技術文件管理規(guī)定

1、范文范例指導學習1.目的 為使公司的技術文件得到有效控制，確保生產現(xiàn)場所用的技術文件為最新有效版本。2. 范圍本制度適用于公司所有技術文件的管理。3. 技術文件內容及編碼原則技術文件是指用于產品實現(xiàn)的相應技術文件；文件類別及編碼原則詳見技術文件類別清單。4. 職責4.1技術質量部負責技術文件的歸口管理。負責內部技術文件的編制、審批、發(fā)放、歸檔和借閱的管理；負責外來技術文件的識別、轉換、發(fā)放和歸檔。4.2各部門負責對技術文件的接收、使用、保管。4.3操作人員應掌握工藝文件及有關標準要求，嚴格按工藝文件進行操作，發(fā)現(xiàn)問題及時向班組長匯報，有責任保管好自己所用的技術文件。4.4車間班組長負責保管本班

2、組所用的技術文件，生產作業(yè)時將技術文件放置在生產現(xiàn)場指定位置。保證技術件不丟失、不損壞、干凈整潔。5. 技術文件管理內容5.1編制技術文件的基本要求5.1.1凡用于指導生產作業(yè)的技術文件均應履行審批、簽署手續(xù)，外來文件的審批不是對文件內容的審批，而是對文件的適用性的確認。責任簽署手續(xù)完備的正式 技術文件是指導生產及其管理活動的有效文件。5.1.2收到顧客提供的產品圖紙、產品規(guī)范/標準、技術協(xié)議、變更文件等與質量 有關的技術文件后，技術部要在兩周內或按照顧客要求的進度進行組織評審，確 定以上文件的詳細的實施方法、實施日期及實施要求，由技術部長批準，及時將 顧客的相應標準轉換為公司內部要求并保存相

3、應記錄。顧客提供的質量協(xié)議由質 量部按上述要求評審，由質量部長批準，并保存記錄。5.1.3 FMEA的編制應參考FMEA庫進行編制，每個項目應對其涉及到的所有工 序的FMEA組織評審后定版；5.1.4 CP的編制應將定版后的FMEA中的要求有效的傳遞至CP中且前后保持一 致；CP的編制應參考CP的編制模板。5.1.5 WI的編制應將CP中的要求關聯(lián)到 WI中（excel公式），防止產生前后不一致 的情況發(fā)生。5.1.6技術文件編制質量問題納入技術部人員的績效考核，具體按技術部人員 績效考核表進行考核。5.2技術文件的簽署人及其職責5.2.1設計/編制一一由授權職能部門的設計人或編制人簽署，并對

4、技術文件的完 整性、正確性、統(tǒng)一性、先進性、良好的工藝性和經(jīng)濟性負責。5.2.2審核由設計/編制單位負責人或分管負責人對技術文件是否符合國家法律、法規(guī)、顧客要求、相關標準和使用要求進行綜合審查后簽署，對其完整性、 正確性、統(tǒng)一性負責。5.2.3會簽由相關部門委托有經(jīng)驗的專業(yè)人員對技術文件是否滿足相應專業(yè) 要求的可行性予以審查并簽署。5.2.4批準一一直接用于產品生產過程的技術文件以及廠內有關部門需共同遵照 執(zhí)行的技術文件由技術部長（或被授權人）簽署，并對技術文件負總的責任。文 件發(fā)布后，使用部門在執(zhí)行中或相關人員在檢查，發(fā)現(xiàn)有問題需更改時應及時反 饋，技術部接到反饋后應及時更改相應技術文件并再

5、次批準。5.3受控標識 技術文件的受控標識分為“受控”、“臨時”、“試制”、“作廢”和“作廢保留”五 種：a. “受控”印章，用于正常批量生產的技術文件須蓋“受控”印章，受控技 術文件只允許一種有效版本在生產中使用。b. “臨時”印章，用于應急指導生產的技術文件（如生產參數(shù)臨時調整、設 備更換、工藝優(yōu)化等），臨時技術文件發(fā)放前應核對其有效期，到期后資料 管理員必須立即回收。c. “試制”章為試制新產品的圖紙及工藝文件和試制新工裝未經(jīng)工藝驗證的 技術文件的受控標識，試制的新產品經(jīng)顧客認可后，技術部重新下發(fā)正式“受控”技術文件。d. “作廢”章，是失效了的技術文件在回收后必須加蓋的受控標識。蓋“作

6、 廢”標識的技術文件封存于技術部，需銷毀的每年按銷毀制度集中銷毀一 次。e. “作廢保留”章是已歸檔保存的受控技術文件在其失效作廢后仍需繼續(xù)保 存時，僅在案卷圭寸面及帳頁上加蓋的受控標識，蓋“作廢保留”標識，應 及時注明作廢保留日期。5.4技術文件的管理與發(fā)放5.4.1所有技術文件均由技術部存檔。542技術部對國家、行業(yè)、企業(yè)及顧客提供的標準文件均應編制現(xiàn)行標準有 效版本目錄，并根據(jù)具體情況每年進行修訂。5.4.3各生產區(qū)域和技術文件使用部門應指派一名技術文件管理員，負責本單位 受控技術文件的領取、發(fā)放、撤換、保管以及應歸檔文件的收集、積累和歸檔工 作。負責建立本單位文件和資料清單和技術文件和

7、資料發(fā)放記錄并保存。（注：文件發(fā)放后使用部門應在1個工作日內傳遞至生產車間/工位）544各保密文件持有人應嚴格控制保密技術文件的非預期傳發(fā)。545技術文件的印發(fā)、補發(fā)與管理5.4.5.1新編制的技術文件由相關責任人簽署完備后，由技術部負責復制。545.2技術部依照技術文件發(fā)放目錄規(guī)定的份數(shù)復制，并發(fā)放到各部門。同 時將原技術文件歸檔。技術文件發(fā)放時，讓接收人在技術文件和資料發(fā)放記錄 上簽字。5.4.5.3發(fā)放技術文件時，資料管理員應在技術文件和資料發(fā)放記錄上逐個文件填寫發(fā)放日期，文件名稱、編號、數(shù)量，不得簡化和省略填寫。5.4.5.4技術文件發(fā)放人員在發(fā)放的受控技術文件上加蓋“受控”標識后才能

8、發(fā)放。“受控”標識要清晰醒目，不得漏蓋，如發(fā)現(xiàn)漏蓋的應立即補蓋，嚴防文件失控。凡文件上沒有“受控”紅印的技術文件均為非生產性技術文件，不得用于生產、 檢驗過程。5.4.5.5各部門資料管理員應保證本部門工作人員對受控技術文件的使用，并嚴格 辦理發(fā)放、回收和借閱登記手續(xù)。受控技術文件使用人員對文件應妥善保管，不 得遺失、污損或擅自復印、對外擴散、修改。技術文件如有損壞或丟失，應追究 相關負責人責任，按公司管理制度匯編相關條款進行考核；受控技術文件在 使用過程中因損壞、弄臟而殘缺不全、字跡不清無法繼續(xù)使用時，由相應部門資 料管理人員填寫？文件補發(fā)/換發(fā)申請單？，文件使用部門主管領導審核，技術部 主

9、管領導批準，由技術部補發(fā)/換發(fā)文件；文件補發(fā)須在文件遺失記錄上登 記，發(fā)放日期為實際發(fā)放日期。文件補/換發(fā)申請單以及文件遺失記錄 由技術部資料管理員統(tǒng)一保管，并建立相應臺賬，申請單保存期限為一年，一年 后銷毀 545.6各相關部門必須嚴格執(zhí)行新舊版技術文件回收、發(fā)放和及時回收暫不使用 的文件的要求。對未執(zhí)行以上規(guī)定者，由技術部報上級領導處理，同時技術部應 拒不發(fā)放新文件，由此造成的一切后果與損失由不執(zhí)行上述規(guī)定者承擔全部責 任。545.7各種技術文件未經(jīng)常務副總批準， 一律不得外借，如有丟失必須追究相關 人員責任。545.8外協(xié)單位用技術文件由委托外協(xié)的部門負責管理。5.5技術文件的更改管理5

10、.5.1技術文件的更改由其編制部門負責按程序實施。5.5.2技術文件需要更改時，更改人應填寫技術文件更改單，提出更改原因及 更改后的執(zhí)行時間，由部門分管負責人審查同意后，履行審批手續(xù)。5.5.3技術文件更改批準后，由文件編制人員按技術文件發(fā)放目錄發(fā)放更改 通知單實施更改，更改人應做好標記，并簽字。各部門資料管理員應核對更改內 容并在技術文件更改通知單上會簽。5.5.4當顧客提供的產品圖樣、產品標準/規(guī)范、技術質量協(xié)議和計劃等發(fā)生變更 時，技術部在接到信息之日起在兩周有效工作日內完成對更改內容的評審，同時 對有關文件進行更改或更新，報常務副總經(jīng)理（或授權人）批準，同時在更改通 知單上注明實施日期

11、并及時歸檔。5.5.5更改原則 技術文件的更改，不得降低產品質量； 技術文件更改必須保證其正確、完整、統(tǒng)一、清晰； 更改必須履行簽字手續(xù)，并保證更改前的原文件有據(jù)可查； 技術文件按審批后的“更改通知單”進行原件的更改，同時，對已發(fā)放的文件進行更換或更改。5.5.6技術文件更改方法5.561更改技術文件不得涂改，一般采用“劃改”和“重新打印”的方法。所有 更改必須使用碳素墨水，書寫符合制圖標準。5.5.6.2 “劃改”是將需要更改的內容用細實線劃去，被劃掉的內容應能清楚地看 出更改前的狀態(tài)，然后在其最近旁標注新的尺寸、文字、圖形等。5.5.6.3劃改時，在靠近更改后的圖形、文字的(右側)位置，加

12、注更改標記 用漢語拼音小寫字母外加圓圈表示，口 ：O a、。例如：26-25-更改標記一般以每張圖樣或每個文件編排，每次更改應使用不同的標記加以 區(qū)別。5.564在更改欄中應填寫：a) “標記”填本次更改使用的標記；b) “處數(shù)”填同一標記下的更改處數(shù)；c) “更改文件號”填本次技術文件更改通知單的編號；d) “簽字”由執(zhí)行更改的人簽名；“日期”填寫更改日期。5.5.6.5技術文件經(jīng)多次更改(五處以上)或需大幅度修改時應進行換版重新打印 復制，原版文件作廢，換發(fā)新版文件。5.5.6.6技術文件更改須建立電子版更改記錄。5.6技術文件的換版與作廢5.6.1技術文件的發(fā)放，應在文件編制部門規(guī)定的執(zhí)

13、行時間之前發(fā)到文件使用的 現(xiàn)場，同時撤出所有被替換的失效文件。562重新打印復發(fā)技術文件時，更改前所發(fā)放的原文件作廢，換發(fā)新版技術文 件。563受控技術文件換版發(fā)放時，文件編制單位應填寫技術文件回收通知單 注明失效文件的名稱、編號、版本/狀態(tài)等，發(fā)至文件的使用部門。文件發(fā)放人員 按照技術文件回收通知單的要求及技術文件發(fā)放目錄收回舊文件并記錄， 交回人在回收欄中簽字。564失效技術文件應加蓋“作廢”標識，隔離存放，填寫文件資料銷毀登記 表，履行銷毀批準手續(xù)后執(zhí)行銷毀。需用作資料保留的作廢文件，應加蓋“作 廢保留”印章后單獨存放，妥善保管。因不交作廢文件而被誤用或延誤新版文件 執(zhí)行所造成的后果由相

14、應當事人承擔。5.7技術文件的執(zhí)行情況監(jiān)督檢查及問題反饋5.7.1技術/質量工程師在工藝紀律檢查時對生產現(xiàn)場技術文件執(zhí)行情況進行監(jiān)督， 并對其文件質量進行檢查。5.7.2生產班組長/操作者發(fā)現(xiàn)在生產現(xiàn)場的技術文件其內容有異議或不能滿足生產要求時，應及時將信息反饋至技術部。5.7.3在發(fā)現(xiàn)技術文件質量問題時，應及時填寫技術文件問題反饋單反饋至技術部，技術部根據(jù)實際情況給予反饋人適當激勵。5.7.4技術部資料管理員須每年對外部收集的技術標準、規(guī)范等文件進行檢查，保證其是最新有效版本。5.8技術文件的檔案管理5.8.1技術部資料管理員負責全廠技術文件的檔案管理。5.8.2各部門資料管理員或內勤負責本

15、部門所使用受控技術文件的管理。5.8.3資料管理員是技術文件安全保管的直接責任人，應對技術文件資料的安全受控、合理使用和保密負責，不得擅自處置、銷毀，任何人不得據(jù)為己有。584項目資料由技術部項目負責人進行整理，技術部資料管理員協(xié)助。585技術文件在分類整理的基礎上，排列卷內文件次序，編頁碼對卷內文件順序 加以固定，編寫文件目錄，這種整理應隨時進行。5.8.6文件材料的歸檔5.861公司所有技術文件由技術部統(tǒng)一歸檔、集中管理。5.862歸檔的技術文件資料由技術部資料管理員進行收集、分類、整理、做好建檔工作，并編寫文件目錄，定置存放。5.863歸檔時間項目資料、顧客提供的產品規(guī)范標準、質量保證協(xié)

16、議、技術協(xié)議、結論性質量簽署報告等檔案于批量生產后三個月內整理歸檔。5.864歸檔要求凡歸檔的文件資料，必須是準確地反映一項工作或活動全過程的成套資料，且組 卷符合完整、系統(tǒng)、準確的要求。歸檔資料應經(jīng)過部門（或項目）負責人審核后在檔案目錄上簽字。歸檔資料必須簽署手續(xù)完備（是原件），紙質優(yōu)良，線條、字跡工整清晰，使用 碳素墨水或藍黑墨水，禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙、紅墨水和純藍墨水書寫， 電子文件應附紙質文件一份。5.9技術檔案管理5.9檔案應用專門的房間和文件柜保存， 且使用符合標準要求的裝具，保持房間 內良好的衛(wèi)生環(huán)境，保管檔案要遵循檔案保護技術要求，保持檔案排架整齊、有 序、不散、不亂，

17、完整，房間采取防火、防盜、防光、防蟲、防塵、防潮濕、防 有害氣體等安全措施且保持有效。592對所保管的檔案每年清點一次，做到帳物相符，對己破損和模糊不清的檔 案文件要做到及時修復或復制，對磁性和感光材料制成的檔案要專柜保存，定期 檢查，復制、嚴防信息丟失。對于檢查中所發(fā)現(xiàn)的問題要及時請示處理。5.9.3技術資料需要更改時，技術部資料管理員應以簽署手續(xù)完備的技術文件 更改通知單為憑據(jù)，方可準予并協(xié)助更改人更改技術檔案；更改后，資料管理 員在技術文件更改通知單上簽字并保存更改憑據(jù)。594文件和資料的保存5.9.4.1確定保存期限a. 對已回收的經(jīng)批準作廢保留的過程流程圖、控制計劃、作業(yè)指導書保存一個日歷年。b. 機加圖紙保存一個日歷年。c. 零件修正指示書保存一個日歷年。d. 操作規(guī)程新版下發(fā)，原舊版本即作廢銷毀。e. 產品圖紙、工裝圖紙、顧客提供的產品規(guī)范標準、質量保證協(xié)議、技術協(xié)議、結論性質量簽定報告等，保存期限為項目生命周期加一個日歷年。5.9.5技術文件的銷毀5.9.5.1技術文件銷毀的范圍a. 圖紙或文件被臟污、損壞不完整、看不清圖形或尺寸的。b. 圖紙已經(jīng)過多次修改已換新版的。c. 換版后