物業(yè)公司會議管理工作規(guī)范

1、1.0目的廣州市XX物業(yè)集團(tuán)有限公司作業(yè)文件會議治理工作規(guī)定文件編 號WI-5.5.3-01-02版本號B修訂狀態(tài) 號0頁碼1/36 / 5為進(jìn)一步加強(qiáng)會議的組織性和紀(jì)律性，提高會議質(zhì)量，特制定本規(guī)2.0范圍本規(guī)定適用于物業(yè)集團(tuán)各種工作會議，所屬各物業(yè)公司（治理處）參照執(zhí)行。3.0職責(zé)3.1行政治理總部負(fù)責(zé)本規(guī)定的制定、修改、廢止工作。3.2行政治理總部和各物業(yè)公司（治理處）行政治理部履行會議治理職能。4.0工作內(nèi)容4.1會議的召開必須以高效、精簡、節(jié)約為原則。4.1.1按照規(guī)模和級不將物業(yè)集團(tuán)會議分為物業(yè)集團(tuán)會議和部門工作會議兩類。4.1.2物業(yè)集團(tuán)會議：由物業(yè)集團(tuán)要緊領(lǐng)導(dǎo)主持、各部門與各物

2、業(yè)公司（治理處）負(fù)責(zé)人參加的會議，包括物業(yè)集團(tuán)兩周例會、物業(yè)集團(tuán)培訓(xùn)學(xué)習(xí)會議等。（下屬4.2部門工作會議：由物業(yè)集團(tuán)要緊領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)其他領(lǐng)導(dǎo)或部門公司）領(lǐng)導(dǎo)主持的協(xié)調(diào)會及其他部門會議。4.3召開會議的審批4.3.1物業(yè)集團(tuán)會議不需審批。4.3.2部門工作會議。由物業(yè)集團(tuán)本部部門或下屬物業(yè)公司 （治理處）牽頭組織召開的協(xié)調(diào)會或其他部門會議，須認(rèn)真填寫會議召開審批表，經(jīng)行政治理總部平衡意見后，報領(lǐng)導(dǎo)審批。4.3.3公司其它人員未經(jīng)審批，不得擅自召集其它部門開會，不得擅自占用會議室。4.4會議組織與安排4.4.1會議主持人：物業(yè)集團(tuán)會議結(jié)合總經(jīng)理意見，由副總經(jīng)理主持（崗位空缺的情況下由行政治理總部負(fù)責(zé)人

3、主持）；部門工作會議由牽頭部門負(fù)責(zé)人主持；有上級（集團(tuán)）領(lǐng)導(dǎo)、政府部門領(lǐng)導(dǎo)或其他重要來賓時由總經(jīng)理主持。4.4.2物業(yè)集團(tuán)會議由行政治理總部依照領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)行組織安排。4.4.3部門工作會議，由牽頭部門進(jìn)行組織安排，并將召開會議的議 程及參加會議人員等情況報送行政治理總部；行政治理總部負(fù)責(zé)提供會議室。4.4.4會議召開前，應(yīng)由行政治理總部或牽頭部門做好會議預(yù)備工作，包括各種會議議程設(shè)計及材料、會議簽到、會議記錄等。4.4.5會議通知4.4.5.1與會人員名單的確定既要精簡也要有代表性，并能夠及時準(zhǔn)確的加以貫徹落廣州市XX物業(yè)集團(tuán)有限公司作業(yè)文件文件編 號WI-5.5.3-01-02版本號B會議治

4、理工作規(guī)定修訂狀態(tài) 號0頁碼2/3實。物業(yè)集團(tuán)會議由會議主持人提議并報總經(jīng)理審定；部 門工作會議由主持人確定。4.4.5.2 物業(yè)集團(tuán)會議由行政治理總部負(fù)責(zé)在會議召開 8 小時往常下發(fā)或傳真書面會議通知（臨時緊急會議除外） ，并告知會議 主題和預(yù)備事項。在書面通知不便的情況下，由行政治理總 部專人負(fù)責(zé)電話通知。4.4.5.3 部門工作會議由會議主持人安排牽頭部門人員在會議召開 8小時前書面或電話通知與會人員，并告知會議主題和預(yù)備事 項。4.4.5 會議考勤4.4.5.11)參加會議者不得遲到、早退或擅自不參加會議。會議由專人 負(fù)責(zé)考勤；因事不能參加會議人員需書面向會議主持人請假，專門情況可電話

5、請假，請假獲批準(zhǔn)后不列入考核。 集團(tuán)會議，由領(lǐng)導(dǎo)秘書（行政治理總部）負(fù)責(zé)考勤。2)部門工作會議由會議主持人安排專人負(fù)責(zé)考勤。3)會議考勤人員必須在會議開始前 15 分鐘預(yù)備好考勤表，開始考勤。4)與會人員擅自不參加會議，按照當(dāng)天曠工記入當(dāng)事人當(dāng)月出勤記錄；與會人員遲到 10 分鐘者、未經(jīng)會議主持人批準(zhǔn)擅自離會者，按照當(dāng)天遲到記入當(dāng)事人當(dāng)月出勤記錄；考勤人員未按時預(yù)備好考勤表和未按規(guī)定考勤，按照當(dāng)天遲到記入考勤人員當(dāng)月出勤記錄。5)會議考勤結(jié)果由考勤人員于會議結(jié)束后報會議主持人簽字，并負(fù)責(zé)在 24 小時送達(dá)行政治理總部。446會議紀(jì)律。與會人員在會議上手機(jī)必須調(diào)到無聲狀態(tài)，在會議上不得隨意走動，

6、不得交頭接耳，不得打瞌睡，未經(jīng)主持人同意不得接聽手機(jī)。4.4.7會議質(zhì)量治理。4.4.7.1為保證會議質(zhì)量，提高效率，與會人員在接到會議通知后要認(rèn)真預(yù)備，匯報內(nèi)容要有重點有條理，發(fā)言時刻操縱在5分鐘以 內(nèi)。447.2 會議須遵循“有議必有果”的原則，對會議上提出的問題必須得出結(jié)論；每項會議決定事項必須有明確的責(zé)任人、完成時刻、 完成標(biāo)準(zhǔn)；有爭議事項以會議主持人決定為準(zhǔn)， 而不論其職位 高低；與會人員的表態(tài)代表其所在部門的表態(tài)。4.4.8會議紀(jì)要4.4.8.1物業(yè)集團(tuán)會議紀(jì)要由領(lǐng)導(dǎo)秘書或行政治理總部指定專人擬寫；部門工作會議紀(jì)要由主持人指定專人擬寫。廣州市XX物業(yè)集團(tuán)有限公司作業(yè)文件文件編 號WI-5.5.3-01-02版本號B會議治理工作規(guī)定修訂狀態(tài) 號0頁 碼3/3448.2 會議紀(jì)要要體現(xiàn)會議時刻、會議地點、會議主持人以及參加人等；關(guān)于內(nèi)容須擇要而記，包括與會人員提出的問題及意 見、會議要緊決定事項等內(nèi)容。4.4.8.3 會議紀(jì)要必須在會議結(jié)束后一十四個小時內(nèi)