央企檔案管理制度

1、央企文件檔案管理制度第一條 為適應(yīng)公司發(fā)展需要， 加強(qiáng)文件檔案立卷工作， 特制定 本制度。公司檔案工作的基本原則是： 集中管理與分散管理相 結(jié)合，以集中管理為主， 即公司重要的文件檔案由公司集中統(tǒng) 一管理，維護(hù)文件檔案的完整性與延續(xù)性，方便查閱及利用。 公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料， 由承辦單位、 主辦人負(fù)責(zé)將其中己辦完的文件、 資料及時(shí)歸檔 公司。第二條 檔案室負(fù)責(zé)文件檔案立卷歸檔工作， 具體職責(zé)為文件檔 案收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱。檔案室負(fù)責(zé)人與檔案主管 員負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作具體執(zhí)行。 因人員工作工作變動(dòng)或因故離職時(shí) 應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚， 不得擅自帶

2、走或銷(xiāo) 毀。文件檔案管理及當(dāng)事人均要遵循保密法及保密協(xié)議。第三條 公司各種有保存價(jià)值的文件資料， 包括：公司基本檔案、 合同協(xié)議、建筑文檔、工程設(shè)計(jì)圖、機(jī)器設(shè)備資料、 科技檔案、 技術(shù)圖紙、人事檔案等，都應(yīng)按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。 二）文件檔案收集管理范圍第四條 檔案室負(fù)責(zé)文件檔案的收集， 各部門(mén)均應(yīng)按照檔案室要 求，在合理時(shí)間將文件材料移交檔案室。 凡公司繕印發(fā)出的公 文一律由檔案室統(tǒng)一收集管理。一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦 理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料， 由主辦部門(mén)收集歸卷后交。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。第五條 公司保管文件檔案范圍1. 建筑文檔、機(jī)器設(shè)備資料、科技檔案、技術(shù)圖紙

3、、招投標(biāo) 資料、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行后臺(tái)資料，以及與有關(guān)單位來(lái)往的重要文 書(shū)、合同、協(xié)議等。2. 人事檔案，以及干部任免、職工獎(jiǎng)勵(lì)處分等文件材料。3. 內(nèi)部重要的文件資料，包括：公告、通知、報(bào)告、決議、 總結(jié)、計(jì)劃書(shū)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)紀(jì)要。4. 外部重要的文件資料，包括：上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)有關(guān)決定、決 議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃。5. 公司基本檔案、歷史沿革、大事記，以及反映公司重要活 動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。6. 各部門(mén)及各工廠規(guī)章管理細(xì)則的復(fù)印件。第六條 各部門(mén)保管文件檔案范圍1 部門(mén)例會(huì)紀(jì)要、業(yè)務(wù)函件、往來(lái)文件。2 客戶業(yè)務(wù)信息、資料、銷(xiāo)售報(bào)表。3 各部門(mén)及各工廠的規(guī)章管理細(xì)則。4 原始財(cái)務(wù)

4、資料、會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)、財(cái)務(wù)報(bào)表、月度年度財(cái) 務(wù)報(bào)表、薪酬發(fā)放、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證等涉及 公司財(cái)務(wù)方面的文件檔案由財(cái)務(wù)部保管。三）文件檔案分類(lèi)整理保存第七條 檔案室負(fù)責(zé)文件檔案要的分類(lèi)、 歸檔、整理、編寫(xiě)檢索(清單)、保存、調(diào)閱使用。第八條 文件檔案分類(lèi)歸檔1. 文件檔案要根據(jù)內(nèi)容及重要性分為“普通”與“加密” 、兩 大級(jí)別。該規(guī)定中“(二)，第五條， 1，2 ，3”為“加密”。2. 檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合實(shí)用。 應(yīng)視文件材料內(nèi)容、 部門(mén)組織、 業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)分類(lèi)。先以部 門(mén)區(qū)分，部門(mén)區(qū)分之后依文件材料性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再 在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。3. 同一“小類(lèi)”

5、(或細(xì)類(lèi))的文件材料以裝訂于一檔夾為原則， 如文件材料較多，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上 的檔案裝訂，并于小類(lèi) (或細(xì)類(lèi))之后增設(shè)“卷次”編號(hào)， 以便查考。第九條 文件檔案整理保存1. 每季末整理文件檔案檢索(清單) 。2. 文件檔案要保存在專用檔案柜中并上鎖，在條件允許的情 況下設(shè)立專門(mén)的檔案室。3. 儲(chǔ)存文件檔案的電腦要有適合檔案管理的硬件配置，電子 文本要有備份。第十條 文件檔案保存期限1. 永久保存： (1) 公司章程； (2) 股東名冊(cè)； (3) 組織規(guī)程及辦 事細(xì)則； (4) 董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄； (5)財(cái)務(wù)報(bào)表； (6)政府 機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件； (7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證

6、； (8)工程設(shè)計(jì)圖、建筑檔案、機(jī)器設(shè)備資料、科技檔案、技術(shù)圖紙； (9)其它經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。2. 10 年保存：(1)預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)； (2) 人事檔案、會(huì)計(jì)憑證； (3) 事業(yè)計(jì)劃資料； (4) 其它經(jīng)核定須保存 10 年的文書(shū)。3. 在目前公司文件檔案建制初期，不涉及文件檔案的清理銷(xiāo) 毀，相關(guān)規(guī)定另行規(guī)定。(四)文件檔案調(diào)閱管理第十一條 調(diào)閱文件檔案要履行調(diào)閱手續(xù)。 調(diào)閱檔案的人員必須 愛(ài)護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密， 不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、 污損所借的檔案， 不得在文件上圈點(diǎn)、 畫(huà)線和涂改， 未經(jīng)批準(zhǔn) 不得復(fù)印檔案。第十二條 調(diào)閱的檔案交還時(shí)， 必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚， 如發(fā)現(xiàn)遺失 或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。第十三條 內(nèi)部調(diào)閱1. 普通文件檔案：要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由檔案室文件檔案主 管、負(fù)責(zé)人兩級(jí)簽字確認(rèn)。2. 調(diào)閱“加密”文件檔案，要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由檔案室文 件檔案主管、負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)簽字確認(rèn)。第十四條 外部調(diào)閱1. 普通文件檔案：要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由公司業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)人、 檔案室文件檔案主管、負(fù)責(zé)人三級(jí)簽字確認(rèn)。2. 調(diào)閱“加密”文件檔案，要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由公司業(yè)務(wù) 關(guān)聯(lián)人、 檔案室文件檔案主管、 公司負(fù)責(zé)人四級(jí)簽字確認(rèn)。第十五條 調(diào)閱范圍1. 外部機(jī)構(gòu)調(diào)閱文件檔案調(diào)閱只限在檔案室查閱，