公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

1、檔案管理制度第一條 為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案 管理辦法和中華人民共和國(guó)檔案法的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況， 特制訂本辦法。第二條 本辦法適用于本部。第三條 會(huì)計(jì)檔案的范圍1. 會(huì)計(jì)憑證。包括外來(lái)的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表， 涉及對(duì)外對(duì)私改造資料， 銀行對(duì)賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。2. 會(huì)計(jì)賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告。包括會(huì)計(jì)制度規(guī)定和主管部門臨時(shí)通知編報(bào)的主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)，月、季、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表，報(bào)表附注及財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)。上級(jí)主 管部門對(duì)報(bào)告的批復(fù)及社會(huì)審計(jì)的審計(jì)報(bào)

2、告。4.其它會(huì)計(jì)核算資料。與會(huì)計(jì)核算緊密相關(guān)的，由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)資料。 主要指會(huì)計(jì)移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔 案銷毀清冊(cè)，銀行對(duì)賬單及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)專業(yè)資料。第四條 會(huì)計(jì)檔案管理部門1. 公司本部檔案主管部門和財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督 和檢查。一年以內(nèi)未交檔案部門保管的會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作由財(cái)務(wù)部門負(fù) 責(zé)，交檔案部門管理的檔案由檔案管理部門負(fù)責(zé)， 要指定專人負(fù)責(zé)在專門地點(diǎn) 進(jìn)行保管。保管地點(diǎn)應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。2. 公司財(cái)務(wù)部，必須建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、

3、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄 密。第五條 會(huì)計(jì)檔案的整理會(huì)計(jì)年度終了后， 應(yīng)將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。 各種會(huì)計(jì)檔案 應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性， 分門別類地組成幾個(gè)類型的案卷， 將各卷按順序 編號(hào)。1. 會(huì)計(jì)憑證。每月立月份、按月立卷：每月末將裝訂成冊(cè)的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，卷一份。分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫(xiě)齊全，包括：?jiǎn)挝幻Q、年度、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。2. 會(huì)計(jì)賬簿。各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后， 除跨年使用的賬簿外， 其它均需整理妥 善保管。1）會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后， 只在下一行的摘要欄填寫(xiě) “結(jié)轉(zhuǎn)下年 ”字樣，

4、不填其它內(nèi)容。2）會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)，核對(duì)各個(gè)賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。3）活頁(yè)賬簿去空白頁(yè)后，將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫(xiě)齊全，撤去賬尺，用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊(cè)。不同規(guī)格的活頁(yè)賬不得裝訂在一起。4）會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序：會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面T賬簿啟用表T賬戶目錄T按本賬簿頁(yè)數(shù)順序裝訂賬 頁(yè)7會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁(yè)現(xiàn)象。7)8)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編 號(hào)。會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行 存款日記賬、分類明細(xì)賬、輔助賬。3.

5、會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后， 留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè)， 年度終了 統(tǒng)一歸檔保管。第六條 會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管1. 當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。2. 會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。3. 機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。第七條 會(huì)計(jì)檔案的借閱使用1.財(cái)務(wù)部門建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè)。2.凡需借會(huì)計(jì)檔案人員，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。3. 借閱會(huì)計(jì)檔案人員， 不得在案卷中標(biāo)

6、畫(huà)， 不得拆散原卷冊(cè)， 更不得抽換。4. 借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。第八條 各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限15 年。1、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證保管期限為2、會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬，輔助賬簿保管期限 15 年，其中 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限 25 年；固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后再 保管 5 年。3、會(huì)計(jì)報(bào)表類：月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告（包括文字分析）保管期限為3 年； 年度決算財(cái)務(wù)報(bào)告（包括文字分析）永久保存。4、其他類：會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管期限為 15 年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)和

7、會(huì)計(jì)檔 案銷毀清冊(cè)永久保存， 銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為 5 年。第九條 會(huì)計(jì)檔案的銷毀1、會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)由檔案部門提出銷毀清單，匯同財(cái)務(wù)部門共同鑒定后， 編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)， 報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門批準(zhǔn) 后，方可銷毀。對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立 卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時(shí)為止。2、按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案部門和財(cái)會(huì)部門、審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前要認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)，銷毀后，在銷毀清冊(cè)簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書(shū)面形式報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。第十條 附則1、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施，未涉及情況按國(guó)家有關(guān)規(guī)定處理。、總

8、則公司檔案管理制度1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存 ）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、文件材料的收集管理1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。3、

9、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收三、歸檔范圍1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。2

10、、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一歸檔?？缒甓鹊臅?huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、受得了折磨，守得住底線，一切都會(huì)證明，生活不會(huì)拋棄你，命運(yùn)不會(huì)舍棄你。2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。歸檔等工作。五、檔案管理人員職責(zé) 1、按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫(xiě)借閱單，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借