)家頒布電子文件著錄標(biāo)準(zhǔn)之前，歸檔電子文件應(yīng)按照電子文件登記表的項(xiàng)目進(jìn)行著錄，其他著錄項(xiàng)目根據(jù)各具體情況參考：制作環(huán)境（軟硬件、 版本）、文件類型（圖像、字處理文件）、文件名（包括擴(kuò)展名）、文件來(lái)源 （終端號(hào)、驅(qū)動(dòng)器號(hào)、路徑名等）、背景信息（責(zé)任者、制作時(shí)間、修改時(shí) 間、遷移時(shí)間、相關(guān)

10、文件）、存放載體的編號(hào)，并將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄 和紙質(zhì)目錄。4.4 歸檔電子文件的存儲(chǔ)、保管和利用4.4.1 如有檔案管理系統(tǒng)，其中歸檔電子文件存儲(chǔ)在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，綜合管理部 每年對(duì)電子文件進(jìn)行備份。4.4.2 不在檔案管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)，以及從檔案管理系統(tǒng)中集中下載、脫機(jī)保管的 電子文件的存儲(chǔ)，使用不可擦除型光盤作為電子文件的存儲(chǔ)載體，并依據(jù)檔案編制規(guī)則標(biāo)注檔號(hào)。4.4.3 光盤刻錄一式兩份，一套封存保管，一套提供利用。兩套光盤分開(kāi)保管。4.4.4 光盤保管環(huán)境：環(huán)境溫度在14 C -20 C之間，相對(duì)濕度在 35%-45%之間;遠(yuǎn)離熱源、酸堿等有害氣體和強(qiáng)磁場(chǎng)；光盤不得擦除、刻劃、觸摸盤片裸 露處，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰塵和污垢，避免陽(yáng)光 直射。4.4.5 光盤檢測(cè)與維護(hù)：綜合管理部要對(duì)存儲(chǔ)電子文件的光盤每?jī)赡赀M(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢查，抽檢率不低于20%，如發(fā)現(xiàn)光盤損壞或出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)該及時(shí)采取拷貝等恢復(fù)措施；如果軟硬件平臺(tái)發(fā)生改變，則應(yīng)及時(shí)檢測(cè)電子文件 的讀取情況，必要時(shí)做好電子文件及電子文件載體的轉(zhuǎn)換工作