通用OA辦公自動(dòng)化解決方案

1、通用 OA辦公自動(dòng)化解決方案1.1概述自計(jì)算機(jī)應(yīng)用于管理領(lǐng)域以來，短短的 30 多年中，發(fā)生了驚人的變化：在信息系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用方面的進(jìn)展相當(dāng)神速，從 EDP到 MIS、OA、DSS、CIMS的開發(fā)，乃至當(dāng)今“信息高速公路”、“信息港”、“政府上網(wǎng)工程”、“電子商務(wù)”、“企業(yè)上網(wǎng)工程” 的建設(shè)，信息系統(tǒng)工程的建設(shè)浪潮一浪高過一浪； 信息系統(tǒng)建設(shè)的三大支柱（管理科學(xué)、信息技術(shù)、系統(tǒng)理論）的新成果不斷涌現(xiàn)，尤其是信息技術(shù)（包括信息理論、計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)）的發(fā)展日新月異。我們正處在從“工業(yè)社會(huì)”向“信息社會(huì)”過渡的偉大時(shí)代！在向信息化社會(huì)的過渡過程中，每一個(gè)企業(yè)都需要緊跟時(shí)代的發(fā)展， 保持企業(yè)

2、的競爭力和對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的管理能力。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到企業(yè)的日常工作中，大量的公文、報(bào)告、報(bào)表、數(shù)據(jù)等各類信息量越來越大，涉及到的部門、合作伙伴越來越廣泛。傳統(tǒng)的手工處理方式， 文件、報(bào)表的傳遞方式和信息的利用方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，影響了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和業(yè)務(wù)的發(fā)展， 迫切需要利用已經(jīng)擁有的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化，加快內(nèi)部的信息流通與信息的有效利用。從大部分企業(yè)的現(xiàn)狀來看， 雖然迫切需要實(shí)現(xiàn)信息化， 但是，企業(yè)的許多現(xiàn)實(shí)情況制約企業(yè)信息化的發(fā)展，主要的問題有：沒有合適的應(yīng)用軟件雖然擁有一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，但是沒有支持網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的應(yīng)用軟件， 即使建成內(nèi)部的計(jì)

3、算機(jī)網(wǎng)絡(luò)， 也沒有改善信息化應(yīng)用的狀態(tài)。一些部門和業(yè)務(wù)購買通用的業(yè)務(wù)管理軟件， 一定程度上實(shí)現(xiàn)個(gè)別業(yè)務(wù)的信息化，解決了部門的一些問題， 但是，對(duì)企業(yè)管理者而言， 得到的信息很少，沒有發(fā)揮出計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用。技術(shù)隊(duì)伍匱乏很多企業(yè)沒有專門的信息管理部門和專職的技術(shù)人員，缺乏對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)的規(guī)劃和信息應(yīng)用系統(tǒng)的管理。信息化建設(shè)的目標(biāo)不明確信息化建設(shè)對(duì)每一個(gè)企業(yè)來講都是新事物，不知道如何才能夠?qū)崿F(xiàn)信息化，不清楚第一步該如何走。偏重于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)管理和輔助決策分析系統(tǒng)的建設(shè)投入不夠，使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建設(shè)停留在數(shù)據(jù)處理階段，沒有上升到信息資源利用的高度。無法直接從各級(jí)、各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中采集

4、數(shù)據(jù)，并加以綜合利用。大部分員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平比較低。OA通用信息管理平臺(tái)是專門為上述這樣一類用戶設(shè)計(jì)的信息管理系統(tǒng)。作為一個(gè)通用的產(chǎn)品，提供大部分用戶所需要的基本信息化管理功能和基本需求；力求減少一般用戶和系統(tǒng)管理員的使用和管理難度，減少系統(tǒng)使用的培訓(xùn)和維護(hù)；提供相當(dāng)?shù)撵`活性， 使得企業(yè)用戶可以按照本企業(yè)的特點(diǎn)構(gòu)建符合企業(yè)需要的信息化管理系統(tǒng)， 并且有很好的系統(tǒng)擴(kuò)展能力和與其他系統(tǒng)的兼容能力、 信息共享能力；力求做到投資少， 并且迅速見到投資成效， 使企業(yè)的信息系統(tǒng)發(fā)揮作用，為企業(yè)創(chuàng)造效益。1.2設(shè)計(jì)目標(biāo)OA信息管理平臺(tái)是以開放、 先進(jìn)的 Intranet/Web 技術(shù)為核心的新一代信息處

5、理集成系統(tǒng)。通過它的建設(shè)將以計(jì)算機(jī)最新并成熟的技術(shù)為依托， 提高企業(yè)信息化水平，在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)信息資源共享和流通， 為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解情況， 為宏觀管理和科學(xué)決策提供高效便利的服務(wù)， 單位員工及時(shí)掌握各方面動(dòng)態(tài)， 改善辦公條件，使得單位的管理更加高效化、規(guī)范化和科學(xué)化。OA信息管理平臺(tái)提供開放、安全和可管理的信息共享、業(yè)務(wù)處理和協(xié)同工作的平臺(tái)，能夠滿足單位內(nèi)部事務(wù)處理需要。 它主要是面向單位計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)規(guī)模在幾十臺(tái)到幾百臺(tái)，主要應(yīng)用為：信息共享、資料管理、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)查詢、公文處理、審批處理、電子郵件、報(bào)表數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)挖掘、內(nèi)部銀行等業(yè)務(wù)處理、內(nèi)部辦公和協(xié)同工作，使單位內(nèi)部信息管理和辦公水平更加規(guī)

6、范和快捷，提高工作效率。采用 OA信息管理平臺(tái)構(gòu)建的信息管理系統(tǒng)可以達(dá)到以下目標(biāo)：1.2.1形成連接單位內(nèi)各個(gè)部門的信息網(wǎng)絡(luò)單位內(nèi)部各個(gè)部門的員工都可以在網(wǎng)絡(luò)上獲取與工作相關(guān)的信息；不同的部門和個(gè)人有不同的信息訪問權(quán)限；非本地部門和外出人員可以遠(yuǎn)程訪問信息系統(tǒng)；瀏覽器模式的內(nèi)部和外部的電子郵件。1.2.2平臺(tái)化設(shè)計(jì)，可自行規(guī)劃，始終符合用戶需要完全按照用戶需要，自行規(guī)劃、建立全部的信息管理項(xiàng)目和內(nèi)容；根據(jù)本單位信息管理需要，選擇使用平臺(tái)提供的功能模塊，或者專門定制的功能模塊。用商品化產(chǎn)品的價(jià)格，享受量身定制的服務(wù)；隨著信息管理需求的變化，管理員可以自行增加、調(diào)整信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和用戶權(quán)限。1.2

7、.3跨平臺(tái)的信息連通提供與各種數(shù)據(jù)庫連接的接口，可以直接訪問現(xiàn)有的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，如：財(cái)務(wù)、人事等；1.2.4信息化成效信息傳輸?shù)淖詣?dòng)化：公文、信息、報(bào)表、報(bào)告等傳輸將由系統(tǒng)自動(dòng)完成，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門只需要進(jìn)行簡單的點(diǎn)擊操作， 就可以完成所應(yīng)完成的工作， 全面掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)的狀態(tài)，解除了打印、制表、交接、簽字、運(yùn)輸?shù)确彪s的過程。信息獲取的快速化：以前需要翻箱倒柜才能查詢到的信息，現(xiàn)在只需要幾分鐘甚至幾秒種即可獲取。充分利用信息資源：可以將企業(yè)的各類信息資源組織到信息管理系統(tǒng)中，人、財(cái)、物等相關(guān)文件、報(bào)表、數(shù)據(jù)等信息等資源由計(jì)算機(jī)統(tǒng)一管理，可以充分利用，發(fā)揮更大的效益。辦公過程的規(guī)范化：通過辦公自動(dòng)化

8、系統(tǒng)的實(shí)施，將促進(jìn)辦公過程的規(guī)范化，公文、檔案、會(huì)議、交辦、請(qǐng)示、審批、日程安排等通用辦公事務(wù)都將依據(jù)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)處理要求， 形成標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化的計(jì)算機(jī)流程處理，管理進(jìn)一步科學(xué)化。各種業(yè)務(wù)報(bào)表的統(tǒng)計(jì)、匯總、分析，數(shù)據(jù)的挖掘，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門的決策提供支持信息。通過網(wǎng)絡(luò)，員工在工作中的交流、協(xié)作、溝通更為方便快捷，消除時(shí)間、空間距離上的障礙。第二章系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則建立一個(gè)實(shí)用信息系統(tǒng)涉及單位的各個(gè)部門、各項(xiàng)業(yè)務(wù)和全體人員， 是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。采用OA信息管理平臺(tái)建立的信息管理系統(tǒng)遵循以下基本原則：2.1易用的原則參照國內(nèi)外信息系統(tǒng)的成功與失敗的經(jīng)驗(yàn)，不論一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的功能有多么龐大，如果不能讓使用者

9、掌握，也不能發(fā)揮作用。信息管理系統(tǒng)不同于財(cái)務(wù)、人事等業(yè)務(wù)軟件， 只需要少數(shù)人經(jīng)過培訓(xùn)、 掌握使用方法就可以， 而是涉及各個(gè)工作崗位的人員， 特別是單位的領(lǐng)導(dǎo)， 如果信息系統(tǒng)只是領(lǐng)導(dǎo)者部門掌握使用， 信息管理系統(tǒng)就失去了重要的作用。 信息化的目的不是為了單純的擁有現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，而是為了提高管理能力和運(yùn)行效率。 信息化建設(shè)不是一朝一夕的工作， 需要不斷地發(fā)展和完善，需要在發(fā)展中完善，在完善中發(fā)展。2.2整體性保障原則信息管理系統(tǒng)是政府、 企業(yè)的數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)， 每個(gè)部門、 每個(gè)員工都可以通過信息管理系統(tǒng)發(fā)布信息、 獲取信息， 它需要與各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)有通暢的信息接口， 充分利用原有系統(tǒng)，保護(hù)投資。 O

10、A信息管理平臺(tái)采用平臺(tái)化結(jié)構(gòu)，平臺(tái)上的功能模塊就像建筑模塊一樣， 用戶可以按照本單位的需要， 構(gòu)建符合自己需要的信息大廈。這些模塊可以獨(dú)立升級(jí)、增添、或自行設(shè)計(jì)開發(fā)，以保證信息系統(tǒng)的發(fā)展和完善。2.3實(shí)用性與適應(yīng)性原則實(shí)用性是衡量軟件質(zhì)量體系中最重要的指標(biāo)，是否與業(yè)務(wù)緊密的結(jié)合， 是否具有嚴(yán)格的業(yè)務(wù)針對(duì)性， 是系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵因素。 因此，每一個(gè)提交給用戶手上的系統(tǒng)都應(yīng)該是實(shí)用的，解決問題的。適應(yīng)性是軟件質(zhì)量體系中重要的指標(biāo)之一，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)從最開始就應(yīng)該以適應(yīng)于多種運(yùn)行環(huán)境，而且還必須具有應(yīng)變能力，以適應(yīng)未來變化的環(huán)境和需求。2.4先進(jìn)性與發(fā)展性原則采用當(dāng)代最新技術(shù)，建立一種新概念的、開放的現(xiàn)代

11、管理和辦公環(huán)境，它以TCP/IP 、廣域網(wǎng)互連、路由、防火墻和網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)為核心，建立一個(gè)安全可靠的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)。利用世界最新的Intranet、ASP、 HTML超文本，結(jié)合 OA信息管理平臺(tái)思想的獨(dú)特設(shè)計(jì)，建立一個(gè)開放的信息資源管理平臺(tái)。利用數(shù)據(jù)庫及分布式處理技術(shù)、 模塊化功能設(shè)計(jì)，構(gòu)造信息存儲(chǔ)與事務(wù)處理平臺(tái)。第三章信息管理平臺(tái)的架構(gòu)3.1平臺(tái)的架構(gòu)3.1.1信息化的主要內(nèi)容政府、企事業(yè)單位的信息化建設(shè)是一個(gè)集辦公自動(dòng)化、 業(yè)務(wù)管理、 領(lǐng)導(dǎo)決策等應(yīng)用為一體綜合信息管理系統(tǒng)，是一個(gè)應(yīng)用覆蓋面廣泛，涉及部門多的應(yīng)用系統(tǒng)。財(cái)務(wù)、人事、或業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)往往只是涉及一個(gè)部門， 或者一部分人員使用的業(yè)務(wù)

12、管理系統(tǒng)。而整個(gè)單位的信息化涉及各個(gè)部門和各項(xiàng)業(yè)務(wù)， 使用人員包括單位的最高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、 管理部門和全體員工。 因此，政府和企業(yè)的信息化是一個(gè)涉及面廣泛的綜合信息管理系統(tǒng)。每個(gè)單位的信息管理系統(tǒng)反映一個(gè)單位的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、管理模式和管理風(fēng)格。即使同一個(gè)行業(yè)的用戶， 也有各自的管理方式和特點(diǎn)，因此，用戶對(duì)本單位的信息化有很多個(gè)性化的需求。 我們把信息化應(yīng)用分為三個(gè)方面的內(nèi)容：通用辦公應(yīng)用、業(yè)務(wù)管理和決策支持。 通用辦公應(yīng)用是各個(gè)單位在日常運(yùn)行中最基本的信息化需求，例如：信息共享、信息檢索、文件管理、電子郵件、請(qǐng)示與審批、公文處理、常用信息管理、會(huì)議管理、工作計(jì)劃、出差管理等等。但是，每個(gè)單位在構(gòu)建本單位

13、的信息管理系統(tǒng)時(shí)，需要將這些功能進(jìn)行有效的組織，使之符合本單位的管理工作的需要。業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)有很強(qiáng)的行業(yè)特點(diǎn)，政府部門、企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)、學(xué)校等單位都有各自的業(yè)務(wù)需求。決策支持系統(tǒng)是對(duì)單位各個(gè)部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合性分析的基礎(chǔ)上，為科學(xué)決策提供信息支持。3.1.2信息管理平臺(tái)的架構(gòu)信息管理平臺(tái)， 將主要依據(jù) Internet/Intranet的建設(shè)原則， 在先進(jìn)、實(shí)用的基本網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)基礎(chǔ)上，使用“客戶 /WWW服務(wù)器 / 應(yīng)用服務(wù)器 / 數(shù)據(jù)庫服務(wù)器”的結(jié)構(gòu)來構(gòu)造單位內(nèi)部的信息管理系統(tǒng)。 客戶端采用瀏覽器模式使信息管理系統(tǒng)的易用性更強(qiáng)， 客戶端不需要安裝專用的客戶端軟件， 使整個(gè)系統(tǒng)的管理維護(hù)工作

14、大量減少。特別是作為整個(gè)單位的信息化， 系統(tǒng)的用戶數(shù)量多， 涉及的部門多，而且可能還有遠(yuǎn)程的用戶， 如果需要維護(hù)客戶端的軟件系統(tǒng)， 將會(huì)導(dǎo)致許多客戶端系統(tǒng)需要大量安裝、 調(diào)試工作， 影響整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。 用瀏覽器作為統(tǒng)一的信息訪問工具， 避免訪問各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)是需要啟動(dòng)、 進(jìn)入不同編程工具設(shè)計(jì)的應(yīng)用系統(tǒng)， 更有利于管理人員使用計(jì)算機(jī)獲取各個(gè)方面的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。 系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)示意圖如下所示：3.1.3平臺(tái)的構(gòu)成OA是一個(gè)通用的信息管理平臺(tái)，平臺(tái)主要包含四個(gè)主要部分：用戶管理、欄目管理、權(quán)限管理和功能模塊庫。用戶管理：按照用戶所屬的部門、職務(wù)、業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行分組管理，支持 NT多域用戶和非 NT用戶

15、；欄目管理：用于規(guī)劃本單位信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容。按照組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)分類、功能需要設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)的欄目， 每個(gè)欄目還可以選擇連接一個(gè)功能模塊， 實(shí)現(xiàn)需要的信息管理功能；權(quán)限管理：按照用戶的身份提供用戶有權(quán)使用的欄目和功能模塊的使用權(quán)限。功能模塊庫：提供用戶構(gòu)建信息管理系統(tǒng)是需要的各種功能， 包括通用辦公模塊、業(yè)務(wù)管理模塊、 決策支持三方面的信息管理模塊。 用戶還可以按照系統(tǒng)要求的接口標(biāo)準(zhǔn)，自行設(shè)計(jì)專用功能模塊。信息管理平臺(tái)的模式主要目的是為用戶提供一個(gè)自由設(shè)計(jì)符合個(gè)性化需要的信息管理系統(tǒng)， 并且可以滿足用戶不斷提高的信息化需求， 努力做到一次投資， 終生享用。不論用戶屬于哪種行業(yè)類型， 對(duì)用戶管理

16、、 欄目管理和權(quán)限管理的需要是共同的，只是對(duì)功能模塊的需求不同。因此， OA給用戶提供了一個(gè)構(gòu)建真正屬于自己、符合本單位需要的信息管理系統(tǒng)。信息管理平臺(tái)的結(jié)構(gòu)圖如下：通過用戶權(quán)限的管理， 不同身份的用戶進(jìn)入系統(tǒng)以后， 可以見到、 使用的欄目是不同的，也就是說， 如果沒有某項(xiàng)功能的使用權(quán)限就不能得到相關(guān)的信息。 對(duì)于單位內(nèi)部的信息管理來講， 權(quán)限的管理十分重要， 某些信息只能領(lǐng)導(dǎo)掌握， 某些信息只能相關(guān)部門掌握， 沒有權(quán)限的管理， 就不可能在網(wǎng)絡(luò)上安全共享與業(yè)務(wù)有關(guān)的信息。功能模塊是實(shí)現(xiàn)信息處理的子系統(tǒng)， 用戶可以根據(jù)信息系統(tǒng)的需要選擇適當(dāng)?shù)墓δ苣K實(shí)現(xiàn)信息化處理。 系統(tǒng)提供很多功能模塊， 也提

17、供可選擇購買的功能模塊。系統(tǒng)功能的模塊化是 OA信息管理平臺(tái)的重要特點(diǎn)，類似搭積木的方式，選擇需要的模塊，用戶就可以構(gòu)造符合自己業(yè)務(wù)需要的信息管理系統(tǒng)。 新模塊和升級(jí)模塊可以直接添加到系統(tǒng)的模塊庫。 公司將不斷為用戶提供更多的信息處理模塊和原有模塊的升級(jí)版， 為用戶提供更好的信息服務(wù)。 用戶也可以按照系統(tǒng)的接口標(biāo)準(zhǔn)自行設(shè)計(jì)適合自己業(yè)務(wù)信息處理需要的專用模塊。3.2系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)：服務(wù)器（數(shù)據(jù)庫、文件服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器）、客戶端、遠(yuǎn)程訪問。3.2.1基本的運(yùn)行環(huán)境OA信息管理平臺(tái)是運(yùn)行在服務(wù)器上的應(yīng)用系統(tǒng)，最低的運(yùn)行環(huán)境需要一臺(tái)服務(wù)器，安裝 Windows NT Server 、Wind

18、ows 2000 Advance Server 或者 Windows 2 000 Server ，系統(tǒng)需要的數(shù)據(jù)庫是 MS SQL Server7.0 ，或者 MS SQL Server 2000。系統(tǒng)還需要 Internet Information Server (IIS)構(gòu)成 Web服務(wù)器， IIS包含在 Windows NT Server 或 Windows 2000 Server 的安裝盤上。客戶端只需要安裝 Windows 95 以上的版本，使用 IE4.01 以上版本的瀏覽器。 不需要在客戶端安裝專門的軟件。當(dāng)用戶數(shù)量比較多， 且用戶訪問量很大時(shí)， 可以考慮將 Web服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫

19、服務(wù)器分別設(shè)在兩臺(tái)服務(wù)器上，提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率。系統(tǒng)的構(gòu)成3.2.2單主域系統(tǒng)單主域系統(tǒng)是在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中只有一個(gè)主域服務(wù)器。OA信息管理平臺(tái)可以安裝在網(wǎng)絡(luò)上的任何一臺(tái)服務(wù)器上。 管理平臺(tái)的用戶管理系統(tǒng)從主控域服務(wù)器讀取用戶賬戶，進(jìn)行用戶的分組和管理。3.2.3多主域系統(tǒng)多主域系統(tǒng)是在整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中有多個(gè)主域服務(wù)器。OA信息管理平臺(tái)可以安裝在網(wǎng)絡(luò)上的任何一臺(tái)服務(wù)器上。 管理平臺(tái)的用戶管理系統(tǒng)從各個(gè)主控域服務(wù)器讀取用戶賬戶，進(jìn)行用戶的分組和管理。3.2.4廣域網(wǎng)有遠(yuǎn)程分支機(jī)構(gòu)，或出差用戶時(shí)，需要廣域網(wǎng)的支持。 遠(yuǎn)程用戶可以用遠(yuǎn)程撥號(hào)、專線等方式實(shí)現(xiàn)訪問信息系統(tǒng)， 通過用戶身份的驗(yàn)證確保系統(tǒng)的安全。

20、當(dāng)系統(tǒng)連接互聯(lián)網(wǎng)時(shí)，需要另外的安全考慮。3.3數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的組織、管理、安全及可靠性保障， 并為各種應(yīng)用提供數(shù)據(jù)訪問、存儲(chǔ)等服務(wù)。信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的信息包含大量結(jié)構(gòu)化信息和非結(jié)構(gòu)化信息數(shù)據(jù)， 也涉及多媒體數(shù)據(jù)信息。 業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要是以數(shù)據(jù)信息為主，決策支持需要數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)的支持。 小型個(gè)人數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)難以支持單位信息化系統(tǒng)的要求， OA信息管理平臺(tái)選擇MS SQL Server 作為信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。3.4電子郵件系統(tǒng)電子郵件是 OA信息管理平臺(tái)的一個(gè)重要功能模塊， 它主要包含兩個(gè)功能： 1）內(nèi)部員工的電子郵件； 2）收發(fā)員工的外部郵件。內(nèi)部郵件 內(nèi)部郵件系統(tǒng)使用戶

21、不必投資建立專門的郵件服務(wù)器，就可以使內(nèi)部員工之間可以通過內(nèi)部郵件實(shí)現(xiàn)協(xié)作、 溝通、交流。而且沒有郵件服務(wù)器的復(fù)雜配置和管理，特別適合單位內(nèi)部的日常工作。外部郵件外部郵件實(shí)現(xiàn)收發(fā)、管理員工外部郵件的功能。在系統(tǒng)服務(wù)器上建立郵件代理服務(wù)， 可以自動(dòng)接收外部的電子郵件， 并分發(fā)給收件人。 員工提交的外部郵件，由代理服務(wù)器代理發(fā)出。 外部郵件模塊為網(wǎng)絡(luò)的管理和郵件的使用提供方便。3.5網(wǎng)絡(luò)協(xié)議網(wǎng)絡(luò)協(xié)議建議采用 TCP/IP。通過 TCP/IP 可以十分方便地將異種機(jī)型、異種操作系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)構(gòu)成單一協(xié)議的異種機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò) TCP/IP 網(wǎng)絡(luò)，事實(shí)上 TC P/IP 也是現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)協(xié)議中一種通行的標(biāo)準(zhǔn)。

22、3.6操作系統(tǒng)整個(gè)信息系統(tǒng)的性能不僅取決于硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的性能， 以及應(yīng)用軟件的性能，很大程度上也取決于系統(tǒng)軟件，特別是操作系統(tǒng)的性能。采用Browser/Server （ B/S）、Intranet/Internet體系結(jié)構(gòu)后，與數(shù)據(jù)庫有關(guān)的操作都將由服務(wù)器來完成，操作系統(tǒng)性能的好壞對(duì)于整個(gè)管理信息系統(tǒng)建設(shè)具有十分重要的意義。目前，從性能上講，UNIX操作系統(tǒng)在某些方面優(yōu)于Windows NT，在以往企業(yè)級(jí)系統(tǒng)中，UNIX操作系統(tǒng)占有主導(dǎo)地位。但是，隨著Microsoft公司將WindowsNT操作系統(tǒng)做為下一個(gè)世紀(jì)的主導(dǎo)產(chǎn)品，其最新版本的性能越來越靠近UNIX，又由于Windows N

23、T具有網(wǎng)管能力強(qiáng)，Internet/Intranet集成度高，易維護(hù)、跨平臺(tái)能力好，有較好的性能價(jià)格比等等優(yōu)勢，使得Windows NT在企業(yè)級(jí)應(yīng)用中，逐漸占據(jù)越來越大的市場份額。3.7系統(tǒng)安全系統(tǒng)的安全主要包括兩部分， 即系統(tǒng)運(yùn)行的安全和信息的安全。系統(tǒng)運(yùn)行的安全是保證系統(tǒng)正常的運(yùn)行和防止系統(tǒng)被惡意攻擊。信息的安全是保證信息的完整性、保密性。為了保證系統(tǒng)的安全，有以下防范措施供網(wǎng)絡(luò)建設(shè)時(shí)考慮：3.7.1互聯(lián)管理的措施a) 用網(wǎng)關(guān)或電子郵件。單位的信息管理系統(tǒng)有時(shí)需要與分支結(jié)構(gòu)、下屬部門，或合作伙伴的互聯(lián)， 為了信息的安全， 建議采用網(wǎng)關(guān)或電子郵件的方式。 對(duì)于非本單位的人員一般不允許直接、透

24、明地訪問本網(wǎng)絡(luò)。b) 從物理上與 Internet 斷開。物理上斷開從根本上防止黑客隊(duì)網(wǎng)絡(luò)的攻擊， 但是也造成使用的不方便。 針對(duì)此問題， 我們可以采用一種相對(duì)安全的方案： 允許Intranet用戶訪問 Internet；禁止 Internet用戶進(jìn)入 Intranet。利用防火墻技術(shù)建立一個(gè)停火區(qū)，將 Intranet網(wǎng)絡(luò)和 Internet隔離開。首先在?；饏^(qū)中用一個(gè)具有數(shù)據(jù)包過濾功能的篩選路由器，通過檢查流經(jīng)該路由器上數(shù)據(jù)包的 IP 地址狀態(tài)，判斷數(shù)據(jù)包IP 地址是通信之中的IP 還是請(qǐng)求連接的 IP ；將來自 Internet的請(qǐng)求連接的 IP 數(shù)據(jù)包阻止在篩選路由器之外， 實(shí)現(xiàn)初步安

25、全。然后用代理服務(wù)器在應(yīng)用層將Intranet與 Internet相連，所有 Intranet用戶對(duì) Internet 的訪問都用該代理服務(wù)器來完成，通過網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換（ NAT）將 Int ranet 的網(wǎng)絡(luò)地址隱藏起來，對(duì) Internet 來的訪問，代理服務(wù)器不對(duì)其提供任何服務(wù)，從而阻止 Internet 對(duì) Intranet 的闖入；而且代理服務(wù)具有身份驗(yàn)證和日志功能，可以用于實(shí)施對(duì)數(shù)據(jù)流監(jiān)控、過濾、記錄。c) 移動(dòng)辦公安全。 系統(tǒng)為移動(dòng)辦公提供了拔號(hào)上網(wǎng)的接口， 為防止外部的入侵，需配置身份驗(yàn)證服務(wù)器， 確定用戶的身份和權(quán)限； 還可以在拔號(hào)服務(wù)器和移動(dòng)辦公用戶間實(shí)現(xiàn)傳輸加密。3.7.2

26、口令保護(hù)為了防止非法用戶不合法的存取信息， 應(yīng)對(duì)用戶的存取資格和權(quán)限進(jìn)行檢查。 在系統(tǒng)中口令選擇足夠的碼長， 一般性用戶口令的字符長度不低于 8 位，而且要經(jīng)常的變換。3.7.3存取控制在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)時(shí)通過對(duì)數(shù)據(jù)重要性、 保密性、公開性及使用者的分析， 把網(wǎng)絡(luò)劃分為不同的網(wǎng)段， 或劃分為不同的工作組； 通過信息系統(tǒng)的管理人員對(duì)工作組和用戶不同操作的授權(quán)， 可以控制用戶對(duì)信息源不同級(jí)別操作， 防止對(duì)信息非法的訪問、修改、刪除，保證數(shù)據(jù)的安全與保密。3.7.4審計(jì)管理系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件應(yīng)具有強(qiáng)大的日志能力。 對(duì)于任何被保護(hù)的數(shù)據(jù)資源 （如數(shù)據(jù)庫文件）的存取、刪除、修改等操作的時(shí)間、操作的用戶等等信息都

27、有詳細(xì)記錄，提供審計(jì)功能。3.7.5信息加密在網(wǎng)絡(luò)中，信息存儲(chǔ)介質(zhì)和信息傳輸通道是共享的， 所以必須對(duì)信息加密。 主要的加密方式分為傳輸數(shù)據(jù)加密和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的加密。傳輸信息的加密： 傳輸數(shù)據(jù)的加密可以采用數(shù)據(jù)鏈路加密和端到端加密。其中數(shù)據(jù)鏈路加密是對(duì)兩個(gè)節(jié)點(diǎn)之間的單獨(dú)通信線路上數(shù)據(jù)進(jìn)行加密保護(hù)；端到端加密為網(wǎng)絡(luò)提供從源到目的的傳輸加密保護(hù)。存儲(chǔ)數(shù)據(jù)加密： 存儲(chǔ)數(shù)據(jù)加密保護(hù)是針對(duì)記錄媒體的信息進(jìn)行密碼化保護(hù)。只有獲得正確密鑰的用戶才有權(quán)共享文件。 加密的目的主要防止偷讀、 冒充其他用戶存取、非法復(fù)制等。3.7.6計(jì)算機(jī)病毒的防治計(jì)算機(jī)病毒種類繁多， 危害極大，輕者影響系統(tǒng)的運(yùn)行性能， 重者破壞系統(tǒng)

28、數(shù)據(jù)，使系統(tǒng)陷于癱瘓。對(duì)此必須對(duì)計(jì)算機(jī)病毒采取嚴(yán)密的防范措施：未經(jīng)信息中心的許可，不得使用可移動(dòng)介質(zhì)（軟、光盤等）進(jìn)行程序、信息的復(fù)制與傳遞。定期或不定期的進(jìn)行病毒的防治檢查，系統(tǒng)中應(yīng)配有公安部門認(rèn)可的安全可靠軟硬件殺病毒、防病毒產(chǎn)品。系統(tǒng)管理員定期和不定期方式清除集團(tuán)公司所有終端計(jì)算機(jī)病毒；同時(shí)各終端上配置防病毒軟件， 用戶可自行進(jìn)行病毒的清除和預(yù)防，可以設(shè)置終端進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒自動(dòng)防治。3.7.7安全意識(shí)教育與嚴(yán)格的管理制度在系統(tǒng)中最重要的安全保密因素是操作人員，以上所有的安全都是由操作人員來實(shí)現(xiàn)的，所以必要的安全意識(shí)教育與嚴(yán)格的管理制度是系統(tǒng)安全與保密的重要組成部分。第四章主要功能4.1信

29、息系統(tǒng)的組成OA信息管理平臺(tái)具有信息發(fā)布，文件管理，公文管理，電子郵件，會(huì)議管理，審批管理，人事與組織機(jī)構(gòu)管理，日常辦公系統(tǒng)，應(yīng)用向?qū)?，外?lián)數(shù)據(jù)庫，手寫批注，決策支持，信息系統(tǒng)的管理與維護(hù)和文件查詢的功能。將單位內(nèi)部、分散在各部門和個(gè)人管理的文件集中、統(tǒng)一管理在單位內(nèi)部的信息管理系統(tǒng)中。而且通過欄目、權(quán)限構(gòu)成的信息共享管理機(jī)制，使文件的使用更方便，管理更安全。4.1.1 OA 的登錄與欄目的顯示形式登錄網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之后，啟動(dòng)瀏覽器(IE) ，輸入管理員提供的平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)地址。彈出1024*768，800*600 自適應(yīng)界面。登錄用戶名由系統(tǒng)自動(dòng)填入，用戶只需輸入密碼，單擊“確認(rèn)”按鈕，即可登錄成功。進(jìn)

30、入平臺(tái)后，系統(tǒng)會(huì)提示您下載控件，此控件將屏蔽您的IE 菜單欄，使您在使用本系統(tǒng)時(shí)IE 處于全屏狀態(tài)，不會(huì)對(duì)瀏覽其它頁面造成影響。在平臺(tái)的左側(cè)可以看到平臺(tái)的功能列表，列表的上方有三個(gè)欄目標(biāo)簽：首頁、常用、全部。4.2信息發(fā)布4.2.1信息發(fā)布信息發(fā)布也可以叫作電子公告板。相當(dāng)于日常辦公中的公告板，提供發(fā)布各種信息的功能。如：公告、通知或啟事等。信息發(fā)布采用向?qū)降男畔l(fā)布模板，將企事業(yè)內(nèi)部的信息發(fā)布進(jìn)行管理， 通過后臺(tái)管理器將其連接到欄目或模塊中，它具有信息發(fā)布、維護(hù)、查詢、歸檔、歸檔查詢等綜合的信息發(fā)布功能。對(duì)于信息發(fā)布的查詢， 維護(hù)，歸檔等權(quán)限可以在后臺(tái)進(jìn)行控制， 發(fā)布的權(quán)限是用欄目來區(qū)分。

31、 工作中常用的文本信息，如：通知、報(bào)告、項(xiàng)目方案、宣傳資料、規(guī)章制度等，按照組織機(jī)構(gòu)，或者業(yè)務(wù)的分類，設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)的欄目。 各類信息或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)布到網(wǎng)上，以方便用戶查詢。查閱網(wǎng)上發(fā)布的信息、必須具有系統(tǒng)授予用戶的權(quán)限。發(fā)布信息的模塊通過管理器連接在客戶端指定欄目下。 過時(shí)的信息、文件可以做文件歸檔處理，或者刪除操作，也可系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行歸檔或刪除管理。 根據(jù)需要設(shè)置欄目，按部門、人員設(shè)置發(fā)布、查詢、維護(hù)的權(quán)限，模板相同的信息、文件可進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)。需要領(lǐng)導(dǎo)審批的信息文件發(fā)布后，需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批后才會(huì)顯示出來。4.2.2信息發(fā)布模板信息發(fā)布模板是信息發(fā)布的向?qū)А?模板規(guī)定了信息發(fā)布時(shí)所包含的信息項(xiàng)目和形式

32、，可以在系統(tǒng)維護(hù)欄目里進(jìn)行定義，目前模板提供 6 個(gè)字段， 1 個(gè)大文本字段，也可以帶附件。附件的保存方式有兩種： 1. 保存到數(shù)據(jù)庫（ SQL SERVER）；2. 保存到文件夾，可選擇是否立即可見和是否到期自動(dòng)歸檔或刪除。定義完的信息發(fā)布模板，可以鏈接到某一欄目，這樣就確定了欄目。系統(tǒng)的管理員能夠根據(jù)信息系統(tǒng)的欄目設(shè)置，設(shè)計(jì)多個(gè)模板。例如：公告、規(guī)章制度、項(xiàng)目方案等都可以設(shè)置專用的模板，一個(gè)信息模板可被多個(gè)欄目鏈接。4.2.3最新消息最新消息實(shí)際上是一個(gè)搜索引擎。是查詢本級(jí)及以下各級(jí)欄目中是否有最新發(fā)布的信息。 用戶可以按照最近的天數(shù)， 或者信息包含的關(guān)鍵字來搜索信息。 信息管理平臺(tái)上可以

33、建立很多的信息欄目（最多可達(dá)一百萬個(gè)欄目），每個(gè)欄目下的內(nèi)容都會(huì)經(jīng)常更新。 最新消息可以幫助你知道哪些欄目下有最新發(fā)布的信息。 最新消息是查詢本級(jí)及以下各級(jí)有權(quán)限的欄目中是否有最新發(fā)布的文件信息。用戶可以按“關(guān)鍵字”查詢；按“天數(shù)”查詢信息，按“關(guān)鍵字”和“天數(shù)”聯(lián)合查詢信息。4.3文檔管理4.3.1文件歸檔文件歸檔系統(tǒng)是信息管理平臺(tái)的文件庫，不論是發(fā)布到網(wǎng)上的信息，還是客戶端 ( 本地 ) 的電子文件都可以歸檔到文件庫中。而且，還可以按照文件的分類和科目進(jìn)行文檔的分類。其他可以歸檔的項(xiàng)目包括： 會(huì)議紀(jì)要、 文件審批過程、 收文的辦理情況、發(fā)文的審批過程等。 發(fā)布的信息歸檔： 發(fā)布到網(wǎng)上的信息

34、， 在超過時(shí)效期后， 可以選擇歸檔保存，信息自動(dòng)從該欄目下刪除。 本地文件的歸檔： 對(duì)于需要保留的文件， 能夠直接從客戶端歸檔到平臺(tái)的文件庫中。 重要處理過程的歸檔：審批過程、會(huì)議紀(jì)要、收文處理、發(fā)文處理等重要的處理過程能夠歸檔到文件庫。保存：歸檔的文件存放在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中， 可以由系統(tǒng)管理員安排定期的數(shù)據(jù)備份，使文件的管理更可靠、更安全。4.3.2歸檔文件的查詢所有歸檔的信息都可以按照標(biāo)題、分類科目、歸檔號(hào)、主題詞、歸檔人、歸檔時(shí)間段等項(xiàng)目進(jìn)行文件的查詢，而且支持模糊查詢。歸檔的會(huì)議紀(jì)要、審批處理、收文處理、發(fā)文處理的查詢，不僅可以查詢?cè)?，還可以查詢到處理過程的信息。4.3.3歸檔科目

35、維護(hù)系統(tǒng)管理員能夠根據(jù)需要， 建立新的分類和科目， 并且可以在各分類和科目上設(shè)置用戶的訪問權(quán)限。4.4網(wǎng)上論壇網(wǎng)上論壇是單位內(nèi)部人員信息溝通、 交流、學(xué)習(xí)的空間。 每個(gè)人可以發(fā)表自己對(duì)工作、時(shí)事等問題的觀點(diǎn)，也可以對(duì)他人觀點(diǎn)回復(fù)個(gè)人見解。論壇的管理人員可以建立新的論壇， 在論壇下還可以建立分論壇， 引導(dǎo)大家進(jìn)行網(wǎng)上交流。 論壇可以是全網(wǎng)的論壇， 也可以是部門或相關(guān)工作人員等小范圍的論壇。各個(gè)分論壇可以選擇是否允許匿名討論。論壇可以是一個(gè)自由發(fā)表個(gè)人觀點(diǎn)的虛擬場所， 每個(gè)人可以以匿名的方式參加討論，更適合大家各述己見，暢所欲言，利于解決問題，積累經(jīng)驗(yàn)。論壇管理員（版主）可以提供論題，也可以刪除不

36、恰當(dāng)?shù)囊娊??？梢越⒍鄠€(gè)論壇、多個(gè)論壇管理員，定期清理論壇中的論點(diǎn)、論題、文章。4.5公文管理公文管理系統(tǒng)，以政府、企業(yè)機(jī)關(guān)現(xiàn)行辦公體制和結(jié)構(gòu)特點(diǎn)為基礎(chǔ)，滿足國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（國辦 1993 年修訂）、中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例（中辦發(fā) 199614 號(hào)）等法規(guī)性文件要求，實(shí)現(xiàn)公文管理全過程的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化處理。以各有關(guān)單位為對(duì)象， 公文管理及遠(yuǎn)程傳輸系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)局域和廣域兩種處理模式。局域方式是指公文流轉(zhuǎn)在某一單位內(nèi)部完成，例如：國家計(jì)劃生育委員會(huì)內(nèi)部。在此方式下提供收文、發(fā)文、擬辦、批辦、分發(fā)、簽收、承辦、查詢、催辦、傳閱、統(tǒng)計(jì)、借閱、歸檔和刪除等文處理全過程的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化處理。廣域方式

37、是指公文流轉(zhuǎn)在某兩個(gè)或多個(gè)單位之間完成， 例如：國家計(jì)劃生育委員會(huì)給各?。ǖ貐^(qū)）計(jì)劃生育委員會(huì)發(fā)文等。 在此方式下實(shí)現(xiàn)電子公文的遠(yuǎn)程傳輸、確認(rèn)、接收和回執(zhí)。國家計(jì)劃生育委員會(huì)公文管理系統(tǒng)包括了收文管理， 發(fā)文管理，機(jī)要文件管理，督辦管理等，以上各類文件（電報(bào)）都涵蓋在公文管理及遠(yuǎn)程傳輸系統(tǒng)中。所以，以下將根據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（國辦1993 年修訂）、中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例（中辦發(fā)199614 號(hào)）等文件要求，從公文擬制、辦理、管理、歸檔等在內(nèi)的一系列銜接有序的工作，簡單描述公文管理系統(tǒng)。4.5.1 收文管理收文管理主要是完成外來公文、稿件的登記、擬辦、審批、閱辦、歸檔、查詢等功能。

38、根據(jù)企業(yè)內(nèi)部用戶職務(wù)的區(qū)別，系統(tǒng)授予不同角色的權(quán)限，從收文登記，公文擬辦，到領(lǐng)導(dǎo)審批，最后到公文閱辦、 公文管理，系統(tǒng)設(shè)置一個(gè)用戶 （文書）來統(tǒng)一調(diào)度。選擇專用的組件，可以實(shí)現(xiàn)全文批注和手寫簽名的認(rèn)證。收文登記：收文員或總文書在公文辦理過程中， 就公文的特征（公文條目、正文、附件等）進(jìn)行記載。登記應(yīng)當(dāng)將公文的標(biāo)題，密級(jí)，緩急，來文號(hào)，收文類別，來文時(shí)間，來文單位，主題詞，閱覽人范圍，發(fā)往單位等逐項(xiàng)填寫清楚。對(duì)于國家計(jì)劃生育委員會(huì)而言， 收文類別分別有中央、 國務(wù)院來文； 各部委來文；各省區(qū)市計(jì)生委；直屬掛靠單位：其他單位來文等。發(fā)往單位分別有辦公廳，政策法規(guī)司，宣傳教育司，計(jì)劃財(cái)務(wù)司，科技司，

39、人事司，國際合作司，黨委，紀(jì)檢監(jiān)察等。在收到文件后，錄入條目、正文、附件等公文信息，其中，正文、附件可以掃描方式錄入圖形電子文件數(shù)據(jù)。擬辦：總文書將收到的公文交辦公室主任擬辦， 以確定此公文由誰處理為妥，擬辦結(jié)束后，公文返回給總文書。審批：總文書根據(jù)擬辦意見呈領(lǐng)導(dǎo)審批， 領(lǐng)導(dǎo)將遞交的公文作出審批后， 返回給總文書。閱辦：總文書根據(jù)審批意見將公文交相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)閱辦；歸檔：總文書將文件、處理意見、閱辦情況歸檔。4.5.2發(fā)文管理發(fā)文管理主要是完成內(nèi)部文件的起草、內(nèi)審、會(huì)簽、傳送、審核、簽發(fā)、歸檔、查詢、打印等功能。不同于收文管理的是：從文件起草、內(nèi)審文件、會(huì)簽文件、文書控制、到審核文件、 簽發(fā)文件

40、，直到文件打印、 歸檔是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、 全面、綜合的處理過程。不同權(quán)限的用戶有各自特點(diǎn)的功能，如：在內(nèi)審中有退回、會(huì)簽、流傳、撤消等功能。而且接受文件與處理文件結(jié)束，系統(tǒng)提示用戶驗(yàn)證身份密鑰，以保證文件流傳的安全性、保密性。文件起草：一般是指由擬稿部門（人）負(fù)責(zé)，根據(jù)實(shí)際需要，擬制出文件草稿，包括文件的標(biāo)題、編號(hào)、內(nèi)容等所必要的基本信息。內(nèi)審：當(dāng)擬稿工作完成后，文件由擬稿部門（人）以電子文件的形式通過網(wǎng)絡(luò)送抵有核稿權(quán)的部門負(fù)責(zé)人。 在閱覽過文件后， 部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)此文件添加核稿意見，并做出相應(yīng)的處理。部門負(fù)責(zé)人收到擬稿部門（人）的初擬文件并閱覽后，要對(duì)此文件所述內(nèi)容添加審核意見，同時(shí)，也可對(duì)文件進(jìn)

41、行修改。與擬稿人一樣，部門負(fù)責(zé)人在進(jìn)行審核的期間，根據(jù)需要，可以對(duì)文件進(jìn)行附件管理。在完成審核工作后，負(fù)責(zé)人員需對(duì)文件進(jìn)行處理（退回文件或會(huì)簽或送總文書）。會(huì)簽：當(dāng)擬稿部門（人）在擬稿完成后不需要審核，或部門負(fù)責(zé)人對(duì)某文件審核過時(shí)，根據(jù)公文流轉(zhuǎn)流程定義將該文件送有關(guān)部門文秘處。 各有關(guān)部門文秘處收到會(huì)簽文件后，填寫會(huì)簽意見，必要時(shí)，送部門領(lǐng)導(dǎo)批示，然后返回主辦部門。主辦部門收到所有會(huì)簽文件后， 核查數(shù)量及會(huì)簽意見無誤時(shí)， 即根據(jù)流程定義送總文書?？偽臅簝?nèi)審公文結(jié)束后將公文送總文書處理。 總文書可以作以下操作： 修改文稿，退回文稿，核定文稿，稿件簽發(fā)，稿件成文以及稿件歸檔。成文處理：添加文號(hào)、

42、份數(shù)、發(fā)文單位、抄送單位等；發(fā)文 / 打?。壕W(wǎng)上發(fā)文，或網(wǎng)傳送文印部門。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的發(fā)文，將根據(jù)不同的單位：主送單位，抄送單位，報(bào)送單位，自動(dòng)傳送到相關(guān)文秘部門的發(fā)文登記中進(jìn)行記載；并可送文印部門進(jìn)行印刷， 免除了文秘部門的重復(fù)登記和文印部門再次輸入，不僅快速方便，減輕工作量，同時(shí)，也杜絕了可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤.4.5.3公文查詢公文查詢是為用戶提供對(duì)歸檔后的收文，發(fā)文進(jìn)行檢索的功能。 通過分類科目的維護(hù)對(duì)不同的人設(shè)置不同的檢索權(quán)限。可以對(duì)文檔標(biāo)題，來/ 發(fā)文單位，主題詞，登記 / 簽發(fā)人，文號(hào)，文檔類型，開始，結(jié)束時(shí)間進(jìn)行查詢。4.5.4重要發(fā)文顯示與維護(hù)當(dāng)成文歸檔文件發(fā)布后，文件顯示在“重要發(fā)

43、文顯示”下。若確認(rèn)要?jiǎng)h除所顯示的文件，可在“重要發(fā)文維護(hù)”里進(jìn)行刪除。4.6電子郵件電子郵件在企業(yè)中是常用的信息傳遞方式，在 OA信息管理平臺(tái)中，電子郵件分為內(nèi)部郵件與外部郵件兩部分。 系統(tǒng)提供的郵件采用瀏覽器模式， 使用方便、維護(hù)簡單。郵件提供了自動(dòng)回復(fù)功能和優(yōu)先級(jí)識(shí)別功能， 同時(shí)可以上載附件或圖片以及來件自動(dòng)提醒功能等 （以下提到的審批管理、 會(huì)議管理及收發(fā)文管理等模塊都有新工作自動(dòng)提醒功能）。4.6.1內(nèi)部郵件內(nèi)部郵件是在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)（ Intranet ）上運(yùn)行的郵件系統(tǒng)。只要選定某人或某部門填寫主題，內(nèi)容就可以發(fā)郵件。編輯與撰寫郵件：新郵件的功能是撰寫和編輯郵件內(nèi)容。郵件的存放管理：發(fā)

44、件箱是存放“發(fā)送”和“未發(fā)送”的電子郵件。 接收與閱讀發(fā)來郵件：收件箱主要是接收、處理別人發(fā)來的郵件。 郵件的刪除管理：垃圾箱則是管理需刪除的郵件。用戶按需設(shè)定新郵件的優(yōu)先級(jí)。 設(shè)置郵件自動(dòng)回復(fù)功能，快速得知對(duì)方是否收到郵件，選定某人或某部門，填寫主題，內(nèi)容，就可以發(fā)郵件。并且可以選擇是否要自動(dòng)回復(fù)功能。自動(dòng)回復(fù)功能指收件人一打開郵件，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)給發(fā)件人一個(gè)郵件回復(fù)信息。4.6.2外部郵件外部郵件相當(dāng)于把outlook的客戶端程序做在我們的系統(tǒng)中了，當(dāng)你選擇一個(gè) Internet賬號(hào)，你可以添加，姓名、郵件地址、接收郵件的pop3 服務(wù)器、 smtp服務(wù)器、賬號(hào)、密碼，這與outlook添加

45、一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)互聯(lián)網(wǎng)賬號(hào)是一樣的設(shè)定，就可以進(jìn)行收發(fā)外部郵件了，你在選擇新郵件的時(shí)候可以在Internet收件人寫一個(gè)標(biāo)有互聯(lián)網(wǎng)郵件的地址， 它會(huì)根據(jù)你設(shè)定的賬號(hào)去做。其他收件箱、 發(fā)件箱都相似。只是分內(nèi)部郵件和外部郵件。4.7單位部門工作單位部門工作包括部門的工作計(jì)劃、 出差安排、工作動(dòng)態(tài)、 公告板和單位的工作計(jì)劃、出差安排、工作動(dòng)態(tài)和公告板模塊。各個(gè)部門可以在部門工作里進(jìn)行工作計(jì)劃、出差安排、工作動(dòng)態(tài)的新增和查詢，新增的各個(gè)部門工作可以根據(jù)需要進(jìn)行發(fā)布， 發(fā)布后的工作， 系統(tǒng)自動(dòng)顯示到部門公告板里進(jìn)行統(tǒng)一公告。同樣，屬于單位工作范圍的工作計(jì)劃、出差安排、工作動(dòng)態(tài)，也可以在單位工作計(jì)劃、 出差安排

46、、工作動(dòng)態(tài)里進(jìn)行新增、 查詢和發(fā)布。部門工作里的工作計(jì)劃、 出差安排、工作動(dòng)態(tài)，經(jīng)發(fā)布后可以上報(bào)到單位里相應(yīng)的工作計(jì)劃、出差安排和工作動(dòng)態(tài)。1、單位工作計(jì)劃此欄目列出單位內(nèi)部新增加和已發(fā)布的工作計(jì)劃列表，方便單位內(nèi)部人員的查詢?？梢赃M(jìn)行新增、查看、發(fā)布和刪除等操作。2、單位出差安排此欄目列出單位內(nèi)部新增加和已發(fā)布的出差計(jì)劃列表，方便單位內(nèi)部人員的查詢?？梢赃M(jìn)行新增、查看、發(fā)布和刪除等操作。3、單位工作動(dòng)態(tài)此欄目列出單位內(nèi)部新增加工作動(dòng)態(tài)，方便單位內(nèi)部人員的查詢。 可以進(jìn)行新增、查看、發(fā)布和刪除等操作。4、 單位公告板在單位公告板中，系統(tǒng)自動(dòng)將單位的工作計(jì)劃和出差安排顯示出來。您可以看到本單位內(nèi)

47、部本周和下周的已發(fā)布工作計(jì)劃列表；根據(jù)具體日期查詢當(dāng)日工作計(jì)劃；設(shè)置查詢條件，可以對(duì)出差情況進(jìn)行查詢操作。4.8會(huì)議管理OA會(huì)議管理系統(tǒng)是集申請(qǐng)會(huì)議、安排會(huì)議、發(fā)送通知、接收通知、會(huì)議記錄、紀(jì)要?dú)w檔于一體的會(huì)議查詢、管理系統(tǒng)。 會(huì)議管理系統(tǒng)實(shí)施從查詢會(huì)議室、預(yù)定會(huì)議室、擬訂會(huì)議通知、發(fā)布會(huì)議通知、確認(rèn)參與人員，到撰寫會(huì)議紀(jì)要、傳閱紀(jì)要、紀(jì)要?dú)w檔的全過程流程式管理。申請(qǐng)會(huì)議：籌辦會(huì)議前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。確定會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)和參加人員，以及與此會(huì)議相關(guān)的附件，并發(fā)送會(huì)議通知。會(huì)議室查詢：查看會(huì)議室情況來選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)議室。會(huì)議通知：對(duì)“發(fā)送”與“未發(fā)送”的會(huì)議通知存放管理。簽收通知：處理接收到的會(huì)議通

48、知和查看會(huì)議紀(jì)要信息。會(huì)議紀(jì)要：記錄會(huì)議的過程和內(nèi)容。會(huì)議歸檔：會(huì)議內(nèi)容的歸檔保存。會(huì)議室管理：預(yù)定、查詢、維護(hù)、修改會(huì)議室信息。4.9審批管理審批管理用于企業(yè)內(nèi)部的辦公和業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如財(cái)務(wù)報(bào)銷過程；申請(qǐng)項(xiàng)目過程；文件、報(bào)告、合同的審批、傳閱等需要流程化處理的業(yè)務(wù)。 OA審批管理根據(jù)事件的整個(gè)處理過程包含定義、發(fā)起、會(huì)簽、延續(xù)、審批、跟蹤、查詢、歸檔、委托和數(shù)字簽名等功能。以事件為主線，全程記載事件的處理過程。流程的定義簡單，處理過程中可以看到整具流程的參與處理人，可以進(jìn)行會(huì)簽和延續(xù)。 事件處理完成后可以實(shí)現(xiàn)流程歸檔處理。在一個(gè)流程項(xiàng)目中， 詳細(xì)記載每一個(gè)處理人的處理方式和簽署的意見， 最后還可

49、以將流程項(xiàng)目歸檔處理，保存事件處理的全過程。待辦流程：等待當(dāng)前用戶處理的工作流程。啟動(dòng)流程：當(dāng)前用戶啟動(dòng)編輯好的工作流程，并發(fā)送給其它用戶。流程管理：管理當(dāng)前用戶定義、啟動(dòng)的所有工作流程。查詢流程：查詢當(dāng)前用戶編輯或者定義并可以修改流傳方式的所有流程； 查詢其他用戶發(fā)給當(dāng)前用戶，并經(jīng)過當(dāng)前用戶處理過的工作流程。委托處理：委托其它用戶處理當(dāng)前用戶的待辦流程。數(shù)字簽名：確認(rèn)當(dāng)前用戶是否為使用工作流程的合法用戶。4.10人事與組織機(jī)構(gòu)管理人事與組織機(jī)構(gòu)管理提供單位組織機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系和各個(gè)部門人員的人事信息。 OA平臺(tái)的人事與組織機(jī)構(gòu)管理按各級(jí)部門嵌套為6 層，每層允許有99個(gè)部門。信息查詢包括關(guān)鍵字

50、查詢、多條件查詢、 基本信息查詢以及詳細(xì)信息查詢模式。系統(tǒng)維護(hù)包括部門、人員的添加與刪除。為各部門設(shè)置不同的查詢、維護(hù)、管理權(quán)限。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)限查詢不同部門、人員的信息。普通用戶查閱具有權(quán)限的信息。人力資源部門維護(hù)、修改各部門、人事詳細(xì)信息。4.11 日常辦公系統(tǒng)日常辦公系統(tǒng)提供通訊錄，時(shí)刻表，天氣預(yù)報(bào)，工作安排，領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排，個(gè)人辦公等幾項(xiàng)內(nèi)容。4.11.1通訊錄通訊錄為用戶提供以下信息：公司，聯(lián)系人，部門，職務(wù)和聯(lián)系方式。通訊錄為用戶提供了搜索，錄入，維護(hù)（刪除，修改）的功能。4.11.2時(shí)刻表時(shí)刻表包括航班時(shí)刻表和列車時(shí)刻表。航班時(shí)刻表是為用戶提供以下信息：班次，航班號(hào)，起飛港，起飛時(shí)間

51、，降落港，降落時(shí)間，機(jī)型，航空公司。航班時(shí)刻表為用戶提供了搜索、錄入、維護(hù)（刪除，修改）三項(xiàng)功能。列車時(shí)刻表是為用戶提供以下信息：車次，起點(diǎn)站，發(fā)車時(shí)間，終點(diǎn)站，到站時(shí)間和途徑車站。列車時(shí)刻表同樣為用戶提供了搜索，錄入，維護(hù)（刪除，修改）三項(xiàng)功能。4.11.3郵政編碼郵政編碼是我們每個(gè)人日常生活中經(jīng)常用到的。為滿足了用戶的要求。 它為用戶提供了搜索、錄入、維護(hù)的功能。4.11.4天氣預(yù)報(bào)天氣預(yù)報(bào)是為用戶隨時(shí)查看已存入的天氣信息：城市，日期，白天（天氣狀況，風(fēng)力風(fēng)向，預(yù)計(jì)溫度），黑夜（天氣狀況，風(fēng)力風(fēng)向，預(yù)計(jì)溫度）。并具有更改，添加，刪除的功能。4.11.5工作安排合理調(diào)配個(gè)人工作日程，使用戶有

52、條不紊、按部就班處理各項(xiàng)事務(wù)。全面提高的辦事效率。工作安排有錄入、搜索、維護(hù)（刪除，修改）三項(xiàng)功能。4.11.6領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排領(lǐng)導(dǎo)日程安排是登記企業(yè)主管和各個(gè)部門負(fù)責(zé)人日程安排情況的欄目，登記的項(xiàng)目可以供領(lǐng)導(dǎo)獨(dú)自使用，也可以供其他部門共享查詢。4.11.7個(gè)人日常辦公個(gè)人辦公就是為客戶端用戶提供一個(gè)私有的工作平臺(tái)。平臺(tái)的個(gè)人辦公設(shè)有日常工作安排、通訊錄、日程安排、工作計(jì)劃等。用戶可以根據(jù)不同的要求，通過應(yīng)用向?qū)е谱鞑煌臋谀俊?這些欄目全部具有錄入、 查詢、修改、刪除的功能。使用個(gè)人辦公，真正使您的工作做到按部就班、循序漸進(jìn)、事半功倍，繁重的工作、再大的壓力都會(huì)使您感到輕輕松松、快快樂樂。4.12應(yīng)用向?qū)?yīng)用向?qū)菍ｉT為用戶提供制作數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序的工具。 譬如，用戶有一大堆客戶的資料或數(shù)據(jù)信息需要管理； 用戶沒有存放這類數(shù)據(jù)信息的數(shù)據(jù)庫， 用戶又不精于編程序；那么，有沒有一個(gè)工具管理這些信息既不需要數(shù)據(jù)庫也不必編寫程序代碼呢？回答是肯定的。 應(yīng)用向?qū)橛脩籼峁┝斯芾磉@類數(shù)據(jù)的全部功能。 建立一個(gè)