如何100%開(kāi)好招商會(huì)幾大秘訣(DOC11)

1、如何100%勺開(kāi)好招商會(huì)第一步招商籌備期一、招商廣告的發(fā)布1、發(fā)布時(shí)間：發(fā)布時(shí)間不能與會(huì)議時(shí)間相距太久，也不能太近。一般定在招商會(huì)前半月左右發(fā)布，要做到投資者在看到廣告后我們有充分的時(shí)間把資料寄去并電話進(jìn)行解釋、邀約和 其有充分的準(zhǔn)備時(shí)間參加招商會(huì)議。如區(qū)域招商會(huì)可適當(dāng)將發(fā)布時(shí)間提前到10天之內(nèi)。2、發(fā)布形式：一般以平面半通欄黑白稿形式發(fā)布，如與當(dāng)?shù)孛襟w關(guān)系較好，可選擇通欄或 彩稿形式發(fā)布。3、 發(fā)布媒體選擇：以投資者偏好媒體為主，如中國(guó)經(jīng)營(yíng)報(bào)、銷售與市場(chǎng)等，如區(qū)域 招商會(huì)應(yīng)選擇當(dāng)?shù)匕l(fā)行量較大的媒體?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)招商信息的發(fā)布也是一條方便快捷的途徑。二、會(huì)場(chǎng)的選定及布置1、會(huì)場(chǎng)選擇標(biāo)準(zhǔn)：A交通便利

2、：便利的交通可為參會(huì)者和舉辦者減少很多麻煩；B在當(dāng)?shù)乇容^知名：會(huì)場(chǎng)不一定要有特別高的檔次，但一定要在當(dāng)?shù)匦∮忻麣?；有時(shí)候特別高 的檔次反而會(huì)起到反作用，因?yàn)橥顿Y者越來(lái)越明白羊毛出在羊身上的道理，過(guò)渡的檔次會(huì)使 他們產(chǎn)生疑惑：這樣鋪張的公司能真正的兌現(xiàn)他們的服務(wù)承諾嗎？C具備同時(shí)開(kāi)會(huì)、住宿、就餐的條件：根據(jù)不同的會(huì)議規(guī)模選擇不同的會(huì)議地點(diǎn)。會(huì)場(chǎng)的選擇 與布置應(yīng)同時(shí)考慮會(huì)場(chǎng)色調(diào)對(duì)來(lái)賓心理、情緒的影響，一般不要選擇全是白色或者紅色的會(huì) 場(chǎng)，在那個(gè)環(huán)境里呆長(zhǎng)了會(huì)使人煩躁，一般以藍(lán)色何淺灰色為主。會(huì)場(chǎng)要求整體環(huán)境舒適， 溫度適宜，不壓抑，無(wú)噪音，光線充足，能滿足預(yù)期人員的座席，音響效果良好，具有數(shù)碼 投

3、影儀與幕布，白板，立式講臺(tái)，飲水機(jī)，產(chǎn)品展示柜等。衛(wèi)生間不能離會(huì)場(chǎng)太遠(yuǎn)，不然會(huì) 給來(lái)賓造成諸多不便。D會(huì)場(chǎng)的布置：為了增加會(huì)場(chǎng)內(nèi)的氣氛，條幅、海報(bào)、招帖是必不可少的。從一進(jìn)會(huì)場(chǎng)開(kāi)始首先要有導(dǎo)引牌，如會(huì)場(chǎng)門前空曠而且允許掛條幅可掛上一條歡迎主題的條 幅，進(jìn)入會(huì)場(chǎng)大廳要有登記處，（區(qū)域招商會(huì)或小型會(huì)議為了減少人員分流可將登記處安排在會(huì)務(wù)組），有本次會(huì)議的主題導(dǎo)引牌、會(huì)務(wù)組導(dǎo)引牌、會(huì)場(chǎng)導(dǎo)引牌、會(huì)場(chǎng)至衛(wèi)生間的導(dǎo)引牌、 飲水區(qū)導(dǎo)引牌、吸煙區(qū)導(dǎo)引牌等，并由酒店專人負(fù)責(zé)前廳會(huì)議接待。引導(dǎo)牌的制作可由酒店 方協(xié)助，布置由酒店完成或協(xié)助。“禁止吸煙”，“請(qǐng)將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至無(wú)聲”，“會(huì)場(chǎng)內(nèi)請(qǐng)勿打電話和走動(dòng)”等警示

4、語(yǔ)分別貼在 會(huì)場(chǎng)明顯處。類似大型噴繪或條幅的布置事先要考慮好懸掛或粘貼方式并提前兩天布置完成。2、會(huì)場(chǎng)的費(fèi)用的結(jié)算：又專人負(fù)責(zé)和一人簽字負(fù)責(zé)制，一定要和酒店負(fù)責(zé)人協(xié)商好，鑰匙 各個(gè)參會(huì)的客人一定要交押金給會(huì)務(wù)組，便于管理，同時(shí)房間的長(zhǎng)話一定說(shuō)清楚只有會(huì)務(wù)方 的總指揮才有資格給開(kāi)長(zhǎng)話，這個(gè)有時(shí)候很重要，有的客人不自覺(jué)，冒充會(huì)務(wù)組人員要求總 臺(tái)開(kāi)長(zhǎng)途，結(jié)果有一次一個(gè)企業(yè)搞會(huì)議，光電話費(fèi)就多付了3000多元，悔之不及呀。三、接聽(tīng)電話的技巧：1、話接聽(tīng)程序：招商電話接聽(tīng)第一責(zé)任人是商務(wù)拓展部或者相同于整個(gè)職能的部門，如果同時(shí)有幾部電話打 過(guò)來(lái)，內(nèi)線再轉(zhuǎn)到分管市場(chǎng)副總和常務(wù)副總處。每一個(gè)接聽(tīng)招商電話得人

5、必須正式填寫招商 電話接聽(tīng)表，詳細(xì)填寫各個(gè)項(xiàng)目，由商務(wù)拓展部每天匯總一次。（區(qū)域招商會(huì)也必須安排專人負(fù)責(zé)接聽(tīng)招商電話）2、 前臺(tái)接聽(tīng)電話的標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言是：“你好，某某某公司！ ”或者“你好，這里是某某公司?！?對(duì)方如果詢問(wèn)招商信息，就直接轉(zhuǎn)到商務(wù)部，如果幾個(gè)內(nèi)線沒(méi)有人接聽(tīng)，行政助理要詢問(wèn)對(duì)方：“你好，他現(xiàn)在不在，你能否留下你的聯(lián)系方式，等他回來(lái)后我轉(zhuǎn)達(dá)給他，讓他直接打電 話給您”。等等，千萬(wàn)不可說(shuō)他不在或者沒(méi)有人接聽(tīng)就掛斷。3、在接聽(tīng)招商電話時(shí)，首先是聆聽(tīng)，聽(tīng)清楚對(duì)方要問(wèn)什么，關(guān)心什么，再能對(duì)癥解答，不 要搶話，語(yǔ)言要言簡(jiǎn)意賅，突出重點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。公司的產(chǎn)品遴選，區(qū)縣級(jí)招商的區(qū)域壟斷保護(hù)， 比較豐厚的

6、價(jià)差，文化營(yíng)銷和體驗(yàn)營(yíng)銷，駐店?duì)I養(yǎng)師的咨詢。這幾個(gè)方面一定要了解清楚和 解釋清楚。4、詳細(xì)記錄客戶的信息：所在城市，性別，職業(yè)或從事行業(yè)，有無(wú)醫(yī)藥保健品操作經(jīng)驗(yàn)，信息來(lái)源，有無(wú)時(shí)間參加招商會(huì)，是否需要寄資料，聯(lián)系電話（如有的客戶不愿留電話可說(shuō) 明電話是快件公司為了確認(rèn)詳細(xì)地址用，不否則快件公司不受理）。5、如果遇到語(yǔ)言比較激烈或者偏激的詢問(wèn)者，一定要不卑不亢，首先不要頂撞，最多說(shuō)你 在考慮考慮，我們?cè)陔娫捓镏荒苷剛€(gè)框架，要不用傳真或者電子郵件的方式進(jìn)行交流等等。6、言出必踐：一旦答應(yīng)經(jīng)銷商或者咨詢者的事情，一定要按時(shí)答復(fù)，即使是沒(méi)有結(jié)果，也 要通知一聲。7、超過(guò)自己范圍的事件不要輕易作出承諾，

7、一定要留有余地，以便讓上級(jí)有回旋余地，但 是在自己職權(quán)范圍以內(nèi)的事情要大膽拍板，避免給對(duì)方以羅嗦的印象。8、公司的談判機(jī)密不能泄漏。比如說(shuō)別的經(jīng)銷商成交的金額，打款的階段等等。接聽(tīng)交代的事情不推委，應(yīng)該盡自己所能來(lái)解答，解釋不清楚的就記下來(lái)，等得到準(zhǔn)確答復(fù) 后在回答給經(jīng)銷商。四、資料的傳真與郵寄發(fā)放1、資料發(fā)放的種類：邀請(qǐng)函、招商書(shū)、招商政策、產(chǎn)品彩頁(yè)，如有嘉賓需發(fā)請(qǐng)柬。2、資料發(fā)放的方式：特快專遞、快件、掛號(hào)、傳真、電郵。3、資料發(fā)放的注意事項(xiàng)：A邀請(qǐng)函的內(nèi)容與設(shè)計(jì)可先與總部溝通；B各種資料的復(fù)印裝訂要注意，不能出現(xiàn)錯(cuò)頁(yè)、漏頁(yè)、翻頁(yè)等現(xiàn)象；C信封的填寫與內(nèi)容一致，嚴(yán)禁出現(xiàn)張冠李戴；D如有必要

8、附請(qǐng)柬的貴賓，請(qǐng)柬一定要親自或找筆鋒流暢的人書(shū)寫；E每套資料都應(yīng)附有商務(wù)拓展部的名片，以備聯(lián)系。五、來(lái)賓確認(rèn)及接站確認(rèn)1、為了方便來(lái)賓確認(rèn)，確認(rèn)方式分幾種情況：傳真確認(rèn)，電郵確認(rèn)，信函確認(rèn)，電話口頭 確認(rèn)。需接站的來(lái)賓應(yīng)提供移動(dòng)通訊方式，以備急用。2、無(wú)論是推薦還是通過(guò)其它信息來(lái)的客戶，對(duì)其前來(lái)的意向一定要有個(gè)大概的認(rèn)識(shí)，省代 理、市代理、區(qū)縣級(jí)還是兼職拓展者，只有明確后才方便我方進(jìn)行有效的拓展與分組工作。 尤其是信息來(lái)源一項(xiàng)一定要詢問(wèn)清楚，避免出現(xiàn)拓展獎(jiǎng)勵(lì)糾紛。3、來(lái)賓出發(fā)前再進(jìn)行一次電話溝通，確定中途方式到達(dá)時(shí)間是否安排接站，并再次強(qiáng)調(diào)會(huì) 場(chǎng)地址及乘車路線。4、接站人員憑接站名單確認(rèn)接站人

9、員并統(tǒng)一制作接站牌，選擇結(jié)實(shí)耐用的材料，牌上寫有明顯的識(shí)別文字會(huì)議的運(yùn)籌期十分重要，他是成功的基礎(chǔ)和保障，招商要想成功首先得有人來(lái)，而這個(gè)階段 就是解決能否有人來(lái)得重要環(huán)節(jié)。待續(xù)：（下一節(jié)招商秘笈第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打一細(xì)節(jié)籌備）招商會(huì)四步成功秘訣第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打一細(xì)節(jié)一、會(huì)議物資的準(zhǔn)備1、會(huì)議資料的準(zhǔn)備：會(huì)議資料的內(nèi)容準(zhǔn)備，寧可多備也不要出現(xiàn)到時(shí)不夠用的情況，一般的 科學(xué)儲(chǔ)備量是確定參會(huì)人員總和的150%因?yàn)橛械目蛻魠⒓訒?huì)議時(shí)候，把資料忘到房間了，就隨手在領(lǐng)一份，服務(wù)人員總不能說(shuō)，你回去拿去吧，我們這里不夠了；同時(shí)會(huì)議完畢之后 一些意向客戶可能要帶回去一些資料擴(kuò)大宣傳，我們沒(méi)有帶來(lái)，結(jié)果回到總部后

10、想發(fā)過(guò)去的 時(shí)候，對(duì)方也可能就沒(méi)有會(huì)議那份激情了，因?yàn)槲覀兊恼猩虝?huì)大都是在外地開(kāi)的，在公司本 地開(kāi)的機(jī)會(huì)比較少。備而無(wú)患是必要的。A來(lái)賓資料袋內(nèi)容（以一個(gè)連鎖公司為例）：會(huì)議手冊(cè)，招商書(shū)，招商手冊(cè)，產(chǎn)品彩頁(yè)，運(yùn)營(yíng) 手冊(cè)大綱，專賣店首批配置表，聯(lián)系人名片，筆記本，筆，代表證；B會(huì)務(wù)組資料內(nèi)容：接站一覽表，來(lái)賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，訂票登記表，會(huì)務(wù) 組成員通訊錄（人手一份），列車及航班時(shí)刻表；C溝通組資料內(nèi)容：來(lái)賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，會(huì)務(wù)組成員通訊錄（人手一份），招商書(shū)，各級(jí)經(jīng)銷商合同，運(yùn)營(yíng)手冊(cè)VI手冊(cè)七本及相關(guān)資料；2、會(huì)議物資的準(zhǔn)備：根據(jù)會(huì)議不同規(guī)模設(shè)定內(nèi)容。A:常用物資

11、：電腦，打印機(jī)，打印紙，微波爐，飲用水，飲水機(jī)，一次性水杯，照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DV膠卷，電池，備用插座，便簽紙，裁紙刀，剪刀，膠帶紙（寬窄均備），雙面膠，回形針，大頭針，膠水，白板筆，戒煙標(biāo)志、公司放大的標(biāo)識(shí)、以及各種通知條，比如說(shuō)有現(xiàn)場(chǎng)打電話的，直接去說(shuō)可能唐突一些，那么準(zhǔn)備一個(gè)紙條，“X先生女士，你好，請(qǐng)維持會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的安靜，請(qǐng)把手機(jī)調(diào)至震動(dòng)或關(guān)閉，謝謝配合；你這樣遞過(guò)去一個(gè)條子，比說(shuō)話 的效果要好多了。B產(chǎn)品樣品（常用的產(chǎn)品多帶一些，比例為 1 : 5左右，以防現(xiàn)場(chǎng)有人購(gòu)買），常用藥品（感冒、 發(fā)燒、消炎、腸胃藥品等）及員工值班食物（如牛奶、餅干，因?yàn)閱T工極有可能吃不上飯）；二、人員分組

12、與協(xié)調(diào)1、分組的原則：分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是分工，完成自己份內(nèi)的工作任務(wù)，其次是配合 其他組的需要，千萬(wàn)不可發(fā)生自己的活沒(méi)有干完，卻忙這去干不屬于自己的工作，結(jié)果出現(xiàn) 了即沒(méi)有耕好別人的責(zé)任田，也沒(méi)有種好自己家的自留地。在自己本職工作做完或不忙的情 況下應(yīng)主動(dòng)配合別的部門工作。2、分組的設(shè)置：A總指揮：一般有公司老總或者副總擔(dān)任，主要是會(huì)議前期的組織、后期服務(wù)和總協(xié)調(diào)；B副總指揮：這個(gè)崗位是最重要的，是執(zhí)行總指揮，負(fù)責(zé)左右細(xì)節(jié)的安排和處理，同時(shí)注重會(huì) 議議程科目和時(shí)間安排，市場(chǎng)業(yè)務(wù)處理；C會(huì)務(wù)組組長(zhǎng)：一般有行政部經(jīng)理?yè)?dān)任或者市場(chǎng)部經(jīng)理?yè)?dān)任，要求心態(tài)平和，熟悉各個(gè)經(jīng)銷商 的情況。負(fù)責(zé)會(huì)議接待

13、、登記、會(huì)議資料的發(fā)放、各個(gè)住宿房間的安排及會(huì)場(chǎng)的整理、各個(gè) 成員的分組、突發(fā)事件的處理和協(xié)調(diào)。用餐協(xié)調(diào)、與酒店的事務(wù)性安排，參會(huì)人員的往返接 送等；若人員充足可在會(huì)務(wù)組中再設(shè)登記、接站兩組；D會(huì)場(chǎng)組：會(huì)場(chǎng)秩序的調(diào)節(jié)、攝影、攝像、講課進(jìn)程的安排、會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)的業(yè)務(wù)處理、會(huì)場(chǎng)氣氛 的營(yíng)造；E后勤組：票務(wù)安排、會(huì)議各種費(fèi)用結(jié)算、支付等；F溝通組：這個(gè)組責(zé)任最重，一般有分管副總或者市場(chǎng)總監(jiān)擔(dān)任，成員是熟悉市場(chǎng)和具有談判 能力的人，負(fù)責(zé)參會(huì)人員的名單整理、分組、就餐安排、合同資料、與會(huì)人員的事務(wù)協(xié)調(diào)、 意向經(jīng)銷商的溝通促進(jìn)、配合會(huì)務(wù)組進(jìn)行業(yè)務(wù)安排等。3、分工固定但所設(shè)人員可以穿插調(diào)整，做到人人有事做，事事

14、有人做。盡量做到包干到人， 科學(xué)分配，避免一件事幾次換人等重復(fù)用工現(xiàn)象。如：會(huì)場(chǎng)組人員在沒(méi)有課程時(shí)可協(xié)助業(yè)務(wù) 組談判或會(huì)務(wù)組工作。一、會(huì)務(wù)組的工作流程1、確定會(huì)場(chǎng)后，會(huì)務(wù)組成員要熟悉會(huì)場(chǎng)環(huán)境及會(huì)場(chǎng)各部門主管，如：客房部、餐飲部、工 程部、會(huì)議室等，把電話常備，做成小貼條，幾個(gè)組長(zhǎng)每一個(gè)人一份，以備急時(shí)需要。2、會(huì)務(wù)組人員確定會(huì)務(wù)組房間后將會(huì)議物資全部放好并進(jìn)行登記，分類并標(biāo)注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如電腦、打印機(jī)、相機(jī)、DV等設(shè)備的妥善保管，責(zé)任到人，否則容易出現(xiàn)大家都不知道的結(jié)果，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進(jìn)駐會(huì)場(chǎng)至撤離會(huì) 務(wù)組應(yīng)24小時(shí)有人在崗。3、了解會(huì)場(chǎng)所能提供的服

15、務(wù)，如：接送車輛、叫醒報(bào)務(wù)、免費(fèi)早餐、市內(nèi)免費(fèi)電話等。并 與服務(wù)部門詳細(xì)說(shuō)明如何配合。如：接送車輛何時(shí)、何地、如何接送客人，叫醒服務(wù)的時(shí)間， 方式，語(yǔ)氣等。4、如來(lái)賓需要特殊的服務(wù)如：長(zhǎng)話、播放錄像、加餐、用餐時(shí)點(diǎn)酒點(diǎn)煙等要與前臺(tái)說(shuō)明，來(lái)賓自己結(jié)算，會(huì)務(wù)組概不負(fù)責(zé)，如果能形成文字5、會(huì)務(wù)組房間內(nèi)要做到衛(wèi)生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙，除休息和輪 休人員外會(huì)務(wù)組成員不得在床上休息，尤其是注意不能脫鞋以免異味充斥房間，客戶沒(méi)有進(jìn) 門之前先嗅到了味道，你說(shuō)會(huì)有什么感覺(jué)。6、來(lái)賓提出的合理建議或問(wèn)題在第一時(shí)間解決，即使不是自己的業(yè)務(wù)范圍，不能直接說(shuō)：你去找那個(gè)那個(gè)人吧，支走0K 定要說(shuō)你

16、等一下我?guī)湍懵?lián)系一下，看他在那里，然后你去找他，如果客戶提出的問(wèn)題超標(biāo)，解決不了的向上級(jí)反映，不能隱瞞不報(bào)或越權(quán)處理。7、掌握所有會(huì)議信息及人員聯(lián)系方式，備注上通過(guò)何種方式得知的消息，和公司那個(gè)人員 溝通過(guò)，這個(gè)很重要，如果知道那個(gè)方式，以及和公司的具體人溝通過(guò)，那么會(huì)后的談判就 是知己知彼，在言語(yǔ)上也不沖突，因?yàn)榧词故且粋€(gè)事情，兩個(gè)人就有兩個(gè)說(shuō)法，一點(diǎn)語(yǔ)氣的 不同都會(huì)給客戶產(chǎn)生不正規(guī)的感覺(jué)，同時(shí)也容易被客戶利用互不通氣的弊病，那個(gè)誰(shuí)、誰(shuí)說(shuō) 了，你們是這樣的等等，來(lái)制造事件為自己利益打算。第三步：招商會(huì)的-營(yíng)銷 招商會(huì)的召開(kāi)也是一門復(fù)雜的營(yíng)銷過(guò)程，細(xì)節(jié)決定結(jié)果，有可能花了幾十萬(wàn)的廣告，僅僅是解

17、聽(tīng)電話技巧有點(diǎn)不過(guò)關(guān)，就使參會(huì)人數(shù)減少一半，有可能來(lái)了上百人，僅僅對(duì)一個(gè)挑剔的客戶語(yǔ)氣兇了一點(diǎn)，極有可能要簽約的人就少了一半，職責(zé)和分工的細(xì)化是招商會(huì)成功的基礎(chǔ)。招商會(huì)程序確認(rèn)：招商會(huì)是一門集公關(guān)、宣傳、造勢(shì)為一體的綜合學(xué)科，設(shè)計(jì)到公司的很多 部門，招商會(huì)流程確定關(guān)系到前期籌備期的職責(zé)劃分，招商會(huì)前期一、招商廣告的發(fā)布、會(huì)場(chǎng)的選疋及布置三、會(huì)前費(fèi)用預(yù)算（需要各個(gè)部門配合完成）四、接聽(tīng)電話的技巧五、資料的傳真與郵寄來(lái)賓確認(rèn)及接站確認(rèn)招商會(huì)籌備期、資料的準(zhǔn)備、人員分組與協(xié)調(diào)三、課程的審定與演練四、會(huì)前動(dòng)員會(huì)及各小組工作流程演練考核過(guò)關(guān)五、工作人員提前進(jìn)駐會(huì)場(chǎng)招商開(kāi)始的流程：、會(huì)務(wù)組的工作流程、登記

18、組的工作流程三、接站組的工作流程（需要配合完成）四、會(huì)場(chǎng)組的工作流程五、后勤組的工作流程（需要配合完成）六、業(yè)務(wù)組的工作流程七、溝通組的工作流程八、主持人的工作流程九、授課人的工作流程十、公司留守人員的注意事項(xiàng)十一、用餐時(shí)注意事項(xiàng)十二、員工如何合理休息十三、突發(fā)事件及客戶投訴的處理招商進(jìn)行期:一、招商會(huì)結(jié)束來(lái)賓的撤離與返程安排二、會(huì)務(wù)組撤離酒店注意事項(xiàng)（需要配合完成）三、后勤組與酒店結(jié)算和注意事項(xiàng)（需要配合完成）四、業(yè)務(wù)組后期追款注意事項(xiàng)（需要配合完成）五、會(huì)后總結(jié)六、宣傳材料編輯與制作七、登記組的工作流程1、根據(jù)會(huì)場(chǎng)環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程。2、登記處環(huán)境整潔，便于來(lái)賓登記，禁止擺放無(wú)關(guān)物品

19、。3、與酒店前臺(tái)及客房部保持緊密聯(lián)系，及時(shí)了解入住信息，確保客人的入住安排。4、提前向前臺(tái)領(lǐng)取客房鑰匙，為來(lái)賓省去復(fù)雜的登記過(guò)程。5、一定要收取房屋鑰匙押金，由我們轉(zhuǎn)向服務(wù)臺(tái)，不是不相信，而是防患以未然，同時(shí)也 使客戶愛(ài)惜客房物品，因?yàn)槌闊煚C洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有發(fā)生，沒(méi)有押金最終 公司要承擔(dān)。6、來(lái)賓到達(dá)時(shí)熱情接待，詳細(xì)詢問(wèn)并新自填寫登記表，字跡填寫工整，便于確認(rèn)。7、來(lái)賓填寫完登記表后發(fā)放整套資料，說(shuō)明里面裝的內(nèi)容，尤其是囑咐讓其觀看會(huì)議須 知不明處查詢會(huì)務(wù)組，并告知會(huì)務(wù)組所在；由專人負(fù)責(zé)將來(lái)賓送入客房，主動(dòng)幫助來(lái)賓提 行李，如客房?jī)?nèi)已有客人要主動(dòng)做介紹。8、提醒客人將貴重物品妥

20、善保管。9、客房安排盡量一次到位，避免對(duì)來(lái)賓進(jìn)行調(diào)房，如有特殊情況必須安排的，應(yīng)向調(diào)動(dòng)雙 方做好解釋工作。10、本地的來(lái)賓要對(duì)其進(jìn)行指引，告知會(huì)務(wù)組、會(huì)場(chǎng)、衛(wèi)生間的具體位置。11、輪流用餐，確保崗位始終有人，在登記工作較少的情況下可以考慮輪流休息，確保旺盛 的工作精力。三、接站組的工作流程（需要配合完成）1、 詳細(xì)檢查接站所用物品：接站牌、接站人員一覽表等。2、接站組成員應(yīng)詳細(xì)了解所接對(duì)象，并有其移動(dòng)聯(lián)系方式。3、女口出現(xiàn)晚點(diǎn)應(yīng)耐心等候，在無(wú)接任務(wù)時(shí)注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能 離會(huì)場(chǎng)和車站太遠(yuǎn)。4、接站司機(jī)應(yīng)隨時(shí)待命，并合理安排行車路線，禁止出現(xiàn)飲酒和脫崗現(xiàn)象。5、接到來(lái)賓應(yīng)熱

21、情主動(dòng)的協(xié)助其提行李，并將其送上車，如還需等其它來(lái)賓則向其說(shuō)明。6、如遇塞車現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)向會(huì)務(wù)組反映情況。7、如休息或辦理其它事情將車鑰匙統(tǒng)一放在會(huì)務(wù)組。8、若客人要求外出游玩必須請(qǐng)示會(huì)務(wù)組，得到同意后方可出行。四、會(huì)場(chǎng)組的工作流程1、與會(huì)場(chǎng)服務(wù)員充分溝通，做到期雙方緊密合作。2、在會(huì)議開(kāi)始前一小時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，檢測(cè)會(huì)場(chǎng)設(shè)備：麥克風(fēng)、投影儀、電腦、幕布、白板、 白板筆、燈光、音響、空調(diào)等。3、選擇并預(yù)留攝像機(jī)位，盡量減少人員走動(dòng)對(duì)攝像效果的影響。4、由12人在會(huì)場(chǎng)入口處迎接來(lái)賓，并向其說(shuō)明手機(jī)關(guān)閉或調(diào)到無(wú)聲，或向其出示警示牌， 上面寫有：“禁止吸煙”，“請(qǐng)將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至無(wú)聲”，“會(huì)場(chǎng)內(nèi)請(qǐng)勿喧嘩和走

22、動(dòng)”等警示語(yǔ)。5、引導(dǎo)來(lái)賓從前向后坐，如來(lái)賓中有熟人，可將其穿插安排在每排中間，幫助我方調(diào)節(jié)會(huì) 議氣氛，如：帶頭鼓掌，向授課人點(diǎn)頭示意等。6、來(lái)賓入席后由會(huì)場(chǎng)服務(wù)員提供茶水，但是僅僅限于會(huì)前和中間休息的時(shí)候，中間倒水一 是影響授課人的情緒，同時(shí)客戶喝水多了難免要小解，很麻煩，會(huì)擾亂會(huì)場(chǎng)秩序。7、在授課期間，如有來(lái)賓交頭接耳或接打電話，可遞上紙條，請(qǐng)其注意會(huì)場(chǎng)秩序，如有來(lái) 賓打盹，可為其提供風(fēng)油精或清涼油提神。8、為保證授課人的思路來(lái)受干擾，授課期間會(huì)場(chǎng)內(nèi)除攝像人員可以來(lái)回走動(dòng)外，其他人員 盡量減少走動(dòng)。9、注意各個(gè)來(lái)賓的神態(tài)和聽(tīng)課的認(rèn)真程度，這個(gè)對(duì)后期談判都起到很好的作用，在一次招 商會(huì)上，有

23、個(gè)客戶很刁蠻和苛刻，有很多人認(rèn)為他不能成為客戶，但是會(huì)場(chǎng)組人員給我講了 一個(gè)細(xì)節(jié)，這個(gè)人的會(huì)議記錄最全，一直在聚精會(huì)神的聽(tīng)課，他至少也是一個(gè)身價(jià)千萬(wàn)的老 板，能這樣來(lái)參加招商會(huì)，我想是肯定要做的，刁蠻和苛刻不過(guò)是在談條件，因?yàn)橛羞@個(gè)心 理準(zhǔn)備，那么我在闡述“越是苛刻的客戶越是將來(lái)有可能合作的客戶”觀點(diǎn)的時(shí)候，切入服 務(wù)和受益的解釋，在不違反公司原則的情況下盡一起努力來(lái)協(xié)調(diào)，同時(shí)強(qiáng)調(diào)如果原則可以打 折，是不是允許服務(wù)可以打折，如果可以，我們馬上簽，結(jié)果雙方都笑了，合同自然也成交 了。五、后勤組的工作流程（需要配合完成）1、做好各項(xiàng)開(kāi)支的費(fèi)用預(yù)算，協(xié)助購(gòu)買并保管所需物資，保障有力。2、提前與訂票公

24、司聯(lián)系，并了解始發(fā)車次及航班次，爭(zhēng)取為來(lái)賓提供經(jīng)濟(jì)快捷的返程路線。3、和會(huì)務(wù)組進(jìn)行溝通，提前取得各個(gè)客人返程的時(shí)間和要求，集中購(gòu)買，以免耽誤時(shí)間。4、后勤組也是機(jī)動(dòng)組，隨時(shí)聽(tīng)從總指揮的安排。六、業(yè)務(wù)組的工作流程1、在登記組將到會(huì)名單提供后，在第一時(shí)間內(nèi)將名單進(jìn)行分組。分組原則是將關(guān)系好的來(lái) 賓分在一起，并在每桌安排一個(gè)我方工作人員，對(duì)有意向或是身份不明的來(lái)賓，可在其旁邊 安排和我方關(guān)系較好的來(lái)賓或朋友去調(diào)查其動(dòng)機(jī)和促進(jìn)。2、了解來(lái)賓的住宿房間位置，對(duì)目標(biāo)人進(jìn)行初步的交流，探訪。3、準(zhǔn)備VI手冊(cè)，運(yùn)營(yíng)手冊(cè)，各種合同資料的準(zhǔn)備。七、溝通組的工作流程1、會(huì)前將有意向來(lái)賓的情況進(jìn)行充分了解，如果有可能

25、最好事前先溝通。2、溝通時(shí)要把握“探其所虛，供其所求”的原則，先傾聽(tīng)，后判斷，再行動(dòng)。3、對(duì)準(zhǔn)備簽約的來(lái)賓先重點(diǎn)突破，促其形成帶頭作用。4、談判時(shí)可利用“銷售緊迫感”對(duì)來(lái)賓開(kāi)展心理暗示。八、主持人的工作流程1、主持人必須提前熟悉會(huì)場(chǎng)、會(huì)議主題、內(nèi)容等。2、會(huì)前先宣布會(huì)議程序和會(huì)議須知，并將注意事項(xiàng)進(jìn)行公布。3、擬定每位授課人的經(jīng)歷與職務(wù)簡(jiǎn)介，當(dāng)授課人上臺(tái)前進(jìn)行介紹。4、授課后用簡(jiǎn)單的總結(jié)發(fā)動(dòng)來(lái)賓為授講者鼓掌。5、事先準(zhǔn)備好活躍課間的話題、活動(dòng)。6、主持人的煽動(dòng)性和會(huì)議的氣氛息息相關(guān)。九、授課人的工作流程1、會(huì)前十五天準(zhǔn)備好授課內(nèi)容，并提供給相關(guān)對(duì)口副總處審核。2、提前五天將授課內(nèi)容做成課件，交

26、于會(huì)場(chǎng)組課件播放人員，或交組公司文稿，由公司人 員協(xié)助制作。3、有條件的情況下提前三天做演練，確保授課無(wú)誤。4、授課前充分休息，調(diào)整狀態(tài)，保證最佳授課狀態(tài)。十、公司留守人員的注意事項(xiàng)1、留守期間詳細(xì)接聽(tīng)電話，并詳細(xì)記錄。2、如在留守期間有來(lái)賓或客人到公司參觀應(yīng)熱情接待，并說(shuō)明招商會(huì)情況，如有需要通知 會(huì)務(wù)組派車將客人接至?xí)?chǎng)。3、留守期間注意防盜、防電等安全，嚴(yán)禁脫崗。4、用餐時(shí)可輪換，或叫餐上門。十一、用餐時(shí)注意事項(xiàng)1、會(huì)議用餐前一小時(shí)與餐廳負(fù)責(zé)人聯(lián)系，確定用餐量，并做好預(yù)備量。2、用餐前五分鐘安排員工到餐廳門口等候來(lái)賓，引導(dǎo)來(lái)賓就坐。3、如有特殊習(xí)慣或宗教信仰的來(lái)賓應(yīng)提前安排。4、對(duì)餐廳前臺(tái)人員說(shuō)明，煙、酒、加餐等只能通過(guò)會(huì)務(wù)組專人進(jìn)行安排，客人如自行安排 會(huì)務(wù)組概不負(fù)責(zé)。5、待來(lái)賓全部入座后員工填補(bǔ)到每桌的間隙，盡量不要出現(xiàn)員工扎堆用餐。6、會(huì)務(wù)組和登記組用餐執(zhí)行輪換制，并準(zhǔn)備些牛奶或點(diǎn)心充饑，確保工作人員充沛體力。十二、突發(fā)事件及客戶投訴的處理1、如遇來(lái)賓酒后失態(tài)，來(lái)賓貴重物品丟失等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)尋找有關(guān)部門配合解決，盡 量低調(diào)處理，不引起其它來(lái)賓的注意。2、如在工作中遇到來(lái)賓